信息时代档案管理中存在的问题及对策

王慧

（努文木仁乡人民政府，内蒙古 兴安盟 137611）

所谓档案管理，就是对各种有价值的档案和资料按照一定的方式，采取一定的手段来进行全面的收集与整理，并对其进行保管和鉴定，并做好所有档案的编目、检索以及研究与分析等一系列的工作。想要做好各种档案的管理工作，需要工作人员付出巨大的精力。但是随着信息技术的发展，信息时代的到来，对于档案管理的方式有了值得飞跃，借助于高效的信息技术手段，档案管理逐渐向数字化的方向发展，档案管理人员能够得到很大程度的解放，很多人工操作转由机器来进行，这就能够很大程度地减轻人工的负担，降低人工操作的误差，极大程度地提升档案管理的效率。

一、信息技术在档案管理的应用中起着重要的作用

（一）信息技术使计算机处理与存档信息管理相结合

通过将信息技术应用于档案管理，能过有效地计算机处理与存档信息管理相结合，利用计算机极强的信息处理能力来对各种复杂的档案进行高效的管理，从而形成高科技的信息管理方式，大大提升对档案管理的效率。

（二）提高工作效率，适应社会信息的发展

当前情况下，我们已经发展到了信息时代，唯有学会利用各种信息技术来进行工作与生活，才能够适应社会的发展。任何新技术的应用都是为了对之前的工作效率有所提升，而信息技术在档案管理当中的应用也是如此。在档案管理的工作当中，如果对信息技术能够做到有效的应用，将能够大大地提升档案管理的工作效率，也唯有这样，才能够适应社会信息的发展。

（三）促进管理人员的信息化意识

科技改变人的思维。信息技术在档案管理当中的应用，将能够一定程度地促进档案管理人员的信息化意识，从而能够使得档案管理人员逐步抛却老旧的思维，用信息化的思维来处理各项事务，从而提高档案管理工作的水平。

二、计算机技术在文件管理应用中的优势

（一）更开放的文件管理

在传统的档案管理当中，文件管理方式具有很大的局限性，往往是一个文件在同一时间段内，只能由一个人来进行使用，而其他人若想使用文件，就得等这个人使用完成之后才可以，这就很大程度地降低了文件的使用率，也就相应地降低了文件应有的价值。通过利用信息技术来进行档案管理，能够改善这一局面，可以使得文件的管理而更加开放，能够供多个人同时访问与使用，这就能够使得文件发挥出更大的价值，帮助人们节省时间、提高效率。

（二）加快存档和更新文件的管理数据的速度

在传统的档案管理方式之下，档案管理人员对档案的状态必须进行及时的收集记录，需要完成很多工作才能够将档案进行最终的提交。而将信息技术用于档案管理当中，能够将各种数据通过网络直接传送到数据库当中，从而实时在线更新档案的状态，从而能够保证档案的时效性。

三、信息时代档案管理工作面临的问题

档案管理信息化并没有做到十全十美，在利用信息技术进行档案管理的工作当中，逐渐有一些问题显现出来，从而阻碍了档案管理工作的健康发展，这不得不引起我们的重视。

（一）档案管理人员意识缺失

尽管现阶段我国的各种信息技术都得到了很大程度的提升，并且在进行档案管理的过程当中应用了各种先进的信息技术手段，但是在实际应用的过程当中，却出现了各种问题。其首要原因就是管理人员的意识并没有跟上时代的潮流，对于档案管理信息化建设工作不够重视。往往有很多档案管理人员会觉得，能够俺要常规的标准做好自己分内的事情，完成既定的任务就可以了，他们往往持着传统老旧的管理思想与管理方式，不想寻求改变。对于利用信息化来进行档案管理这种新鲜的形式，他们往往从内心深处没有足够的认同，产生一定的抗拒与排斥，从而在落实的过程当中会出现很多问题，使得档案管理的信息化建设只是作为整个管理工作的一个辅助，而没有发挥信息技术应有的效力。对于这种现象，我们应当重视，努力提升档案管理人员对于档案管理信息化建设工作的重视程度，从思想上先改变，再去落实到行动之上的改变，从而真正地将档案管理信息化做到实处。

（二）档案管理人员综合素养较差

通过利用信息技术来对档案进行管理，能够有效地提升档案管理的工作，使得对各种档案的检索更加快速精确可靠，具有很大的优势。但是在实际的应用过程中，却出现了很多的问题。究其原因，很大一部分在于档案管理人员的综合素养不够。因为随着信息技术数段越来越多的使用，也就相对应地对档案管理人员的综合素养有越来越高的需求，要求档案管理人员对于计算机必须能够熟练地进行操作，并能够对各种信息系统的使用快速熟悉并掌握。但是实际情况当中，很多当担管理人员的信息技术水平却比较低，无法满足实际工作的需要，因此使得很多先进的信息技术系统、设备等仅仅成为了摆设，没有发挥到其应有的价值。而很多单位或部门又没有对员工及时地进行相关内容的培训，而且很多单位的档案管理人员的稳定性都不够好，人员流动性比较大，这就使得档案管理人员的信息技术能力更是无法得到保证，从而很大程度地阻碍了信息技术在档案管理当中的应用。

（三）缺乏有效的信息化管理体系

无论任何工作岗位，想要保证工作人员高效地完成工作，必须有足够有效的信息化管理体系，设置比较完善的相关规章制度，从而使得员工的工作有章可循，对工作结果评价也有相应的依据。当时当前情况之下，在讲信息技术应用于档案管理的过程当中，却缺少相应的管理制度，对档案管理的岗位职责等没有足够明确的规定与考核机制，这就使得档案管理人员在进行工作的时候缺乏有效的目标，也没有足够的动力，从而对于档案管理当中信息技术的应用不够重视，容易出现一些管理漏洞，不利于档案管理信息化工作的高效发展。

（四）档案管理模式过于传统

随着时代的发展，我们已经进入到了信息时代，在新的时代之下，各种工作都应当注重方式与方法的创新，努力将信息技术充分运用到工作当中，利用信息技术手段来提升工作效率。但是，当前情况下，很多档案管理人员对档案管理的模式都过于传统，依然坚持着传统的工作模式，没有很好地转变为信息化工作模式，在实际的档案管理工作当中也没有对注重现代管理理念与信息技术的应用，从而无法实现档案信息管理的科学性。

（五）信息的保密性与安全性不强

任何新事物的出现都具有着双面性，信息技术在档案管理中的应用也是如此。一方面，通过信息技术手段的应用，能够使档案管理的工作效率显著提升，但是于此同时，也同时增加了一些安全隐患。因为网络环境具有一定的不稳定性，常会有病毒入侵与黑客供给等现象发生，通过信息技术来进行档案的管理工作，也一定程度上存在着被病毒和黑客入侵的风险，从而使得档案管理中各种信息的保密性与安全性都受到了一定的威胁，存在着一定的安全隐患。如果档案管理的系统受到攻击，其后果是非常严重的，将会影响到整个档案管理系统的正常运行，会使档案管理被迫中断，严重的还将会导致系统的瘫痪与喝多重要资料的丢失、重要信息的外泄等等。对于这一点我们应当给予高度的重视。

（六）档案管理软件通用性能差

在当前进行档案管理的过程当中，尽管做到了一定程度的信息化管理，但是档案管理的标准化程度还不够高。具体来说是因为在利用信息技术进行档案管理的过程当中，各个单位所采用的档案管理系统不尽相同，各个计算机所利用的软件和型号都有着一定的区别，这就使得档案管理软件的研发具有很大的难度，所研发出来的软件通常不具备比较高的通用性。这样就会使得一些档案信息无法实现共享，一些比较优质的档案资源也就不能得到足够充分的使用，无法发挥其应有的效力。这样就为档案管理的信息化管理带来了很大的阻碍。

（七）档案管理硬件设备资源配备不足

信息技术在档案管理中的普遍应用，需要投入大量的资金来进行建设。但是，一些区域却对档案管理工作的信息化重视程度不够，从而没有投入足够的资金来进行档案管理信息化的建设，各种档案管理硬件设备资源配备不足，在实际应用中有很多地方使用的计算机等设备比较老旧，无法有效满足档案管理信息化工作的实际需求，从而使得档案管理的信息化进程缓慢，无法达到预期的效果。

四、信息时代提升档案管理质量的对策

（一）充分利用大数据信息技术的优势，建立档案数据库

在信息时代，大数据技术是一项作用很大的先进技术，通过它能够将很多零散的信息进行首剂与整合，进而经比较专业化的处理工作而形成比较规范的信息，从而有利于对各种档案进行有效的管理。具体来说，可以通过大数据技术来将各种档案的信息和数据进行收集，建立数据库，并不断地对这个数据库进行丰富与完善，通过一段时间的积累之后，数据库会变得具有相当的规模。在建立好档案数据库之后，再通过信息技术手段进行各种信息的处理与分类，通过算法优化，对数据进行分析与研究，从而有利于提升档案管理的科学性和有效性。

（二）统一软件，提高兼容性

在利用信息技术进行档案管理的过程当中，首先各单位要对信息化处理软件进行选取，这个时候，应当注意分析其兼容性，尽可能地保证档案管理系统能够在同一的平台之上进行运行，避免使用过程中因不兼容问题而更换系统，进而出现数据混乱的现象。这样有利于各种档案信息的传输和审核等工作的正常进行。除此之外，各单位在进行数据库的建立时，应当注意根据情况的不同而选取多样的适合的信息技术，并要通过外部设备的有效利用，来确保所采集信息的质量。在档案系统的使用过程当中，还要注意对系统及时升级为最新的版本，从而提升系统的运行效率，保障档案管理的效果。

（三）加强档案管理系统的安全性建设

在利用信息技术进行档案管理的过程当中，我们应当注意加强档案管理系统的安全性建设，尽可能地提升档案管理系统的安全性。具体来说，技术人员应当尽可能地采取措施做好网络的安全防护工作，避免出现病毒入侵与黑客供给的情况。除此之外，还应当对档案管理系统定期地进行升级，尽最大可能地避免系统的安全，保障各种档案信息与资料不被泄露。另外，技术人员还应当注意对档案管理系统使用人员的权限进行限制，必须保证进行实名登记，避免各种闲杂人等登陆进系统当中，出现档案资源信息泄露的状况。

（四）提升管理人员的综合能力和素质

随着信息技术在档案管理中的应用，档案管理工作对于档案管理人员的需求也越来越高。鉴于当前许多档案管理人员的综合能力和素质不足，专业人才缺失的现状，我们应当注重加强档案管理人员的培训，尽可能地提升档案管理人员的综合素质，使其能够具备一定的信息技术水平，从而能够对计算机进行熟练的操作，对档案管理系统进行正确的使用，将各种复杂的档案数据进行良好的处理，满足工作的需要。除此之外，档案管理人员还应当具备学习的意识，充分利用各种也与的时间来进行充电，不断提升自我，从而适应时代的需求。

（五）构建现代信息化管理体系

在全新的发展态势下，档案信息管理工作又面临着崭新的发展形势，要想实现管理水平的全面提高，不仅要从细节管理入手，更要从顶层设计管理入手，从而形成现代的管理体系，因此我们可以探索现代管理体系框架，将管理责任落到实处，以避免在档案信息管理中的传导泄漏问题，并通过提升内部组织管理能力，发现内部管理工作中的问题点和空白点，从而达到管理工作效率的全面提高。比如，可探索扁平型管理、垂直型管理架构，以提高工作效率。但在实际实践中，优化的大数据分析管理重在落地，但新工作模式实施之初，会存在很多不适应的情况，所以必须根据工作实际情况与进度，在既定的工作方法下，进行适当的细微调整,使全新的工作体系更加具备科学性和高效性。针对档案管理来说，由于面临的工作形势相对比较复杂，对工作结构优化设计和资源科学调度的需求都相当高，因此必须在管理工作中予以重视，从而达到管理工作上的全面优化。

（六）建立档案信息丢失处理机制

对于档案管理的信息化，我们应当建立档案信息丢失处理机制，使档案管理的工作有了标准可依。加强了设计与软件系统的通用性，使各区县档案管理机关之间能够更好的进行档案共享，并确保各档案机关利用远程互联网实现更高效的互动与信息沟通。同时加大对档案管理工程的投入，不断淘汰掉过时落伍的设施，并引入新技术和新设备。

结语：信息时代档案管理工作还有很长的路要走，这就需要我们不断的进行探索和研究，发现问题和不足及时解决和改正，保证我国档案管理工作健康有序发展，不断的提高档案管理工作的质量和效率。本文就对信息时代档案管理中所存在的主要问题进行具体的分析，并深入探讨了相对应的解决策略，以期为相关人员提供参考与帮助，从而推动档案管理工作的高效进行。