公众参与档案工作研究：国外实践、特点与启示

王雨晴/河北大学管理学院

党的十九届五中全会提出要“畅通和规范市场主体、新社会阶层、社会工作者和志愿者等参与社会治理的途径”[1]。就档案部门而言，应鼓励公众参与档案资源建设，构建档案工作开放、共建、共享的新局面。近年来，从实践探索来看，我国档案公众参与项目已在部分地区开展，但相比国外，我国公众参与的深度和广度有待提高，存在范围受限、方式单一等问题。从学术研究来说，国内学者关于国外档案公众参与的研究，集中体现在公众参与档案项目与公众参与档案资源建设路径上，如闫静[2]、陈建[3]、李海涛等[4]分别研究了英、美、澳大利亚和新加坡档案项目的实践特色，张灵慧[5]、陆璐[6]、古同日[7]探究了参与式档案馆建设路径和公众参与档案开发模式。由此可见，国内学者的研究多是对国外某一具体档案项目的评析，缺少对档案公众参与方式的集中归纳。为此，本文通过研究国外公众参与档案工作的实践，以期丰富我国档案公众参与的内容及方式，为我国创新档案服务形式提供参考。

1 国外公众参与档案工作的方式

基于对国外档案网站与国外档案学著名期刊，如Archival science、Archives & manuscripts等检索，综合多个国家档案馆开设的各类公众参与档案项目，笔者认为可将国外公众参与档案工作的方式分为参与式存档、参与式加工和参与式反馈三种。

1.1 参与式存档

参与式存档是指社会公众主动或被动地参与到档案收集工作之中，将自己所知道和拥有的档案信息同档案部门分享，以丰富国家档案信息资源。国外档案馆会经常向社会公众开展专门性的档案征集活动，鼓励公众利用社交媒体进行数据存档，倡导公众参与社区建档。例如，芬兰政府援助该国国家档案馆、市政档案馆、大学档案馆和其他一些档案馆接收私人档案；美国的DocNow[8]为公众记录具有历史意义的事件提供了社交媒体平台，公众可通过Mailchimp、Twitter等媒体参与；南亚美洲数字档案馆SAADA[9]启动了“第一天”的社区在线项目，向社会征集有关南亚移民在美洲第一天经历的音频、视频和文本记录。这种由档案部门提供平台，由公众利用社交媒体自行参与存档的方式，有利于捕获和留存现有档案资源，促进社区建档，丰富档案馆藏。社交媒体平台在尊重创建者权利同时，也允许研究人员等共享其数据，以便实现档案数字化保存。

1.2 参与式加工

参与式加工是指社会公众通过参加各种档案项目，对已有档案资源进行整合与分析的过程。国外档案项目多以档案众包方式开展，将档案资源建设相关工作以自愿形式外包给公众。目前，国外广泛开展了面向公众的多样化档案项目，在英美等国还形成了持久性的档案志愿活动，公众参与档案加工、整理的具体方式包括转录、翻译、著录、贴标签和编辑文章等。例如，英国的档案志愿者可参与档案著录、翻译、贴标签等工作；美国公民档案员项目包括做标签、转录、编辑文章等；澳大利亚档案志愿者每周向澳大利亚档案馆贡献数千小时无薪时间[10]，其工作包括转录、校对、贴标签和地理定位。这些专门档案项目的开设，成为公众参与档案工作的主要途径，一方面动员了社会力量参与档案资源建设，吸引社会公众参与档案加工并贡献自身才能，增进公民对档案工作的了解，另一方面则有利于实现对大量现有馆藏档案的电子化和规范化管理，加快档案数字化进程。

1.3 参与式反馈

参与式反馈是指社会公众通过社交媒体、网站等平台，主动向档案馆和档案部门提出建议，对参与的档案项目或档案馆的档案服务做出反馈。国外公民对档案工作的反馈方式包括公众通过网站平台参与反馈、档案人员深入社区获取反馈信息以及借助档案刊物收取社会反馈。如美国公民档案员项目为参与者开设专门交流区，开展投票活动以了解公民感兴趣话题；澳大利亚新南威尔士州推出重新发现土著语言（RDIL）网站[11]，通过评估与澳大利亚土著语言相关的档案记录，对社区成员进行结构性访谈并获取建议，致力于解决土著社区参与土著语言文化遗产传承问题。以上方式均体现出档案工作者与社会公众之间的互动与交流，增加了公众参与度，能够及时了解参与者感受并得到实时性反馈，便于有针对性地更新档案项目任务，促进档案工作的改进与提升，实现档案部门与社会公众之间的持续交流与良性互动。

2 国外公众参与档案工作的特点

2.1 档案公众参与管理体制完善

国外档案公众参与项目的发展成熟，得益于国家管理体制机制的完善，“公民档案员”等具体档案项目的开展实施更是国家政策引导的结果。欧美等国有关档案资源建设和数据开放的规范性政策文件出台较早，并在实践中不断发展健全，从制度上为公众参与档案活动提供了有力支持。如英国国家档案馆于2018年发布《英国国家档案馆志愿者手册》[12]和《志愿政策》[13]，鼓励社会公众成为档案志愿者；澳大利亚国家档案馆发布《2020数字连续性政策》，以保证政府项目和服务实现最佳效果。这些国家计划和政策的出台，一方面加大各级各类档案馆向社会开放档案资源的力度，推动公众参与式档案工作模式的形成发展；另一方面也为公民参与档案活动创造了条件，保障了档案公众参与项目的顺利进行，使得社会力量在档案资源建设中的作用得以不断增强。

2.2 项目类型多样且具有连续性

纵观国外公众参与档案项目的实践，无论从内容上还是从形式上都具有丰富性和连续性的特点。从横向看，很多国家都设置了多样化的档案项目，美国和新加坡国家档案馆开设公民档案员项目，英国和澳大利亚国家档案馆开展档案志愿者项目，每个项目又包括转录、标引、翻译、贴标签等形式，公众进入项目后可选择自己感兴趣的领域或以擅长的形式参与，突显自愿性和灵活性的特点。此外，国外公民还可直接参与社区和社群档案资源建设，丰富地区档案资源，协助地方传承档案文化遗产。从纵向看，国外档案项目会及时更新，部分档案计划项目会一直持续发展，美国的公民档案员计划从2010年出现以来一直持续至今，其项目主题依据社会需求而确定，项目具体内容随着公众的反馈而不断调整，参与形式也在持续拓展。多样化的档案项目形式更易吸引社会公众的参与兴趣，持续性的项目计划能够培养出一批专业性的社会档案人员，增加公众对于档案工作的了解，提升社会档案意识。

2.3 社交媒体平台得到广泛应用

档案网站和社交媒体成为国外公众参与档案工作、了解档案动态、提供档案资源的主要平台，欧美等多国的档案网站均广泛应用社交媒体。一方面，社交媒体便捷性、易用性的特点为公众随时随地分享个人档案信息提供了有效平台，法国国家档案馆官网“创新和协作项目”内嵌档案国家参与博客，公众可查看现行和停止的国家档案项目；日本档案网站普遍采用RSS技术。另一方面，社交媒体的交互功能为档案机构和社会公众之间建立了有效的沟通反馈机制，公民既可从档案馆网站上直接提交电子邮件，这种方式不公开具体发送内容，有利于保护隐私，又可通过Twitter、Facebook、LinkedIn、Rss、博客等社交媒体工具参与在线评论和互动。社交媒体的应用适应了Web3.0时代的发展需要，使公众能够实时了解档案工作最新信息，方便报名参与档案项目，动态反馈参与效果。

3 对我国公众参与档案工作的启示

现阶段，随着我国机构改革和数字化转型深入发展，我国档案机构越来越认识到公众参与对于档案工作的重要性。在法规政策方面，我国档案机构注重对档案开放利用的调整，协调档案与公众关系，档案公众参与活动在部分地区有所实践，并取得较大进展：省级档案网站初具规模，注重利用微博、微信等社交媒体进行宣传，以吸引公众关注。然而，总体来看，我国档案还存在公众参与的管理体制不够健全，档案项目类型较为单一，社交媒体与公众互动不够密切等问题。因此，在分析上述国外公众参与档案工作的基础上，我国档案公众参与可从以下三方面优化路径。

3.1 环境优化：完善公众参与档案工作的管理体制

档案实践活动的开展需要以管理体制为支撑。我国于2014年出台的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出人民群众对于档案工作的重要性，2019年修订的《中华人民共和国政府信息公开条例》强调公众与档案信息开放的关系，新修订档案法要求档案馆创新服务形式，强化服务功能，这表明我国在宏观层面上已经有所认识和实践。然而，同英美国家成型的档案志愿服务体系相比，我国目前并未对档案公众参与做出明确规定，现有的档案众包管理机制亟待提高，而且缺少针对档案志愿服务的专门政策和对参与人员能力要求的具体文件。

为此，我国还需进一步构建和完善档案公众参与的管理体制机制。在国家层面要注重顶层设计，国家档案局应发布有关档案志愿活动的专门性文件，鼓励各档案机构重视开展档案志愿实践活动，为公众参与档案工作各环节提供政策性保障；在社会层面，各级各类档案馆应主动根据工作需要开展适合公众参与的档案项目，也可通过档案众包方式吸引社会参与，明确档案公众参与的标准规范和要求，加强对实践成果的检查和验收，建立奖励机制，对档案实践成果优秀的个人予以表彰，以激发社会公众参与档案工作的热情和积极性。

3.2 内容拓展：丰富公众参与档案项目的实践类型

近年来，我国已开设了部分面向公众的档案项目，如辽宁省档案馆开展了“社会档案人”项目，上海市开展盛宣怀档案抄录项目，沈阳市档案馆建立家庭档案网站征集家庭档案，新冠肺炎疫情期间各大档案馆向全社会收集抗疫档案资料，这些成果表明我国档案机构已对社会力量参与档案工作有所行动。然而，相比美国、新加坡的“公民档案员”和英国、澳大利亚的“档案志愿者”项目，我国档案公众参与项目还不够成熟，已有的档案项目仅是地方性的，数量从全国范围内看来依然稀少，档案项目的类型和方式都有所受限，在国家和省级档案馆官网上除档案收集通知和公众留言反馈外，很少能看到设有公众参与项目的专门版块。

为此，我国还需从广度和深度上增加对档案公众参与项目的开设。在广度上，档案馆要丰富档案项目内容，除收集档案资料和开设网络留言外，要注重增加对于档案加工、整理方面项目的开发，拓宽公众参与档案工作方式，可参考国外做法，提供贴标签、转录、翻译等多种方式供社会公民选择，地方社区更应为公众提供参与档案工作机会，以补充地区档案资源。在深度上，档案人员要主动为社会公众参与项目提供指导，告知其必要的专业知识，在实践中潜移默化地影响公众增强档案意识。档案馆应及时更新档案项目主题，依据现实情况持续开设新的档案项目，为公众创造连续参与档案工作的机会，这有利于建设专业性的档案志愿者队伍。

3.3 媒介多样：重视社交媒体在档案工作中的作用

当前，我国档案工作注重微博、微信等新媒体的使用，如省市级档案馆、专业档案馆和高校档案学专业普遍开设了微信公众号和微博账号，部分微信公众号影响力极强，更新频率高，如中国人民大学的“档案那些事儿”。在我国档案馆网站上，多个网站开设公众互动、解答咨询等版块，方便用户通过邮件或直接留言参与互动。然而，与国外社交媒体应用相比，我国微信、微博这类媒体大多只在新闻动态转载中使用，档案馆的微信公众号主要推送档案馆工作动态，公众并不能直接借助社交媒体记录生活、上传档案、参与档案项目，还不能很好地发挥社交媒体与公众的交互功能。

因此，我国各档案机构应主动扩大社交媒体的应用范围，积极发挥其在公众参与档案工作中的作用。首先，要重视社交媒体的内容宣传作用，互联网时代的社交媒体影响力显著提高，借助社交媒体宣传可使公众潜移默化地了解档案实践内容，调动其认识和参与档案项目的积极性。其次，要重视社交媒体应用中的公众参与程度，利用社交媒体进行档案征集，使公众通过手机等移动终端就能直接提交电子档案材料，借助社交媒体平台使公众在线上就能对档案进行描述和转录，这种便捷化的方式更易吸引人群主动参与档案工作。最后，要重视社交媒体的交流与反馈功能，档案部门应积极利用微信、微博、博客等社交媒体发布投票以了解社会需求，公众通过社交媒体直接发布留言与咨询问题，从而形成及时的互动和反馈。