人事档案数字化在人事管理中的重要性

宁建文

（阿鲁科尔沁旗公路管护和运输保障中心，内蒙古 赤峰 025550）

人事档案是员工身份、履历、资历等方面的记录，是员工工作中的重要记录，是企业中人力资源管理的重要内容。人事档案与组织关系、社会保障等息息相关，企业可以根据员工的人事档案选拔人才，提升了人事工作的管理效率。人事档案数字化使得档案管理更加透明化、电子化，属于先进的管理方式，符合当前企业人力资源管理的趋势。只有不断提升人事档案数字化的管理水平，才能完善企业人力资源管理，才能不断提升企业档案管理的水准。

一、人事档案管理的特点

（一）全面性

人事档案是一个人在不断成长学习过程中的记录，包含学历、经验、组织关系、任免、薪酬等等全面性的有关记录，是一个人发展过程中不断累积起来的，通过浏览人事档案，就能了解一个人的学习、家庭以及工作情况等。从这个层面讲，人事档案具有全面性，是概括性地体现了自然人成长的过程。

（二）真实性

鉴于人事档案的重要作用，因此人事档案必须具有真实性，真实性就要求人事档案的内容真实可靠，是真实信息和材料的记录，才能为人们今后的学习和工作奠定基础，才能发挥人事档案的作用。

（三）动态性

前文提到过人事档案是对人们成长过程中的相关记录，其记录的内容应该具有动态性，即随着人们的发展变化而有所更新，而不是固定的。因此，针对人事档案的动态性，档案管理部门应该及时补充更新档案，避免出现时间上的断层，以便于能够更好地服务于社会。

（四）流动性

人事档案的流动性要求档案随着人员流动，因为人事档案理论上要与人事的调动、管理工作息息相关，如果出现“人档分离”的现象，那人事档案的管理也就失去了意义。因此，人事档案的流动性应该尽量缩短时间，比如在员工离职后，控制在七日内调走档案并随员工归档新的部门。

（五）机密性

人事档案具有全面性，记录了个人的学历、履历和经验等，其中也包括个人功过得失等方面，其中可能从侧面反映出国家的历史或者机密信息，因此就要求人事档案具有机密性，不能随意泄漏和更改个人档案信息，应该随着工作及时归档，由专业的档案管理部门统一管理，即使个人也没有权限随意调配和查看个人的人事档案。

二、人事档案数字化管理的重要作用

（一）提升档案管理工作效率，延长档案使用时间

首先，人事档案的数字化管理就是利用数字化、信息化的手段对凌乱的人事档案进行分类、组合和编码、排序，最终达到规范化、顺序化的管理结果。利用数字化的手段能够直接搜索，节省了大量的查阅纸质化档案的时间，提升的查阅的效率。比如，企业或者部门想查阅员工的人事档案，直接利用数据库搜索栏目，通过关键字词的引导，准确地找到档案，缩短了传统的翻阅时间。其次，数字化的管理方式代替了传统的纸质档案的管理，利用现代计算机信息化的管理方式，既能节省大量的纸质资源，形成无纸化办公，又能延长档案的使用时间，比如，当前可以利用云端保存数据，或者及时备份避免丢失造成损失，提升管理效率的同时也延长了电子化档案的使用时间。最后，人事档案具有机密性，个人有些档案需要秘密保存和处理，这可以采用现代化的计算机加密，根据职务和职责划分权限，不同的人员权限不同，在系统内通过账号权限等级的形式分级下达权限，人事管理员可以按照实际需要去修改档案，领导干部可以查阅相关人员档案，而普通职工只能查看自己的档案，既能保证工作畅通，又可以提升安全性，一举多得，而且不用再担心档案袋装不下厚厚的档案，通过硬件储存可以随时扩容，数据不容易发生意外的擦除和丢失。

（二）依靠档案数字化平台，为管理工作开展提供支撑

推进人事档案数字化，广泛开展数据收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通过人事档案管理系统、采集终端等数据接口，自动收集员工薪酬、绩效、职务职称、劳动关系等可信信息。其次，在现代人事管理的趋势下，传统的人事档案管理模式已不能满足业务发展的需要。例如员工的纸质文件基本信息和政治观点，可以进行数字扫描和存档。一方面收集员工在数字化管理系统中直接输入的其他信息（如社会关系、履历、奖励等）。对于外部环境数据，也收集了人事档案信息管理系统与互联网的所有数据接口。例如：社会行为、个人信用等。这些数据可以为人力资源的量化和科学管理提供坚实的数据库，可以全面、立体地反映员工的工作能力和心理状况。

（三）凭借数字化工作优势，实现人员、岗位精准匹配

首先，根据各个岗位不同的工作内容和职责，按照各个岗位的胜任素质模型，选择最符合岗位要求的员工。如：实现工作能力、个性特质、团队意识等的精准结合，充分发挥个人潜力。其次，通过算法的应用，汇聚优秀员工的多样化信息和个性特征，构建优秀的岗位人才模型。此外，在获取应聘者简历信息的基础上，可以利用互联网大数据发布适合人才的3D信息，获取应聘者的生活状况、学习能力等各种信息。为防止因信息不对称影响面试官招聘，应采用高质量的职位模型和应聘者匹配程度，实现人力资源与职位的精准匹配。

（四）借助数字化工作便利，打造高素质、专业化团队

档案管理部门可以对退休员工的信息进行分析，提出具体的对策和建议，在日常管理任务中发现影响退休的因素。同时，借助大数据保障人力资源管理的进展，尽可能避免管理缺陷和人力资源问题造成的人才流失。确保高层次人才和团队的稳定，争取更多的工作经费，促进创新和技术进步。通过数字化分析和管理数据的结合，从中长期来看，符合市场经济发展和产业结构调整的规律，以预测人力发展的未来趋势。在现有人才结构的基础上，制定合理的人才引进计划，用好人才，落实管理，培养更多人才，建立奖惩机制。根据企业文化战略发展阶段性目标，完善人力资源管理体系。

三、人事档案数字化管理现状

（一）管理模式陈旧

人事档案相关管理工作还是以人事档案管理以及档案库房管理为主，在没有实现人事档案数字化管理的情况下，工作量是非常大的。因此，在对人事档案录入与打印的过程中，传统的数字化管理模式并没有提高人事档案相关管理工作的效率。由于当前人事档案数字化管理平台的相应设置并不完善，在进行人事档案变更管理权限时，只能够通过手动输入的方式完成更新。企事业单位的人事档案库房面积大，在采用传统的数字化管理模式时，仅能通过招聘更多相关管理人员的方式保证工作效率，仅没有改善管理弊端，还提高了企事业单位的人工成本。

在传统的人事档案数字化管理模式中，主要途径就是提供档案查阅，并不能对人事档案中的信息进行分析以及预测评估。此外，纸质归档与数字档案结合的传统人事档案管理模式，判断档案材料真实性的方式，仅能通过人事档案管理人员的工作经验肉眼识别。一定程度上，既无法保证在数字档案转换过程中的数据一致性，也无法保证每一个管理环节的真实性。

（二）人事档案利用率低

由于部分企事业单位的人事档案管理人员责任感以及参与度都比较低，影响了人事档案管理相关岗位的员工对其工作职责的认知度，无形中增加了人事档案泄密的概率。在实际的人事档案管理相关工作中，提供查阅作为日常的利用方式，在查阅档案之前，仍需要查档人员填写查档审批表格，其过程繁琐，本质上并没有为人事档案的使用服务提供便利。人事档案管理以及使用过程中缺少便利性，不仅影响了各部门之间后续工作的时效性；还由于逐级上报、审批的过程，花费了更多的人力、物力。当前，人事档案的相关管理、使用工作只服务于特定对象，并没有在企事业单位内部形成公共服务的意识，直接导致人事档案的数据资源利用率不足。传统的人事档案管理还是以人工输入以及纸质归档的方式为主，仅靠个人经验甄别的人事档案资料，很难保证其真实性以及完整性。

（三）档案管理数字化专业素质的缺乏

在实践中，档案管理往往被公司或部门边缘化，这种情况在档案管理中已经较为普遍。任何需要使用档案的人都认为它很重要，但是使用它之后，就很快忘记。因此，许多部门的领导对档案工作并不重视。人事档案数据是人事档案管理重要的信息资源，但专业人士因领导缺乏重视而没有关注自身数字化水平的提升，档案管理人员也没有很好地使用设备和数字化管理软件，导致数字化档案管理的推广过程难度极大，在没有领导和员工不活跃的情况下，我国的档案管理数字化进程进展缓慢。因此，档案管理相关人员应根据未来的发展，积极加强业务能力，充分适应数字档案管理的应用。

（四）档案信息管理安全问题

在信息时代，数字化管理方式提供了极大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全问题。谈到互联网，无数的计算机病毒威胁着数据的安全。即使计算机上安装了杀毒软件，也不能完全阻止计算机病毒的入侵和传播。此外，黑客的恶意攻击会导致信息和数据的缺少和丢失，因此必须保障人事档案中数字管理数据的安全性。

四、人事档案数字化工作期间的有效改进对策

（一）加强人事档案管理数字化的人才队伍建设

加强人才队伍储备，既保证了人事档案管理的数字化运营基础，又保证了人事档案管理的数字化发展。在数字化人事档案管理团队建设上，一方面要加强人事档案管理人员的培训，成为经验丰富、能力强、品德优良的人才。另一方面要快速提高人事档案数字化管理水平，需要不断培养不熟悉人事档案数字化的人员和人事档案管理人员。此外，要加强考核监督，提高相关人员的积极性和主动性。

（二）及时有效更新人事档案数据库

更新人事档案数据库是一项重要工作，这是人事档案数字化发展的保证。众所周知，由于发展情况的改变以及职工个人的变化，人事档案具有更新频率快的特点，所以，档案管理人员不能抱有一劳永逸的心态，而要根据需要定期检查档案的更新情况，立足实际，按照人事资料的改变以及人事变动情况及时更新数字化档案，确保档案信息的时效性与准确性。一般来说，档案数据库的更新需要多部门人员共同完成，包括系统内部用户管理员、上下级用户以及各个科室的负责人员等。每一个科室负责人应当及时整理本部门成员的工作岗位调动情况以及实际工作情况，并将其提交给档案管理人员或者上传到档案管理系统中，档案管理人员接收到信息后认真核查对应人员的档案和相关信息，在这个基础上及时更正在职人员电子档案，为人事档案管理工作的准确性、时效性提供可靠的保障，进一步提升人事档案管理水平。

（三）落实严格的人事档案保密要求

人事档案对内容非常敏感，如果想要进行档案数字化管理，应该选择有政治意识、有原则、一丝不苟的人。也可以外包给其他公司或机构。数字化工作外包时，系统集成、系统咨询、软件开发、安全监控、运维、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统资质的单位。涉密档案数字化处理分类业务要选择符合国家秘密载体印刷条件的单位。为有效加强数字文件的安全保密管理，数字文件的安全级别应与相应的纸质文件安全级别相同。数字文件的存储和保护以及系统的使用和维护必须符合安全和保密要求。

（四）创建电子人事档案

随着数字时代的到来，企业对人事档案管理提出了严格的要求。为更好地适应时代发展的需要，企业建立电子人事档案十分必要。首先，加强对有关人事资料的核查和分析，通过计算机技术将人事档案中的信息传送到计算机系统，可以减少打字错误，使人事档案更加美观。其次，在记录个人档案信息的过程中，由于需要检索指定信息并通过打印机打印信息，耗时较短。再次，在传统观念中，文件管理的核心内容是创建文件。建立电子信息档案后，信息直接存储在计算机系统中，有效节省空间，保证人事档案的保密性。最后，通过输入企业相应的关键信息，定期更新个人档案信息，并通过与本地网络的连接，可以正确显示关键人员的工作状态，为有效工作提供了方便。

（五）建立合理完善的数字化管理机制

档案的数字化管理是一个系统工程，并不是传统档案管理工作与现代化数字技术的简单叠加，在具体的管理工作中，工作人员需要根据实际情况，参考相关法律法规，制定完善的、科学的管理标准与规章制度。一方面，应立足实际，根据信息化时代发展要求制定档案管理标准，以此提升人事档案信息的时效性、完整性与安全性。另一方面，建立完善的档案管理监督制度，对各自的岗位职责与权限进行明确，及时发现并解决档案数字化管理工作中的问题，避免造成更恶劣的影响。在实际工作中，需要从大局出发，给予人事档案数字化管理足够重视，听取专业人员的意见，把握档案数字化管理工作的特点，在这个基础上制定符合本单位的、可操作性强且具有针对性的档案管理制度，为档案数字化管理工作的有序开展提供重要支撑。除了重视管理机制的制定，还要确保各项制度在实际工作中均落实到位，即做好各项管理制度的执行工作，充分发挥管理制度的约束与指导作用，从而提升人事档案数字化管理工作的质量与效率。

五、结束语

综上所述，数字化管理是各个行业未来发展趋势，这样的变革不仅可以提升管理效率，还能减轻工作负担，同时为人事档案的准确性、保密性与安全性带来更强大的稳定性。因此，需要针对数字化人事档案管理进行完善，提升档案管理水平，进一步提升的服务水平。