网络环境下个人数字档案管理研究

陈漫翔

（广东海洋大学，广东 湛江 524088）

一、个人数字档案的内涵

所谓个人数字档案即以数字形式记载的个人信息，与传统的档案资料不同，其形成主体、管理主体、保管主体、开发主体及使用主体更具复杂性[1]。传统的档案资料形成主体包括组织机构、企业单位等，而个人数字档案的形成主体必然是个人，档案的所有权也属于个人。社会个体在社会实践活动中其活动内容、过程及结论必然会形成一系列的原始记录，且这一原始记录是已经形成的，因此个人数字档案体现出社会性、历史性、确定性及原始性的属性[2]。个人数字档案的管理主体与开发主体既可以是个人，也可以是经过个人授权的其他机构，应用主体可以是个人，也可以是国家政府、社会组织、企事业单位等。此外，个人数字档案的保管主体是个人，即使后续个人数字档案保管权会移交，保管主体发生了改变，但是开始时仍然保管于个体手中，因此个人数字档案的安全性、所有权都是完整的。

二、个人数字档案的类型及特点

个人数字档案的类型包括图片类文件、文档资料、视频文件、音频文件等，这些文件格式多样、来源多样，且都是非结构化数据构成，因此无法用简单的分类标准对其进行分析[3]。鉴于此，我们可以总结出数字档案的特点如下：首先，对存储条件要求更高。随着信息技术及互联网的普及，人们获得数据、产生数据的速率越来越高，后续产生的数据会很快淹没前面的数据，因此这些数据要及时管理、及时保存，且电子数据对存储容量的要求越来越大，视频、音频、图片等文件需要更高的保真度，因此个人数字档案的存储条件要求更高。其次，需要高效的管理工具。传统纸质档案可以通过合理的手段来控制数据量，比如鉴定档案的应用价值大小、设置特定的保管期限、定期销毁等，且档案的分类原则也更容易制定，因此纸质档案的管理相对更加容易[4]。但是个人数字档案很难进行简单分类，且档案管理人员也不可能针对海量的信息进行鉴定、分类，因此个人数字档案的管理需要高效的管理工具。最后，数据量庞大。互联网及信息技术的普及促使个人数字信息呈爆炸式增长，人们广泛使用各种数字设备、智能终端、存储载体等生成海量的数据，包括各种移动终端、电脑设备、智能穿戴设备等，个人使用的网络也分布十分广泛，因此个人数字档案具有来源广、种类多。

三、网络环境下个人数字档案管理

具体而言，个人数字档案的管理要点包括以下几个方面：

（一）个人数字档案的收集

个人数字档案的收集包括收集对象、收集来源、收集方式、内容价值鉴定等多个环节。个人数字档案的收集对象包括数字文件、元数据及相关支持软件，数字档案的收集需要注意文件破损、文件无法识别、文件格式不支持等问题；个人数字档案的来源包括个人设备的档案数据、网络环境中的档案数据、云存储服务器中的档案数据等，其中个人设备包括移动硬盘、智能终端，网络环境中的档案数据包括各种即时通信工具；云存储服务器则包括百度云、腾讯云等各种云计算服务器等，针对不同的数据来源要根据其不同的特点进行分类，避免出现使用不当导致数字档案缺失问题[5]。个人数字档案的收集包括手动收集与自动收集，自动收集主要针对网络环境的档案数据，剔除没有应用价值的数据，收藏有价值的信息；手动收集则要提前规划好时间及内容范围。个人数字档案价值鉴定主要鉴别、判断档案的价值，妥善保存具有价值的档案数据。不过鉴别个人数字档案的价值以人们的保存目的为主要依据，可以剔除个人主观认为无需保存的数据，个性化特征比较突出。

（二）个人数字档案的管理

个人数字档案的管理包括分类、整理、存储及安全防护等四个环节。

首先个人数字档案的分类，可以根据数字档案的收集时间进行分类，或者根据收集方式进行分类，再进一步根据档案的来源、时间、内容、形式等再进行有层次的区分。根据个人数字档案特点按照主题进行分类，并建立对应的文件夹，比如工作档案、健康档案等，按照主题分类灵活性更强，没有结构限制，且数据查询及归纳也更方便。注意应用过程中注意避免主题词误差、用词不规范、多主题档案等问题，以免档案分类模糊或同一档案多次分类等问题[6]。具体分类时，按内容分类包括工作类、学习类、娱乐类、生活类等，工作类包括工作计划、方案、公文等，学习类包括课程资料、论文材料、考试资料等，娱乐类包括游戏、旅游材料、聚会材料等，生活类包括各类生活记录、个人日志等。根据个人数字档案的时效性与历史性特征对其按时间分类，比如按年度分类、按时期分类等。按格式分类可以采用两种分类方法结合的方式来提高后续查询应用的便利性，比如按照时间与类型进行分类，或者按照时间与内容进行分类等，甚至可以应用三种分类方法相结合的存储分类方式，以提高数据使用时的搜索效率。

个人数字档案整理是档案管理的难点问题，因为个人数字档案的数据来源、收集方式、存储介质等各不相同，在整理过程中无法以统一的格式进行归类、整理，再辅助对应的原则，比如可以将纸质资源转化为数字图、数字文本，建立统一的操作规范，进行档案的扫描、处理、备份及验收，避免出现数据遗漏或损坏[7]。具体而言，个人数字档案的整理可以遵循以下规则：首先，明确分类方案，个人数字档案分类可以根据数据来源、数据时间、保管期限、数据类型进行分级；其次，合理确定件（卷），档案整理要保持文件材料之间的有机联系，根据文件数据的类型区分价值，以便于保管与利用，可以根据内容确定个人数字档案的件或卷；再次，合理选择格式，个人数字档案整理通常选择通用格式，可以保证数据适用于大多数计算机环境，降低个人数字档案的迁移转换成本，便于个人数字档案的长期保存；从次，确定元数据方案，不同类型的个人数字档案对应有不同的元数据描述方案，包括文件实体、机构人员、业务实体、实体关系等四大类，共88个元数据项，实施过程中可以抽取文件实体中部分元素进行描述，或者描述核心内容，既保证个人数字档案的真实性与完整性，又保证数据的简化性；最后，合理确定档案编号，个人数字档案编号要能够体现出档案的分类方法，固化整理顺序，比如按照来源—年度—保管期限—类型—顺序号等进行编号，以便于长期管理。

个人数字档案存储方式包括网络云存储、本地存储、离线存储、系统存储等几种方式，云存储主要是指网络云服务器，其优势在于操作简单、存储空间大，但是云服务器供应商之间可能存在不兼容的问题，且存在个人隐私及安全性问题；本地存储主要是将数字档案数据存储于本地空间，这要求用户具备一定的计算机操作技术及安全意识；离线存储主要载体有光盘、磁带，不仅便于扩容，而且可以防疫病毒，离线存储通常用于数据备份及恢复，离线存储出错率高，且存储条件高；系统存储目前我国还属空白，根据后续需进一步开发、利用。

个人数字档案安全问题主要来自计算机设备的硬件及软件故障，用户自身缺乏安全意识且管理制度缺失，因此个人数字档案安全管理要做好硬件设备的维护，提高软件性能的稳定性，做好个人隐私保护；用户要增强安全意识；国家、政府、信息管理部门要不断完善个人数字档案相关的法律法规，以更好地维护个人权益。

（三）个人数字档案的利用

目前个人数字档案的主体还是个人本身，因此个人数字档案的利用还无法普及，但是目前可知的个人数字档案的利用包括以下几个方面：首先，个人数字档案信息资源具有一定的证据效用。目前我国《民事诉讼法》与《刑事诉讼法》中都有明确规定，视听资料、电子数据都可以作为证据，比如具有合法性、真实性与关联性的聊天记录。其次，个人数字档案信息资源整合查询，主要是将大量集散的个人数字档案信息集中在一起，消除个人数字档案信息孤岛，实现数据共享最大化。最后，个人数字档案信息资源的研究利用，比如可以将社交媒体中的个人数字档案作为一种信息资源的补充，或者目前的网络文化、热点事件、流行动态等，都可以作为学者研究课题的信息资源。

总之，在信息技术飞速发展的今天，以数字形式记载个人信息的个人数字档案是信息社会中的重要内容，个人数字档案的管理也至关重要。实际管理过程中，要做好个人数字档案的收集、管理与利用工作，尤其是个人数字档案的管理，要做好分类、整理、存储及安全防护等各个环节的管理工作，明确分类方案，根据数字档案的收集时间进行分类，或者根据收集方式进行分类，再进一步根据档案的来源、时间、内容、形式等再进行有层次的区分，合理确定件（卷），选择格式并确定元数据方案，确定档案编号，做好个人数字档案管理系统硬件设备的维护，提高软件性能的稳定性，做好个人隐私保护，以保证个人数字档案管理的实效性及安全性。