ERP信息化在装饰施工企业财务管理中的应用

王茹

（深圳市金凤凰装饰工程有限公司，广东 深圳 518000）

ERP的应用转变了管理模式和理念，对于装饰施工企业规范管理流程和提升管理水平的作用有目共睹，为此财务会计人员迫切需要适应环境的变化，及时把ERP具体应用到财务信息数据处理整个过程。本文打算从ERP信息化方面着手，重点对在装饰施工企业财务管理中的具体应用进行探讨，主要以当前装饰施工企业的现状为基础，特别是由ERP带来的信息产业的变革，提出如何更加有效地在企业财务管理中融入有关数据处理方案，从而为企业管理信息化问题的解决提供了新的思路。在装饰施工企业财务管理会计领域，由于传统会计模式的僵化，使得信息化数据处理开始与当前的管理实际需要产生脱节，对市场灵敏度降低，并且其分析结果还会存在误差，这就对最终的企业资本的管理造成了阻碍，因此借助于当前由ERP时代来的信息产业的革命，并将其应用于财务领域，以解决传统模式的弊端是当前行业的亟须解决问题，这也是研究ERP在装饰施工企业财务管理中具体应用的意义与价值所在。

一、ERP信息化概述及ERP信息化在装饰施工企业财务管理中应用的必要性

（一）ERP信息化概述

ERP的理念最早起源于国外，同时以这一理念为核心产生了许多衍生物。由于ERP的应用场景非常多，所以从不同角度和范畴对其定义的方式也非常多，从总体上来看可以分为两大类。第一类就是基于计算机理论，这种理论对于ERP的阐述是：以客户作为服务对象，以程序作为搜索工具，通过一定的算法将客户的需求进行分解，最终再把处理结果通过数据的方式呈现给客户。第二类则是以资源为主导，通过对于资源多元化的有效调配，围绕用户的实际需求来开展系统分析。

（二）ERP信息化在装饰施工企业财务管理中应用的必要性

1.有利于提高日常财务管理的运作效率

装饰施工企业由于项目分散，施工周期短且结算周期长，地域跨度大等特点，导致内部经营管理信息传递所需的时间较长，企业管理者和企业职能部门不能及时地了解项目的情况。在装饰施工企业运用ERP信息化管理系统能够及时详细记录每一笔经济业务，整合企业内部经营数据，为企业管理者做出合理调配资源的决策提供数据支持。中标后，项目管理人员未进场开工之前，预结算部会同项目管理部、物资部、财务部等职能部门在沟通协调的基础上做出项目预算，具体包括预算成本、预算费用和预算利润。

通过ERP信息化系统项目概况界面可实时了解到项目利润偏差、项目现金流情况、项目的形象进度情况、合同签约的概况（如材料合同、分包合同、劳务合同等各签约多少份，金额为多少）、材料采购的概况等；如导入项目预算材料成本与每一个采购项内容相关联，系统能精准比对采购预控结果。当采购超额时，系统会做出预警提示；遇某类材料（人工费）的价格上升或下降，与之对应的材料（人工）成本就会上升或下降，从而影响项目利润。相关人员通过ERP信息化系统，可实时分析实际利润与预估利润差异的具体原因，差异是人为可控差异，还是不可控差异，针对不同的情况采取措施。

项目完工后分析项目的利润组成部分，总结材料费、人工费、间接费等那些控制在预算内，那些超预算。重点关注超预算成本费用，是由于客户增加工程量签证引起的，还是在项目施工过程中由于项目部成本管理不善造成的。通过对项目施工前预算规划、施工中的监督、施工后的分析总结从而提高项目管理运作效率和施工效果。

2.有利于提高企业竞争力

现在已有不少装饰施工企业依托ERP信息化构建了数据整合平台，在项目预算管理、资金管理、成本管理、投标管理等方面积累知识和资源。例如，在投标管理方面，负责投标的部门分析每次未中标产生的原因和总结每次投标成功的经验，分门别类地提炼出针对不同类别的项目有用的数据信息，如分类为酒店装修项目类别、房地产批量精装修项目类别、办公室装修项目类别、学校装修项目类别等，下次投标时按类别参考经过总结的数据信息。这样即可降低管理成本，增加了经济效益，还可更迅捷、更有效地为投标项目提供更为真实可靠的数据，提升公司的中标率，从而提高企业在市场上的竞争力。

二、ERP信息化在装饰施工企业财务管理中应用存在的主要问题

（一）高层领导的重视程度不够

高层领导的重视是开展ERP信息化应用的重要前提条件。首先，实施ERP信息化不仅需要投入巨大的资金和人力。而且还肯定需要全公司各职能部门协调配合，特别是在实施ERP信息化的前期，各职能部门不仅要及时高标准地完成现有日常的工作，还要进行基础数据的提供和系统的多次测试，增加了职能部门工作量。这就需要高层领导从统筹角度考虑综合平衡。

其次，高层领导需进行多方考察对比与多轮沟通交流，并结合现阶段的公司实际情况和以后的发展规划，做好系统投入预算。从而决定购买市场现已开发运用成熟的ERP系统软件还是依据公司所处的行业、公司的规模、公司的特别需求开发专用的ERP系统，这两方面决定了企业ERP信息化应用的推进和发展趋势。

（二）ERP信息化管理制度不健全

装饰施工企业上线实施ERP信息化的主要目的，是帮助企业加强内部管理的控制，实时动态监控装饰施工企业的在施项目整体情况，提高资金使用效率，降低资金风险，提高项目的利润率。目前许多上线实施ERP信息化的装饰施工企业并未建立健全ERP信息化的管理制度。部分装饰施工企业虽建立建全了ERP信息化管理制度，但在具体编制管理制度时权利责任不分明，并未结合公司的具体情况全面考虑顶层设计、组织架构的重组、财务组织的创新、流程再造等情况，导致实际工作中ERP信息化管理制度在公司范围内执行不到位或没办法按制度严格执行。

（三）人员素质水平有待提高

ERP环境下，数据处理工作中的诸多环节都可以利用计算机系统来实现，这给企业全体员工计算机水平的掌握提出的更高要求，其工作难度无形中被加大。一方面，对于财务人员来说，不仅要学习不间断更新财务方面的相关专业知识和提升计算机的操作能力，还要懂企业的主要经营业务，了解公司的运作状况。比如装饰施工企业，财务人员根据装饰施工项目工程形象进度，结合项目的具体情况分析项目何时需要进行大宗材料的采购付款，何时需人工费的支付，项目回款时间等，以便更好地控制项目的现金流，帮助企业实现更好的资源配置。另一方面，对于非财务人员来说，如要尽快掌握ERP信息化的日常基本的业务操作，有针对性的、系统的、不定时的培训是必不可少的，否则很容易导致ERP信息化在数据录入时可能出现问题，数据录入的及时性和准确性根本就得不到保障，更谈不上提升管理水平及在实践中的广泛应用。

（四）ERP信息化上线做未好充分准备

技术环节的问题对ERP信息化在企业财务管理的具体应用影响却是非常直接的，而对于企业来说，一方面，ERP信息化上线之前，并没有完全考虑目前公司现阶段的具体情况，只看到ERP信息化自身技术的先进性和同行业的实施ERP信息化后工作效率的提高，盲目的上线实施ERP信息化可能会给企业带来一种资源的浪费，结果往往达不到提高工作效率，降低成本的效果和目的。

另一方面，ERP信息化是否有技术方面的强有力支持，譬如是否具备日常维护ERP信息化正常运作的专业人才，是否有安全可靠稳定的服务器，服务器是自己购置放在公司还是租用托管在外，日常ERP系统出现问题怎么解决？解决需要多少时间？以上问题都需要企业认真来对待和考虑，否则很容易出现技术问题，造成ERP信息化应用的停顿或滞后。

三、改善ERP信息化在装饰施工企业财务管理中应用的对策

（一）加强高层领导的重视意识

装饰施工企业特点具有项目分布全国各地，施工周期相对短，材料种类繁多，人工烦琐，报销付款次数频繁等。当企业发展到一定规模时，如何提升企业内部管理水平和提高外部市场竞争力，如何有效对经营业务和财务进行全面管理控制？在这种状况下，高层领导意识到目前实施ERP信息化才能满足公司的高速发展。

ERP信息化的实施是公司自上而下战略性变革，加强高层领导的重视意识，在高层领导的强有力推动下ERP信息化才能顺利实施。高层领导应向企业全体员工表明对上线ERP信息化的决策和期许，并强调下定决心推动和大力全面的支持。中层领导依据高层领导的决策规划开展工作并向基层员工再次传达公司高层领导对于上线ERP信息化决心与期望。形成全体公司员工对于上线ERP信息化的共识，以避免未来很多不必要的问题和阻力的发生。

（二）建立健全ERP信息化管理制度

首先，制定ERP信息化管理制度时，要结合公司的具体情况，收集各部门的需求，设计并制定适合本公司管理制度。如一些基础数据的规则开始要在管理制度中定好、不能轻易变更，为保证准确性自动生成或者由专门的人员录入：比如员工编号、项目编号、往来单位的编号、合同编号，这些编号是后面获取相关信息的唯一标志。

其次，建立健全ERP信息化管理制度需规定相关人员的审批权限及审批时间。由于ERP信息化支持电脑、手机等移动审批，具备待办任务提醒、查看相关单据、审批、驳回、退回上一步等功能，实现了跨部门，跨区域随时随地的办公，提高信息传递的效率。如公司相关领导审核的内容主要针对业务的真实情况负责、预结算部审核的内容主要是针对合同的付款条件与项目现金流情况、财务审核内容主要是针对已经通过领导审批过的单据进行财务审查。如在规定的时间内未审核，则自动顺延到下一个审核人，超时未审核的人员对自动通过的流程承担相应的责任。如我们公司未实施ERP信息化前，异地报销需纸质票据和手工签字，从经办人填写、相关领导的审批，财务的审核到出纳付款，需要15天左右。总部职能部门报销从经办人填写单据至出纳付款需7天左右。在实施ERP信息化之后，异地报销一般情况下从经办人在网签提交电子版的单据并快递纸质单据至出纳付款所需3天左右。总部职能部门报销从经办人填写并提交网签电子版的单据至出纳付款24小时之内完成。实施ERP信息化后，从经办人提单至出纳付款所需时间缩短一半以上，无论是报销员工还是审批人，均感受到工作效率大幅度的提高。

（三）强化培训力度，提高全体员工素质

通过培训可以引进新知识和新理念，提升员工和公司的竞争力。由于ERP信息化系统实现业务流程与财务流程的有机融合，整体架构中具体包括项目管理、合同管理、采购管理、日常报销管理、绩效考核管理等，从而实施ERP信息化对装饰施工企业全体员工提出更高的要求。一方面，作为财务管理人员来说进行专业培训，及时把握和适应这一技术的广泛运用，使财务相关业务的活动实行信息化。这样不但有利于财务人员能够及时从复杂烦琐的会计基础数据处理业务中解脱出来，而且还能使他们有更多的时间以及精力投身到附加价值更高的财务指标分析当中。从而提高企业财务管理的效率和水平，能更好地为企业运营管理活动的宏观决策提供强有力的支撑。

另一方面，由于装饰施工企业存在人事关系复杂，项目部人员的稳定性差，部分项目部员工受教育水平不高素质参差不齐现状。通过对他们进行专业的ERP信息化的培训才能更好地保证录入数据的一致性，以及工作内容连续性和标准化。作为装饰施工企业来说，需要对全体员工持续不间断的培训。这就要求始终保持培训的针对性和实效性，对不同阶段、不同岗位所需要的知识与技能进行分层次有效的培训，使得员工综合素质能够有个质的提高。经过系统的培训后的员工录入的数据不但具有及时性、完整性、准确性等特征，而且充分保障ERP信息化应用的效果和作用。

（四）ERP信息化上线做好充分准备

一方面，在ERP系统上线之前，结合企业现阶段的发展状况与资金情况对软件供应商提供的软件产品进行深入了解研究，经过多方对比选择合适本企业的ERP软件并配备日常专业的系统维护人员。

另一方面，首先，在实施ERP信息化之前做好各部门的基础信息收集工作。如公司各部门对于ERP信息化提供信息的要求不仅要简单清晰明了，还要能体现关键的信息。其次，在上线之前需多次测试，积极反馈发现的流程、制度、系统存在的问题，总结存在的共性问题，形成规范性操作文件，以便在后续流程、制度、系统操作中的简单实用。最后，做好系统操作手册和宣传贯彻工作，让公司整体员工都能快速知道怎么操作，不同的表单如何填写规范，填写时需要注意什么，如何保存和提交表单，避免填写随意，给以后的管理和分析带来困扰。

四、结束语

综上所述，随着互联网信息技术的持续推进，ERP在财务管理应用方式中所起到的作用越来越明显。企业需要在健全有关会计管理制度的同时，持续强化运营管理模式以及革新自身的财务管理处理方式。同样对于装饰施工企业发展到一定阶段，实施ERP信息化进行精细化管理是提升企业竞争力不可或缺条件。本文从高层领导重视重视程度不够、ERP信息化管理制度不健全以及ERP信息化上线做未好充分准备等方面分析这些问题所在及其成因，并相应地提出解决对策。在日常工作中要不断地总结和更新优化ERP，使ERP信息化更适合企业的实际情况，提高企业日常财务管理的运作效率和竞争力，确保企业或组织最终目标的实现。