谈流动大学生人事档案管理优化

陈怡君

（广东工程职业技术学院，广东 广州 510520）

大学毕业生的人事档案记录着整个大学生涯的学习、生活、履历等各种信息和重要数据，能够具体真实地体现出个人实际情况，很大程度上是个人身份的说明。目前我国流动大学生数量较多、范围较广，就业形式也多元化，同时流动性较大。大学生在就业过程中，除了公务员及一些事业单位和大型企业等对人事档案较为重视，还有很大一部分就业单位对此需求并不是十分明确，因此出现了大学生自带私藏档案、私拆档案的问题，严重损害了档案管理的严肃性。

2014 年我国对于流动的大学生人事档案提出了明确的管理机制，以人才服务机构作为流动大学生的人事档案管理专业机构，使流动性档案集中到社会性档案管理机构，逐步实现统一化的管理，并在2015 年1 月1 日起取消档案转递费以及保管费，使流动大学生能够在一定程度上可以免费获得相关人才服务机构提供的人事档案管理服务。

作为流动大学生人事档案管理的专业机构，一方面能够为流动大学生的人事档案提供专业化服务，使流动大学生档案能够有组织地进行管理，安心在社会上就业；另一方面能够在必要时使用人单位了解到更加详细的个人档案数据，是考察干部与人才录用的重要凭证，因此对新形势下人才服务机构对流动大学生的人事档案管理的现状及所面临的问题进行深刻的探讨与分析，在此基础上提出具体的优化策略，并适应新时代的快速发展，实行信息化管理，提高工作效率，不断地创新和完善管理模式。

一、流动大学生人事档案管理面临的现状

（一）管理意识不强

作为流动大学生人事档案管理的专业机构，是人才与用人单位两者之间非常重要的连接载体，管理工作的服务理念必须秉承认真负责的态度，树立提供最大化服务的公共服务意识，秉承认真负责的态度，切实解决流动大学生的实际需求，不断完善管理服务机制，提高服务质量。管理模式也要适应新的发展形势，确保人事档案内容的准确性、真实性和完整性。目前存在档案管理工作者公共服务意识不强，人事档案管理观念落后，认为人事档案管理不够重要，档案工作的全部内容就是建档、存储、保管，只要承担好“看护人”的角色就是一名合格的管理人员，从而导致人事档案管理工作滞后不前。未能正面认清现行社会的发展趋势，加强信息化的观念建设，树立人事档案信息化的管理的理念，提高其人才服务机构人事档案管理人员的责任感和意识性，优化干部人事档案管理工作已刻不容缓。

（二）制度不够健全

人事档案管理工作十分复杂且繁琐，对操作的要求较高，需要规范的管理流程，明确的管理职责，健全的档案管理制度，才不至于使档案丢失、遗漏，查找不利、转递不及时等现象。对于人事档案管理工作中出现的泄密现象，查（借）阅手续不完整，收集人事档案资料不规范，审核归档不及时，转递档案方式不符合要求等现象，都要不断完善管理服务机制，不断完善和健全制度，构建一套完善且科学的管理办法，对提高人事档案管理的科学性非常重要。

（三）管理业务水平不够

干部人事档案内容越来越多，有着复杂性、繁琐性的特征，而档案管理属于细致性工作，需要档案管理人员具备一定的耐心和材料审核业务水平。但目前档案管理人员大部分配备不足，一人兼任多岗，精力有限，而且缺乏专业培训，业务能力未能有效提高、无法发挥管理水平、缺少工作经验与实践能力以及管理方法不科学就会出现干部人事档案不完整，归档内容不清晰等各种问题。

（四）缺乏连接沟通

目前流动大学生就业形式多元化、流动性较大，学习情况、工作绩效、思想觉悟、干部任免以及工资变动等，人才服务人事档案管理机构如果不与当事人的实际情况进行及时的同步，不及时在档案中补充新的信息，这样会降低人事档案补充与整理的时效性，甚至出现档案信息遗漏的问题，而且新增档案信息没有及时更新，诸多干部人事档案内容在经过不同层面的管理之后，档案细节内容也有可能存在较大差异。因此人才服务机构应加强与流动大学生的密切沟通，充分了解流动大学生的职业动态，对于推进干部人事档案管理工作的时效性有着极大的帮助。

（五）管理的方式较为落后

传统的人事档案管理模式，在实际调用时，需要进行频繁翻阅大量的纸质材料，花费人力物力和时间，工作效率低下，无法适应社会实际需求；反复的调用，容易出现档案损坏或丢失、纸张老化、字迹模糊等情况，给就业人员带来不必要的损失，同时还会影响人才服务人事档案管理机构的威信与声誉。

二、流动大学生人事档案管理优化

（一）提高管理意识，加强服务观念

在流动大学生的人事档案管理工作中，要提高档案管理者的服务意识，首先要选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事档案管理工作。其次还需要做好人员综合素质培训，使档案管理人员具备合格的思想素质、道德素质以及职业精神，能坚持“以人为本”的档案管理理念，带着一份责任感和服务意识投入到流动大学生人事档案管理工作中。最后还要采取有效措施催化档案管理人员的积极性，使档案管理人员自觉坚持一种工匠精神，甘于寂寞，脚踏实地，认真严谨地做好档案管理工作。才服务中心采取多形式方法，拓宽宣传途径，可到高校中告知大学生毕业后正确处理个人档案的挂靠方式，或者到企业进行宣传档案的管理模式，明确档案流转过程以及认识到档案的使用价值。

（二）完善管理制度，实行规范化管理

在流动大学生的人事档案管理工作中，对于遗漏、丢失、转递不及时、失密、失窃、损毁等现象，必须要建立健全档案管理方面的制度，要不断研究和改进档案的管理方法，实现档案的制度化、规范化管理。通过制定干部人事档案保管保密制度、查（借）阅制度、收集归档范围、审核标准制度、档案转递制度、人事档案管理等制度，通过制度规范档案管理人员严禁涂改年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份，严禁向外公布或泄露人事档案内容，及时收集、归纳、审核、归档材料，并严格执行档案的转递、查（借）阅等方面工作，这样可以将人为失误降低，从源头保障档案的全面性以及可靠性，通过切实可行的档案管理制度调动档案管理人员的积极性，以此来促进管理人员高质量完成本职工作，使人事档案管理达到预期效果。

（三）加强业务学习，提高业务管理水平

提高人事档案管理水平，保障干部人事档案管理人员的整体素质与能力，做到与时俱进，积极创新，就要对档案管理人员进行系统且针对性的专业培训，也可为其提供外出培训的机会，或者聘请档案管理行业领域的专家现场授课，了解更为丰富系统的专业知识与技能，充分调动所有工作人员的积极性，在学习过程中交流切实可行的个人的管理经验、管理技术。通过党性教育、理论学习、业务培训、工作交流和纪律约束的教育，档案管理人员在工作过程中就可以加强其原则性，更新观念，掌握更为丰富的专业知识与技能，充分利用积累的各种经验和技术融合推动人事档案管理发展及专业水平，进而提升自身业务能力，掌握人事档案材料范围的悼念、整理、审核与归档，确保流动大学生人事档案管理的科学性、规范性和完整性。

（四）加强沟通，收集完善档案资料

目前我国公务员、事业单位及国企接收就业大学生的人事档案，其他大部分就业单位对人事档案的需求并不是十分明确，因此当流动大学生工作缺乏稳定性或者更换工作岗位频繁而又和人才服务局缺少沟通时，如实反映本人教育培训、工作经历、职务任免、职称评审、奖励处罚等基本情况的资料就无法及时收集、鉴别、整理和归档。人才服务局要本着对工作负责的态度，变被动为主动，掌握就业人员动态，加强与存档本人、工作单位的联系，对资料信息变化情况及时发现并收集材料进行整理，做好档案内容的核实和补充，确保完整性、准确性和客观性，提高人力资源工作的准确性和工作效率。

（五）信息化管理，提高工作效率

随着社会的改革和发展，信息化技术给无数各行各业带来便利，人事档案管理也迎来新的机遇和挑战。人事档案采用信息技术，将纸质版材料通过扫描等电子化处理，将所有的档案材料录入到计算机档案管理软件，形成电子版档案，在查找相应的档案、利用和检索档案信息时，利用数字化功能，快速重复操作，节省了时间，从而提高人事档案管理效率。人事档案管理数字化，在收集、整理、编辑、归档时，在与档案形成的单位及个人，经过充分沟通，可以通过电子化的形式，快速完成人事档案材料的收集。信息化管理，可以确保人事档案信息长期保存，杜绝因自然存储环境和条件的影响而可能出现的纸张老化、字迹模糊、纸质破损现象，甚至可避免因遭遇严重的自然或人为事故发生时，受到不可逆转的严重破坏和损失现象。信息化管理，保证了人事档案的持久存储和使用，高效，快速查找各种档案资料的记录。在信息化管理的同时，要建立人事档案信息化管理制度，制定数据化档案管理流程、管理规范和工作标准，明确工作人员的职责、责任和权利，增强保密性，确保档案数据安全

三、总结

综上所述，人才服务档案管理机构作为管理主体，在接收流动大学生的人事档案后，需要创新档案管理方法和理念，并通过加强自身的业务学习、提高业务管理水平，完善管理制度、实行规范化管理，加强沟通、收集完善档案资料，并利用信息化技术，使流动大学生的人事档案管理制度化、规范化，保证人事档案材料的准确性、时效性、完整性与真实性。