大数据背景下事业单位提高人事档案管理水平的策略

张海楠

（黑龙江省退役军人服务中心，黑龙江 哈尔滨 150036）

随着事业单位改革的不断深入，人力资源在事业单位发展中发挥着越来越重视的作用，这也对人事档案管理工作提出了更高的要求。特别是在大数据环境下，将大数据技术与人事档案管理工作深度融合，在人事档案管理工作各个环节都需要重视先进技术手段的应用。而且随着大数据技术与档案管理工作的有交融合，事业单位人事档案管理工作中需要充分利用大数据技术，不仅有利于人事档案管理工作水平的提升，同时也能够使其积极与时代发展趋势相适应，全面提高人事档案管理工作的整体效果。

一、大数据与人事档案管理的理论分析

（一）大数据概述

当前大数据已充分的融入到了工作和生活中来，信息呈现出爆炸式增长，信息数据的传递和利用更为频繁。庞大的数据量和实时性作为大数据的主要特征。在当前互联网普及应用的新形势下，由于网上存在海量的数据信息，人们在对网上信息数据搜集时对速度具有较高的要求。这种情况下，大数据应运而生，有效地满足了人们档案信息搜集速度的要求。而且随着大数据的应用和发展，各种形式数据库的建设为各行业的发展提供了充分的数据支持，有效地推动了各行业的智能化发展进程。但随着科学技术的发展，对于数据处理也提出了更高的要求，针对海量数据分析、存储、提取和安全使用，通过大数据技术的应用有效的解决提高了数据处理速率，更好地满足不同用户的信息使用需求。

（二）人事档案管理概述

人事档案管理工作中通过有效的收集和整理员工个人信息，并针对员工个人信息进行专业化保管和利用。而且随着员工个人情况的变化，还需要及时对档案信息进行更新，保证档案信息的时效性。对于人事档案而言，其形成于人员流动过程中，以员工个人经历及个人品性评价作为主要组成内容，将这些信息进行整理和归纳，形成系统的文件才料，为人才选拔和培养时时提供更多的便利。事业单位人事档案，通过详细记录个人经历、过往情况及德才品性，为员工未来发展和岗位配置提供重要依据。在事业单位人事档案改革不断深入的新形势下，人事档案管理工作也需要与时俱进，积极与大数据相融合，创新管理理念和管理模式，从而为事业单位的健康发展打下坚实的基础。

二、大数据背景下加强人事档案管理的意义

（一）提高人事档案管理工作效率

随着事业单位的发展，人事档案数量不断增加，人事档案管理内容更具规模化和复杂化，这也增加了人事档案管理工作的难度。在人事档案管理工作中，借助于大数据技术在数据处理和存储等方面的优势，可以实现人事档案的高效和便捷管理，积极推进人事档案信息化建设，实现人力成本和时间的成本的节约，提高人事档案管理效率，使人事档案更好地服务于事业单位的发展。

（二）促进管理模式变革与升级

随着互联网技术和计算机的发展，事业单位人事档案管理工作整体水平有了大幅度的提升，而且人事档案管理有了先进技术的支撑，整体工作质量和水平必然会大幅度提升，这无论是对人事档案管理模式的变革和升级，还是人事档案信息资源重要价值的实现都具有极为重要的意义。

（三）促进事业单位的健康发展

事业单位人事档案管理工作作为最基础的管理工作内容，其真实记录着事业单位职工的个人信息，因此人事档案具有较强的保密性要求。传统人事档案管理工作中，由于相关机制不完善，管理工作相对混乱，人事档案信息不全，信息易出现泄露和丢失等问题。大数据环境下开展人事档案管理工作，利用先进技术手段实现原有纸质档案的数字化转化，档案信息存储和调用更具便捷性，进一步保障了人事档案信息的准确性和完整性，并能够针对档案信息设置保密措施，避免出现档案信息泄露的问题，进一步保证人事档案信息的安全性，使人事档案更好地服务于事业单位的发展和建设。

三、大数据背景下人事档案管理工作的困境

（一）人事档案管理数字化认识不足

事业单位自身具有特殊性，其不同于企业，事业前段时间发展过程中对职能履行和服务有着较高的要求，这也需要重视人事档案重要作用发挥。在实际人事档案管理工作开始过程中，部分人员片面的觉得人事档案信息作为一种静态的信息资料，与单位的日常运营发展关系不大，更无法为单位的发展创造有效的价值，因此在人员配备和信息化建设方面普遍不重视，这也制约了人事档案管理数字化的发展进程，不利于人事档案管理工作水平的提升。

（二）人事档案信息管理机制有待完善

当前一些地区事业单位信息管理机制相对落后，人事档案系统开发应用缺乏软硬件支持。而且人事档案信息管理机制不完善，这也对人事档案信息化建设带来了较大的制约。特别是在大数据时代背景下，科学技术的快速发展，这也导致人事档案管理模式无法与时代发展要求相适应，人事档案的重要作用无法发挥出来。

（三）人事档案管理信息化建设亟待提速

在当前信息化时代背景下，人事档案信息化建设已成为人事档案管理工作的必然要求。但当前部分事业单位人事档案信息化滞后，档案管理人员自身对信息技术掌握不足，人事档案信息管理系统建设也只停留在表面，只是利用系统简单记录和统计下单位职工信息，缺乏信息的整合力度，这必然会对人事档案信息化建设进程的推进带来了较大的影响。一些单位还存在人事档案信息化建设投入不足及领导不重视等问题，人事档案信息化建设缺乏完善的基础设施，这也对人事档案信息化建设工作带来了较大的制约，不仅不利于提高工作效率和利用率，还会对档案信息安全带来不利影响。

（四）忽视对人事档案的利用

在事业单位管理工作中，人事档案是基础性的管理工作，一直以此来对其重视不足，这就导致事业单位人事档案利用率不高。还有一个事业单位人事档案管理工作不到位，档案信息的真实性和完整性无法保证，通过人事档案无法真实反映出单位职工的实际情况，严重影响了档案信息的效能，不利于提高人事档案信息的利用率，无法将人事档案信息的重要价值更好的凸显出来。

（五）人事档案管理人员综合素质不高

事业单位人事档案管理工作开展过程中，由于该项工作具有较强的专业性和系统性，工作繁琐和枯燥，因此对档案管理人员综合素质具有较高的要求。但一直以事业单位在发展过程中对人事档案管理工作缺乏有效的重视，人事档案管理人员存在兼职的情况，而且大部分人员缺乏专业的档案知识，对人事档案管理各个环节的工作不熟悉。特别是事业单位人员受编制限制，人事档案管理人员普遍不足，这对事业单位人事档案管理工作整体水平的提升带来较大的影响。

四、大数据时代下提高人事档案管理水平的策略

（一）加强对人事档案管理工作的重视

大数据时代下，人事档案管理工作的重要性越发凸显出来，为了更好的发挥出人事档案的重要价值，需要建立健全人事档案管理制度，为人事档案管理工作各个环节提供有效的制度支持，进一步提高人事档案信息的有效性。事业单位还要加强对人事档案重要性的宣传，积极引导职工协调推动人事档案数据库的完善，不断对人事档案数据库中的信息进行丰富，并做好数据库的维护工作，实现人事档案信息的随时查阅和调用。

（二）优化人事档案管理模式

基于大数据时代背景下，事业单位人事档案管理工作开展中，需要建立健全人事档案管理机制，促进人事档案管理模式的优化。同时事业单位还要基于自身的需求，积极创新人事档案管理模式，做好人事档案人员配备，并对人员的权限和职责进行明确，确保人事档案管理机制能够落实到位。另外，还要针对人事档案信息数据实施检验和分析测评，并针对数据使用部门赋予相应的权限，实现档案信息的利用率，促进信息资源的共享。

（三）推动档案管理信息化建设

为了提高人事档案管理工作效率，实现档案信息的有效利用，需要加快推进人事档案信息化建设进程。借助于信息技术手段实现人事档案的信息化管理，实现员工信息的高效查询和便捷利用。而且在档案电子化和数字化的实现，并加快建立人事档案管理系统，实现档案的集中管理和便捷调用，有利于人事档案信息整体利用效率的提升。特别是通过构建人事档案信息数据库，实现人事档案信息跨地区的调取和查阅，及时和准确的传输。同时针对可公开和可查阅的人事档案实现分类处理，并设置检索目录，简化信息调取和查阅的流程，动态化采集和补充人事档案信息。另外，还要针对人事档案信息管理系统设置具体的查询权限，在提高信息利用效率的同时，进一步保证档案信息的安全。并针对大数据系统进行及时更新和升级，做好系统维护工作，为事业单位人事档案信息化管理水平的提升打下坚实的基础。

（四）重视人事档案全文数据库建设

事单位人事档案电子化的实现，为档案信息的收集、整理和分类提供了更便捷的条件，通过加快建立健全基础设施，有序的推进人事档案信息化建设的进程。积极应用大数据等先进技术，加大人事档案全文数据库建设的力度，提高档案信息检索和查询的效率。通过构建人事档案信息数据库，集中对所人员档案信息的管理，而且纸质档案与电子信息实现了同步存储、同步管理和同步利用。这样不仅为员工利用档案信息提供了更多的便利性，而且档案信息检索效率大幅度提升，为人事档案信息利用率的提升具有极为重要的意义。

（五）事业单位人事档案管理人才建设

当前事业单位人事档案管理工作中，人事档案管理人员综合素质直接关系到档案管理工作的整体水平。因此事业单位需要打造一支高素质的专业化人才队伍。并在实际工作中针对现有档案管理人员结构进行优化和调整，重视复合型人才的引进和应用，提高档案管理人员信息系统的操作能力，为档案信息化建设起到积极的促进作用。同时还要加大培训力度，开展具有针对性的档案专业技能的培训，并重视职业道德素养的提升，增强人事档案管理人员的责任心和使命感，使其能够认真、高效地做好人事档案管理工作，更好地发挥出人事档案的重要效能，为事业单位各项工作的开展提供有效的信息支持。

五、结束语

大数据时代下，人事档案管理工作与先进技术的融合发展，借助于先进技术优势有利于提高档案管理工作的效率和质量。对于事业单位而言，人才作为其发展的重要动力。人事档案是针对职工信息的真实记录，通过做好人事档案管理工作，提高人事档案信息化水平，实现人事档案信息的高效利用，这不仅有利于激发人力资源工作的积极性，而且也能够为事业单位的长远发展打下坚实的基础。