新形势下科研单位人事档案管理的问题及对策

冯阳阳，朱馨瑶，刘晓蓓

（西安航天复合材料研究所，陕西 西安 710025）

人事档案记录着个人社会经历、政治面貌、技术水平、工作表现、职务变动以及在职期间的重要工作记录等重要信息（对于军工科研单位来说，由于工作的特殊性，员工的人事档案材料中一般还会涉及国家、单位以及个人的机密）。人事档案管理是单位管理工作中的一项重点内容，是单位开展考察、考核干部、选拔人才、人员调动、退休等人事工作的重要依据。党的十八大以来，为贯彻落实党中央从严治党的基本发展方略，各地陆续开展了干部人事档案的专项审查工作，主要针对在职干部，特别是政府部门、国有企业等单位中层以上的干部人群，通过对干部的人事档案进行整理、审核、修正及重新认定等工作来确保档案中内容的准确性和真实性，针对存在问题的档案材料进行集中解决，并做出情况说明，确保干部队伍的纯洁性［1］。通过开展干部人事档案专项审核工作，人事档案管理中存在的问题也逐渐显露出来，这需要我们细致观察，不断完善干部人事档案管理工作。

一、科研单位人事档案管理工作普遍存在的问题

（一）对人事档案管理的重视程度不高

受传统思想的束缚，长期以来，很多科研单位只重视科研成果，没有充分认识到人事档案管理工作对单位发展的重要性。按当前许多科研单位的发展模式来看，不少人员认为人事档案管理工作对科研单位的具体科研项目并无直接帮助，不能创造较多的价值和利益，以致人事档案管理中的很多难题缺乏足够的人力、物力和财力支持，降低了人事档案管理工作的效率。这些难题主要表现为个人对人事档案的重视程度不够，在报送、填写相关材料时没有认真对待，随意填写，甚至填写虚假信息，这将给日后的人事档案管理和使用埋下隐患，甚至产生严重负面影响。还有产生和形成档案材料的部门对人事档案材料的重视程度也不够，没有及时对理应归档的档案材料进行交接、归档，没有及时建立材料交接台账，使得档案材料遗失，或者失去材料本身的价值，以至于部分干部的人事档案材料断档，失去了人事档案材料客观真实反映干部信息的价值。此外，单位领导也不重视人事档案管理工作，对档案管理工作关注较少，对于人事档案在人员考察选拔、任用干部等方面发挥的作用认识不够，在人事档案管理工作方面投入资金、精力较少，导致人事档案管理工作难以高效开展，质量难以提高［2］。

（二）人事档案管理模式需要进一步改进

由于人事档案能够客观反映个人多方面的信息，是单位内重要的文件资料，同时又因其本身较强的政治性、保密性等特性，人事档案又是一种不同于其他档案材料的特殊文件资料，需要管理者使用专业、科学的方式进行管理，以保证人事档案管理工作得以顺利、高效开展。然而，目前人事档案的管理模式通常采用传统的直线形单一管理模式，即由人事部门档案管理人员直接自档案产生机构或档案所属单位个人接收、征集档案散件，没有形成档案材料的多方位收集网络，依然采用纯人工方式对档案材料进行收集、整理、归档，而且收集过程较为被动，往往产生档案材料的个人或部门递交材料后才会收集整理。这种传统的人事档案管理方式不但效率低下，还容易出现材料遗漏的情况［3］，以至于在开展档案检查或档案审核工作时，档案管理部门常常需要在短时间内收集、整理、补充相关档案材料，很难保证归档材料的正确无误，符合要求，甚至对材料的真实性、完整性也无法保证。又因为人事档案材料是随着时间的变迁动态形成的，没有固定的形成时间，对于散材料的归档也没有硬性的时间限制，如果档案管理人员对交接的散材料不够重视，没有及时处理，就会使人事档案散材料不断积压，甚至丢失，必然导致人事档案中材料不完整，质量不高，给干部人事档案的管理和使用带来严重后果［4］。

（三）人事档案管理人员业务水平有待提升

在科研单位内部，干部人事档案内容繁多、形成时间跨度大。然而，大多数科研单位内部档案管理人员通常身兼数职，单位没有配备专职的人事档案管理员。由于管理人员岗位变动等原因使得经手人事档案管理的人员较多，没有统一的管理标准，最终形成的人事档案质量参差不齐。而且，由于管理人员同时兼顾多个岗位的工作，很难将大部分精力投入人事档案管理工作中。对于人事档案管理工作来说，档案修复工作也是很重要的一部分，这与整理和保管档案是有很大程度的区别的，尤其是面对年代久远的档案资料，要求档案管理人员具备更专业的业务知识和丰富的实践经验，如此才能正确处理修复工作中遇到的疑难问题。目前，大部分科研单位的干部人事档案管理工作中存在人事档案管理人员的专业素养不足、能力水平有待提高的现象，使得人事档案管理工作缺乏一定的规范性，不利于单位对人事档案的科学管理和使用。

（四）人事档案信息化管理相对滞后

由于科研单位的人事档案管理大多采用传统的以纸质档案管理为主的管理方法，这种传统的管理方法对档案的损坏程度远远高于数字化管理。频繁查阅纸质档案会加快档案的损毁速度，使之出现被污染、残缺破损、变形变脆以及字迹磨损褪色等问题，这将需要花费大量的人力、财力进行一系列的修复工作。随着管理模式的创新与发展，国家对人事档案管理的信息化建设提出了新的要求，然而有些单位只使用计算机建立档案目录，存储人员信息和资料名称。查阅档案时，需先检索目录，然后去查找对应的档案资料，查找的速度将对人事档案的使用效率及用户体验产生显著的负面影响，这种滞后的管理方法严重制约人事档案管理的发展和优化。

二、新形势下人事档案管理存在问题的改进对策

（一）加强对人事档案管理的重视程度

鉴于人事档案的重要性及其使用价值，应加强对人事档案管理工作的重视，主动向单位主管、领导汇报人事档案管理工作的开展情况，引导科研单位领导提高对人事档案管理工作的重视程度。面对当前社会快速发展的新形势，科研单位应与时俱进，结合改革发展趋势，不断明确干部人事档案管理的目标定位，不断优化管理方式，提升人事档案管理的规范性、有效性。同时，单位应加大专项资金、专用设备、专业人才等方面的支持和投入，切实改善人事档案管理工作的条件和环境，保障人事档案管理工作的顺利开展。

（二）进一步健全人事档案管理制度

为促进科研单位人事档案管理工作的规范性，提升管理效率，首先，科研单位应借鉴先进的档案管理方法，建立健全人事档案管理制度。在管理过程中，善于总结积累，不断优化、完善人事档案管理流程，制定一套科学有效的人事档案管理制度，提升人事档案管理工作效率，充分发挥人事档案管理的职能［5］。其次，建立健全人事档案材料收集网络，改变单一的材料收集方式。加强调研，梳理单位内部常规人事档案材料的产生部门以及人事档案材料的产生时间，加强部门之间的信息交流与沟通，实现定向收集、跟踪收集。最后，打破传统思维，促进科研单位干部人事档案管理工作与整体人力资源管理工作有效对接，将人事档案管理工作与单位人才招聘、职位晋升与人员调配等人力资源管理工作相结合，提供依据、参考与借鉴，同时促进人事档案管理工作与单位人才队伍建设的衔接，更好地发挥干部人事档案及其管理部门的作用。

（三）加强培训，提升档案管理人员专业素养

专业的人做专业的事。在管理标准不断提高的形势下，对人事档案管理人员的业务能力也提出了更高的要求，对管理工作的质量和效率而言，档案管理人员的专业素养至关重要。科研单位档案管理人员应不断提高专业素养，增强责任意识，积极参与业务能力提升培训，加强专业知识的学习积累和实践应用，熟悉档案管理的基本技能，及时掌握新的方法和发展趋势，确保其能够运用科学的理论、专业的技术顺利开展人事档案管理工作。为适应社会发展，科研单位档案管理人员在不断提高个人业务能力，高效开展人事档案管理工作的同时，还应具备大局意识，紧跟时代发展潮流，推进人事档案管理工作的改革创新，为单位的创新发展提供有力支撑。

（四）与时俱进，加快推进人事档案信息化管理

随着当今社会的快速发展，信息化管理成为当前人事档案管理领域的重要趋势，这是提高工作效率、实现人事档案管理现代化的必由之路。因此，科研单位应对人事档案管理信息化建设予以高度重视，加快完善人事档案管理软硬件设施的配备。借助计算机、照相机、扫描仪等现代化信息设备将纸质的人事档案材料转化成电子数据信息，最大限度地保护纸质人事档案及材料实体，减少人事档案修复所需的人力和财力。

完善人事档案资料信息库，建立人事档案管理系统，实现智能化管理。档案管理人员通过检索可实现有针对性地对人事档案相关信息进行查阅，这不但显著提高了工作效率，还能有效提升人事档案的利用率，充分发挥其价值作用。在管理过程中，应加强系统维护，确保系统安全可靠，避免人事档案信息泄露。在档案内容上，应与时俱进，逐步建立起档案管理部门与教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，确保人事档案的真实、可靠、完整、全面，实现信用记录、养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个人特色材料等资源的共享，优化人事档案内容，提升人事档案的社会服务能力，适应信息时代人才管理发展的需要［6］。

三、结语

面临社会快速发展的大环境，以及科研单位人才队伍建设的高效性要求，人事档案管理工作对于促进科研单位进一步发展的重要性日趋凸显。同时，科研单位的人事档案管理工作还面临不少的问题和挑战，因此，科研单位在提高对人事档案管理重视程度的同时，应不断改善管理模式，健全管理制度，运用科学化、信息化、现代化的方式不断增强人事档案管理的规范性，确保人事档案管理工作高效开展，从而为科研单位的稳定发展提供坚实的人才基础。