高校教学档案管理工作的创新思路

杨 婷

(内蒙古财经大学 金融学院，内蒙古 呼和浩特 010070)

高校的教学档案全面完整地记录了学校的发展历程、教育教学改革、全体教职工的工作及各届学生的学习生活情况。教学档案管理工作在高校的管理体系中占据着非常重要的位置。通过信息化的快速发展，高校建设水平不断提升，促进了教育体系和信息化的结合，教学档案管理工作也在进一步的优化和完善，但仍有不足之处需要引起重视。文章结合国内高等学校的发展实际，进行深入的探究并提出对策建议，希望为高校未来的教学档案管理工作提供更科学、更有利的参考。

一、高校教学档案管理的意义

高校教学档案是在长期教学实践和不断改进的基础上形成的，积累了学校多年来的教学经验，是一项重要参考资料。教学档案质量的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是教学评估的重要依据，做好教学档案工作不仅可以促进学校良好发展，而且对学校顺利开展教育教学能起到很好的作用[1]。

第一，教学档案对学校的发展历史进行了客观详细的记录，体现了学校特色的教育教学方式和育人理念。它如实反映了学校教育改革情况和发展历程，展示了全校教职工勤奋工作的状态和各届学生全面发展的过程。所以，高校教学档案发挥着服务全校教职工和各届学生的重要作用，是一项真实、详细的资料。

第二，教学档案记载着学校在教学方式、教学计划、专业特色、课程设置、培养方案和培养对象等方面实施教学的全部过程。因此，只有深度研究教学档案、挖掘档案里的相关信息资源、总结并借鉴档案里的教学经验，才能为做好档案管理工作打下良好的基础[2]。

第三，教学档案能够全面掌握学校专职教师和外聘教师的教学工作情况，如对教师的教学工作量、科研过程及成果、教职工分阶段考核和职称评定等进行系统的记录。通过教学档案可以全面了解学校教师的教学能力、科研水平和工作经历等，从而对学校教师聘任制度的完善和师资队伍的加强起到重要的推动作用。

第四，教学档案是一份记录完整且具有系统性、真实性的信息资料。可以全面检验各届学生的学习、综测、体能、奖惩等情况，并考察毕业生的综合能力与素养，为招聘单位提供有效信息。另外，学校还可以根据对教学档案的研究，通过学校教学评估提升学校教学质量，进一步完善学校教育教学制度。

二、高校教学档案的特点及分类

(一) 高校教学档案的特点

知识性强是高校教学档案的第一大特点[3]。高校的教学领域包含很多学科，而且各个学科之间也存在着交叉，教学档案覆盖学校的全部学科内容，不同的学科目标定位及专业课程设置不同，需要有专业性强的团队来制定方案。高校教学档案的第二个特点就是其形成多样具有周期性。一所高校有专科、本科、研究生及成人教育，每个学习阶段都有相应的培养目标和学习方案，其学习形式多样化，高校的教学活动有计划、有周期性，一个周期中包含着不同的阶段，记录了每个阶段的教学管理活动。第三个特点就是内容涵盖广。通过高校教学档案的建立，有效记录了学校的办学理念和特色，以及教学管理人员的管理制度和工作流程，同时也详细记载了学校教师的教学、科研成果，使教学档案的内容非常丰富广泛[4]。

(二)高校教学档案的分类

就目前情况来看，高校档案大致分为两类，第一类是教务档案，第二类是学籍档案。其中教务档案包括教学管理部门的培养目标、课程设置、教学方案、教学计划，教务管理中各届学生的学年论文、调查报告、毕业实习、毕业论文、毕业设计，教师在教学过程中形成的教案、大纲、教学日历、听课记录、教学工作量和科研成果，教学运行中的期中报表、教师评价、作业试卷、成绩单和成绩分析等。学生的学籍档案包括招生录取名单、新生报到登记表、学生点名册、实习考核表、学生卡片及学生转学、休学、复学、学籍预警，学生个人的基本信息表、奖惩情况、各类比赛情况及奖学金获奖情况等。

三、高校教学档案管理中的现状及存在的问题

(一) 对档案管理的归档意识淡薄

现如今，教学档案并没有被高校领导及档案管理人员重视，同样，他们的档案管理工作意识也比较淡薄[5]。档案管理的工作烦琐又复杂，各种相关资料都需要有条理的分类、收集、整合、归档和储存，工作量大、任务重，少量的管理人员根本不可能高质量地完成这些工作。加之专业的档案管理人员匮乏，有些二级学院只有一位专职档案管理工作者，要面对学校管理层各个部门的工作，若同时下发任务通知且上交时间又比较急的时候，就会有归档存储不认真、不检查、糊弄的现象，这种不端正的态度、责任意识弱的行为，制约了教学档案的未来可持续发展。

(二) 教学档案管理人员的专业能力有待提高

目前，高校教学档案管理人员的专业性能力都不高，这也是其管理进程中存在的一个重要的问题。首先，大多数档案管理人员不精通档案管理的专业知识，又很少主动学习或参加培训，致使与新形式、新政策脱轨。其次，很大一部分教学档案管理人员都是新进教师坐班制、转岗来的教职工、没有编制人员或者是校内勤工助学学生兼职的。他们没有专业的知识背景，没有从事过与档案相关的工作。所以，在发现问题的时候不能及时解决，认为不是自己的专职工作，得过且过，随便糊弄完成就行，对档案管理工作过于轻视。正因为他们的专业能力欠缺、业务水平低，使得他们很难在短时间内适应高效率的教学档案管理工作。

(三)教学档案管理制度不够完善

虽然高校针对教学档案管理制定了工作职责和规章制度，但在实际工作中，很多管理人员只对归档内容做了简单规定，而其他重要的部分没有明确说明，对教学档案资料的收集和分类也不严谨。紧张繁忙的时候，档案随意堆叠，存放混乱，另外电子归档不清晰，给档案后期的查阅和评估加大了难度[6]。此外，教学档案在借阅和归还方面有不合理的设置，很多档案在借阅出去后不能按时收回，经常出现丢失现象。这些管理制度上的漏洞对教学档案管理工作产生诸多不利影响，严重阻碍了教学档案价值的发挥。

(四)教学档案管理方法陈旧，利用率低

高校教学档案是完整的信息库，它涵盖了学校不同阶段的工作及生活情况，可以为师生提供强有力的科学研究。目前，高校对教学档案的推广、宣传做的很少，没有让广大师生认识到教学档案的重大价值，其服务意识也是被动的。甚至有些师生并不知道教学档案可以帮助他们解决科研或者学习过程中的难题，从而少走弯路[7]。随着高校招生规模扩大、引进教师数量增多，新学科专业增加、档案门类细化，使教学档案工作量也随之加大，而大多高校的档案管理系统还比较过时，不能把信息化技术和档案管理相结合。笔者以内蒙古财经大学二级学院为例，调研近几年师生查阅档案的情况，随着师生数量不断增多、相对应的档案资料随之加大，但档案管理队伍没有增强，使之工作压力大、效率低。师生查询资料内容多且不统一。每一位老师或学生的查询时间大概在3—10分钟，而每天平均有数十位师生查询资料，且人工查阅资料比较浪费时间，使档案管理人员不能专心做其他工作。这种传统的档案管理方式不仅陈旧、落后，跟不上信息时代的步伐，也不能满足信息化发展的需求，更无法提供高质量的服务。

四、高校教学档案规范化管理的对策

(一)提高对教学档案管理工作的认识

首先，高校领导及相关部门都应该认识到，教学档案在教学活动、科学研究等方面有着重大的参考价值，要重视高校教学档案管理，使其工作稳步开展[8]。须加大对教学档案管理的审查力度，定期进行工作业绩检查和评比，让相关管理人员意识到教学档案的重要性，把工作做到更好更细致[9]。其次，加强对管理人员的相关专业知识培训，定期学习有关法律法规，如《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》等工作条例，从思想上重视起来。高校以开展专题讲座、研讨会等方式，让档案管理人员相互交流，总结管理工作中的经验和教训，从中学到更多专业知识和操作技能；还应多采取培训的方式，定期邀请校内外专业老师讲解其工作中的重点、难点和易忽略点；也可以举办知识竞赛，重点考察相关的知识储备和技能熟练度，使档案工作能够为学院的教学与管理提供更好的服务。

(二)培养高素质的高校教学档案人才队伍

在信息化管理体系的大环境下，档案工作需要能够熟练掌握并科学运用技术的多方面人才[10]。在各个领域的发展进程中，专业化是维持其健康可持续发展的主要因素，档案管理工作也不例外。高校应该摒弃兼职或者校内转岗人员来填补档案管理的空缺职位，大力招聘专职档案人员，加强培养高素质、高技术、高能力的人才，充实档案管理队伍。高校档案工作者应具备业务突出、信息技术熟练和服务意识高的综合能力，提升教学档案管理水平，提高教学档案管理质量和管理效率，充分发挥教学档案的作用。

(三)制定和完善高校教学档案管理制度

完善的档案管理制度在高校的管理体系中是必不可少的，不能只是模仿其他高校或者照搬照抄，应结合自身档案管理工作的实际情况，先确定目标方向，再制定管理制度，明确各级各部门职权范围，使档案管理规范化、科学化、统一化[11]。在教学档案管理中，要认真做好材料的形成、收集、整理等积累工作，根据档案是否需要永久性保存进行分类集中统一管理，将永久性保存的教学档案移交给学校教务处或者档案室，不属于永久保存的材料由各教学单位、各系部、各办公室管理，确保不出差错。教学档案的分类、整理、存放等各个环节都应该有专业人员指导和监督，定期安排领导小组走访调研，发现问题和不足，及时沟通并有效解决。还应建立相应的教学档案管理的评比制度和奖励机制，并作为年终考核依据，进而促进高校档案管理工作快速发展。

(四)提高教学档案利用率

高校教学档案为提高教学管理水平和教学质量评估提供了非常重要的事实依据。学校应该加强教学档案管理建设，采取相应措施提高其利用率。通过校级、院级举办各类大型活动，对档案知识进行大力宣传，对教学档案的用处和用法进行大力推广，加大教学档案的透明化进程，鼓励全体教职工和学生学会运用并且善于利用教学档案解决问题[12]。目前，各大高校都将信息化建设运用到学校整体的发展规划中，我校也应该顺应时代发展的大趋势，将电子技术运用到档案管理系统中，更新基础设施和系统设备，建立一个新型的教学档案管理系统，将高校的信息库连通贯穿。并充分利用校园网、在线办公、OA系统等线上资源实现档案办公自动化。高校教学档案是非常珍贵的信息资源，所以我们要采取传统化、网络化相结合的创新方式，并对其进行有效利用，这才能实现教学档案价值最的大化。这样的管理方式不仅能改善传统纸质复杂、烦琐的弊端，减少纸质档案，有利于纸质档案的长期保存，而且降低了档案管理的存放和查阅成本，提高了档案的利用效率，从发展的长远性看，更能实现教学档案的价值。

五、结束语

高校教学档案真实且详尽地记录着学校历史文化、教学改革和全体师生学习生活等各个方面的发展历程，对高校未来发展有着十分重要的意义和价值。因此，做好教学档案工作，是新时期教育改革和发展的需要，高校应该重视教学档案的管理，在结合自身发展的基础上，掌握教学档案的特点，完善其管理制度，以弥补实际工作上的不足。同时，加大信息化建设投入，创新工作方式，共同推动高校教学档案工作快速化发展。