运用信息技术提升学校档案管理效率的研究

宁英利

（山东省烟台市招远市竞技体育学校，山东 烟台 265400）

学校档案管理可以对师生成长情况进行有效了解，在掌握思想动态基础上做好基本情况的记录，在档案信息分析基础上给后续管理工作提供数据支持。档案管理是需要获得先进技术的支持，重视通过信息技术运用构建系统化的档案管理与创先发展平台，立足技术优势发挥基础开展高水准的档案管理，在各项档案资源管理和分析基础上推动教育管理工作的优化发展。所以学校应该通过信息技术运用提高档案管理工作的开展效率，进一步保障档案管理工作的落实效率。

一、传统档案管理模式的弊端分析

研究指出运用传统思维进行档案管理是存在多种弊端的，未能关注到档案管理的价值与实践特色，不能对各项档案资源进行科学管理与有效运用，不能立足档案资源管理与利用推动学校的创新发展。长期开展人工档案管理工作存在多种问题，一是未能对档案资源进行充足利用，档案管理与使用效率比较低。因为档案资源涉及的范围比较广泛，在进行档案资源检索和运用过程中出现检索效率较低的问题，限制档案管理工作的落实效率。二是未能对档案资源进行严密保管，限制保密性的保障效果。人工开展档案管理经常会出现接触太多主体，没有对档案资源进行保护与科学利用，在管理与使用过程中出现保密性较差的问题。三是不能保障档案资源查找与维护工作。传统档案管理方式会导致大量档案资源被忽略或者是使用率较低的问题，长久就会导致档案资源与管理数据增加工作人员进行档案管理的综合能力，不利于在工作中进行档案信息的查询和更新保护工作。

二、运用信息技术开展档案管理的特点

科学技术对学校档案管理工作效果造成影响，在科技进步背景下推动档案管理的信息化发展，通过各项技术的运用改变传统人工形式的档案管理，在自动化处理基础上提高档案管理的实际效率。学校在进行档案管理过程中需要关注到信息技术的运用的价值，在技术优势发挥基础上推动档案管理的创新发展，立足自动化处理推动档案管理的优化发展。现代化档案管理工作呈现出数据存储数量较大，资源查询方便和处理速度较快的特点，在技术优势发挥基础上提高对各项档案资源进行管理和信息处理的综合能力。工作人员需要在信息技术支持下对档案资源进行系统化管理与内容探索，在进行文字处理基础上通过图表的运用进行分类处理，有利于对档案信息进行查询与交流[1]。同时也对工作人员素质提出更高层面地发展要求，在掌握信息技术基础上探索创新发展的道路，在提高个人素质基础上推动档案管理工作的优化发展，有助于提高档案管理工作的落实效率。

三、有效运用信息技术提升档案管理效率的策略分析

（一）立足信息技术推动档案管理工作的规范性与创新性发展

基于档案管理工作呈现出的特色与创新发展趋势，学校应该在技术优势把握基础上制定系统化档案管理平台，通过各项技术运用提高档案管理的实际效率，在技术优势把握基础上推动档案管理的规范化发展能力。一方面需要在信息技术运用过程中构建系统化的档案管理平台，在分析技术运用特色和实践价值基础上制定规范化发展的方案，在辩证分析基础上提高档案资源的管理效率[2]。同时应该在数字化建设基础上推动档案管理工作的创新发展，在信息技术灵活运用过程中探索提高档案资源管理的综合能力，在科学运用基础上保障后期档案查询与资源整合各项工作的落实效率。

另一方面则应该在合理投入经费基础上打造良好的档案管理环境，通过自动化处理保障档案管理和资源运用的整体效率，在改变传统工作方式基础上提高档案资源整合与管理能力。在进行档案管理时需要关注到工作经费的合理运用，在采购硬件设备基础上制定完善的档案管理工作制度，在进行技术操作基础上营造良好的工作环境，利于工作人员开展更高水准的档案管理和实践运用探索。这样能立足信息技术推动档案管理工作的规范性与创新性发展，通过各项资源整合运用构建更高水准的档案管理平台，在信息技术灵活运用基础推动档案管理优化发展，工作人员可以在规章制度指导下进行数字化的档案管理探索。

（二）通过多种方式提高工作人员的专业能力和职业素养

研究指出现代化档案管理工作呈现出数据存储数量较大，资源查询方便和处理速度较快的特点，可以在技术优势发挥基础上提高对各项档案资源进行管理和信息处理的综合能力。基于学校档案管理的内容和创新发展需求，工作人员需要在信息技术支持下对档案资源进行系统化管理与内容探索，重视是在进行文字处理基础上通过图表的运用进行分类处理，在保障档案管理规范发展基础上提高档案管理和数据分析的综合能力。与传统档案管理工作相比，在进行现代化档案管理探索过程中应该关注到工作人员的综合素质，在保障工作人员素质基础上推动各项档案管理工作的优化发展[3]。所以学校应该通过多种方式提高工作人员的专业能力和职业素养，在数字化探索过程中提升档案数据的保密程度。

一是通过岗位招聘的方式吸纳更多高素质人才，运用信息技术开展更高水准的档案管理与数据分析，在行业发展趋势分析基础上制定科学的工作方案。重点对应聘人员的专业能力和职业操守等内容进行考核，通过吸纳高素质工作人员的方式推动档案管理工作的创新发展，在提高工作人员素质基础上保障档案管理工作的落实效率。二是通过岗位培训的方式提升工作人员的综合素质，引导其以良好的精神态度参与到档案管理与优化探索中。立足主题培训活动开展对工作人员进行计算机操作、档案管理、职业操守与法律法规等方面的教育指导，以此提高工作人员队伍的组建质量[4]。三是通过定期考核方式提高工作人员的综合素质，在定期考核基础上分析档案管理中存在的问题，围绕问题开展针对性地培训指导与自主成长引导，提升工作人员对档案管理的认知程度。在考核评价基础上制定科学的档案管理工作方案，围绕出现的档案管理问题实施针对性地整改，利于工作人员高效率完成档案管理各项工作。

（三）重视进行档案管理安全保障工作的探索

因为传统档案管理方式会导致大量档案资源被忽略或者是使用率较低的问题，长久就会导致档案资源与管理数据增加工作人员进行档案管理的综合能力，也容易在档案管理中出现泄密或者是资源遗失的问题，不能符合时代发展对档案管理提出的创新发展需求。所以进行档案管理过程中应该进行多个层面探索，重视进行档案管理安全保障工作的探索，在对档案资源进行管理过程中推动后续管理工作的优化发展。一是制定科学的信息化档案管理制度，在技术优势分析基础上制定解决安全隐患的策略，减少档案信息被泄露问题的发生[5]。在对电子文档进行管理过程中需要关注到版本更新出现的兼容性问题，在兼容性分析基础上保障档案信息管理的实际效率，以免在管理工作中出现档案信息管理效率低下的问题。同时应该在加密技术支持下对档案数据进行分类处理和加密管理，做好档案管理与实践运用之间的关系，有助于提高档案管理工作的落实效率。二是对电子文档进行保存环境和操作方式的制定，在落实防虫害处理工作基础上保障档案资源管理的安全性能。工作人员在进行管理过程中需要做好纸质文档和电子文件之间的关系，在相关操作要求基础上提高档案管理的实际效率。

结论：综上得知学校需要在时代背景下思考通过哪些方式推动档案管理工作的优化发展，在满足时代创新需求基础上进行多元化探索，围绕技术优势提高档案管理的规范性和创新发展能力。本文认为学校应该在技术优势把握基础上制定系统化档案管理平台，在技术优势把握基础上推动档案管理的规范化发展能力。同时需要通过多种方式提高工作人员的专业能力和职业素养，重视在数字化探索过程中提升档案数据的保密程度。此外也要重视进行档案管理安全保障工作的探索。