新时代办公室档案管理工作优化策略

王熙

（山西省大同市广灵县蕉山乡便民服务中心,山西 广灵 037500）

前言：档案管理涵盖了乡镇的每一个部门，例如计生档案、农业档案、财务档案、人力资源档案等等。其内容包含了日常所有的生产经营活动。档案的保存对于乡镇长远发展，日后决策有很大的作用，乡镇如何利用新时代信息技术与档案管理进行整合，是新时代办公室档案管理优化的重点。

一、办公室档案管理出现的问题

（一）档案管理制度不够完善

由于档案整理具有不同种类，规模庞大的特点，所以乡镇要及时对档案管理进行更新，这样才能符合乡镇长远发展的需要。相关部门要建立健全档案管理制度，针对档案管理的方式、流程以及种类的不同进行数字化智能管理。如今，事业单位针对档案管理的流程并未建立科学的管理方式，仍然以传统的方式进行文档归纳，并没有一套完整的可操作性制度，很多档案在整理过程中出现由于没有进行严格筛选导致档案错误以及重复存储的情况。针对以上情况，部分单位在工作过程中对于档案管理相关制度进行了制度调整，但是效果却并不明显，其现代化技术的应用并未在工作中真正使用，这是因为工作人员的管理意识有所欠缺，在日常工作中，忽略管理制度的规定与要求，不执行、不认真执行、执行不彻底所导致的。

（二）档案管理缺乏信息化设施

我国面积辽阔，很多地区呈现经济发展不同步的现象，在乡镇办公室档案管理方面也出现了不同程度的差异性，在档案信息管理与使用、基础硬件设施、信息化管理程度上都有区别。部分地区因为经济状况有所局限，只能用简单的计算机、字符扫描仪进行档案操作，多数以人工操作为主，严重缺乏现代化设施，然而像网络云盘这种新兴技术，不仅存储能力强，还能够节省很多空间，并且在后台还可以很方便的找出存储记录以及文件。由于现代化设备的匮乏，乡镇不能及时对存储信息进行分析与推送，致使其档案管理水平低下。档案管理是一种工作复杂、体积庞大的工作，需要设备进行辅助，如果基础设施不够完善，则档案管理工作就会无法达到预期目标，极容易出现文件缺失、档案破损或者资料丢失等现象，对于档案管理工作的平稳进行十分不利[1]。

（三）档案管理人员专业能力不足

档案管理人员的综合能力与管理水平有直接关系，部分档案管理工作人员综合素质较低，对于档案管理工作只是简单地分类以及归纳，缺乏对档案管理工作的深入操作，已经无法满足现代事业单位对于档案管理的需要。此外档案管理人员技术手段掌握严重不足，很多乡镇的人力管理由于招聘困难甚至会将非专业人员安排到档案管理岗位，导致整个档案管理部门的工作人员专业性水平不足，无法对档案进行合理安排以及妥善保管，缺少对档案的信息化管理会对办公室档案管理产生不利影响。一些事业单位针对以上情况设立了专门机构进行档案管理，但是员工缺乏对信息进行现代化管理的能力，无法进行规范性操作，因而整体工作效率以及质量较低，档案管理的时效性和资料的专业性无法得到保障。部分员工对信息化管理的认识方面也有所欠缺，无法认知到信息化的安全性与便捷性，认为信息化很容易出现信息错乱、窃取信息的可能，然而相比较人为控制来讲，信息化的安全性更加具有优势。

二、办公室档案管理问题解决途径

（一）完善档案管理制度

近几年，社会进入高速发展阶段，乡镇的档案资料种类也逐渐增多，对于传统纸质资料的需求也逐渐降低，更多的是现代化的电子文档，为此办公室档案管理部门应该制定更具有科学性的规章管理制度。相关工作人员要严格执行，进行规范化管理，对于档案管理的各个环节也要准确把控，确保所有档案资料都是准确无误、没有重复的。对于档案资料的保密性也要关注，乡镇关键性资料不能随意借阅给员工，要严格遵循规章制度的规范性。此外，档案管理部门要着重加强对档案资料保管的标准化操作，促进整个档案管理流程的顺利进行，不断增强资料信息保管的质量水平。

多数档案管理部门需要整理大量不同种类的资料，根据资料的性质进行统一管理，但是由于近几年信息化管理的逐渐兴起，各种资料的存储媒介也有所区别，对于管理人员来讲是很大的工作量，因而档案管理人员应根据不同种类的档案保管要求制定不同的管理方案，结合自身乡镇性质，对存储方式进行数字化管理，促使办公室档案管理效率的提升。相应手段方式主要包括以下几点：第一，要充分利用信息化资源，将资料信息进行严格区分，要想将档案资料系统化管理，就要结合乡镇自身工作，不断管理人员进行绩效考核。在档案管理事业单位的现有绩效考核制度中，往往由于制度规定不够严谨标准，不能够真正将书面上的规定在工作中进行实质性运用，所以乡镇要加强制度调整，不断规范与完善。同时要求人力部门不仅要对档案管理人员工作结果进行绩效考核，更要对其过程中的每一环节都进行考察，完善绩效考核标准，对于全部工作人员都要进行不同专业相同标准的考核，不能因人而异对平时关系好的人员就宽松处理，严禁出现类似暗箱操作现象。第二，信息化时代的档案管理主要重点是对于电子资料的整理与保管，要严格关注档案资料保管中的信息安全性。提高信息化档案管理在档案管理部门中的应用范围，不仅能够减少对于信息筛选、信息分析的时间，更能够有效减轻档案管理人员的工作量，从而提高整体工作效率。第三，信息化技术虽然能够大量存储文件，可以将不同种类资料进行分门别类的处理，但是也要定期对系统进行维护处理，以免造成不必要的损失。为了确保制度完善工作的顺利进行，要对档案管理人员制定“定岗定责、权责相符”的工作要求，健全办公室管理工作中的责任体系，进一步对岗位职责进行明确，保证工作人员对自身工作职能充分了解，对工作流程了如指掌。在工作流程制定方面，也要遵循和谐、合理、公平的原则，将理论与实践相结合，优化档案管理各项工作内容的具体流程，推进办公室档案管理数字化的应用范围[2]。

（二）加强档案管理信息化建设

信息化管理主要是指；利用现代化技术针对档案管理进行更加快捷存储、分析、整合、归纳。相比较传统方式而言，信息化管理可以节约人力成本和资源成本，对于信息的管理也更加具体，会大幅度提高办公室管理人员的工作效率，对于资料的归档存储具有很强的促进作用。在档案整理工作中，大量繁杂的档案资料进行整理会非常浪费时间以及人力，要想提供档案管理工作的效率，不仅要投入大量的人力，同时也需要资金帮助。对于乡镇来讲，可以将不必要的资金投入放到信息化管理的基础设施当中，充分发挥其作用，市档案管理工作更加有效，利用资金投入进行乡镇档案管理信息库，在保障信息化管理的同时，尽可能的减少人力、物力的投入，减少“机会成本”，要加强乡镇内部信息化管理的建设，充分发挥计算机存储能力强、空间大的特点，将各个部门机构的资料进行系统化处理，当部门需要过往信息资料时，可以快速得到相关信息，加强信息收纳、整理的速度，有效减缓人工处理档案资料时失误的现象发生[3]。

数据是乡镇发展建设不可缺少的指标之一，在一定层面上来说，档案管理的信息化就是将书面数据利用现代化工具转化为数字化数据，本质上是一种将实物介质转变为无形介质的过程，这不但可以将档案处理变得更加省力，还可以长时间保存而不损坏，为查询人员提供资料支持。办公室档案管理人员要在日常整理工作中保障档案信息的完整，在进行档案管理信息化时，要具备互联网应用能力，这样就达到了人才管理与档案信息化管理相结合的目的，进一步提升员工的工作能力。对于资料管理而言，单位所有的资料都会被管理人员所查验与整理，这其中不乏有很多是乡镇机密，所以档案管理人员需要切实履行存档期间信息的原始性，以免发生资料随意更改，无法确认原始数据的现象。信息化管理则可以有效避免这一情况的出现，其具有较强的安全手段，例如防火墙等，可以有效防止外界对于单位机密资料的窃取或随意篡改数据。为了加强资料的安全性，乡镇要制定相关安全制度规定，特殊事项特殊处理，并要及时进行记录，非特殊事项，不得随意查阅资料，要进行工作报备，在出示直属部门许可之后方能进入到档案信息系统中，切实提升乡镇信息安全性和管理人员道德素质。

（三）提高管理人员专业能力

办公室档案资料的整理对于乡镇发展具有重要意义，乡镇要积极招聘具有信息化管理能力的专业人士，避免出现由于人才匮乏，档案管理无法进行信息化处理的情况，提升管理人员的整体技术水平是完成档案资料归纳处理的基础，部门领导要提升自我意识，认识到信息化与专业人才的重要性，完善相关岗位设施与工作制度规范，为档案人员营造良好的工作氛围与工作环境，推动档案管理工作的实施，同时要做好监督工作，推动档案管理人员能工认真履行工作职责，做好档案归纳工作，进而为单位决策时提供强有力的数据资料。单位人力人员要对管理人员定期进行知识技能培训，促使他们对专业知识与操作技能的达到不断提升，建造一支专业技能优异、可以完成信息化操作管理的档案管理队伍，为办公室档案管理的发展打下坚实的人才基础。针对部分纸质资料来讲，管理人员要进行科学的分类管理，要将档案资料根据其性质、年份、项目的不同进行分类保管，因而相关管理人员必须自身足够了解日常经营活动中的细节工作，管理层只有实地了解之后才能够更好地进行档案搜集工作，在整个工作过程中，将所有信息在工作完成之后进行归类处理，同时要将重要文件单独保存，以便未来公司进行决策时能够最快速度调取资料[4]。

对于资料的归类来讲，它通常是根据资料的内容进行划分，再对其种类中的所有资料进行统一整合，要根据文件资料的重要性确定其保管时限，管理人员要根据乡镇资料的重要程度进行保管时限的确定，一般资料都是以十年为时间限制，其他资料可以根据其资料性质选择延长或者缩短期限，用来保障文件内容的保密性。要求管理人员要主动对资料信息进行分析，提升自身工作能力，与时俱进的学习不同的信息化管理技术，主动接受新理论、新知识的技能储备。

档案管理人员的专业能力可以通过推动档案工作人员资格考试进行筛选，可以进一步促进工作人员不断学习新的知识，实施持证上岗制度，这样一来，可以在筛选出技术水平较好的人员同时，提高档案管理人员的道德素质，还可以制定考核年限制度，例如每三年进行一次岗位技能考试，促进员工自助进行岗位学习，提升管理人员综合水平。

结论：在信息化、现代化高速发展的条件下，办公室档案管理工作也急需传统方式向智能化进行更新发展，这既是机遇也是挑战，乡镇负责人要加强制度完善，协同档案管理人员提高自我工作意识，积极利用现代化信息技术，不断提升部门综合管理实力，推动新时代下办公室档案管理发展越来越好。