不动产档案管理中的利用和保密

佟静

（黑龙江省鹤岗市不动产登记中心，黑龙江 鹤岗 154100）

不动产档案记录了房屋的权属、转移、变更、抵押等信息，是不动产档案信息使用的基础。档案利用与保密工作具有一定的矛盾性，但是又统一于服务社会发展建设。还要充分地认识不动产档案管理中保密与利用的重要性，找出两者之间的平衡点，更好地发挥不动产档案实用价值。

一、不动产档案保密与利用关系的分析

保密与利用是不动产档案管理工作的两个主要方面。保密工作指向保证不动产档案数据信息安全，强调在规范、科学、安全、有序的环境下进行不动产档案流转，防止不动产档案在使用过程中出现数据信息篡改，档案丢失或者泄密等风险。不动产档案的利用主要指向服务产权交易，满足职能部门的信息查询需要。可以说不动产档案保密是开展不动产档案应用服务的基础，只有做好保密工作才能发挥不动产档案的实用价值。科学化的应用不动产档案可以促进不动产档案保密建设升级，提升不动产档案管理基础工作质量，促进各项工作持续优化改进。

二、不动产档案保密与利用的主要问题

（一）人员专业性不高

不动产档案管理的专业性较高，不仅要求相关工作人员熟悉不动产登记业务，具备丰富的一线实践经验。而且还要求不动产档案管理人员具备信息化操作能力，熟悉在信息化环境下开展不动产档案管理的有效方法。有些基层单位不注重加强不动产档案管理人员培训，严重制约了不动产档案管理人员成长。目前情况下，从事不动产档案管理人员的专业技术能力还有待提高。

（二）法规制度不明确

不动产档案利用与保密工作的制度法规还有待健全，还需要与时俱进，尤其在信息化不动产档案管理工作体系下，有些工作制度较为落后，导致档案管理的随意性大，不能扎实地做好不动产档案信息的核对工作，因此影响不动产档案应用整体水平。还有的不动产档案管理存在重管轻用的问题，没能实现不动产档案信息有效共享，影响了不动产档案信息实用价值的发挥。

（三）责任意识待提高

当前情况下，有些负责不动产档案管理人员的责任意识还有待加强，不少一线从事不动产档案管理人员工作压力较大，因为日常业务量较大，长期处在繁忙的一线工作，使得一些档案员存在麻痹大意思想。有一些档案管理人员未能有效进行档案审核，缺乏层层把关的责任意识，因此影响了不动产档案管理的保密性和精准性，不利于更好地发挥不动产档案信息的实用价值。

（四）软硬件条件不足

开展好不动产档案管理工作需要强有力的软硬件技术条件作为支撑。但是，用于不动产档案管理工作中信息系统相对老化，专业管理软件的更新速度较慢，现有档案管理系统未能发挥大数据与云存储技术的作用，相关技术条件更新不足，不能满足新时代开展移动互联网化、数字化、直观化不动产档案供给服务的需要，还要从保密与利用的角度进行专业技术的开发建设。

三、不动产档案保密与利用的优化措施

（一）提高管理人员素质

增强不动产档案管理人员能力素质，促进相关工作人员履职尽责，才能保证不动产档案在保密的基础上充分利用。不动产档案管理专业性较强，要求不动产权管理中心积极培育档案管理专业意识，要求不动产档案管理人员掌握档案查询、维护、管理、应用的具体工作方法，同时熟悉不动产档案管理的方法政策，具有良好职业道德，树立爱岗敬业思想。针对特殊时期不动产档案管理应用需要进行专门业务培训，例如，围绕货币化分房、不动产权证登记信息变更，多证合一等进行专门业务培训，提高不动产档案管理人员数据信息挖掘与应用能力。还要激发不动产档案管理人员的主动创新意识，鼓励不动产档案管理人员积极学习相关的专业知识，围绕本职工作找出专业技能创新点，研究不动产档案管理的问题，实现专业技术不断创新。

（二）全面强化责任意识

不动产档案管理应当依法治档案，切实加强国家有关档案法规的学习，严格地落实不动产档案管理相关条例。首先，应当认真学习不动产档案管理法规，加大执法力度，严格监督不动产档案管理工作履职情况，既要了解服务对象的档案使用需求，又要严格地防止档案泄密，从而更好地维护权益人的合法权益。其次，严格落实不动产档案管理工作责任制度要求，加强不动产档案管理工作实践的绩效考核，要求相关专业技术人员严格履职，经常梳理工作中的漏洞，分析制度漏洞深刻原因，细化整改方案，提高不动产档案管理科学性。第三，把握不动产档案管理技术更新要点，围绕近期工作梳理不动产档案管理工作规划，围绕重点项目做好日常工作安排，适当的提高权责人的履职意识。加强不动产档案管理工作严肃性的宣传，加强典型案例的学习工作，通过一些工作中的案例提高责任意识，提升不动产档案管理履职能力。

（三）积极进行技术更新

不动产档案管理应当具有信息化、专业化、科学化的特征，强调不动产权管理中心加强档案技术设备平板，满足档案保密与利用的工作需要。首先，高度重视档案管理保密的重要性，重点完善档案安全防护体系，开发专业的不动产档案管理系统，加强网络运转环境的管理工作，提升计算机的安全防控等级，充分运用防火墙技术、数字签名技术和电子文件的认证技术，加强往来档案的鉴别工作，保证不动产档案真实性，防止不动产档案应用过程中出现信息篡改问题。其次，加强不动产档案的应用管理，根据不动产管理的需要适当提高不动产档案应用开放性，科学协调保密与利用的关系，明确不动产档案使用权限，保证不动产档案在安全环境下进行信息供给，对不动产档案使用者进行身份识别，基于大数据与云存储技术满足档案交换需要，推动不动产档案管理向智能化的方向发展，切实提高不动产档案应用有效性。

（四）强化安全责任意识

在信息化时代还要高度重视做好不动产档案安全管理工作，完善不动产档案管理工作的运行机制，建立完善的不动产档案监控系统，针对电子档案和纸质档案创新管理办法。具体来说，不动产档案采用分级管理的办法，赋予不同级别人员不动产档案使用权限，区分查询权、打印权、修改权和删除权。完善纸质档案的借阅查询机制，借阅不动产档案应当有信息记录，建立档案借阅时限制度要求，避免不动产档案使用中的损失，有效保证不动产档案得到有效保护。还要完善不动产数据信息监督机制，对电子档案加强审核监督，有效保证不动产档案精准性，做好电子档案的备份工作，推动纸质档案的数字化，并且优化相关工作的管理流程。

结论：随着不动产档案管范围不断扩大，档案管理工作内容日趋复杂，提高不动产档案保密性和增强应用效率之间存在一定矛盾。不动产档案管理人员还要依法履职，全面提高自身能力素养，加强相关法律的学习工作，依托先进的信息技术开展不动产档案管理，实现不动产档案管理规范化，给新时期不动产档案管理提供强有力的支撑，促进不动产档案管理的科学化发展。