新形势下事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策

周礼

(醴陵市档案馆,湖南 醴陵 412200)

一、引言

档案管理是事业单位工作的重要组成部分，做好事业单位档案管理工作，可以为做好有关社会服务工作，造福广大人民群众提供更好的档案服务。在新时代，为做好事业单位档案管理工作，应进一步明确工作中存在的主要问题，采取有效的优化对策，尽快加以解决，推动事业单位档案管理工作。

二、事业单位档案管理工作的重要意义

（一）支持资源优化配置

对于事业单位的档案管理来说，这不仅是日常工作的重要方面，也是对事业单位内部资源的有效梳理，能够为管理层、决策层提供准确的资料，进而在对事业单位的各项事业进行统筹安排时能够更加游刃有余，极大地提升了资源配置的效率，实现了事业单位内部各项资源的合理游动和优化配置。

（二）传承档案文化

随着事业单位档案服务逐步向大众化开放，档案文化也从幕后走向了台前。人们开始了解事业单位档案文化的内涵和外延，事业单位职工也在传承档案文化中扮演了重要角色。事业单位档案资料中真实记录了事业单位在发展过程中走过的每一步路，尤其是一些具有代表性的文化活动、会议纪要和图片等，更能全面反映出事业单位独具特色的文化内涵。档案本身也是一种文化的表现形式，加强事业单位档案管理工作，不仅能够为事业单位文化活动提供素材和依据，也是在工作之中传承文化。

（三）保障档案存储

环境事业单位的档案在过去主要是通过人工收集、整理、归档，制成纸张档案的形式进行存储。但是，纸张档案的质地会受到时间及储存环境等因素的影响发生变化。而上述制约纸质档案储存完好性的因素均属于不可抗拒的客观因素。如环境潮湿、纸张被虫蛀等情况，都会影响纸质档案在记录内容上信息保存的完整度。为此，事业单位将信息化技术与档案管理工作有效地相融合，在内部建立档案信息化管理系统，这样不仅能够有效地回避客观因素的制约，还能够减轻传统纸质档案存储管理的难度，从而促使档案存储环境能够得到良好的保障。

三、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理专业人才匮乏

就事业单位的档案管理队伍来说，首先，在专业素质上不强，缺乏过硬的专业能力。其次，在服务意识上不足，工作态度和服务态度较差，责任意识比较欠缺，工作仔细度和专注度不够。另外，在岗位设置上，一些事业单位的档案管理人员是临时从其他部门抽调来的，并不具备专业知识基础，并且在岗前培训环节比较敷衍，没有形成比较专业、稳定的档案管理人才队伍。

（二）档案管理监管力度不够

在当下的事业单位职位结构中，大多数在岗人员的流动程度大，缺乏完整稳定的档案管理项目，再加上档案监管力度低下导致管理人员的文化程度落后，在很大程度上造成档案管理在岗职员无法固定，而且还存在档案监管工作杂乱无章，甚至存在档案监管人员对事业单位内部设定的档案管理与建设规则的认识不足，不能将单位设定的原则运用到监管的过程中。其次，档案标准化建设离不开对档案的收集、编写以及储存等环节，有些档案监管人员监管力度不能满足当下新时期的档案标准化与规范化建设的发展需要，进而造成监管人员在实际的档案标准化建设中出现低级错误。另外，事业单位暂时缺乏相对健全完善的档案搜索体系，导致监管人员在工作环境中不能保证规范化建设的效率与质量，也无法实现档案自身的使用价值，导致事业单位的发展进程缓慢。

（三）技术能力不过关

档案管理工作人员不仅需要掌握档案学科专业理论知识，更要对事业单位经营管理中涉及的业务技术知识有所了解。可是当前事业单位档案管理人员的专业技术能力根本无法达到这样的水平。一些刚刚入职的大学毕业生具备专业理论知识，却并没有实际操作经验，即使通过入职培训流程，也无法顺利完成档案收集工作，经常出现工作中的纰漏，导致事业单位档案完整性得不到合理保障。事业单位档案管理工作无法直接为事业单位带来经济收益，长期处于管理层的孤岛地带，很多即将离退休的干部被安排到了这个岗位。受到年龄条件和思想认识的制约，这部分干部职工难以迅速掌握档案管理信息技术，对电子档案的录入及调取操作更是困难重重，事业单位档案工作现代化的步伐十分缓慢。

（四）部分事业单位档案管理的方式落后

现代化档案管理技术为事业单位档案管理工作带来了重要的创新发展机遇。但在事业单位中，新兴的档案管理技术应用并不普遍，很多单位仍然沿用传统落后的管理方式，既没有配备相应的电子设备，也没有对管理方式进行创新，这也在一定程度上阻碍了事业单位档案管理工作发展。

四、新形势下事业单位档案管理工作的对策

（一）创新档案管理模式

事业单位应更新档案管理思想，创新档案管理模式，重视档案管理信息化建设，实现档案信息化管理，提升管理水平和效率。应加大对事业档案管理工作的资金投入，为事业单位配备较为齐全完善的硬件设备和软件系统，建设相关的信息化档案管理平台。只有对这些基础设施进行全面升级、改造和优化，才能保证事业单位档案信息化建设的有效推进，保证档案信息具有安全性、稳定性、可靠性。还应根据网络信息技术的发展变化，对档案管理系统软件和硬件及时进行优化和完善。通过档案管理信息化操作，不仅能够有效地节约人力、物力资源，还可以提高实际的档案收集、整理、保存和利用效率，促进事业单位档案管理工作发展。

（二）提高档案管理信息化建设人才的专业素养

事业单位在建立档案管理人才团队时，要提高档案管理人员的专业素养。对现有的档案管理人员要进行定期的专业知识与技能培训，为他们提供创新的信息化管理理念、先进的工作方法、最新的信息化技术，以确保档案管理人才团队的专业化水平与高效的工作能力，从而推动事业单位档案管理成效日趋显著。事业单位除了组织档案管理人员参与专业培训以外，还要让其在内部进行学习、交流，以组织策划座谈会及实地考察等活动形式，来帮助他们快速地学习与成长。长此以往，档案管理人员便能够逐渐养成符合新时期发展需求的专业素养。那么，在今后的档案管理工作中，他们就可以更好地适应信息化办公场景，简化庞杂的工作流程。

（三）健全机制，设立科学有效的档案管理和绩效考核制度

明确事业单位档案管理中的各个岗位的具体职责，从工作方法、工作流程、组织方式等各个环节出发，做好职责的细化。并且在制度制定完成后要做好普及与落实，将具体措施、规范讲清楚、说明白，要确保事业单位内部的工作人员能够充分理解、高效执行，并且出现敷衍应付的形式主义和面子工程。要做好后续的考评工作和反馈工作，对于其中发现的问题及时处理，并进行针对性的改进。在制度制定和实施的过程中，要结合各个部门的实际情况，注意各个部门资料收集、档案收归的实效性和准确性，要确保档案质量。由档案归口管理的部门进行公开量化考核，为了保证考核的实效性，要从制度角度确定档案管理的权威性，考核过程中要确保信息的公平、公正、公开。组织架构的完善也是提升事业单位档案管理规范化的重要手段。要以档案管理的专业化管理为依据进行组织架构的建设，由党委直接负责、领导事业单位的档案管理，同时细化事业单位档案管理的内部单元，避免工作过于集中的问题，提升单位整体档案管理的效率。

（四）转变传统的档案管理理念

只有当事业单位内部树立了正确的管理理念，并且不断加强其在档案管理方面的投入与支持才能够获取良好的改革效果。而管理理念的转变需要通过高效的宣传来实现，事业单位应提高档案管理工作重要性的宣传力度，使所有员工都对于档案管理工作具有明确的认知与重视，同时呼吁全体员工参与到档案管理中，如此更能够提升内部档案管理工作的全面性。而这一切需要内部管理人员起到模范带头作用，通过管理层的带动与影响使档案管理工作的地位提升，从而真正实现员工对档案管理工作理念的转变。随着我国社会经济的飞速发展，当前事业单位的档案管理人员要及时转变自身的思想观念和管理观念，应用先进的管理方法提升本单位的档案管理工作质量。为此，领导干部应结合当前事业单位档案管理出现的一些实质问题，对问题解决的方式进行研究和探索求越来越大。而事业单位想要使档案管理工作更加规范化，也需要加大档案管理信息技术人才的投入。事业单位首先对所有档案管理工作人员进行相应信息技术以及信息专业素养的培训，以此提高相关档案管理工作人员的信息技术能力以及专业素养。除此之外，事业单位还可以广泛地招聘一些具有较强信息技术的人才，有效加强档案管理工作队伍的信息技术和专业素养，从而促进档案管理工作更加规范化。

五、结束语

综上所述，对于事业单位来说，档案管理是十分重要且不能忽视的工作内容。但当前我国的事业单位档案管理工作仍存在许多问题，为了确保档案管理工作的准确性，提高档案工作管理的工作质量，事业单位的领导干部要积极将档案管理的信息化建设提上日程，同时建设合理的档案管理体系，构建公开的透明奖罚制度，从而全面提升事业单位档案管理工作的效率。