纸质档案管理标准体系建设研究

文/黑龙江省地质测绘院　吴婷婷

纸质档案管理标准体系建设研究

文/黑龙江省地质测绘院吴婷婷

纸质档案管理在我国档案管理工作中一直是十分重要的内容。从1949年至今，我国纸质档案管理工作经历了一个相当长的历程，本文从我国纸质档案管理标准体系建设的问题和对策方面对纸质档案管理工作进行了分析。

纸质档案；标准体系建设；问题和对策

一、中国标准纸质档案体系的发展历程

纸质档案对于资料的留存、使用和记录都十分重要，任何事件的建立都需要一个标准和范围。所以我国在纸质档案标准的建立过程中也存在一定的发展历程。主要包括以下几个阶段：

（一）中国纸质档案标准体系的萌芽阶段（1949-1978）。1949年新中国成立，在党和政府的重视下，我国纸质档案标准体系建设被逐渐提上日程。当时纸质档案管理人员的主要任务是：对旧时期纸质档案的遗留问题进行整理归纳。具体任务包括：接受旧纸质档案；对重点纸质档案进行抢救；组建新机构；立卷归档等。由于这一时期还没有组建确定的纸质档案管理机构，也没有建立确切的纸质档案管理办法，各工作都处于萌芽阶段。

（二）中国纸质档案标准体系的理论探索阶段（1979-1990）。1979年是改革开放元年。在这一年我国的各项工作蓬勃发展，百废待兴。1978年，我国的国家标准局成立，为我国的纸质档案标准体系建设工作奠定了基础。这之后，《纸质档案法》《纸质档案法规体系方案》《中华人民共和国标准法》等纸质档案标准相关的法律法规相继出台，为以后纸质档案标准管理的具体实践提供了理论依据和指导。

（三）中国纸质档案标准体系的实践引导阶段（1991-2000）。这一阶段通过固基护本，着重了对核心标准的制订，并不断充实扩展、修订更新，不但填补了纸质档案标准空白，也开拓了纸质档案工作标准化新的事业。总体来看，这一阶段根据实践的需要制定了大量的纸质档案标准，初步形成了纸质档案标准体系，充分发挥了纸质档案标准在纸质档案工作中的作用。

（四）中国纸质档案标准体系的规划体系阶段（2001年至今）。2002年国家档案局颁布《全国纸质档案信息化建设实施纲要》，针对档案信息化建设，把推进纸质档案标准化建设作为新时期纸质档案管理工作的紧要目标。

二、 纸质档案标准体系的结构要素和内容要素

（一）纸质档案标准体系的机构要素。1.纸质档案标准体系的层级结构。纸质档案体系的层级结构主要是指纸质档案管理的上下级之间、共性与个性之间的关联以及各自对纸质档案管理的要求，一般是指总的系统体系的子系统。可以说，在总节点和总机构中，体系的标准更具有抽象性和无法描述性，在子系统和子节点中，纸质档案的体系标准更具体也更具有专用性和实用性。2.纸质档案标准体系的性质结构。纸质档案体系标准的性质结构是指各种性质不同纸质档案的管理标准，包括文书纸质档案、人事纸质档案、科技纸质档案、财务纸质档案和电子纸质档案等。依据这些不同的纸质档案，纸质档案体系的标准建立也不一样。3.纸质档案标准体系的流程结构。纸质档案的流程标准包括纸质档案的生命周期内需要管理和进行的相关步骤。一般依据纸质档案的内部相关性和时间的进行顺序进行。因此又成为纸质档案的程序性结构。

（二）中国纸质档案标准体系的内容分析。依据中国纸质档案标准体系的内容，可以分为两个部分，即中国纸质档案管理内容的物理管理和逻辑管理：1.纸质档案标准体系的物理管理。纸质档案管理中的物理管理多是指纸质档案管理中所使用的一些实际物品的管理。常见的有纸质档案所置房间的建设和使用、纸质档案盒和纸质档案架、纸质档案柜的制作和使用、消毒柜的购买或制作、纸张、磁带或胶卷等载体的存放和管理等。2.纸质档案标准体系的逻辑管理。纸质档案标准体系的逻辑管理主要包括纸质档案管理中的一些归档、使用和存放的逻辑工具的用途管理。具体有：制定纸质档案分类方案、制定纸质档案接收范围、制定纸质档案管理期限表、制作纸质档案管理软件及其各种制度、规则、办法等。根据其适用范围可将纸质档案的逻辑管理工具分为通用性逻辑工具和特殊性逻辑工具。

三、目前纸质档案标准体系存在的一些问题

（一）缺乏科学的规划和设计方案的制定。综合以上纸质档案管理的标准和内容，我们了解到，我国纸质档案管理存在着一定的在建立标准的过程中必须考虑的人力、财力、物力的提供和周全。因此有些机构本身就很小，也许只有一个工作人员在管理纸质档案；而有的企业很大，分为众多子公司和部门。因此不能简单的标准来要求这些单位的纸质档案管理，在纸质档案标准管理的科学规划上存在一定的问题。

自1949年我国开始着手纸质档案管理标准工作系统的建立以来，各个部门出台了众多的方案来要求纸质档案管理，有些纸质档案管理标准有重复。但在有些关键环节，如纸质档案的建立、保存和纸质档案管理期限的标准和监督管理措施却没有建立。

（二）不能与国际接轨。目前，是否采用和应用国际ISO标准是衡量纸质档案管理水平是否先进的重要标志之一，从目前我国现有的纸质档案标准来看，我国在制定纸质档案标准的过程中很少考虑到与国际标准的一致关联性，纸质档案国际标准的采标率还不是很高。不能确保和国际管理标准一致，无法达到通用性。

（三）纸质档案管理透明度不够，缺乏开放性。纸质档案管理标准体系的建设过程中应该具备一定的开放和透明性。让大家都能够了解纸质档案的存在，工作人员能够快速找到应有的纸质档案才是纸质档案管理的重要要求。而在目前纸质档案的管理中，尤其是人事纸质档案，很多单位和国家部门不能很好地协调，致使纸质档案管理混乱，对保管年限的要求和责任也不够明确。

（四）缺乏纸质档案管理的专业化人才。目前，我国纸质档案管理人员多为单位无处安排的职员，而对纸质档案管理工作没有引起足够的重视。因此，我国相当缺乏纸质档案管理专业人才。

四、 纸质档案标准体系发展对策

（一）合理规划纸质档案管理标准。

在我国纸质档案管理标准体系的建设中，应合理规划纸质档案管理标准，分工明晰，确保纸质档案的不重叠。各部门和单位保证各司其职，又能相互联合，做好纸质档案管理工作。

（二）学习国际化的纸质档案管理知识。同其他知识的理解和学习一样，纸质档案管理也不能闭门造车，要多向外国学习相应的纸质档案管理技术和经验，向外国学习，和国际接轨。

（三）保证纸质档案管理的透明性。在纸质档案管理的同时，还应当注意纸质档案的透明性，加强纸质档案管理的开放

性。在制定纸质档案管理标准时应注意这一点。

（四）培养纸质档案管理人才。培养纸质档案管理的人才首先应从国家层面重视纸质档案管理人才的培养，多设置相关专业；其次要加强在岗人员的培训；最后还要招聘高学历人才来任职纸质档案管理。

[1]刘梅瑰.基于分布式架构的高校档案数字化管理信息系统的设计与实现[D].南昌大学,2014.

[2]贾文溪. 中国档案标准体系研究[D].辽宁大学,2014.