新《档案法》规制下非遗档案数据化管理策略研究*

孙大东 向晓旭

（郑州大学信息管理学院 郑州 450001）

0 引言

非物质文化遗产档案是清晰记载非物质文化遗产形成、传播、保护等客观状况的真实记录，具有很高的历史文化价值。在传统文化遭受新兴技术冲击、非遗文化记忆加速“流失”的现实情景下，如何使非遗档案的管理工作融入数字时代的发展潮流，让非遗文化记忆在数字时代得以存续与传承，已成为摆在档案部门面前的一道新课题。新《档案法》专门增设了“档案的信息化建设”一章，规定应加强档案数字化、信息化建设，为数字时代档案工作的发展提供了法律依据与政策导向。在此背景下，档案部门也应及时转变思路、主动适应新的发展形势，在新《档案法》的规制下积极探索非遗档案的纵深化、数据化管理，推动非遗档案管理工作的数字化转型。

档案数据化是“档案部门以用户需求和业务需要为导向，将数字档案资源转换为可供阅读、分析和处理的档案数据资源的过程。”[1]档案数据化管理是实现档案数字化转型的有效途径。较之以扫描为主要技术手段的档案数字化工作，档案数据化更重视对档案内容价值的深度挖掘与开发。对非遗档案进行数据化管理，一方面能系统整合非遗档案数据资源，深入挖掘非遗档案数据的内在联系及其历史、文化、知识价值，满足社会对非遗档案多样化、差异化的利用需求，促进非遗文化的传承与非遗记忆的构建，另一方面能充分发掘档案数据化管理模式在档案管理实践中的独特优势，推动档案数据治理的应用与落实，为数字时代的档案工作注入新的发展动力。因此，为顺应数字时代的发展要求，改善非遗档案资源分散保管、开发程度不足、信息化建设水平不高的现状，需要对其开展系统的数据化管理，通过对非遗档案数据创建、整合、组织、存储、开发、利用的整个生命周期的管控，推动非遗档案数据的系统整合、有序保管、高效利用，进而实现非遗档案管理工作的数字化转型。

1 研究现状

2021年5月4日，笔者在中国知网文献库中以“篇名”为检索项、以“非物质文化遗产档案”“非遗档案”为检索词进行精确检索，共获得334篇文献。通过对这些文献的仔细研读与梳理，发现其研究内容主要集中在以下几个方面：一是对非遗档案管理工作的主体、体制、现状、问题及相应对策的研究，二是对非遗的档案式保护的理论依据、参与主体、保护方式、实践问题等内容的研究，三是对非遗档案信息传播的背景、现状、传播因素及传播策略的研究，四是对非遗档案信息化建设的建设内容、工作流程、依托技术、建设方法等内容的研究，五是对非遗档案资源建设与开发利用的视角、价值、问题、策略等内容的研究，六是对某个特定地区或类型的非遗档案的保护与管理等工作的具体状况、存在问题及对应策略的研究。

在这334篇文献中，有部分研究涉及到了与非遗档案数据化工作相关的内容。如李珊珊、赵跃基于关联数据，从来源层、描述层、关联层、发布层、应用层5个层次出发，对非遗档案资源开发进行了研究。[2]施旖将主题图技术应用到非遗档案资源的整合中，对非遗档案资源聚合主题图进行了模型架构。[3]刘鹏茹、锅艳玲根据我国非遗档案资源数据库建设现状，提出构建全国非遗档案数据库系统的设想，并对数据库系统中的功能模块进行了设计。[4]王璐瑶结合非遗档案资源可视化的特点及原则，从主体、客体以及方法三个层面探讨了非遗档案资源可视化推进对策。[5]聂云霞、龙家庆等从数字赋能视域出发，提出可通过培育数字素养、建设数字平台、做好技术赋能与功能服务匹配、因地制宜选用整合保存方式、坚持资源至上原则等途径开展非遗档案资源的整合与保存工作。[6]孔明月在探讨数字人文视域下的非遗档案开发工作时，提出可对非遗档案进行数据化处理、建设档案数据库，并可充分运用文本挖掘、关联数据、GIS与VR等数字人文开发技术。[7]

整体而言，非遗档案的研究工作已日益受到档案学者的关注与重视，研究的内容、范围不断扩大，研究成果的数量不断增加，但同时也存在以下几个方面的问题：其一，研究深度不足。目前已有的研究成果多集中于对非遗档案管理、保护、开发利用等工作的意义、现状、方式等内容的简单探讨，缺乏更深入的分析与思考。其二，学科交叉度不够。已有的研究大多仍局限于档案学本身，跨学科、跨领域的研究成果少，与其他相关学科的融合度有待提升。其三，对档案数据化的探讨较为薄弱。档案数据化是档案数字化新的发展趋势，理应受到研究者的重视。但就当前的研究状况来看，已有的研究内容仍主要集中于对非遗档案数字化工作的探讨，尽管有部分研究在一定程度上涉及到了非遗档案的数据化工作，但对非遗档案的数据化管理进行专门性探讨的研究成果依旧缺乏。因此，为顺应档案数据化发展趋势、拓展非遗档案研究深度，理应对非遗档案的数据化管理工作进行系统、深入的探讨。

2 创建与整合

2.1 推动非遗档案数字资源创建工作

创建非遗档案数字资源是实现非遗档案数据化管理的前提。新《档案法》第三十五条规定：“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。”[8]长期以来，档案部门在促进档案数字资源建设、推动档案信息化发展的过程中发挥着至关重要的作用。如青岛市档案馆于2012年完成了本市智慧档案馆建设的相关研究工作，于2013年提出了智慧档案馆建设项目建议书，促使这一项目被纳入政府工作计划中。[9]与之同理，非遗档案数字资源的创建活动也应由档案部门积极、主动地推进，以为非遗档案数据化管理工作奠定资源基础。

非遗档案数字资源的创建需要档案部门提前介入、积极参与。一方面，应做好非遗档案数字资源的接收与征集工作。档案部门应充分考虑非遗档案数字资源来源的多种可能，制定针对性的档案数字资源收集措施。其一，档案部门应积极参与同非遗文化传承者的寻访、交流活动，将这一过程中产生的口述记录、录音录像等材料及时、系统地收集整合，并严格遵照相关标准开展数字化归档工作。“北京记忆”项目组在开展北京童谣保护子项目时，便通过数字化的方式采集整理童谣，并采用OAIS模型对采集到的各种童谣信息资源进行规范化著录，使其得以进入北京记忆数字资源库中永久保存。[10]其二，档案部门应主动参与或跟进非遗项目的申报活动，及时将形成于这些活动中符合归档范围的申报材料纳入数字化归档流程。其三，档案部门应积极开展同与非遗保护、管理相关的文化机构的业务交流与合作，加强对形成于这些机构的相关文件材料的数字化归档、移交工作的指导与监督，切实保障非遗档案数字资源的形成质量。

另一方面，应注重非遗档案数字资源的内容扩充与形式创新。档案部门应积极推动非遗档案数字资源涵盖范围的扩大，通过构建非遗档案数字资源分类标准、创建新型数字资源类目，将符合归档范围、格式、质量要求的各种新形式、新载体的数字档案资源归入相应类目。以聊天记录为例，移动通信技术的发展使得档案部门同非遗相关主体的沟通、联络趋于便捷化，与非遗相关的数据、资料可能以聊天记录的方式形成并记录于社交媒体平台。档案部门便可考虑将这些聊天记录进行收集、筛选，纳入数字化归档范围，并将其按照“社交媒体信息类”进行分类管理。此外，档案部门还应积极建设非遗档案数字资源库，系统记录各类非遗档案数字资源信息，以实现集中、规范化管理。

2.2 搭建非遗档案数据整合平台

新《档案法》第四十一条规定：“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”[11]搭建非遗档案数据整合平台，对来自不同地区、不同部门的非遗档案数字资源进行数据化转化与统一管理，有助于推动非遗档案数据的高效开发与利用。

档案部门应将分散在不同主体手中的非遗档案数字资源集中起来，统一进行资源整合与数据化转化。档案部门可积极开展与不同地区的档案馆、不同类型的文化机构之间的交流合作，共同搭建一个独立于档案管理系统之外、跨地区、跨部门的非遗档案数据整合平台。首先，档案部门应坚持以资源整合为要旨，科学设置非遗档案数据整合平台的功能模块，使其能够集中收集不同机构的非遗档案数字资源。如可借助平台开设数字资源共建共享的绿色通道，以供数字资源的内部流通传递。各档案馆和文化机构可预先进行注册申请、资格核验，获取数字资源上传、下载的权限。由英国国家档案馆在内的102家文化机构和协会共同参与的“聚宝盆”项目，其在线数据库便具有文化资源共享、在线服务咨询、跨机构文件管理等功能。[12]档案部门也可参考该项目的数据库功能设计理念，在数据整合平台上开拓资源共建共享、彼此联通的通道，实现非遗档案数字资源跨机构流通与协同管理。其次，平台的功能实现应以图像、文字、语音识别、数据清理、集成以及语义关联、分析等关键性的技术手段为依托。档案部门可借助这些技术手段对各机构上传的非遗档案数字资源进行统一的识别、筛选，从中提取出有价值的档案数据，推动非遗档案“数字资源”向“数据资源”转变。同时，根据这些数据的不同特征开展资源归类，实现非遗档案数据的有序整合。威尼斯时光机项目便是“计划以人为起点，采用全文检索、语义分析、人物画像描述等方法，对与之相关的档案记录进行抽取、整合、分析，根据这些档案信息，按照一定的框架建立关于人的特征画像描述。”[13]该项目借助一定的技术手段，对档案信息进行数据化处理与深度开发，形成了相互关联的数据内容。最后，档案部门应建立科学、可持续化的平台运行机制。一方面应主动同相关的档案馆、文化机构沟通，鼓励其积极利用平台上传自身所拥有的非遗档案数字资源，为档案数据整合提供资源基础；另一方面应加强对非遗档案数据整合平台的维护与管理，确保平台整合工作能够顺利开展。

档案部门在搭建非遗档案数据整合平台时，应把建设重点放在如何实现跨机构、跨行业的资源流通上，努力打破数据资源壁垒。同时，在利用平台开展数据资源整合时，应在遵照来源原则的基础上坚持历史主义与逻辑主义的统一，深度挖掘非遗档案数据的内在联系，为日后的组织、保存以及开发利用工作奠定基础。

3 组织与存储

3.1 打造多元主体共建的数据资源组织体系

非遗档案数据资源组织体系的建立应有多方主体的参与。从当前非遗档案的保管状况来看，有相当一部分的非遗档案分散保存于博物馆、文化馆、非遗文化保护中心等文化机构，这些机构在开展非遗档案数据组织工作、开发非遗档案数据价值的过程中发挥着重要的作用。新《档案法》第十八条规定：“档案馆与前款所列单位（博物馆、图书馆、纪念馆等单位）应当在档案的利用方面互相协作，可以相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同研究、编辑出版有关史料。”[14]档案部门应积极开展同这些单位的业务交流与合作。一方面，可共同开展非遗档案数据资源组织的业务探讨、科学研究等活动，推动非遗档案数据资源组织活动的标准化、科学化。档案部门可通过组织专家会谈、专题研讨会等方式，与保存有非遗档案的各类文化机构进行经常性的业务交流，共同研究探讨非遗档案元数据标准以及相应的著录、标引体系等内容，并定期公布研究进展与成果，为非遗档案数据的组织工作提供科学指导。此外，还可共同参与相关的科学研究项目。可由档案部门主动申请与非遗档案数据有关的数字人文研究项目，相关文化机构负责提供资源、资金、技术等方面的支持。如“欧洲时光机”项目的建设便有超过14000个机构、10万余名来自各个领域的专业人员参与其中，为该项目提供多个层面的支持。[15]另一方面，可共同开展非遗档案数据的本体分析构建、检索体系建立等前沿的组织活动。以本体构建为例，相关单位可主动向档案部门提供本单位所拥有的非遗档案数据信息，如非遗档案数据的来源、内容、形成时间等，档案部门可在充分掌握这些信息的基础上，利用资源描述框架对非遗档案数据进行本体构建。如利用Protégé软件建立起非遗档案数据本体知识库，依据非遗档案数据的不同特征开展资源归类，建立起各个类别下的不同个体相互关联又彼此区别的有序化的数据体系，实现非遗档案数据资源的有序组织。

从非遗档案的来源来看，部分非遗档案形成于社会公众的文化生产活动。非遗档案数据的有序组织与开发利用、非遗文化的多元演绎与传承发展，离不开社会公众的广泛参与与积极建设。新《档案法》第七条规定：“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。”[16]将社会公众纳入非遗档案数据资源组织过程中，能促使非遗档案数据的组织活动更加贴近公众的实际文化需求。一方面，档案部门可通过档案众包、创意征集、权限开放等方式，主动开辟或提供社会公众参与非遗档案数据资源组织的渠道。由英国国家档案馆推出的“士兵日记”项目便为公众参与档案资源组织提供了便利渠道，公众可“通过电脑在方便的时间地点上网，进入士兵日记项目众包平台选择对象文本，然后进行阅读核对日记、提取关键数据、创建详细索引、日记页面分类、提交标签成果等工作。”[17]档案部门也应积极探索公众参与非遗档案数据资源组织活动的合理路径，如可参考“维基百科”“百度百科”等信息收集平台的运作模式，基于已有的非遗档案数据创建词条库，向公众开放部分权限。公众完成实名注册、身份验证后便可对存入库中的非遗档案数据进行编辑、阐释，每条数据的编辑痕迹也应能够同步记录到词条库的后台，以便于后续的溯源与管理工作。另一方面，应建立起公众参与的保障与审核机制。档案部门既应通过制定奖励措施、加强宣传推广，鼓励公众积极参与到非遗档案数据资源组织活动中，又应强化对公众提交的数据组织内容的审核，严格筛查每一条经编辑处理后的数据的内容、格式、质量，切实保障非遗档案数据组织的规范化。

除此之外，档案部门还应加强同政府有关部门、民间非遗保护组织、非遗传承者、文创企业等相关主体的联系与沟通，不断获取政策、资源、技术等方面的支持，以推动多元主体协同参与的非遗档案数据资源组织体系的建立。

3.2 形成全程管控的安全存储机制

新《档案法》第三十五条规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”[18]档案数据的安全存储与有效保护是档案信息安全建设的重要内容。实现非遗档案数据的安全存储与有效保护，应从其形成、处理、传输、入库保存的整个生命周期出发，开展全程管控。

首先，在非遗档案数据的形成阶段，档案部门一方面应主动了解非遗的保护状态，及时开展非遗数字化保护工作，以确保非遗档案数据的来源规范化，降低数据安全存储风险。部分地区、保护单位以及文化部门较早开始了非遗数字化保护工作，积极探索建设非遗数字博物馆、非遗档案资料数据库、非遗“大数据”中心等。[19]档案部门也应积极借鉴其实践经验，从非遗数字化保护工作着手，严格把控非遗档案数字资源的形成过程，为日后的数据化转化工作提供低风险、高质量的资源支持。另一方面应遵照科学的程序，加强对非遗材料归档工作的监督与指导，强化对非遗档案资源的质量审查与安全管控。档案部门应能熟练运用数据清洗、降噪等技术手段开展数据处理工作，确保入库非遗档案数据的真实、完整、可用、安全。同时，加强对入库数据内容的审核与筛选，选取数据格式规范、来源可追溯、历史文化价值较高的非遗档案数据进行入库保存。其次，在非遗档案数据的处理、传输过程中，应加强对传输环境的保障与传输设备的维护。在数据开始传输之前，档案部门一方面应加强对网络环境的实时监测与调整，保障传输信号的稳定性，另一方面应对传输设备所处环境的温湿度、清洁度等因素进行调控，避免因信号弱、网速慢、温度过高等原因导致非遗档案数据传输不畅、存储失败等情况的发生。除此之外，档案部门还应定期开展对传输设备的维护，检查其是否存在硬件老化、系统故障、病毒感染等问题。最后，在非遗档案数据入库保存的过程中，档案部门应定期进行数据库系统安全筛查、漏洞修复、内存扩容等工作，保障非遗档案数据存储平台的安全可靠。同时，积极开展与相关的文化部门、非遗保护单位的业务联系，联合开展数据备份、云端同步、异地保存等工作，降低非遗档案数据意外遗失或毁坏的几率。如北京大学图书馆便根据长期保存系统的特点及备份系统架构，制定了在线磁盘备份和离线磁带库备份两种备份策略，并规划建设“同城异地数据中心”，减少了数据丢失的可能。[20]档案部门也应强化非遗档案数据的多渠道、多平台存储意识，落实安全管理责任，切实保障非遗档案数据的安全存储与有效保护。

4 开发与利用

4.1 打造多样化的非遗档案数据资源呈现形式

新《档案法》第二十八条规定：“档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。”[21]打造多样化的非遗档案数据资源呈现形式，是档案部门积极推动档案数据服务创新的表现，能够充分发掘非遗档案数据在知识提供、决策参考、文化传播等方面的作用，促进非遗档案数据价值的实现。

打造多样化的数据资源呈现形式，其一，可推出以“内容服务”为核心的各类数据产品，充分挖掘非遗档案数据本身的情报、知识价值。如可通过元数据构建、聚类、分类、知识计量等方法对非遗档案数据进行系统地分析处理与二次加工，形成清晰、可视化的数据模型、文献数据库等，以直观的方式向用户呈现与非遗档案相关的各类数据信息，为其开展相应的生产、研究活动提供决策参考。如《中国地方历史文献数据库》便针对文献特性设计元数据结构,帮助研究者发掘文献的内在关联、发掘新的研究议题。[22]哈佛大学郝若贝与北京大学等机构合作创建的“中国历代人物传记数据库”则包含了大量唐代诗人或文学家群体的传记信息，助力学者大规模的分析与研究。[23]还可基于非遗档案数据推出电子期刊、多媒体出版物、统计图表等数据成果，在档案部门或非遗保护单位的官方网站公布获取途径，满足用户对非遗档案数据的利用需要。其二，可积极引入前沿的科技成果，以科技手段丰富非遗档案数据的展现形式。新《档案法》第六条规定：“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。”[24]档案部门可积极引入大数据、人工智能、虚拟现实、增强现实等先进科学技术，将非遗档案数据内容转化为全息影像、虚拟时间轴、数字地图等科技产品，并借助计算机设备或各类数字展览活动，将这些科技产品以情景交互的方式展现于用户面前，使其能够切身感知“活起来的”非遗档案数据。欧洲时光机项目便借助可视化工具展现了欧洲城市的变迁与发展，“追溯了城市疆域和原始版图，在动态化演示过程中，城市随着河流、山脉变化而呈现散点式、条状式、集团式不同分布，见证运河改造和人口迁徙，再现城市规划和建筑设计。”[25]档案部门也可积极运用先进的科学技术，将非遗档案中的历史文化数据以可视化、情景化的方式呈现出来。其三，可通过挖掘非遗档案数据的历史、文化价值以及数据内容的内在关联，推出各种非遗档案文创产品，使虚拟形态的数据转变为可触及的实物，强化公众对非遗档案数据的直观认知。

4.2 挖掘基于非遗档案数据的个性化服务内容

新《档案法》第三十四条规定：“国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案。”[26]档案部门在对非遗档案数据资源进行系统整合、关联、分析和挖掘的基础上开发个性化的非遗档案服务内容，能够满足用户群体对非遗档案多样化、差异化的利用需求，从而促进非遗档案数据价值的实现，推动档案服务的智慧化转型。

档案部门应把握非遗档案数据的独特价值，开发特色化、个性化的服务内容。其一，可借助移动终端设备，依托社交媒体平台，开发以非遗档案数据为基础的特色移动服务内容。如可借助微信公众平台推出与非遗档案数据内容相关的特色栏目、科普类文章、视频号等内容；借助APP推送基于非遗档案数据创作的各类编研成果、音频、视频等作品；借助WAP网站建立非遗档案数据存储平台，结合其存储内容开发知识导航、检索等专项服务。档案部门在开发各类基于非遗档案数据的移动服务内容时，应注意依据不同的受众群体开展分众传播，建立起个性化的推荐机制。还可鼓励公众积极参与、贡献智慧方案。“伊斯兰教的托钵僧舞蹈仪式就曾利用Youtube、Wiki等平台进行社会归档，并将公众上传到 Youtube的视频档案按照来源原则进行管理。”[27]档案部门也可充分利用“抖音”“快手”等移动平台的自主创作功能，制定相关措施鼓励公众积极上传与非遗档案有关的各项内容，为非遗档案服务的内容开发注入新的数据来源。

其二，可构建起非遗档案数据的用户画像，结合用户画像挖掘非遗档案数据内容，开展定制化数据服务。档案部门应对有非遗档案数据利用需求的用户进行信息采集与统计，明确其利用动机、利用方向、利用习惯等特征，并对这些数据进行系统分析研究，构建起非遗档案数据的用户画像。当档案部门通过用户画像确定了某些特定的用户群体对非遗档案某方面的内容有专门的利用需求时，便可利用计算机设备对相关的非遗档案数据进行自动抽取、组织，为其整理出相对完整的、符合其利用需求的档案数据资料。如美国数字国家安全档案馆项目便“对馆藏外交档案进行精细化颗粒度标引，立足学科体系对档案主题和摘要进行著录，搭建人文学科领域研究者专用的档案智库。”[28]档案部门应积极探索不同用户群体对非遗档案数据的不同利用需求，以此为基础对相关的非遗档案数据进行抽取、筛选、加工，为用户打造定制化、关联化的数据服务。

其三，可尝试为用户提供个性化、智慧化的数据检索服务。档案部门可以数据挖掘、语义关联、分析等技术手段为依托，结合非遗档案数据资源的组织及分布状况，建立一个智能检索系统，并将其嵌入移动服务平台或自身建立的官方网站中，为用户提供智慧化的非遗档案数据检索服务。当用户进入平台并提交检索词后，系统便能根据检索词对与之相关的非遗档案数据信息进行自动筛选、匹配，将关联度高的数据结果呈现给用户。此外，档案部门应预先对检索系统的功能进行科学设计，使其能够自动记录用户在平台上留下的数据检索痕迹，进而统计出该用户使用频率较高的检索词，实现对其检索倾向的个性化分析，并以此为基础进一步开发检索系统的关键词、主题词语义联想功能，在帮助用户减少自身在数据检索上所花的时间、提高检索效率之余，促进用户深度挖掘非遗档案数据内容的彼此关联、发现其新的知识或历史文化价值。与此同时，为保障数据检索过程的顺利、高效开展，档案部门应及时完善移动服务平台或官方网站的交互功能，主动开辟互动性的功能模块，使用户能够对自身所接受的检索服务进行实时评价，进而促进检索系统功能的不断完善。

5 结语

档案数据化是档案价值深度开发的体现，也是档案工作数字化转型的必经之路。在新《档案法》的规制下对非遗档案的数据化管理策略进行探讨，一方面能使非遗档案的管理工作更加科学、规范，促进数字化“非遗文化记忆”的构建与传承，另一方面能充分发掘档案数据化管理模式的优势，彰显数据治理在档案事业发展中的价值与作用。期待今后有更多探讨非遗档案数据化管理的研究成果产生，从而为非遗档案的科学管理、利用以及档案数据治理能力的提升贡献智慧方案。