公安档案数字化建设分析

龚妃秀

（宁德市公安局，福建 宁德 352100）

引言：数字化处理档案资料，是借助扫描设备收集转化纸质档案内容，使其以电子文档形式存储在数据库中。利用信息技术、大数据等科技，合理划分档案类别，加强档案编整，构建出类目清晰、档案调取顺利的信息资料存储单元。在数字化处理公安档案时，能够提升公安档案的存储质量，便于高速查阅档案资料，确保档案完整规范，助力各部门工作有序进行。

一、现阶段公安数字档案使用的问题

（一）管理思想陈旧

公安单位拥有多种政策职能，作为国家行政、执法的基层单位[1]。在单位内部运行的管理体系，沿用着传统行政单位的管理方式。管理人员对于现代科技的使用未给予较高重视。在管理公安档案资料时，管理人员尚未形成数字化操作意识，引起公安档案在科技转化时，电子档案转化效率不高，难以确保各类档案资料的调取便利性，形成了纸质与电子未协同的混乱档案局面，降低了公安档案使用效率。

（二）技术先进性不强

公安档案资料编整、存储、检索各环节中，融合的数字技术较少，难以发挥数据科技价值。在各类因素共同作用下，多数公安单位在进行数字科技融合时，存在设备装置使用不完善、技术人才缺失等问题，无法保障公安档案管理质量。

（三）数字人才开发力度不足

公安档案管理时，存在数字人才培养力度不充足的问题，由此无法发挥数字科技的管理优势。一般情况下，档案人员不具备专业性数字科技操作技能。复合型人才缺失问题，增加了公安数字档案流通难度。因此，加强人才建设，提升先进科技利用率，或成为公安档案高效利用、智能调取的关键路径。

二、公安数字档案体系的构建建议

（一）融合全新的管理思想

在公安部门中，完善公安工作体系、加强社会服务、全面开展法治建设工作时，以公安档案为参考依据。在公安档案指导下，能够显著提升公安部门的整体工作能力，为社会给出更优质的服务。因此，公安部门需要积极转变档案管理人员思想，使其形成数字档案思想，以数字科技为起点，高效开展档案管理工作，及时发现档案工作的缺陷，提升数字档案体系的构建速度。与此同时，以档案人员为切入点，加强人才档案意识建设，使其充分认知公安档案对于法律完善、社会服务各项工作的重要指导价值，提升数字档案管理效果。

（二）构建先进性的数字管理体系

信息科技在各行业有效融合时，公安机关需要加强自身科技建设，积极使用各项安全防护技术，确保公安保密资料的存储完整，减少档案丢失、重要内容泄露等问题。因此，公安单位需要构建智能资料管理平台，配置相应防火墙、局域网等安全防护技术。与此同时，建设专用纸质档案存储室，从温度、光照、防潮等视角，提升档案存储质量，防止纸质档案受损，顺应数字档案管理的各项要求。在档案室与智能科技相互联合时，形成数字档案馆。在调取资料时，可查看电子版内容，可获取档案室纸质版的存储编码，提升数字档案资料的调取与流通速度，减少查找档案增加办案时间问题，助力公安工作高效完成。

（三）加强人才开发力度

其一，全面进行档案人员技能建设，使其拥有数字科技的操作能力，确保数字档案体系运行顺畅。其二，积极引入信息系统开发人才，加强数字管理系统功能设计、系统运维，切实保障档案体系运行平稳性。其三，明确档案管理各岗位权责，建立人才阶梯化晋升机制。应针对公安机关档案工作的混乱性，加强档案工作划分，结合工作量设定人才，关注人岗匹配，最大化发挥数字档案的应用价值。其四，构建数字档案应急防护机制，切实维护数字档案保密性，降低不法分子窃取机密文件的可能性，提升智能档案管理防护效果[2]。

三、N 市公安档案实例分析

（一）档案类型

公安档案是公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的公安专用文件材料，包括犯罪整治、治安维持、群众服务等各项工作中形成的文字、图表、声像等资料，按照不同的性质、特点可分为公安文书档案、公安业务档案、公安科技档案、公安声像档案、公安会计档案、公安干部死亡档案六大类，具有案件纪实功能，能够为后续服务体系完善、治安管理规范、犯罪问题分析提供参考依据。与此同时，公安单位在履职时，以社会服务、经济平稳为基础，在工作中会形成较多的档案资料，用于反馈社会经济情况、犯罪事实证据、审判结果、群众服务方案等内容。

公安档案按照保存周期的差异性，可将档案划分为长期保存、阶段性保存两种类型。阶段性存储的档案资料，会设定档案的存储有效期，比如30 年、10 年等。公安档案具有较强的保密性，对于调档身份具有严格要求，以防止保密资料泄漏问题。比如户籍档案资料，包括区域户籍人员的各项资料、家族成员相关信息等，此类材料在群众申请行政类事务时，需要在公安部门进行调取用，作为人员信息的凭证。

（二）档案利用现状

N 市公安档案在进行整编与存储时，运行的管理平台，连通于省公安厅。在系统最初构建时以档案共享为出发点，在2012 年正式开展运行。管理系统经历多年运行，具有数据交互、高效存储等功能。典型的系统有OA 平台，实行“随办结随归档”机制，有效便利了档案的传输与接收，确保了档案资料的传输质量和收集效率。然而，系统在构建时，以公安内网为主要运行平台，档案资料仅能在省内本系统各部门进行传输与交互，无法在各省各部门中进行交互使用。

根据国家数字化技术规范和《档案数字化外包安全管理规范》以及上级有关文件精神，N市采取业务外包的方式，严格遵循“安全第一、预防为主”的原则，公开向社会招标，选择有一定资质和经验的档案数字化加工服务机构，按照相关保密要求和技术标准，承包档案数字化加工任务。N 市在档案管理体系融合数字化科技后，已完成了一定数量档案资料的数字转化，便利了档案的查询与调取，有效缩短了纸质档案的调取与流动时间。然而，在缩短公众“证明材料”开具时间的同时，仍然需要经过严格的流程方能取得材料；各部门之间的材料打印与纸质版递送依然耗时，并未全面发挥数字科技的档案传输价值，无法有效提升办公效率。

（三）跨部门共享机制

1.数字化管理公安档案的必要性

其一，提高经济效益和办公效率需要。传统的档案模式为粗放型模式，需要较高的管理成本，包括人工成本、存储空间成本、保管运维成本、时间成本等。数字化管理档案把纸质为载体的档案对象转化为机读电子档案，有效节约了管理费用，还有益于减少纸张和人力的浪费，这也是对国家提倡节能环保政策的有效落实。同时，数字化档案使档案库从文件实体的保管变成提供利用方便的信息控制中心，极大便利了档案归档和利用，满足了信息化条件下高效便捷的查档需求，促进了办公效率的提高。

其二，顺应电子政务发展需求。公安部门作为基层政府服务单位，单位属性逐渐侧重于社会服务[3]。为推进服务型政府体系建设进程，建设智慧型政务平台，以群众需求为驱动，在线办理群众政务，形成一网通政务办理机制。在一体化系统建设工程中，需要坚持各部门资料协同，确保档案共享质量，加强各地区、各部门、多项业务的协同办理效果。一网通平台的建设，为跨部门数字档案交互与共享奠定了基础条件。因此，网上办公、无纸化档案生成与存储，加强政务服务，顺应群众政务办理需求，是提升政府服务层次的关键途径。

其三，公安档案资料严密性使用需求。群众申办政务时，需要调取相应的档案资料，由办理部门接收档案资料。在此期间，档案传送经历了人工转手过程，给予了人们较大的信息篡改机会。现阶段，证明类资料多表现为纸质版，而纸质版材料具有科技窜改的可能性。数字化处理后，对纸质档案尤其是历史久远的档案资料是更好的保护，通过数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。由此可见：证明材料在各部门之间有效传送，能够降低人为篡改的可能性，确保资料内容准确。

2.建立数字化跨部门档案共享机制的思路

其一，公安档案的共享体系构建理念。一是以群众调档需求为出发点，增强数字化档案体系的社会服务效益。二是健全档案管理的相关规定，明确各方公安档案共享权责。三是加强档案共享安全，减少资料篡改、隐私信息泄露等风险，提升档案共享服务性。

其二，公安数字化档案跨区域、跨部门的协同应用策略。一是合理转变档案管理思想[4]。公安档案使用的最终目标是加强档案流通与使用，因此，档案人员需明确自身工作职责，提升档案资料的流通性，服务群众，积极贯彻档案管理的各项规定。在档案管理期间，侧重于档案流通与共享，将档案人员角色由“馆藏人”转变成“信息服务者”，以此发挥公安档案的使用价值。与此同时，加强各部门协同效果，筑牢办公协同意识，切实增强档案服务性。二是构建完整的数字档案管理规范。结合各部门、各项业务对公安档案的调取需求，确保数字档案管理有据可依，提升档案调用的安全性与合法性，给予必要的法律监管。三是搭建数字档案平台系统。借助顶层设计方法，逐一梳理档案管理项目，构建明确的管理规范，从档案采集、鉴别、整理、保管、转递、查询、流通等环节，分别建立数字档案的管理标准，回避信息孤岛问题，加强各部门信息联通性。四是加强安全技术融合，比如防火墙、病毒防护等，切实保护公安档案存储系统安全，减少病毒与黑客的攻击。积极引入数字签名、文件加密、身份认证等技术，积极防控档案传输中可能面临的风险，维护公安档案的安全与完整。积极跟踪异常档案传输情况，结合查阅记录，进行异常问题监控、资料传输方向监管，核实调取资料人员身份，确保资料安全。五是执行档案双轨机制。对于档案实际接收存储的资料，进行数字化加工与保护。对于已完成存储的公安档案资料，进行数字加工，提升文件保密性。

结论：综上所述，以数据管理视角，转化与收集公安各项档案资料，作为加强公安工作质量、有效提升民生服务效果的关键措施，具有较高的社会效益。在建设智能性公安档案体系时，需要从数字档案认知、管理系统等多个角度，给出管理支持。与此同时，进行技术革新、人才建设等工作，有效发挥数字档案的跨部门交互、协同办公的应用优势。