水利工程档案管理工作思考

赵菁菁

(甘肃省水文水资源局，甘肃 兰州 730000)

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图标、声像等不同形式的历史记录。

水利工程档案是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，是水利工程安全运行、合理使用、生产维护、维修改造的重要依托，水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据。凡参建单位未能按规定提交工程档案的，不得通过验收或质量等级评定[1]。

水利工程档案要做到完整、齐全、准确，就要在水利工程档案的收集、整理、组卷、归档的各个阶段落实责任，做到水利工程档案事事有人管，件件有人抓，才能在档案验收时，水到渠成，顺利通过，为水利工程的良性运转，保驾护航。

一、水利工程档案的收集

水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要部分，各参建单位要加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，建立档案工作领导责任制，明确相关部门、人员的岗位责任，健全各项规章制度，统筹安排档案工作经费，确保水利工程档案工作正常开展。把握好以下原则，是做好水利工程档案管理工作的基础。

（一）谁产生，谁收集，谁整理原则。水利工程建设过程中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均应收集、整理、归档。水利工程建设过程中，建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位应在各自职责范围内搞好水利工程档案文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

（二）水利工程档案收集和工程建设同步进行原则。建设单位应制定统一的管理制度和业务规范，将水利工程文件材料的形成、收集整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。要求档案人员应从水利工程建设前期介入，对工程各个阶段的档案收集、整理、移交提出明确要求，建设单位可将该项水利工程档案管理写进合同，水利工程档案工作完不成视同违约。

（三）责任到人原则。建立与工程文件收集工作任务相适应的管理机构，制定管理制度，配备文件档案管理人员。档案管理人员既要具备工程管理的资质，又熟知档案管理的知识，这项综合性的工作需要这样的复合型人才才能胜任，人员要相对稳定，变动要办理移交手续。

（四）各负其责原则。勘察单位负责勘察测绘文件的收集汇总；设计单位负责初步设计、技术设计、施工图设计文件和图纸等的收集汇总；施工单位负责收集施工文件和竣工图，并整理汇总；建设单位收集水利工程前期和竣工阶段的文件材料。属于建设单位归档范围的文件材料，有关单位应按时收集、整理，向建设单位移交归档。

（五）加强督导检查原则。水利工程项目主管部门的档案机构要加强对在建水利工程档案管理方面的督导检查，定期联合档案行政管理部门阻止行政执法检查，建设管理部门要积极配合档案业务部门主管单位，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

二、水利工程档案的整理

参建单位按照归档范围、职责范围、阶段、专业、种类等检查文件材料是否收集齐全，然后对工程建设各阶段的文件材料及时地按规定进行整编,确保各分部工程档案的完整性以及整体工程的连续性,是水利工程档案管理的基本要求,也是项目主管部门的档案机构质量监督、检查、检测、抽查的重要内容。

水利工程档案的整理，要注意以下几个方面的问题：

（一）水利工程文件材料的整理要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28-2002）文件规定。档案整理要完整、准确、系统、字迹清楚、图样整洁、声响材料须标注的内容清楚；归档图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）要求统一折叠。

（二）重要活动挤时间、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键技术、节点工序、重要部位、地质或施工缺陷及处理、工程质量、安全事故、重要芯样等形成照片和音频文件。

（三）文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号和签字盖章手续完备，并满足耐久性要求。

（四）所有文件材料必须保证内容的真实性，如实反映情况，任何部门和个人不得擅自修改、伪造。收集的文件材料应为原件，因故用复印件时，要加盖复制件提供单位公章和档案证明章，确保与原件一致。

（五）竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、修改规范、签字手续完备。项目法人负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位以单位工程或专业为单位编制竣工图。

三、水利工程档案的分类与组卷

水利工程档案的组卷是水利工程档案的核心工作，也是出现问题最多的地方。组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件有机联系，分类科学、组卷合理，便于保管和利用，应根据卷内文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整。

（一）制定分类方案

项目法人要结合项目实际特点，制定涵盖工程建设的全过程和工程档案的全部内容的分类方案，一般按照形成单位结合建设阶段和专业进行分类，按照形成单位大致分为建设综合管理、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等不同类别，再结合不同的建设阶段和专业具体细分。

类目设置要遵循的原则

1.排他性。

排他性，即类别之间互相排斥，只有唯一的类别属性。这样的类目设置既便于归类也便于查考使用。

2.系统性。

系统性，即类目划分是一项系统工程，一旦确定，各参建单位都要同一个分类方案，在一个项目中要坚持一以贯之，保持其连续性。如果不能连续使用，或者各单位不能统一使用，会给后人造成混乱，对于归档、保存、使用都会造成障碍。

水利设计部门和水利管理规划部门一般采用流域（水系）—工程项目分类法。如：类别代号+水系代号+工程代号+阶段代号+专业代号+案卷号[2]。项目法人制定的分类号及档号，一般由全宗号+分类号（按照需要编制一级类目+二级类目）+案卷号组成，代字与类目间用“·”隔开，类目与案卷号间用“-”隔开[3]。分类方案是水利工程档案整理的纲领，科学合理分类方案，能达到事半功倍的效果

（二）按照文件材料形成的有机联系组卷

水利工程档案的组卷过程，就是各参建单位按照项目分类方案，将该项目所形成的文件材料按形成规律和有机联系组成案卷的过程。按照问题、阶段、专业性质组卷是最常用的组卷方法。在实际工作中，为了确保案卷组合的科学性，往往要结合运用多种组卷标准。据以组卷的特征，就是组卷的标准，按照一种标准组卷，就叫一种组卷方法。比如：项目前期文件，项目管理文件按事由结合时间顺序组卷；其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷；勘察设计文件按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段结合专业组卷。以上组卷方法，按问题、按专业、按文种、按阶段组卷，都不能将两个以上单项工程的文件材料组合在一个卷内。

四、水利工程档案的归档和移交

水利工程档案在完成组卷后，各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责，监理工程师对施工单位提交的归档材料应进行审核。施工文件组卷完毕经施工单位自查后，依次由监理单位、建设单位工程管理机构进行审查。经参建单位技术负责人审查合格后，向建设单位档案管理机构移交归档。

归档单位（部门）应按照建设档案管理要求，编制交接清册、交接手续、档案数量、案卷目录、双方清点无误后交接归档。

建设单位可以通过六率来考核参建单位档案管理是否达到归档文件材料完整、准确、系统的要求：即归档率、完整率、准确率、查全率、查准率、案卷合格。

结束语：水利工程档案是水利工程建设与管理的重要组成部分,贯穿于水利工程建设程序的各个阶段,是确保水利工程质量的重要依据,所以水利工程参建单位要象重视水利工程的进度与质量一样,重视水利工程档案管理工作。