科研档案的深层整理与高效利用探讨

2021-11-28 05:39:44罗莎
山东档案 2021年3期
关键词:建档档案资料科研项目

文·罗莎

科研档案是指在科学调研、科学实验、实验数据分析、学术讨论、科技论坛交流以及后期成果申报推广等各阶段产生的与科研项目密切相关的图表、声像、文字等不同载体的科研信息资料。这些科研档案可以真实反映并准确揭示科研项目的全过程,是追溯和评价科研成果最真实的依据。但由于科研项目实施的前期阶段跨职能、跨机构的工作较多,导致档案收集困难,整理归档不及时,影响科研项目档案的作用发挥。因此,应进一步分析科研档案深层整理和高效利用的具体策略,为提高科研档案管理使用效率提供一些借鉴。

一、科研档案管理现状分析

(一)科研档案收集整理水平有待提高

现在企业普遍对科研项目实施、验收阶段的档案资料比较重视,收集相对及时,整理也比较规范,但容易忽略前期及后期跨部门、跨机构协作阶段产生的科研项目资料,加上一些档案管理人员非专业出身,业务不熟练,又缺乏归档“齐全率、完整率”意识,不能及时跟进指导督促档案资料的收集整理,导致科研项目档案不完整、不系统,严重的会影响到后续成果申报,阻碍科研成果价值的有效体现。

(二)科研档案归档机制有待完善

在科研项目档案的形成积累、整理归档和开发利用等方面,目前还缺乏统一的完善的管理制度和考核机制。原有的科研档案管理制度,在“归档流程、时间要求”等方面都基于传统档案管理模式,没有考虑到科研档案跨部门、跨机构的复杂性和电子档案快速发展的新形势,导致现有科研档案归档率低、完整性差,归档工作滞后且缺少科学依据,不利于科研档案的集中统一管理和后期的资源共享。

二、科研档案实现深层整理与高效开发利用的具体策略

(一)规范科研档案收集建档流程

首先要参照国家档案局发布的《科学技术档案行业标准》,建立健全本单位《科研档案建档规范》,对科研项目档案的全过程实施科学规划和有效控制。其次要将档案管理工作的介入节点前置到项目立项阶段,实施全方位跟踪监督。具体做法是,在科研项目各部门设立兼职档案管理员,负责对本部门产生的文件、图片、声像等科研项目档案及时收集、登记,注明文件的题名、来源、日期等信息,并参照《科研档案建档规范》,将属于归档范围内的科研档案传输到数据库中。档案管理部门负责对兼职档案员的工作进行监督、指导、检查,以确保科研项目各阶段档案资料能够收集齐全、完整、准确、系统,为科研档案后期管理打好基础。

(二)完善科研档案归档机制

完善科研档案归档机制,首先要明确科研档案专兼职管理人员的职责和权限,做到权责分明,将责任落实到个人,以制度约束、规范每个档案管理人员的行为,提升科研档案人员的工作积极性及责任心,积极主动地进行科研档案资料的归档整理工作。其次,要配套制定科研档案收集、整理、归档奖惩机制,做到赏罚分明,以此确保科研档案归档的数量及质量。再次,针对多部门协作开展的科研项目档案,要遵循“逐级上报”的原则,采取统一归档和分部门归档相结合的方式,即由单位科研档案管理人员对科研档案进行统一归档,按照规范流程整理完毕之后,再由相关的分级分部门进行归档保存及管理,以确保科研项目档案归档整理的系统性和科学性。

(三)实现科研档案资源共享

科研档案对于企业的科学技术发展有着重要的支撑作用。因此,为了提高科研档案的开发利用价值,首先必须设置高效便捷的档案查询检索方式,比如目前开发使用的“企业档案管理系统软件”,各部门都可登录局域网网址进入系统,录入科研项目的关键字,就可检索到与之相关的“技术专利证书、生产、销售、财务报表”等信息。利用者通过整合这些档案资源,可以申报科研成果奖励,可以争取国家税收、财政补贴方面的优惠政策等。其次,可以建立本单位的科研档案数据库,通过计算机、物联网、大数据等技术,实现和其他单位科研档案数据库之间的有效联结,并通过设置访问权限等方式,让有访问权限的人员利用数据库的科研档案信息资料,为后续科研工作的开展提供便利的信息数据支持。再次,可以利用安全密钥技术、权限等级加密技术,推进科研档案在全社会更大范围内利用的可行性,同时又确保科研档案数据库的整体安全性。

综上所述,针对目前科研档案管理不完善的问题,需规范科研档案收集及建档流程,完善科研档案归档机制,构建完善的科研档案数据库,实现科研档案资源共享,提升科研档案的社会利用价值,为科研档案管理工作的发展奠定基础。

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