企业人事档案管理信息化建设策略分析

王宁

（哈尔滨市流动人员档案服务中心，黑龙江 哈尔滨 150000）

在新的发展时代中，社会资源在人事档案的资源管理中具有极其重要的意义，在人才的选择中具有极其重要的作用。在信息化技术不断发展的今天，社会在不断地变革与发展中，人事档案的管理也在不断地发生着变化[1]。在人事档案中信息化建设已经逐渐成为一种趋势，只有这样才能满足社会的实际发展需求，因此在企业中加强人事档案信息化建设的管理意义重大。

一、企业人事档案在目前的管理现状

（一）隐秘性不强

在人事档案的管理中，依照有关的规定，企业中的任何人都不能对人事档案资料进行查看或者使用他人的资料。在人事档案的管理过程中，应该对他人的资料进行一定的保密，在这个过程中，实际上主要是考虑到人事档案的安全性以及便捷性[2]。因此，在实际的管理过程中，可靠性与真实性也就极大地被降低了。

（二）在企业中人事制度的改革与管理的制度匹配度过低

在新的发展时期，人事制度也在不断的改革与加深的过程中，人才的流动量比较大，在人才录用的过程中，手续也是比较简单的。主要是在人事档案的管理方面还存在许多的不完善性，因此，也就不能对其进行及时有效的修正，因此，在这个过程中也就比较容易使人才的流动受到制约。在实际的发展过程中，部分企业为了避免自己单位中优秀的人才跳槽，会对员工的人事档案进行扣押，使得人事档案存在不全的情况，这就给后续有关企业的招聘产生了一些不必要的麻烦。

（三）领导对人事档案的重要性认识不全

在实际的管理过程中，领导对人事档案管理的认识主要是体现在实际的管理工作中，企业在发展的过程中，缺乏一定的认识，使得企业中人事档案的资料保护得不到重视，在普遍的认识中，以为只要资料不丢失、不泄露就可以，在管理的过程中，既可以查看也可以外调。因此，在领导的这种认知中，人事档案管理工作的重要性也就被忽视了，对人事档案管理工作中存在的一些不足也就不能被及时地解决[3]。对于人事档案的管理，是具有一定专业性与政治性以及机密性的工作，人事档案的管理也就需要专门的人员进行管理。但是在企业中，档案的管理人员没有经过专业的培训，对该项工作的性质不了解，导致管理的效果不好。

二、企业人事档案管理信息化建设的重要性

（一）有助于工作效率的提升

在传统的人事档案管理中，对人事档案资料的管理一直都是纸质版的材料，在实际的管理过程中，需要管理人员采用手工对资料进行收集与整理，然后将其再提供给单位，在这个过程中，工作量是十分巨大的，同时工作的效率也就比较低，在一定程度上使人力与时间都遭到了巨大的浪费。因此，在这种情况中，对人事档案进行信息化的管理是极为有必要的[4]。在计算机中将每个人的信息进行录入，在这种情况下，只需要录入一次，就可以在计算机中进行反复的查阅。在实际使用的过程中，当需要某个人的信息时，只需要将这个人的基本信息进行输入，在搜索之后，其他信息就可以得到呈现。这极大地节约了时间与人力，使工作的效率得到极大的提升。

（二）人事档案管理对企业的发展意义重大

不管在任何国家、单位、企业中，人事档案的管理都具有极其重要的意义。在人事档案中记录着个人的基本信息、经历、学历以及个人的表现和家庭的情况，通过表格或者其他形式对个人的资料进行保存，与每个人都有密切的关系。在企业的发展过程中，在开展工作的过程中，或者对个人进行管理的时候，人事档案在其中发挥的参考作用不是不可替代的[5]。在人事工作中，也是极为重要的一项依据，在运用的过程中，可以使企业的干部队伍在建设的过程中得到一定的加强，同时在日常的监察与管理工作中也具有重要的意义。因此，在企业的人事档案管理中，信息化的建设意义重大。

（三）信息化建设以及成为必然的趋势

在科学技术与信息技术不断发展的今天，档案管理信息化已经成为必然的趋势，在信息化的管理中，网络技术与计算机技术是其中最为核心的部分，通过现代科技手段的运用，人事档案的信息管理已经较为详尽了，在管理的过程中，可以实现精准的分类管理以及编辑，进而可以实现检索与存储的功效。在这个基础上，甚至还会实现资源共享，因此，人事档案管理的效率与服务的质量都会得到极大的提升。

三、人事档案管理信息化建设在企业发展中的作用

（一）有助于实现人事档案信息资源的共享

在新的发展时期，信息资源在企业之间的竞争中发挥的作用是极为重要的。企业在实际的发展过程中，离不开人力资源，人事档案的管理在人力资源中也是极为重要的一项管理[6]。人事档案的信息化建设，在一定程度上可以帮助企业对每一位工作人员进行充分的了解，将人才的价值进行一定的挖掘，使这些资源的共享性得到提升，进而推动社会的发展与企业的进步。

（二）便于人事档案的查询

在传统的人事管理过程中，要对某位工作人员的信息进行查询时，通常都会花费比较多的时间才能查询到。在人事档案信息化的管理过程中，借助计算机对人事档案的信息进行集成化的处理，在一定程度上可以使数据的时效性得到提升，有效节约信息查询的时间，使档案信息查询的流程得到简化。与传统的人事档案管理比较，信息化的管理方式在效果上更好，可以将档案的价值充分地发挥出来。

（三）有助于档案资源的开发与利用

在人事档案的管理过程中，通过借助计算机，可以使人事档案管理的效率得到提升，可以使人力资源管理中将人员进行充分的开发与利用[7]。在人力资源的管理中，人事档案是其工作开展的基础，同时，也是人力资源管理工作开展的重要依据。人事档案的信息化建设可以使企业的发展更加适应时代的发展需求，进而推动企业与社会经济的健康发展。

四、企业人事档案管理信息化建设的有效策略

（一）对信息化建设的指导思想进行强化

在科学技术与信息化技术不断深入的过程中，在人事档案的信息化建设中，自动化的信息管理系统的开发也是极为有必要的。在人事档案信息化的过程中，人事档案信息化的指导思想需要进行一定的强化，对信息化建设的意义也要进行一定的明确，因此，这就对企业人事档案信息化的建设有了更加高的要求。从事企业人事档案管理的工作人员，在工作中，要有积极的态度，要有一定的创新意识，对先进的信息技术要主动地进行运用[8]。使档案管理人员的档案意识也进行一定的提升，在档案的管理过程中，要坚持以人文本的思想，从企业发展的全局进行思考，进而对各项管理工作进行一定的计划与安排，将认识管理人员的积极性进行提升。

（二）开展一体化的管理

在人事档案的信息化建设过程中，工作人员需要运用科学的手段进行管理，在管理工作开展的过程中，要对电子档案的管理工作不断进行加强，进而确保档案信息的完整性。在实现档案信息共享的过程中，要确保通过计算机技术对人事档案进行管理，例如，在对档案的信息进行接收、传输以及存储的一体化管理，进而确保企业中人事档案管理工作的一体性。

（三）创设人事档案信息化管理的气氛

在企业的人事档案信息管理过程中，营造良好的气氛对档案的管理具有积极的推动作用。在企业的管理过程中，在对政务信息化建设进行规划与推进的过程中，档案的信息化建设应该及时纳入其中，激发档案管理人员的积极性与创新性[9]。对档案信息管理的奖励机制与培训的机制进行完善，对企业的文化发展进行一定的重视，进而为档案的信息化建设创造良好的气氛，进而使档案信息化建设得到顺利的推进。

（四）加大信息化软件的开发

在企业的人事档案管理工作中，信息化的建设需要一定的操作平台，因此，在实际的管理过程中，工作人员要对信息化管理的软件进行一定的开发，使各种操作的软件得到一定的升级与更新，进而使信息化数据管理的系统得到完善与健全。在信息化的管理过程中，信息库中保存着企业全部的人事数据，而且在实际的运行中，这些数据都需要进行重复的运用，因此，在企业的人事档案管理过程中，信息数据库的建立极其重要，数据库的服务质量提升了，人事档案的管理效率也就得到提升。

五、结束语

在企业的发展过程中，在人力资源的开发过程中，人事档案发挥着极其重要的作用。在社会经济与信息技术不断的发展过程中，企业对人才的需求也在不断地发生变化，人事档案的管理在企业发展中的作用越来越大。企业在发展的过程中，加强人事档案的信息化建设，可以使档案的使用效率得到极大的提升，进而才能更好地服务于企业与社会。