档案管理数字化建设中存在的问题与解决对策探究

文/安妮鸽

当今社会已经进入数字化时代，信息资源显得愈发重要。随着信息技术的飞速发展和全面普及，丰富的信息资源和有效的信息管理与企业的发展息息相关。数字化能有效整合和管理档案，在节约企业人力成本的同时还能提高整体效率。本文着力分析档案管理数字化建设中存在的问题以及解决对策，为档案服务于企事业单位乃至经济社会发展提供支撑

2021年1月1日起施行的新修订《中华人民共和国档案法》增加了第五章《档案信息化建设》，其中第三十五条提出：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。因此，企事业单位应该不断加快和完善档案数字化建设，努力解决存在的问题，使档案更好地服务于企事业单位的发展。

一、档案管理数字化建设的意义

档案是企事业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企事业单位的核心信息资源和重要资产。档案管理数字化有利于企事业单位适应社会的发展趋势，促进自身发展，能为企事业单位的工作提供有效证明，并满足社会各界对档案利用的需求，其意义具体体现在以下几点：

其一，方便档案整理和共享档案信息

档案管理数字化打破了档案管理部门的封闭式管理和档案利用的局限性。其职能也从保管和利用档案转向信息采集、信息管理和信息服务，更能科学管理、合理配置档案信息资源，使档案得到充分利用，为企业提供更优质、高效的服务。例如：一些部门要查看、借阅档案，通常要经过比较复杂的程序：部门审批、领导批准、登记、查阅/借阅、按期归还等。需要多次往返档案管理部门，但如档案实行信息化和数字化管理，通过局域网可实现档案的共享，高效而又便捷。

其二，方便保存档案原件

纸质档案的保管和利用过程中，不仅占用了大量的库存空间，还因档案本身材料、库房环境、保管条件及各种人为因素等，加速了档案的老化、磨损和损坏的情况。档案数字化管理通过电子文件的形式对档案进行管理、分类和保存，能降低档案原件丢失和损坏的风险，提高了档案管理的可靠度、安全度和便利度。档案信息化为知识普及和科学研究提供了职能化服务，具有资源共享、远程服务、一次投入、多次产出的特点，能有效缩短二次文献信息的编著时间。与以往的档案管理模式相比，数字化管理模式只需要提供计算机完成相关的指令操作，能大大节省管理者的时间和精力，并减少管理过程中的差错与失误。

其三，网络管理方便信息调取

为实现各区域部门资源共享，我国大部分企事业单位都已经建立了适用于其内部工作开展的局域网络。工作人员将档案信息输入计算机系统后，各部门就能通过单位内部的局域网络和密码验证，直接进入档案数据库进行查阅和调取，不仅节约了档案调取的时间，也减轻了工作人员的负担，提高了各部门的工作效率。

二、档案管理数字化建设中存在的问题

笔者以为，当下档案数字化建设中存在的问题主要有三点：

问题一，缺乏数字化管理人才

档案数字化管理不仅要求档案管理人员具有专业的档案知识和技能，还需要掌握一定的计算机和网络技术。而如今社会复合型人才比较短缺，即使有先进的设备和技术，核心技术往往也得不到有效的传承，导致管理人员在管理工作中存在一定的局限性，不能有效地操作计算机完成信息录入和维护工作。

问题二，数字化基础设施配备不完善

实现档案管理数字化必须要完善基础设施建设，主要包括档案数字化设备和档案信息网络系统，对实现档案信息资源共享、交换和传输，发挥档案信息化整体效益有重要作用。计算机档案管理系统可以实现档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储、编目、检索、借阅利用、编研发布等等。但是由于对档案数字化建设没有深刻的认识，大部分企事业单位并不重视基础设施的建设，严重影响了档案数字化建设的进度。

问题三，数字化档案管理制度不完善

电子档案建立后的管理，规范使用，如何实现资源共享以及管理人员需要注意的问题等方面仍然存在问题，因此需要建立和完善相关的制度和规范，以保证档案数字化管理工作的顺利进行。

三、实现档案管理数字化建设的对策

实现档案数字化管理的对策主要在于：

对策一，培养数字化管理专业人才。为保证档案管理人员的工作质量，企事业单位应提升内部档案管理人员的专业素质。企事业单位可以有针对性地培养专业人才，如为满足档案管理对网络技术和计算机技术的需要，可组织相关工作人员学习网络技术和计算机技术，并定期考核。

对策二，配备完善基础设施。型号、规格统一计算机硬件设施和相关存储设备，如：计算机、服务器、交换机、路由器、硬盘、光盘、防磁柜、扫描仪和数码相机等，是实现企事业单位档案管理信息化的硬件保障。软件设施主要包括档案室局域网和档案管理软件等。纸质档案数量逐年累积，增加了档案部门库房压力、人为损害档案和档案自然老化等难题，而大容量的档案存储载体，即档案数字化，不仅能减轻档案管理人员的工作量、提高工作效率，还能避免对档案原件的损害，方便查阅和保存。

对策三，创新和完善档案管理制度。档案管理数字化相关标准和规范相当于马路上的“交通规则”，能有效确保网络运行和档案信息的畅通和安全。档案管理部门应制定和完善档案管理制度，主要内容包括：完善档案管理技术规范和相关业务流程，细化、具体化工作环节和步骤；统一档案管理标准，制定必要的安全网措施。若没有统一的标准，数据库信息资源便无法建立，档案信息网络无法运转畅通，难以实现资源共享。

综上所述，档案数字化建设是一份信息量大、难度大的工作，相关单位和部门需要建立统一的资源处理机构对信息进行整合、分类并进行合理分配。这个机构需要领导的大力支持和一个有力的指挥部门，来保证管理工作的合理安排、平稳运行；需要各部门明确分工内容，共同合作，提高网络信息传递效率，以满足人们对于档案资源的需求。在建设过程中需要充分利用档案资源，把握好工作方向，企事业单位要根据实际发展需要，重点开发和使用某方面信息，避免造成资源浪费。由此可见稳步推进信息化建设，实为档案事业发展的所需与必然。