档案馆数字化建设应注意的问题思考

王佳

（应急管理部 档案馆，北京 100713）

一、引言

如今，社会和经济的进步更依赖于技术和知识。档案馆的发展也需要顺应时代潮流，无论是服务模式，还是数据平台，都需要向网络化和多元化发展，而处理数据的模式也离不开大数据的支撑。众所周知，当下档案信息资源的意义十分重大，而数字化建设能够反映出一国信息化程度的高低。档案馆是收集、存储和输出数据的重要渠道，对信息的利用、输出来说至关重要。本文对其中存在的问题展开探究。

二、明确管理的模式和方法

数字化建设改变了档案馆的管理模式，档案工作者要紧跟时代的变化，改进工作方法和模式，改变闭塞的管理方式，形成符合时代精神的新格局，形成开放、合作的管理机制，培养信息服务的观念，建立数字化信息平台，充分发掘数据信息资源，实现数据分享，提升人文、文化深度，承担公共服务的责任［1］。

档案馆的数字化建设，首先要摒弃人工管理的方法，改变现有的管理体系，掌握符合当下档案管理的数字化理念、方法及工作模式。通过数字化的管理平台、数据处理系统来管理数据信息，将被动提供数据的模式过渡为主动输出数据的模式。此外，还应该以社会及档案馆业务为指导，开发已有的数据信息，采集新的数据信息，以此建立数字化档案服务制度。如今，人们对档案信息的利用需求增大，而档案馆的意义在于采集、存储和利用数据。档案馆是向使用者提供档案信息资源的一方，同时也承担着收集和管理的责任。在建立数字化档案馆的系统工程中，我们应该改变传统的管理方法，满足数字化时代的要求。唯有如此，才可能在档案馆的管理和发展过程中起到积极作用，发挥出档案信息真正的价值，使档案管理工作满足社会及大众的利用需求［2］。

三、明确档案的利用及保护

档案信息资源为社会的进步提供了所需的动力，而社会也应该为档案的信息化建设提供相应的支持。在很长一段时间内，档案馆都维持着原始的档案管理模式，这种模式更加倾向于对现有档案的发掘，而忽略了对潜在信息资源的采集和存储。此外，由于缺乏对电子档案等不同形式档案的重视，档案信息服务的形式也相对匮乏。

如何在有效保护档案、保证档案安全性和完整性的基础上，充分发掘其自身的内在价值，是档案利用和保护应该协调的主要工作，不应将它们对立看待。也就是说，保护是利用及进一步发掘档案的条件，只有保护好档案，才能利用及进一步发掘档案，而发掘和利用档案则是保护档案的目的。如果只一味地对档案予以保护，没有发掘和利用档案，档案的价值就无法体现［3］。从某种角度来看，要实现档案资料的价值，就必须掌握合理、正确的利用方式。作为新时代档案馆建设的主要方向，数字化技术的应用可以在有效保障档案安全的前提条件下，实现对档案资料的合理利用，从而深度挖掘档案资料的潜在价值，为社会发展作出贡献。

建立档案数字化系统要以档案管理的战略目的为指导，应该从不同层面开展工作。首先是档案信息的采集、存储以及保护工作，这是此后一切工作的前提条件；其次，要具备发掘和利用档案的相关硬件条件，这不仅仅包括设备，也包括相关技术和科学的管理方法，要将其作为建立和输出数据的基础；最后，当下电子档案已经逐渐成为主流，档案馆的管理工作应该予以重视［4］。

四、提高档案工作者的信息能力，培养信息观念

当前，大多数档案工作者已经意识到了信息资源的意义和重要性。然而，有些档案工作者在信息资源的开发和利用方面依然存在能力不足、意识薄弱等问题，特别是对资源分配、现代管理模式的认知不足。档案工作者必须提高信息能力，培养信息观念。钱学森曾指出，档案人就是信息方面的工程师，是设计和采集信息的专家，同时也是信息发掘的引路人，要为信息的利用提供建议和意见［5］。

如今，档案信息服务已经发生了改变，不再局限于提供信息本身，也涉及一切相关业务。档案工作者应该满足新时代更快获取信息的需求，同时对不同的信息进行相应的发掘和整理，并做好信息的索引、分类及专项目录的制定等工作。档案工作者应该拓展业务范围，将其延伸至更多的领域，拓展业务的深度，充分发掘其内在的价值。信息服务是档案馆数字化建设工作中的重点，应该建立完整的信息服务机制，积极寻找新型的服务模式和形式，并在此基础上建设信息化服务系统，向使用者提供搜索和查阅等服务。唯有如此，才能在大数据技术的背景下，推进信息服务的进步及检索等功能的普及工作，做到多媒体服务的交互以及不同环境中资源的共享。

人类已进入信息化社会，信息的获取、利用已成为社会进步的最主要动力，而新的技术也推动了档案馆管理方式的转变。在这种背景下，档案工作者一定要掌握计算机相关技能，增强获取信息、分辨信息的能力，提供使用者所需的服务。但是，这种能力的掌握和观念的改变不是一朝一夕就能够实现的，需要长期的学习和积累。应该明确的事实是，档案信息和文献、书籍等资源之间存在着一定的共性，包括信息的共享以及可传输性。档案信息也具备独特性，主要体现为档案具有凭证作用。和其他资源相比，档案信息资源拥有更强的可信性，因此档案的价值更大一些。

在很长一段时间内，档案馆的工作人员对提供信息服务较为被动，所提供的信息也倾向于原始的资源，缺乏发掘和加工。其主因是没有信息服务的观念，而且不同的档案馆之间缺乏交流，导致信息难以流动，更无助于承担公共服务的责任。今天，社会的进步更加依赖制度、知识和技术，只有建设数字化的档案馆，才能够满足新时代的需求。档案工作者应该提高能力，改变传统观念，使自身符合时代的新要求。

五、档案工作者的教育工作

档案馆的数字化建设工程是系统化的工程。档案工作者必须具备更高的职业素养，不仅要具备档案管理的能力，而且必须掌握计算机和互联网的相关知识，包括数字化技术及软件的应用能力，因此档案工作者要定期接受培训。

第一，档案工作者应掌握最新的信息化管理技能。为了确保档案工作者拥有最前沿的信息化管理能力，应该开展定期的培训，如专题演讲或者先进经验教学、讲座等。培训的内容应该包括档案管理软件、互联网技术以及文字处理等。如此，才能提升档案工作者发掘和管理信息的能力，从而更好地传递档案信息，提供专业的意见和建议。

第二，档案工作者应具备信息管理的基础技能。新时代对档案工作者的要求较高，其既要具备丰富的档案专业知识，又要掌握相应的互联网技术，拥有数字化管理能力，并且能够采集、分辨和处理不同类型的档案信息，采用信息化和智能化的档案信息管理模式。考虑到档案工作者的工作量较大且人员调动情况较为常见，为确保档案工作者能够尽快适应新时代档案管理工作对自身能力提出的基本要求，必须开展岗位教育工作。档案馆数字化建设的目的是从档案管理过渡到信息管理，其属性包括自动化存储档案数据、网络化利用档案以及智能化管理档案数据等等。档案工作者在入职前就应该充分了解现代化的管理模式和方法，不仅要掌握传统纸质档案的管理方法，而且要具备管理电子档案的相关能力。然而，当下面临的问题是档案工作者更加关注纸质档案的管理，常常忽视电子档案的管理，这是因为前者存在的时间较久，档案工作者对此更加了解，操作更加熟练和自信。另外，部分人员计算机技能薄弱，对新技术兴趣不足也是重要原因。

六、结语

建设数字化档案馆，一方面要持续投入人力、财力及物力，另一方面也要引入最新的相关技术，但是这并不是全部，更重要的是管理体系的建设。只有建立和不断完善先进的管理体系，档案馆的数字化建设工程才会实现。