物流资金管理的内部控制策略研究

杜贤明

（四川省铁路兴鑫物流有限公司，四川 成都 610041）

随着社会经济的发展以及物流行业的快速进步，物流企业之间的竞争变得越来越激烈。对于物流企业而言，加强内部资金管理和控制对于保障内部资产的完整性和安全性，切实提高资金周转的效率和使用率具有十分重要的意义。严格意义上来说，物流企业资金管理的内部控制是一个非常复杂的命题，包括多项内容，需要从业者在日常工作中予以全过程、全细节的关注和重视。

一、物流企业资金管理内部控制的重点

近年来，随着物流行业的不断发展，其服务功能的不断完善和升级，众企业大有“百家争鸣”之势，但在这一变化过程中，物流企业的业务量增多、服务范围变广、战线延长，直接导致物流企业垫付资金量变大、结算周期延长、基础设施投资增多，各种预付账款居高不下，资金风险越来越突出，因此加强内部资金管理和风险控制已经成为其不得不面对的重点问题。

二、物流企业资金管理内部控制的实践策略

（一）建立健全资金管理风险管控制度，注重资金效益最大化

在资金管理内部控制过程中，物流企业必须建立健全风险管理控制制度，依托制度实现资金效益最大化。

1.大额资金联签制

物流企业需要落地大额资金联签制度，建立相应的应收账款台账制度以及年度清查签认制度。财务部门需要根据金额发生的实际情况进行记账，不仅要严格按照往来账户设置相应的核算明细，还要按照每一位客户的名称建立相应的应收账款台账。在季度结束时，由财务部门主导，对大额款项进行全面清查，并委派业务双方确认并加盖公章。从财务部门的角度来说，其必须做到四个“不放过”，即超出信用账期的款项不能放过、超审批权限的款项不能放过、催收不及时的不能放过、超出授权金额的款项不能放过。

2.应收账款跟踪预警制

根据企业应收账款台账，所有业务部门的会计核算人员都需要定期对台账信息进行更新，并及时报送给相关部门进行数据确认，对于超出账期的款项实施预警。对于超出账期10天以上的款项，需要通过口头告知的方式进行账款回收；对于超出账期20天的款项，则需要由财务部门的核算人员出具催收通知书，委派专人进行款项回收工作；对于超出账期一个月的款项，需要由财务部门联合业务部门共同出具催收通知书，对款项进行限期回收，如果做不到限期收款，则需要取得客户欠款的书面确认文件以及分期付款的保证书。

（二）加强内部控制体系建设，落实客户信用管理制度

资金管理内部控制需要以完整的内部控制体系为支撑，在秉承全面性、重要性、制衡性、适应性以及成本效益原则的基础上，严格把握内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及内部监督等细节，在内部做好优化和细化的同时做好客户管理，构建严格的客户信用评价体系［1］。

1.企业层面控制

物流企业要想建立高质量的内部控制体系，具体需要从组织架构、发展战略、人力资源、社会责任以及文化控制五个方面来予以贯彻和落实。

（1）组织架构。为了确保物流企业资金管理制度的完善与规范性，必须从组织架构层面进行优化升级，企业需要设立独立的资金管理部门，其不仅要具备资金管理的专业性，而且要引入专业的内部审计和风险评估措施，严防资金管理漏洞。在资金部门岗位设置上，要坚持不相容岗位相分离的原则，严禁任何部门人员进行兼职或代为管理。在岗位负责人的选拔上，要聘请专业的资金管理人员掌舵，确保资金管理部门是企业第一负责人领导，与其他一级部门平行，不受第三方力量管辖。

（2）发展战略。发展战略对物流企业内部资金管理和控制的手段及主要方式也会产生直接影响，物流企业要想在激烈的市场竞争中占据一席之地，在市场中获益，就需要将发展战略和资金管理相结合，利用内部管理和控制手段巩固效益，通过与外部市场相结合，实现营运资金的体外循环。当然，随着企业发展进程的变化，需要对内部资金管理策略作出相应调整，合理利用流动资产，保证企业拥有相对稳定的负债能力［2］。

（3）人力资源。人力资源在物流企业资金管理内部控制过程中占据十分重要的位置，企业除了要加强对高质量人才的引进外，还必须重视对内部人力资源的培养。具体包括以下几个方面：首先，物流企业内部必须生成现代化的人力资源管理观念。管理部门需要摒弃传统的人力资源观念，将过往的由“事”管理逐步转移至“人”管理，在加大员工继续教育培训力度的同时，激发其内在潜能。此外，要结合物流企业的实际情况，制定合理且长远的人力发展规划，从资金管理和控制的角度出发，让人力资源管理能够完全服从企业的资金管理内部控制诉求。其次，物流企业需要坚持“以人为本”这一基本原则。在企业管理过程中尊重资金管理人员的主体地位，对于其所提出的合理要求予以慎重考虑，包括物质方面的诉求以及职业发展方面的诉求，不断增强员工的归属感，调动其工作积极性和主动性。再次，物流企业需要加强有关资金管理和控制的专业知识和政策培训。一方面，企业要对员工的知识体系进行合理构建，促使其在完成对基础知识的补充和吸纳后，还能在认知层面达到统一，这样有助于增强企业内部人力资源的凝聚力、向心力；另一方面，需要加强对员工价值观的培养。最后，物流企业必须关注提升员工的实战能力。物流企业要结合员工的实际情况，采取科学合理的培训方式提高其实战技能，在资金管理内控方面发挥出最大作用。

（4）社会责任。企业社会责任主要包括两方面内容：一是自然环境方面，二是社会环境方面。物流企业资金管理的内部控制工作看似和社会责任不发生关系，但是严格意义上来说二者在目标方面具有高度的契合性、一致性，所以在制定资金管理内部控制目标的过程中，既要考虑到资金管理的实际诉求，也要考虑企业在履行社会责任时对财务管理、资金管理的要求。首先，物流企业的资金管理部门需要在保证企业必需的成本投入以及利润收益的基本条件下，更为慎重地对待自身的社会责任。如适当增加在环境保护方面的投资，做好设备和原料的可回收利用工作等，承担环保和可持续发展的责任。其次，正确认识有关社会责任的相关内容，因为这会直接影响到物流企业资金管理内部控制目标的实现。社会责任不局限在公益捐赠领域，其不仅包括前文所提及的环境保护和助力可持续发展，也包括对国家新政策的贯彻和落实，如乡村振兴、发展农村物流、节能运输以及信息化建设等。最后，物流企业需要建立严格的外部监督及激励机制。要将贯彻和践行社会责任意识与企业内部的财务管理、资金管理、内部控制等考核内容进行高度衔接，一方面增加绩效管理的维度，另一方面从根本上增强广大工作人员的责任意识。

（5）文化控制。物流企业资金管理的内部控制要做到和企业文化深度结合，要在坚持“以人为本”这一前提条件下，增加企业内部的交流和沟通，消除管理者以及管理对象之间的隔阂，逐步形成文化管理和纪律管理并行的管控模式，在提高企业经济效益的同时，促使其走上健康、充满活力的可持续发展之路。同时，要在加强企业文化建设的过程中，夯实和矫正每一位员工的思想意识和价值观念，确保其在日常工作的过程中坚守正确的财务观和资金管理观念、成本意识。

2.业务层面控制

物流企业具有特殊性，业务层面的控制主要包括资金活动风险控制、采购业务控制、资产管理控制、销售业务控制、全面预算控制、合同管理控制。

（1）资金活动主要风险及控制措施。资金管理是物流企业实施内部管理和控制，构建完备的内部控制体系的重要一环。为了规避资金管理风险，必须加强相应的管控，具体有几个细节需要予以关注和把控。首先，规范业务前置审批流程，加强各环节风险评估和内部控制，减少或杜绝应收账款坏账的发生。其次，加强期间费用管理，按照预算加强销售费用、管理费用、财务费用管理，严控超预算支付费用，严禁支付无预算的费用。最后，加强客户信用档案管理，建立上下游客户档案目录，对客户进行征信评级，挂应收账款的客户以大型国有企业为佳，对于非大型国有企业的小型单位，应根据其资信情况建立不同级别的挂账账期，并定期对其进行动态评估。

（2）采购业务控制。对于物流企业而言，采购是非常关键的组成模块，也是资金投入和损耗相对较大的模块，要想优化资金管理的内部控制，采购业务控制始终是绕不开的一环。首先，需要结合企业的实际情况编制合理的采购计划。物流企业在运营过程中所需的各种设备、物资较之其他生产型企业而言更新换代的频率相对较低，但是严谨且及时的计划必然会给企业的发展经营带来一定的影响，尤其是在资金使用方面，这意味着采购部门需要对企业内部的采购需求有清晰的认知，制定严格的采购项目支付管理规定，基于采购合同分设不同的支付账期，确保企业内部良好的资金流动。其次，合理选择供应商。物流企业能否正确地选择供应商会对企业的长远发展产生至关重要的影响，要想确保选择的合理性，关键在于选拔标准的制定，具体的参考维度包括供应质量、服务品质、技术考核以及供应价格和账期设置。通常情况下，企业需要选择两至三家供应商进行对比，从中选择更契合本企业需求的供应商。最后，注重对付款方式的审核及控制。对于采购项目的付款方式及比例需要实行严格的管理和控制，所有的付款行为必须执行严格的内部审批流程，并且手续完备，否则资金管理部门有权利拒绝支付。资金管理部门内部有必要针对采购行为设置单独的审计会计以及出纳，并辅助对款项的合理性、规范性以及合法性进行校验与核对。

（3）资产管理控制。资产与物流企业的资金管理情况有着莫大的关联性，具体而言，其需要从以下几个方面予以优化和管控。首先，从资金管理的角度设置资产管理的关键控制点，包括资产取得、验收、领用以及清查、处置几个关键环节。其次，设置资产管理控制目标以及制定严格的管理计划，要针对关键控制点出台相应的、具体的方案，并保存过程中出现的各类单据，及时出具相应的账目和汇总信息。最后，从资金管理的视角切入，优化资产管理和控制制度，具体内容包括审批制度、购买验收制度、支付以及发票开具索取制度等。

（4）销售业务控制。销售业务是物流企业直接产生资金、进行资金往来的环节，也是资金管理压力颇大的模块。首先，风控部门和纪检监察部门要加强风险评估和排查，加强事后监督和跟踪，按月发送对账单和询证函，将损失降到最低，确保国有资产安全和保值增值。其次，设置专门的销售监督及监察，内部的岗位设置不得与业务人员发生交叉和重叠。最后，加强对各种凭证的管理，尤其是对能够直接反映销售业务的发票、单据等要严格编辑序号进行管理，防止出现业务信息混淆，影响后续的资金支付以及票据回收。

（5）全面预算控制。对于物流企业而言，全面预算控制是助力资金管理内部控制得以实现的关键性一环。具体包括两方面内容：首先，需要构建完整的预算管理体系，为资金管理和控制提供有效支持，从目标设定、预算编制、预算执行、预算调控以及管理考核等方面予以严格落实。其次，从预算管理的角度做好资金管理和控制的基础性工作。第一，物流企业需要结合预算编制以及执行工作，落实资金管理和控制工作在各个部门（尤其是业务、采购等部门）内部的执行管理工作。第二，落地资金管理差异专项汇报制，就预算执行的差异化结果及时进行汇报，及时向相关部门进行信息反馈，促使其作出整改计划。第三，建立健全授权审批制。

（6）合同管理控制。物流企业必须加强合同管理，严格按照购销合同约定收取或支付货款。在与对方达成合作意向之后必须签订严谨规范的合同，并对所有费用的产出和计算作出规定，明确相应的收费标准。如果在合同执行的过程中出现了新的收款项目或者需要垫付的项目，需要及时出具补充协议，杜绝任何没有签订合同就提前提供的服务。

3.内部控制评价及审计

内部控制体系的建设需要完备的评价作为辅助和支持，通过设置严格的考评标准及时评估其功能和效果，以便在后续工作中能够及时进行优化和改进。首先，企业需要将内部控制的要求和绩效考核进行关联，明确制度以及规定中的各项要求和职责，落地关键岗位负责制。其次，建立一套完整且有效的监督管理和督办制度，并将是否贯彻和落实制度纳入考核体系以及评估系统中，进而让内部控制的每一个环节都能处于被关注、被审核、被控制的状态，确保能够及时发现问题、排查问题，针对问题提出修改意见并解决问题。

三、结语

资金管理是企业的“精髓”所在，是保证企业这一庞大机器能够实现顺利运转的根本，也是促使企业在发展过程中不断增生新鲜血液的核心。对于物流企业而言，资金管理意味着其在业务推进和企业运营过程中必须有序、有计划、有目的地管理和使用资金，加强对费用控制、资源管理以及内部控制体系的建设。只有确保企业的每一位工作人员都参与其中，为构建良好资金管理内控体系而努力，企业才能保持良好且稳定的发展状态。