内部控制视角下合同生命周期管理研究

赖勤

（江西省烟草公司新余市公司，江西 新余 338000）

从本质上来看，企业所开展的经济活动是合同履行的过程，合同的执行也是业务核心的表达通道。从合同拟定到执行的各个环节，企业管理者都需要对其进行深入分析，合同的履行过程也就是企业实现对经济活动管控的过程。

一、合同全生命周期管理的概述

（一）合同全生命周期管理的基本概念

在企业开展经济活动时，合同是书面凭据，其中包含了企业拥有的权利、义务等各项条约，贯穿企业经济活动开展的全过程。企业的日常经营活动就是合同的履行过程，合同全生命周期包括起草、审核、签署、执行等各个环节。合同全生命周期管理就是对以上各环节进行系统的、动态的闭环管理。

（二）合同生命周期的内涵

合同机会阶段：主要是企业寻找经济合作机会的阶段，这是合同生命周期的重要保障，能够为后续各项工作打下坚实基础，如果没有此环节，后续工作也就无从开展；合同商谈阶段：参与经济活动的各个主体单位进行业务谈话，制定决策，该阶段能够为合同签订打下基础。在这个阶段中，各个主体都需要考虑对方的社会地位、经营状况等；合同签订阶段：在商谈结束后就可以进行签约活动，参与合作的各方需要对合同中的条款进行确认，确保其法律效力，避免疏忽而导致的经济受损；合同履行阶段：也就是合同执行，当事人需要严格按照合同中的各项规定，尽职尽责，完成自身的工作任务，最终得到一定的经济利润。在对该阶段进行管理时，需要从整体的角度出发；合同结束阶段：在规定时间内，合同中的各项条约已经完成，在到达时间期限后，合同终止，不再具备法律效应，并开展评价工作，由此实现合同的全生命周期管理。

（三）合同全生命周期管理的意义

建立合同全生命周期管理体系有助于企业管理者理清管理思路，实现对风险的有效控制，对业务活动中存在的问题进行深入分析和研究，设置控制点，使每个环节都能够严格按照合同规定顺利进行。除此之外，合同全生命周期管理体系还能够提升现有资源的利用率，避免出现合同管理混乱的问题。目前我国科学技术发展迅速，信息技术在很多行业都得到了广泛应用，ERP 系统或者信息化管理系统的建设，能够实现对业务的有效控制和管理，虽然该方式提升了管理效率，但独立性较强，不能够形成互相制约的关系。但是合同全生命周期管理系统的应用就能够有效解决这一问题，各个环节都能够联系起来成为统一整体，避免出现“信息孤岛”，完成数据共享。

二、合同全生命周期管理存在的问题

（一）合同协调配合性风险

合同全生命周期管理应该包括从合同起草到完成的各个环节，就目前情况来看，部分企业认为合同起草、履行、审核等各环节是独立的，没有联系的，这也就造成了合同管理混乱的局面。在审核过程中，由于参与审核的机构来自不同企业，都会发表不同意见，有可能导致合同的可操作性不强，难以满足各方要求。

（二）尚未构建完善框架体系

合同管理是企业在开展经济活动中的重要依据，也是企业合法权益得到保障的关键，完善的制度体系能够让企业内部管理、外部经营更加具有效率，提升企业经济效益。目前我国市场经济发展迅速，很多企业都迎来了新的发展机遇，但同时也面临着更多发展压力。就当前情况来看，部分企业并未提升合同管理水平，在制度方面的建设还有所欠缺，难以应对瞬息万变的市场变化。

（三）缺乏对合同的重视

市场化进程在我国起步较晚，在传统经济体制的影响下，很多企业在发展过程中并没有充分意识到合同管理的重要性，将以往的合同管理模式沿用至今，难以满足当下社会发展需求，尤其是在合同履行、条约调整方面的管理力度不强，都会为企业经济活动的顺利开展造成阻碍。

（四）合同管理理念不完善

当前经济社会讲究的是合作共赢，在国内市场经济发展进入到全新阶段，经济全球化趋势日益紧密的时代背景下，企业为了谋求更广阔的发展前景，都会采用与其他企业合作的形式，在这个过程中，合同的重要性不言而喻。但部分企业管理者并不具备先进的管理理念，在合同管理方面的能力、思想意识不够先进，为企业发展带来较大问题。

（五）专业化管理人才不足

合同管理涉及的范围十分广泛，工作难度大，复杂程度高，常常和经济活动、法律、技术等有密切联系，因此必然对合同管理人员的综合素质提出了更高要求。就目前企业合同全生命周期管理的情况来看，专业化、复合型人才的确实，使该项工作的有效性得不到保障。

三、内部控制视角下合同全生命周期管理的对策

（一）理清合同全生命周期内控建设思路

在强化合同全生命周期管控力度时，需要从“合同拟制生命周期”和“合同履行生命周期”这两个方面做起。合同拟制生命周期：主要是扩大了传统合同管理的范围，要将合同模板、拟制、审批、归档等各个环节考虑在内；合同履行生命周期：企业在发展过程中，要将财务和业务进行融合，实现合同的可视化管理，全面提升管理效率和质量。

（二）构建合同全生命周期内控系统框架

想要让管理活动得到顺利开展，需要以完善的规章制度作为制约，企业要根据经济活动开展的实际情况，设置智能管理平台，能过及时发现经济活动开展和合同中存在的异常情况，对企业运营状况进行实时监督控制，内控系统框架主要包括这几个层面：事务操作层：在合同拟制的过程中，要严格注意模板创建、合同条约审批、对合同使用范围进行精确定义；除此之外，还包括合同中的各项信息是否全面，合同文本是否符合规范要求，合同创建是否得到各方批准；在合同签署完毕之后，需要做好归档和等级工作，同时也需要上传至互联网进行备份；在合同履行过程中，要注意制定合同收付款计划，对项目进度进行科学管控；不仅如此，如果对合同中各项条款存在疑问，则需要和各方商讨后进行修改；统计分析层：要从不同的角度对合同进行全面分析，主要目的在于精确识别合同中存在的各种风险，抓住合同的重点。分析的内容主要包括合同模板的使用效率、签订情况，合同条约是否存在修订和调整，对企业带来的风险等；风险管理层。在前两层工作完成后，需要对企业经济活动可能遭遇的风险进行定义和检测，同时制定风险防范措施，形成风险闭环管理，从而实现合同全生命周期管控的目标。

（三）加强对合同管理的重视

在经济活动开展之前，企业领导人员需要组织工作会议，明确合同管理工作的意义和重要性，实现全过程管理，注重开拓合同机会，积极主动与其他单位建立良好的合作伙伴关系；现多层次的合同管理，加强企业内部各部门之间的交流和联系，安排专业的职能机构开展相关工作。在合同签订之前的审查工作方面，要安排专业人员对其中各项条约进行分析，由技术部门人员分析其中的业务情况，由法律部门员工审查合同中各项条款是否符合国家法律规定，财务部门负责合同中的收付条款，在各个部门交流沟通的基础上，多层次的合同管理能够全面提升合同全生命周期管控的规范性。

（四）完善合同管理理念

推广并使用合同范本，对合同编制进行规范化管理，充分考虑到企业业务开展的差异性原则，对采购、招标、广告服务等的合同进行个性化编制，这种管理模式能够全面提升合同管理质量，也避免在经济活动开展过程中出现的风险。与此同时，还需要强化对合同履行情况的管理，企业管理者需要密切关注合同动态，尽可能实现分类管理。在能够正常履行的合同方面，不需要投入过多人力资源和资金；对部分重点合同而言，要对其中的关键条款进行全面分析和评价，并做好提示工作，联系各方共同参与解决问题，在必要的情况下，可以对其中的条约进行修改。

（五）加强专业人才队伍建设

在实际工作开展的过程中，需要复合型、专业化人才的加入，才能进一步提升合同管理工作质量。从这个角度来看，企业需要强化合同管理人员的教育和培训力度，提供专业性学习，邀请业界专家前来分享工作经验，掌握市场发展规律。在对专业人员进行培训的过程中，企业管理人员不仅需要全面提升基层工作人员的工作能力，还需要让其树立先进的合同管理意识，充分意识到该工作对企业发展的重要性。在绩效考核过程中，确保考核标准、考核流程、考核结果的公正公开，保持反馈渠道畅通，加强人文关怀，让员工了解自身工作内容，能够正确对待合同管理工作的细节之处。一旦对绩效考核或奖惩制度有所疑问，可以及时向上级反应情况，良好的工作环境也能够让员工产生强烈的归属感和认同感，从而在自身岗位上实现个人价值。

四、结语

合同全生命周期管控是企业经济活动顺利开展的必要保障，也能够减少风险出现的可能性，在合同拟定、商谈、签约、履行、结束等各个环节，都需要加强监督和管控力度。当前社会是契约社会，企业需要具备契约精神，在保证合同管理工作高质量开展的同时，要尽可能为企业带来更多经济收益，发现合同中存在的问题及时解决，为企业可持续发展创造良好条件。