浅谈机关事业单位档案管理的创新

陈忠诚

（吉林省梨树县小城子镇综合服务中心，吉林 梨树 136515）

一、机关事业单位档案管理的重要意义

档案管理工作的顺利开展是机关事业单位各项业务顺利开展的基础，也是机关事业单位实现人才深入挖掘的有效途径，以档案资料实现人才挖掘能积极促进职工工作积极性的提升。档案资料在机关事业单位工作实践中的应用，可以为全面了解职工业务能力提供依据，还可以档案资料来实现对职工工作实践的良好评价，并结合评价对职工岗位进行合理调整，进而实现机关事业单位人力资源的优化配置。在此基础上，单位职工工作热情得以提升，单位工作效率能实现全面提升。机关事业单位档案管理内容的不断丰富，使得传统档案管理模式不再适用，在此形势下，需要合理引入信息技术，利用先进的信息技术手段来实现档案管理效率的全面提升，最大程度缓解职工工作强度，促进档案管理工作环境的改善。此外，信息化手段的应用是实现档案管理规范化、标准化的有效途径。

二、目前机关事业单位档案管理存在的具体问题

（一）机关事业单位档案管理方式较为落后

在当前事业单位内部管理过程中，要重视档案管理，通过新的档案管理方法，提高档案的有效利用率。在实际调查过程中，一些机构和机关仍存在集中存放纸质文件的现象，这些文件存放在档案室，然而，档案馆的作用并不大。因此，传统的档案管理方式已不适应当前的档案管理。特别是目前工作内容逐步细化，档案数量逐步增加，纸质档案管理方式将增加档案管理部门的工作量，影响整体的工作效率。要重视网络档案管理的发展，加强计算机技术的应用，提高档案管理的整体效率。

（二）缺乏完善的档案管理体系

在档案管理方面，各机构必须组织专业人员和部门对档案进行有意义的收集、分析、储存和利用等工作。然而，由于缺乏完善的档案管理体系，导致整个档案管理工作效率低下，一些无序的信息被录入，同时由于国家机关档案管理制度缺失，档案不能按规定及时保存且有序。此外，部分员工在档案管理过程中没有经过正规培训，导致档案管理效率低下。

（三）缺乏对档案管理的正确认识

在一些事业单位的档案管理工作中，由于在认识上的误区，没有意识到无形资产等档案是事业单位发展的资源，同时对档案管理的重视程度不够，缺乏规范化运作体系。导致事业单位具体生产经营的发展方向不明确，政府机关事业单位档案信息建设力度不够。

三、机关事业单位档案管理的创新措施

（一）提升公文制发质量，奠定标准化、规范化基础

机关事业单位各部门公文转化是形成机关事业单位档案资料的主要来源，公文制发质量对归档档案资料质量有直接决定作用，同时也关系着档案管理后期的规范化和标准化。因此，机关事业单位在公文制发时需要对规范化、标准化问题给予高度重视，这样才能为后期档案管理工作实现规范化、标准化奠定坚实基础。首先，在公文制发中必须要保障用纸质量，保证资料幅面尺寸实现规范、统一，并达到国家相关标准的要求；其次，需针对制发公文签发手续情况进行严格检查，对签发审批权限、公文标题是否满足标准要求进行核实，对主送及抄送单位是否准确进行核实，对落款是否与公文保持一致进行核实，对公文制发日期进行核实；再次，制发公文必须保障字迹清晰牢固，针对草拟公文、记录、报表等各类公文制发过程中需保障使用笔种、墨水、纸张不褪色，以此来实现字迹清晰，为档案资料长期保存奠定基础；最后，各类制发公文必须要符合相关规范要求，要严格按照公文拟制格式要求进行，不能在制发公文中出现不规范字或者简称滥用问题，以此为后期实现档案资料规范化、标准化奠定基础，为实现档案资料的现代化、信息化检索提供必要条件。

（二）提升文书质量，促进档案管理规范化、标准化

机关事业单位档案管理的现代化建设中，规范化、标准化档案管理是非常重要的中间环节，从当前机关事业单位档案管理实践可以看出，虽然从工作任务角度看档案工作与文书处理存在较大差别，且都具有较强的独立性，但是文书和档案本身属于一个有机的整体，文书是档案建立的基础，档案则是文书的最终归宿。在文书工作开展过程中，合理考虑后期档案管理实际需求，那么后期的档案工作就可以为文书工作提供良好服务，同时也能提出相应的业务开展要求。在此基础上，能对档案工作的发展形成积极推动作用，反之，两者业务一旦出现脱节现象，必然会对文书档案质量产生较大影响。因此，在文书及档案工作实践中，要不断强化系统性思维，文书处理过程中要构建起规范化、标准化工作流程，以此来实现对业务的有效指导，从文书处理角度来实现档案管理入口关的严格把握，为机关事业单位档案管理工作实现标准化、规范化做好基础性工作。

（三）形成完善档案管理机制的构建

一是完善档案管理体制，管理制度创新能有效发挥文件管理的作用，明确文件管理的职责。第二，在整合文档系统的过程中，可以提高文档管理专业化水平，建立规范化管理模式，将信息技术应用到文档管理过程中，更有效地管理文件。最后要明确文件管理人员的职责。

（四）从规范化标准化角度提高档案管理人员专业水平

在当前单位文件管理发展的过程中，首先要从规范化的角度进行文件管理，充分尊重员工的作用，定期教育员工，切实发挥文件管理的技术价值。其次，加强培养文件管理的技术能力和管理人员的业务能力，提高工作人员管理意识，使他们认识到维护文件管理的重要性，使文件必须具备安全管理的有效能力。最后，从事业单位对文件管理人员的培训中，从文件管理的实际情况出发，对日常工作中存在的各种问题进行详细的考察，以案例的形式进行介绍，提出具体的教育措施，满足员工教育的需要，解决文件管理人员的技术问题。除此之外，还要聘请社会专业的文件管理方面的专家，论述目前事业单位文件管理中存在的问题，结合市场化的文件管理模式，将现有的文件管理模式优化。

（五）“以我为主”立卷原则

应从实效性、责任性和完整性等三个方面落实“以我为主”的立卷原则。首先是时效性要求。要以现阶段公文任务完成为基础，待公文任务完成后，方可对其立卷归档。其次是责任性要求。根据机关事业单位工作职责，明确机关事业单位的立卷归档重点，减少不必要的重复归档或信息冗余，为提升档案利用效率奠定基础。再次是完整性要求。在“以我为主”的原则基础上，维护机关事业单位档案“全宗”标准，将同类、具有内在联系的文件资料组卷在一起，确保立卷归档的完整性，规范化和标准化。

（六）利用计算机管理

随着信息技术的发展，要将计算机管理应用到机关、事业单位档案管理中，为档案规范化标准化管理提供可靠技术支持和保障。具体来说，就是要利用计算机技术，建立规范化、标准化档案数据库，做好档案著录，用“关键词”替代“主题词”，简化档案管理质量和效率。具体就是从机关事业单位公文题名或文件名称主题中，归纳出揭示档案主题内容的词汇、关键词的标识，然后将其输入到计算机，实现批量管理。

（七）促进档案改革，优化管理方式

在新时期档案检查工作中，要认真进行档案改革，做好档案管理工作，突出档案的优化特点。首先采用现代化的文件管理方法，及时查阅以前的资料，改善对环境的有效监测。在实际管理过程中，机关事业单位的工作人员必须定期维护档案，加大对病毒的检测和杀灭力度，重要信息档案的数字化扫描与安全管理。缩短档案管理时间，提高档案管理效率。

（八）以完善的制度保障档案管理规范化、标准化

在我国社会体制不断改革深化的过程中，机关事业单位对档案管理工作的规范化和标准化管理给予高度重视。为进一步促进机关事业单位档案管理工作的规范化、标准化进程，需要从以下几个方面着手。首先，机关事业单位要从单位内部成立档案管理领导小组及档案资料鉴定小组，机关单位负责人要对档案管理工作直接负责，对兼职和全职档案管理人员职责进行明确，同时加大档案管理的网络化发展；其次，针对机关事业单位的档案管理工作，要构建完善的规章制度，并全面推行岗位责任制度，针对档案管理工作开展中的规范化、标准化、档案技术等各项内容构建相应的考核办法，同时在事业单位的责任考核制度中纳入档案收集业务，以此对事业单位档案收集工作形成积极促进作用，实现机关事业单位档案资料从传统分散管理到集中管理的过渡。近年来，机关事业单位为了适应时代发展及社会体制的改革，在工作形式和内容方面都在不断实现创新，工作范围也在不断实现扩充和延伸，在此过程中产生了大量极具价值的档案资料。针对这部分档案资料，要以标准化、规范化档案管理要求进行详细分类、编号，并形成档案资料大纲。在档案资料分类过程中，要以统一管理为基准，结合实际工作内容对档案资料分类、标号业务开展中遇到的问题进行有效解决，对档案管理的规范化、标准化发展形成积极促进作用。

（九）提升案卷质量是档案规范化、标准化的保障

档案材料收集的完整性会直接影响档案资料的价值，而档案的规范化、标准化同时会受到立卷以及案卷装订质量的影响。鉴于此，需要从以下几个方面入手来提升档案资料的规范化和标准化：第一，要对立卷方法给予重视，以此来为档案标准化实现便捷分类检索提供支撑；第二，要对案卷装订质量给予重视，以此来促进档案资料实现规范化管理；第三，要保证档案文件的分类清晰、资料齐全完整，互相之间保持联系；第四，要明确文件提名，便于后期查找；第五，要保证卷内文件实现条理、清晰排列，要明确保管期限，并实现档案保密等级的清晰划分，及时针对破损文件进行修补，保持案卷装订整齐。

（十）以信息化开发促进档案管理的规范化、标准化

在当今社会发展的各个环节中，信息技术实现了广泛渗透，档案管理也在信息资源的推动下逐渐向着网络化方向发展，档案管理的最终目的是为档案使用者提供服务，提升档案资料的社会利用率，档案信息化能够将档案资料的价值充分发挥出来。在现代机关事业单位的档案管理工作实践中，应该充分发挥数字化档案的优势，促进档案信息与新技术接轨，针对档案信息进行二次、三次开发，利用计算机技术构建高效、便捷的档案信息检索体系，为使用者提供更加系统、准确的档案信息服务，这样才能满足社会群体、专业人员对档案信息的多元化需求。

结论

总之，在事业单位快速发展的过程中，文件资源是事业单位发展的基本前提。另一方面，文件管理作为业务的重要组成部分，占有重要的地位。文件管理的规范化不仅有效地提高了单位文件管理的整体质量和效率，还关系到文件管理工作的顺利开展。在这一背景下，有关部门的负责人和管理人员必对文件管理工作应制定完善的管理制度，从而促进文件管理在规范化、标准化领域的发展。