秦文然
(洛阳市中心血站,河南 洛阳 471000)
纸质资料是传统档案管理存储的主要内容,其存在形式多种多样,如文字、图表等,并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是,通过利用计算机和网络技术,不仅实现了档案的存储,还实现了资料的传送和处理。当前,信息化、多元化成为时代发展的主题,对于档案管理的质量和效率,人们提出了更高的要求。在很大程度上,传统档案管理无法满足这一需求。然而,不可否认的是,传统档案的特点,决定了它的不可替代性。同时,电子档案管理因其便捷性、高效性等特征,同现代人们的生活息息相关,电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。
即便是现如今电子档案管理盛行,发展速度如此之快,但在档案管理这一块,传统档案管理跟电子档案管理在原理上还是相通的,电子档案管理只是在传统档案管理上进行了进化和提高,是时代的产物,同时也是档案管理不断优化和整合之后的结果,在现代信息技术不断发展的今天,相较于传统档案管理,电子档案管理更有利于开展,更加体现出管理本身质量以及技术上的提高,这是传统档案管理没办法进行比较的。但是基于此而否定传统档案管理是不合理的,因为电子档案管理不能够单独存在,电子档案管理涉及的管理相关安全问题更为严重,因此即便是电子档案管理如此盛行,其所涉及的相关档案内容还是要尽可能进行数据备份,最好是以纸质版的形式存在,特别是一些相关的重要电子文档,受限于网络安全以及计算机自身使用等潜藏的威胁和隐患,更需要以纸质版传统档案资料的管理方式进行备份存在。当然相较于传统档案管理,电子档案管理所能够存储的内容以及信息是巨大的,它依托于计算机技术存在,其存储以及调取十分便捷,能够真正实现档案信息资源上的及时共享,这是传统档案管理无法比拟的,但是在调取电子档案的过程中更容易做到悄无声息,因此在电子档案管理过程中,相关的调取以及修改都应该有所记录,以保证档案管理的安全性和绝密性。
分析完传统档案管理和电子档案管理的共通性,接下来我们要分析的是传统档案管理跟电子档案管理之间的不同之处:首先,传统档案管理在对档案资料进行管理使用时,往往需要将相关的档案资料全部整理完毕之后,再由档案管理人员按照规定进行归档统一规划,因此对于档案资料的归档只能在档案管理人员存在的时候进行,效率低,管理归档方式单一。但电子档案管理不存在以上问题,电子档案管理对于档案资料的归档随时都在进行,电子版本易于复制,可以有效提高调阅效率,对于档案资料的归类可以不断进行,同时在调阅时只需要进行登记,设定分类号以及访问权限就可以搞定了,效率高。
除了归档时限的要求不同之外,这两种档案管理方式在对档案进行归档时也有明显的区别,传统的档案管理方式在归档时注重的是档案自身的完整性、系统性以及有序性,一旦打乱势必要浪费档案管理人员大量的时间和精力去重新整理归档。档案管理人员要首先统计档案,同时要按照一定的编排顺序进行归档处理,不能够随意打乱。电子档案管理依靠的是电子编码技术,在对档案进行录入时进行不同的电子编码,只要固定好了电子编码,在调阅之后不用担心归档混乱,效率高,使用起来十分便捷,是传统的档案管理所不具备的。
对于两种档案管理方式而言,最为重要的区别是在档案资料的管理和保护上,传统的档案管理更多以纸质存储为主,因此存储难度大,对于存储的环境要求高,相关资料需要保证防虫、防火、防受潮等各种环境问题。同时,在借阅过程还很容易出现诸如丢失以及损坏等问题,因此在传统的档案管理过程中,更注重的是档案管理的完整性,纸质档案管理存在有心人修改十分简单、无心人修改十分困难的情况。电子档案在存储方面是以电子编码的形式存在的,在调阅过程中不会出现调阅丢失以及损坏的问题,当然电子编码器存在的电子档案其实更容易被修改或者抹去修改痕迹,更容易处于编辑状态,在档案资料的使用上安全性更高,但是访问更容易,因此对于电子档案的访问权限设定以及分类号设定是十分重要的,只有这样,才能够保证电子档案的安全性和绝密性。
除了区别传统档案和电子档案的不同之处,还需要考虑两种档案资料保存方式上的差别,传统档案一般资料保存在档案室,往往需要专业人员进行管理;而电子档案资料则保存在计算机的硬盘光盘中,因此对于档案资料的调用而言,传统档案资料调用需要去专门的档案资料室,而电子档案则只需要通过相关的信息媒介,从计算机中调取。
唯有达到一定的条件,充分利用档案才能够顺利进行注册与登记,成为电子档案管理部门的工作人员。作为电子档案管理工作者,要通过远程的方式实现电子档案系统的登记,在电子档案中心进行身份确认之后,才能够得到档案查阅的权限,同时具有借阅登记及缴纳查询费用的权利。
相较于传统的档案管理方式,电子档案是近几年才逐渐发展起来的全新档案管理方式,其本身产生的时间短,应用时间更短,因此为了防止相关的重要电子资料信息出现丢失以及相关计算机出现安全隐患,在使用过程中,最好定期对电子文档资料进行备份或者备份纸质版档案资料,在相关的目录中进行准确的备注,同时也要方便查询和调用,这样才能够更有效地提升档案管理的效率,同时这种将电子档案跟传统档案结合在一起的方式,能够保证档案管理的安全性和有效性,同时将电子文件和纸质文件共同保存起来也做到了双保险,在档案保存上采用双轨制,在归档文件上采用双套制,有效解决了电子文件在保存中容易出现的问题。
为了防止电子文件出现安全问题,在条件许可的情况下,应该对电子文件设定计算机内部的隐性条码,这样做可以保证电子文档在归档时的方位工作以及在电子文档调用过程中出现复制文件的识别,在档案部门管理相关电子文档的过程中,只需要输入相关隐性条码就可以发现电子文档归档是否完全,是否与原电子文件一致,同时也能够防止伪造,做到安全权威,这种将电子文件进行可读性设置,能够防止电子文件被更改或者重写。
信息载体的老化和变质现象,是电子档案管理工作中不得不面对的难题,因此必须加强电子档案的安全备份工作,防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。目前,云技术是一种较为常用和有效的保护方式。电子档案管理的操作程序较为复杂,这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。因此为了确保电子档案的真实性和可靠性,应加强管理人员的技术培训工作。黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险,在电子档案的数据传输和共享过程中,威胁着数据信息的安全,因此应做好信息安全的管理工作,利用多种方式保护好电子档案资料,如档案加密、网络防火墙等等。虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高,且国家也出台了相应的电子档案管理法规,但是一些具体的细则仍不够完善,相关部门应该推出相应的电子档案管理办法,为档案管理的发展保驾护航。
总而言之,相较于传统档案管理而言,电子档案管理不仅提高了档案资料调阅问题,在各个方面都有了很大的提升,真正让档案管理的效率得到了有效的提升,同时也替代了传统的纸质版,降低了纸品的消耗,促进了环保的发展,这是传统档案管理不能够相提并论的,但是就此否定传统档案管理也是不可取的,至少在一些特定方面,传统档案管理还是有着不可忽视的优点,因此只有将两者有效结合起来,才能够扬长避短,真正提高档案管理的质量。