美国档案管理MPLP 方法研究与启示

李 甜/中国人民大学信息资源管理学院

进入信息时代，各类信息技术应用、系统平台里形成的文件档案数量呈现指数级增长，档案管理效率成为除档案管理质量之外档案领域面临的又一大挑战与难题。针对未整理档案的积压问题，2005年美国档案学者Mark A. Greene和Dennis Meissner（以下简称G-M）发表名为《更多产品，更少流程：对传统档案整理方法的改进》（More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing），其中提出了“More Product Less Process”方法（下简称MPLP方法），力图减少档案整理流程，提高档案管理效率[1]。MPLP方法提出后不仅在学术界得到广泛关注，也得到了业界认可，美国国图书馆、美国遗产中心等大型机构都采用了MPLP方法指导档案工作。目前MPLP方法仍被采用，如2019年世界银行下属机构在招聘档案工作者时将掌握MPLP方法作为聘用要求[2]；2020年5月美国加州大学联盟在修订档案整理指南时确立MPLP方法为重要原则。MPLP方法的开创性使其突破了国界限制，加拿大、英国等国也对其进行了研究与应用[3]。据中国国家统计局数据显示，国家综合档案馆2009年至2018年十年间馆藏档案数量增长至2.7倍，增长速率达年均16.7%，2018年馆藏档案绝对数量也已达75051.1万卷（件），由此可见我国档案领域也同样面临档案数量俱增，档案积压压力大及其所带来的一系列的挑战。然而目前关于档案积压问题，我国并未有系统的理论阐述和实践总结，对美国MPLP方法的关注与讨论较少，仅从流程精简角度对MPLP方法作出初步介绍，系统性与深入性不足[4]。鉴此，本文从梳理MPLP方法的主要内容入手，结合其在实践中运用的情况，分析MPLP方法的进步意义和现实启示，为国内新时期解决档案积压问题，提高档案工作效率提供参考。

1 理论发展：MPLP方法的主要内容

1.1 MPLP的提出

1.1.1 MPLP的提出背景

19世纪末20世纪初的数十年，档案处理速度赶不上档案接收速度，导致美国各地的仓库积压了大量无法访问的馆藏[5]。截至2004年，在美国大约有60%的存储机构有至少三分之一的馆藏未经处理，无法向利用者提供利用，近34%的存储机构有超过50%的馆藏处于待处理状态[6]。除了档案产生和接收速度不断提速外，更重要的原因是档案机构对进馆档案进行无差别的详尽处理，包括整理、著录、鉴定等各个环节，花费大量的时间、人力与金钱成本也只能对少量的档案进行详尽的处理提供利用，而绝大多数档案待处理处于积压状态。对馆藏进行详尽的处理，是从长远考虑，使档案能满足当下与未来的利用需求。但是放在当时的条件下，任何机构所具有的人力、物力与财力都无法胜任对所有馆藏进行详尽处理的任务，也就意味着档案机构在对档案进行处理时，明显面对的是未来的模糊需求，而忽略了当下的紧迫需求[7]。G-M认为从用户需求出发，如果只注重馆藏的详尽处理，而忽略对用户需求的满足，则档案管理就会处于无意义状态；此外，并非所有馆藏都具有相同的价值，不同的馆藏在凭证价值、信息价值等方面价值大小不一，也就不应都详尽处理到同一级别[8]。

随后，G-M通过文献调研、线上调查、用户调查等方法获取研究素材，针对20世纪的馆藏整理，从通用和具体两个层面对档案处理整体和档案整理、档案著录、档案保存和整理效率四个具体环节给出了改进建议，这一套档案处理方法随后也以论文同名名称被命名为“MPLP方法”。

1.1.2 MPLP方法的主要内容

MPLP方法试图阐明一种新的整理、著录和保存方法，在强调利用和用户的前提下，采用“黄金最小”（The Golden Minimum）原则确保档案材料的整理满足用户需要，用最少步骤来保存馆藏并充分著录以促进应用[9]。为了保证档案处理的效率与质量，在使用MPLP方法时需要遵守四条准则[10]：加快将馆藏送至用户手中；确保整理符合用户需求；采取物理保存馆藏所需的最少步骤；充分著录馆藏以促进使用。

一是通用原则：黄金最小原则。MPLP方法的黄金最小原则目标即是花最少的流程尽快让更多的档案处于用户可利用状态，其他所有的流程与目标均应服务于此目标。因此，只要能满足用户现在和将来的利用需求，对档案进行最初级的处理就行。仅有明确的理由时，如具备特别的历史价值，才可以偏离这项原则，对档案进行额外的或更详细的加工处理。另外，档案整理、保存和著录的详尽程度应该彼此和谐一致，例如当整理只进行到类别级层次[11]，保存和著录也应只到类别级。

二是整理原则：一个全宗里卷宗或类别并不一定都要按同一详尽强度进行整理。MPLP方法在整理上仍然遵循“尊重全宗”和“尊重原始整理顺序”两大原则。在整体要求方面，G-M认为开展文件排序或整理以节省物理空间一系列流程的收益会远远小于为此付出的时间，因此，不应将整理重点放在文件顺序排列或物理空间节省上，而是应由馆藏的重要性和研究价值来最终决定馆藏整理的层次和强度。如无例外，大多数馆藏的整理层次应该停留在案卷级。在具体要求方面，一个全宗里的各个卷宗或类别并不一定都要按同一详尽程度进行整理，如有的案卷原来的整理成果可以直接使用，有的案卷因为有特别的历史价值或者具有广泛的预期利用价值，则可以将整理层级具体到单份档案。通过有选择地整理同一全宗里的类别、案卷与单份档案，而不是重新整理每一份档案，可以获得最大的整理与利用效率，将注意力集中在少数的实际问题或需求上，从而实现整个材料的统一利用。

三是著录原则：依据整理结果进行著录，预先设定著录最小值。档案著录有三大基本目的：一是便于用户发现档案资料；二是保障馆藏的真实性；三是满足行政管理需求[12]。G-M提出，应将用户需求的满足放在档案著录的首位，而用户往往青睐对档案材料进行最简洁有效的揭示。鉴于此，对于著录工作的整体要求方面，提出了档案著录的两个关键目标：著录的详尽程度与整理详尽程度相匹配；整理的基准线是具体到类别级，应将著录的重点集中在类别级。对于具体的著录工作，MPLP方法采用一般国际标准档案著录[ISAD(G)]的两项原则：遵循整理顺序，著录应该自上而下，从最一般的层次到最具体的层次；在每个层次上记录与该层次相关的信息，著录信息在不同层次不重复。与整理类似，不同全宗间或同一全宗里可根据情况需要选择不同的著录程度。最重要的是，无论是不同全宗间还是同一全宗里，都要确定好可接受的著录最小值，如若要进行更详尽的著录，则要确保文档有值得更详尽的著录所额外投入的时间、人力、物力成本的相应价值。

四是保存原则：通过对保管环境的控制来减少保存负担，而不是对单份档案进行保管处理。G-M指出，采用无酸档案盒、去除档案上的金属钉、重新折叠等微观级档案保管手段的繁琐程度需要大量人力与物力投入，不仅加速了未整理档案的积压，也影响到用户的实际利用，成本超过了实际的保存收益。更为明智的策略是，只有出现严重损坏、脆化、档案盒过度填充等情况时，才采取微观级的档案保管手段；否则只控制档案文件的宏观保管环境，因为文件之间、档案装具之间、库房内部的档案保管环境完全可以通过宏观的控制手段使其处于相对稳定的安全状态中，比如温湿度控制、光线控制等手段。

五是政策：未处理完毕的馆藏也应向研究者开放。MPLP方法的政策是，即使未处理完毕的馆藏也应向利用者开放，但有一些情况需要例外处理：有法律或合同限制的馆藏；过于脆弱或发霉而不能安全地交给研究人员的馆藏；非常稀有的馆藏；可以合理地预期包含极高价值的物品（盗窃风险较高）。

六是指标：确定档案处理效率衡量标准。MPLP方法认为，对于任一给定馆藏资源，档案整理、著录、保存的操作都应在同一级别，针对20世纪的档案，操作级别不应低于类别级。为了保证档案处理效率，衡量标准是一个称职的档案管理员应该能够每4小时整理和著录4立方英尺（约113升立方分米）[13]的20世纪档案材料。这是一个相当可观的处理速度，只有通过避免在文件夹内对材料进行耗时的整理和避免更费时的大规模文件夹替换、扣件移除、复制、封装和类似的物品级保存任务才能实现。

1.2 完善中发展

MPLP方法提出后，在档案界引起了广泛讨论，并且突破档案界，在图书馆界和博物馆界也得到了一定的关注，但与此同时也出现了一些批评的声音，提出者连续发表两篇文章对MPLP方法作了进一步阐释与说明。2010年Mark A. Greene发表了《MPLP：不只是为了处理更多档案》一文，在阐述MPLP方法与鉴定、保存、参考服务、数字化的相互关系的基础上，将MPLP方法的应用拓展到数字化对象，并进一步指出MPLP方法虽然重点关注档案处理，但它的前提也能应用到档案管理的其他方面。Mark A. Greene也提出MPLP方法应对档案工作者的工作方式产生影响，MPLP方法的目标是更聪明地工作，用更少的资源来完成更多的工作。

此外，在G-M发表的《应用更多而赏识更少：MPLP的采纳者与反对者》（More Application while Less Appreciation: The Adopters and Antagonists of MPLP）一文中，反思MPLP方法在采纳者和批评者中的影响，澄清了对MPLP方法的一些常见的误解，并评估了它在非档案社区中日益增长的影响，重申MPLP方法的重要原则：（1）用户利用最重要：在尽可能短的时间内以可用的形式获得最多的可用资料；（2）把最大努力花在最需要最值得的资料；（3）建立一个可接受的最低工作水平，并使之成为流程基准；（4）保持灵活性：不要假设所有集合或所有集合组件都被处理到同一级别；（5）不要让保护焦虑压倒用户访问和更高的管理价值。

G-M指出MPLP并不是关于档案整理、著录和保存的具体操作方法，不可能成为档案处理可参考的操作手册。MPLP方法只是一些宏观建设，帮助档案管理员做决策，以平衡资源，从而实现更大的目标，并在此过程中实现经济效益。MPLP方法实践者只能将MPLP方法内嵌入自身环境之中[14]，进而选择与确定适宜的处理策略。至此，MPLP方法从一具体的档案处理操作方法扩展至一种档案管理理念与指导原则。

2 实践修正：MPLP方法的应用图景

MPLP方法在学术讨论中不断完善，同时实践部门纷纷采用MPLP方法，从应用场景、应用范围、应用策略等多方面对其进行验证修正与发展。美国档案工作者协会多次举办关于MPLP方法的专题讨论会外，还开设过MPLP方法实施培训班[15][16]，截至2015年1月，美国大约有50个机构采用了这种方法，机构类型包括图书馆、历史学会、大学图书馆/大学档案馆[17]。美国各大机构在应用MPLP方法时主要存在两种形式：一种是通过档案管理操作手册将MPLP方法规定为档案管理过程中需要遵循的原则与流程；一种是将MPLP方法确定为档案处理过程中的指导思想，根据MPLP方法来指导、确定档案处理的标准、流程等。

2.1 实践特征：资金支持得力，探索特性鲜明

MPLP方法具有鲜明的开创性，其内容的发展完善与档案界对其的理解与应用几乎是同步进行的，所以在MPLP方法的采用与实施中探索特性鲜明，对其应用特征的总结，有助于理解MPLP方法的发展路径与应用表现。

2.1.1 项目式：依托项目，计划明确、资金充足

MPLP方法主要应用还是以项目的形式，在某方资金的支持下，集中对馆藏采用MPLP方法或其理念进行处理与管理。如美国国家档案委员会资助的西北档案处理计划（the Northwest Archival Processing Initiative，NWAPI），这种有资金资助的项目形式极好地保证了对MPLP方法采用的引导与决定权，也比较方便统计MPLP方法的使用成效，对于MPLP方法实践修正作用的发挥起到了关键作用。美国国家历史出版与记录委员会的资助是主要来源，Dennis Meissner曾赞誉过NHPRC资金在促进MPLP方法创新过程中的战略性作用[18]。MPLP方法的发展与实践也得到了其他来源的资金的支持，如2014年图书馆和信息资源理事会（Council on Library and Information Resources，CLIR）对特别馆藏和档案的著录拨款，资助了“阿巴拉契亚行动计划：揭示英国图书馆特别馆藏研究中心的公共卫生、住房和社区发展记录”这一项目，形成与MPLP处理模型兼容的著录模型是该计划的重要内容[19]。

2.1.2 试点性：试点推进，风险可控、深度可观

虽然MPLP方法蕴含的尊重利用者、减少积压、合理分配时间与资源的思想在档案界已有一定的思想基础，但“最小处理原则”“单份处理级别应是例外”等观点仍具有一定的颠覆性。因此机构在应用MPLP方法时持有审慎的态度，大多都是选用某一专题档案或某一类型的档案进行试点，以验证MPLP方法是否与机构情况相适应，能否能取得相应效果。如洪堡州立大学（Humboldt State University，HSU）选择在鲁道夫·W·贝金专题档案（The Rudolf W. Becking Collection）的保存、整理、著录诸多环节均采用MPLP方法对进行处理[20]。这样一来将应用风险控制在较小范围，二来试点应用体量小便于增加MPLP方法应用环节的数量与应用的彻底性。

2.1.3 反复性：波动反复，逐步探索、螺旋上升

作为一种全新的档案处理理念与管理方法，在理论阐述仍需完善、实践案例论证与参考不够完备的背景下，大多数应用MPLP方法的机构都是一种“试水状态”，处于试验性阶段，因此也呈现出了反复性特征：一是具体措施的反复，需要根据现实情况不断调整采用方案、实际操作细节；二是MPLP方法的应用成果也有明显的反复性，有的机构采用MPLP方法后出现档案处理效果不降反升，档案文件的公开速度变慢等与预期相悖的情况，再经过不断调整后最后达到预期效果。

2.2 实践成效：验证应用范围，修正应用路径

2.2.1 应用范围受限小，成果显著

MPLP方法提出之后，其适用的机构类型与档案类型、是否能有效应对档案积压、是否能促进用户利用等都处于不确定状态，学界与业界联手对其进行确定与验证。

2006年，美国威斯康星大学应用MPLP方法处理数字化记录，通过减少用于重新格式化和元数据的时间和费用，将处理电子文件的成本从8.7分钟/1.53美元每页减少到1.8分钟/0.33美元每页，用精确的数据佐证了MPLP方法对档案管理金钱与时间成本的减少作用[21]。2009年，美国明尼苏达大学的学者就MPLP方法使用与应用成效进行了在线调查，共计收到156份回复，受访者遍布学术机构、政府部门、博物馆、宗教组织、历史协会，非盈利等各种组织机构类型，有79%的受访者在档案处理或参考服务中部分实施了MPLP方法，用于个人文件、企业档案材料、出版物、建筑图纸、政府记录、动态影像、地图、艺术品、原生电子材料等多种类型的档案材料的管理中，认为实施MPLP以来积压已有减少或显著减少的达到65%，更是有70%受访者认为用户可以更轻松地访问使用MPLP方法进行处理的馆藏[22]。可观的数据充分说明MPLP方法适用范围广，能较好地实现减少积压、提高档案利用的初衷。

2.2.2 应用路径改良，提出“中间路线”

此外，MPLP方法的具体应用路径也亟需摸索确定。取得显著成果的是2005年至2007年的西北档案处理计划（NWAPI），由美国国家档案委员会（NHPRC）拨款178,000美元用于增加阿拉斯加、俄勒冈州和华盛顿州的八个档案馆所收藏的太平洋西北地区历史上独特而重要的档案。实施与验证MPLP方法是该项目的目标之一，其同时聘请了G-M作为顾问。在项目的第一年，G-M负责提供MPLP培训并帮助建立项目基础；第二年讨论了发现的问题、关注的问题以及项目完成的途径。基于上述发现与讨论，提出了“MPLP中间路线”表，介绍具有灵活决策性的用于处理不同年龄与类型的材料的各种流程，这是MPLP方法的又一重大更新。随后G-M在2010年发表的《应用更多而赏识更少：MPLP的采纳者与反对者》一文对这一产生于实践的成果从理论层次上进行了升华。

值得注意的是，MPLP方法的实践突破了美国本土范围限制，在美国以外也有应用实例，但由于语言、文档管理政策等背景因素的影响，国际应用主要集中在英国、加拿大等国家，且相对美国本土来说，在应用规模与应用效果方面也存在较大的不同。由于MPLP的高水平、基于资源、以用户为中心的基础，它也证明了自己适用于除档案以外的领域，并且越来越被视为对研究图书馆、特别收藏和博物馆有用[23]。

3 理性审视：MPLP方法的进步意义

MPLP方法一经提出，就被赞誉为“破局性”“里程碑式”“开创性”的研究[24][25][26]，足以看出学界对它的认可。MPLP方法不仅作为针对档案处理的方法，在提高档案处理效率、应用不受档案机构与档案材料类型限制、可以有效促进科研人员对档案的利用等方面具有显著的积极意义；其“加快馆藏到用户手里的速度”“黄金最小原则”等思想，更是已经突破档案整理、著录等局部环节而具有全局性的进步意义。

3.1 效益视角下的资源配置理念：既定资源组合下更多的产出

MPLP方法强调采用最适宜的档案管理活动取得合适的档案管理效果，这一思想的进步性体现在对档案管理效益的关注与档案管理资源配置的重视。相对于档案领域需要的工作量与所想要达到的管理状态而言，档案领域所拥有的各项资源总是有限的，承认资源的有限性，就必然进行各种档案管理决策。美国学者哈林认为MPLP是一种概念模型，作为指导原则时可以用于处理数量与质量之间的权衡[27]，指导档案工作者思考可以如何或应该如何利用手上的资源（不管资源是否有限）[28]。换句话说，在进行档案管理资源配置时关注必须要做的事，而不是关注在有无限资源的世界里可以做的事，实现既定资源组合下更多的产出，实现档案管理的效益最大化。MPLP方法提出的“黄金最小原则”“确定档案处理效率指标”等，体现的是将最大的努力花在最值得的管理环节与档案材料上的资源配置决策策略，以聪明的工作方式取代努力的工作方式，在既定资源组成下取得更多工作成果。

3.2 拥抱灵活性与模糊性：在自由选择中获得更多发展可能

MPLP方法的先进性，还在于其并不是一个千篇一律、一成不变的方法，除了每小时的处理量有明确的指标规定以外，其各项定义与理念具有高度的模糊性，在应用MPLP方法的过程中可以自由调整与改进，不受档案机构类型与档案文件类型的限制，体现出充分的灵活性。这极大地保证了MPLP方法的应用可能性，档案管理机构可以根据自身背景与需要灵活设定MPLP方法的应用环节、衡量标准与操作细节。如此一来，MPLP方法才具有普遍意义上的有用性，能迅速地大范围在实践中得以应用。

3.3 限制保存焦虑：避免模糊更高的管理价值

MPLP方法强调档案保存焦虑不应压倒档案利用，意即将档案材料最终得以实现利用目标放在档案管理首位。档案保存固然是档案管理的不可忽视的重要目标，但保存的最终指向仍然在于经过利用实现档案价值。MPLP方法强调限制保存焦虑，在档案管理既定资源有限的情况下，为新时期档案保管尤其是长期保存方面所面临的压力与挑战在档案管理领域整体中的权衡取舍中作出了指引。