应届毕业生档案应该如何存放与保管

石艳艳

（陕西省榆林市佳县人事信息中心，陕西 榆林 719200）

一、应届毕业生档案存放与保管中存在的问题

应届毕业生档案是高校应届毕业学生身份、学历和资历等方面的重要证明，对应届毕业生离开高校之后的发展极其重要，有着难以替代的作用。但是随着我国分配制度的改革以及部分用人单位对应届毕业生档案的不够重视，导致了应届毕业生档案存放与保管中出现了一定的问题。

（一）应届毕业生档案存放与保管的意识淡薄

近年来，随着我国高校毕业生分配制度的变化，应届毕业生档案存放与保管方式也发生了很大的变化，主要表现为我国应届毕业生由定向分配为主转变成为了自主择业为主，由此也造成了应届毕业生档案存放与保管的“五花八门”，比如有的应届毕业生暂时没有找到工作，档案会由学校或者自己进行存放与保管；有的应届毕业生暂时找到了单位，则将档案暂时存放在人才市场或者单位；有的则存放在了各级教育部门；甚至有的应届毕业生由于不能很好的存放与保管档案，造成了档案的丢失等等。总之，应届毕业生在毕业之后，由于忙于自主择业，一切以找工作为中心，无暇顾及档案存放与保管的事情，对档案存放与保管的意识淡薄，造成了档案存放与保管的混乱。

（二）单位对应届毕业生档案的重视程度不足

从目前来看，以陕西佳县为例，除了行政事业单位招收的应届毕业生由于实行考试制度，对应届毕业生的档案比较重视外，其他单位的对应届毕业生档案的重视程度不足。特别是在企业里，主要看重的是应届毕业生的个人能力，在对应届毕业生的学历证书等证件进行核实后，对应届毕业生的档案很少进行关注，进而造成应届毕业生对档案不管不顾。最终导致应届毕业生档案长期无人过问，存放和保管问题突出，同时，作为档案的所有者，应届毕业生对档案的存放和保管状况也不尽了解，使档案渐遭遗弃，“弃档”现象也来越严重。

（三）应届毕业生档案的后续材料“零充实”

由于现实的形式所需，在企业打工的应届毕业生对自己的档案重视不足，再加上没有形成完善的材料收集机制，应届毕业生档案后续材料的收集是比较麻烦的，因此大部分在企业工作的应届毕业生，工作几年后毕业生档案中完全没有在企业工作的经历，只有在学校期间的材料，造成了工作经历的不完整。以陕西佳县为例，大部分企业对于应届毕业生的档案基本上是不过问的，而应届毕业生本身对于档案也很少关注，应届毕业生的档案成为“真空”般的存在，不管档案是在哪个地方进行存放和保管，后续材料基本上都是“零充实”。

（四）应届毕业生档案应用时无从查起

由于应届毕业生自己和部分单位对应届毕业生档案不够重视，造成了部分应届毕业生档案的存放与保管经常出现问题，甚至经过一段时间后无法找到。部分应届毕业生对于自己的档案在什么地方、档案里有什么材料等不清楚，一旦用到档案的时候，即使浪费了大量的人力、物力也无从查起。以陕西佳县为例，部分应届毕业生的档案在自己手里，由于忙于四处找工作，极易造成档案的遗失，而一旦遗失，如果参加行政事业单位招聘，用到档案时补起来又非常的麻烦和困难。

二、应届毕业生档案存放与保管的对策

（一）增强应届毕业生对档案的重视程度

作为应届毕业，虽然一切应以找工作为中心，但是也要充分认识到档案存放与保管的重要作用，充分认识到档案对自己以后发展的重要意义，切实提高对档案存放与保管的重视程度。

作为应届毕业生的人才服务机构，也应该通过各种渠道向应届毕业生宣传有关人才服务机构代理人事档案的管理业务，让应届毕业生充分认识到，档案存放与保管的重要意义，参加工作之后一定要密切关注档案的存放与保管，掌握自己档案的动向。以陕西佳县为例，应届毕业生可以向佳县的人才服务中心进行付费托管，并定期与托管机构保持联系。而作为学校，要进一步加强应届毕业生的就业指导工作，让应届毕业生充分认识到档案对于自身工作、晋升、成长的重要作用，让应届毕业生深刻领会到档案不是可有可无的。同时还要对应届毕业生的档案存放与保管流程进行明确的告知，进行针对性的引导，使应届毕业生知道，在什么样的条件下该如何进行档案的存放与保管。

（二）做好应届毕业生档案的有效转接

应届毕业生档案存放与保管之所以出现一定的问题，主要是学校与人才服务机构不能实现毕业生档案的有效转接所造成的。而高校之所以不能对应届毕业生档案进行及时的转接，主要是因为应届毕业生档案的转接比较耗费精力，所以高校很少主动的将应届毕业生档案向人才服务机构进行转接。鉴于这种情况，作为人才服务机构要主动作为，做好应届毕业生档案的有效转接。

以陕西佳县为例，人才服务机构对于自行进行应届毕业生档案转接的学生，人才服务机构要积极接待，提高服务水平，对手续齐备的要及时办理转移手续，对手续不齐备的应届毕业生，人才服务机构的工作人员要交代清楚，让他们知道应该怎样补齐手续；对需要人才服务机构直接到学校进行提取的应届毕业生档案，人才服务机构可以进行集中提取；同时还应采取远程办理的方法，对身处外地的佳县高校应届毕业生档案进行转接，通过邮寄调档函和档案方式接收和转移档案。通过这些行之有效的档案转接服务，可以减少应届毕业生因为存放和保管档案而耗费的精力，提高对档案的重视程度，增强档案适当存放和保管的主动性和自觉性。

（三）做好各方的联络工作

从目前来看，陕西佳县人才服务机构在应届毕业生档案存放与保管的过程中，发挥着非常重要的作用。因此，在具体的工作过程中，陕西佳县人才服务机构对于未到单位进行报道，并且前来进行咨询档案的应届毕业生，要了解清楚具体的情况，帮助他们做好档案的查询与调取工作。对于已经到相关单位报道的应届毕业生，要做好登记与档案接收手续，并与这些应届毕业生经常性的进行联系。

对已经就业但档案不能及时转出或者无法转出的应届毕业生，要与应届毕业生或者其所在的单位做好联系，提醒他们要记得将工作后的档案材料及时的转移到佳县人才服务机构。

对于应届毕业生而言，也应积极的与陕西佳县人才服务机构进行联系，特别是在毕业后如果个人的资料和信息发生了变化，要及时进行更新，这样才能够保证应届毕业生存放与保管的全面性，提高应届毕业生档案的使用价值。

对于人才服务机构来说，还要进一步加强与各个学校之间的联系，将现有的后置性管理转变为具有前瞻性的指导性服务，通过对应届毕业生就业进行有效的指导，让应届毕业生了解和掌握离开学校之后要到工作所在地或生源地的人才服务机构进行报道，以陕西佳县人才服务机构为例，可以通过与学校加强联系，让佳县本地的应届毕业生或者要到佳县进行工作的外地应届毕业生，到陕西佳县人才服务机构报道，进行应届毕业生的档案托管并进行人事代理的办理。

（四）全面推行与市场经济发展相适应的人事代理制度

为了适应市场经济的发展需要，我国推行了人事代理。从本质上来看，人事代理是一种新型的人才社会化管理方式，这种管理的基础就是对人事档案的管理。我国毕业生分配制度的转变，导致毕业生的择业时间进一步延长，部分应届毕业生在短期内无法实现就业的情况已经成为常态，因此，就需要加大应届毕业生人事代理的力度。

首先，要进一步扩大人事代理的范围，在做好“个人代理”的基础上，陕西佳县人才服务机构要积极主动的与各个高校进行联系，对人事代理的相关政策进行宣传，并积极制定对毕业生实行人事代理的优惠政策，对应届毕业生实行以学校为单位的“集体代理”；其次是要进一步完善人事代理的内容，对应届毕业生的档案进行全方位的代理，真正的解决应届毕业生由于找工作而无暇顾及档案的后顾之忧，有效的促进应届毕业生的合理流动，提高人才服务机构的代理效率。

三、结语

总体上来说，由于我国市场经济的进一步发展和毕业生分配制度改革的不断深化，使应届毕业生档案的存放和保管面临着一系列的问题，为此，无论是应届毕业生、学校还是人才服务机构，都要从加强应届毕业生档案的存放和保管出发，切实提高应届毕业生档案存放和保管的重视程度，不断加强交流沟通，共同建立完善的运行服务体制和制度，使应届毕业生档案存放和保管工作得到积极有效的落实。