论如何做好机关办公室工作

周 伟

（中共界首市委党校，阜阳 236500）

一、论办公室工作的重要性

（一）办公室工作关系到单位工作的开展

办公室的工作不像其他业务部门的工作那样单一，其工作范围广泛而复杂，如加班审批、考勤管理、公务接待、档案管理、公车申请、公章管理、出差费用把关、文书处理、退休人员的工资管理及慰问等方面的工作都需要办公室承担。这些行政工作有的关系到职工的切身利益；有的关系到单位的作风纪律；有的做起来难度不大，但却非常琐碎，稍有不慎或者疏忽就可能带来很多麻烦；有的不仅难度大，还需要工作人员具有很强的综合协调和为人处事能力。由于办公室和单位的每个科室、每个职工都要打交道，如果其工作开展得不顺，就容易形成阻碍，给其他科室带来不便，甚至影响整个单位业务工作的正常开展。因此，做好办公室工作对整个单位工作的正常顺利开展都具有举足轻重的作用。

（二）办公室工作关系到单位领导层工作的质量和效率

透过纷繁复杂的办公室工作现象背后，办公室无外乎两个职能：一是管理；二是服务，以服务为主要职责。简言之，办公室工作主要是为领导层提供服务的。这就要求办公室工作人员要从领导的角度或者全局的角度去考虑问题，要经常进行调查研究，掌握第一手信息和资料，全面、客观、系统地思考问题，为领导决策提供准确无误的参考信息和依据。办公室人员不能偏听偏信、以偏概全，要加强实地调研，掌握实情，做到耳聪目明，做好领导的参谋。否则的话，就会给领导决策或者领导工作带来困扰和不便。办公室工作人员要经常想在领导前面，干在领导前面，当好领导的助手，为领导层做好各项工作提供服务，提高单位领导层工作的质量和效率。

（三）办公室工作关系到一个单位干事创业的氛围

办公室工作人员能否兢兢业业、尽职尽责，关系到整个单位的作风纪律是否严明、干事创业的氛围是否和谐。办公室人员具有统筹协调各个处室、科室的作用，在自身本职工作做好做优的前提下，也需要统筹协调其他处室、科室的工作，使得各个部门分工得当，实现优化组合，产生强大的合力。相反，如果办公室人员自身懒政怠政，消极敷衍应付，又无法统筹协调，就会造成各个处室科室相互分裂、“各自为政”的状况，不利于整个单位的向心力、凝聚力和战斗力的提升。同时，办公室工作人员认真做好考勤统计，履行好请销假制度，不仅是对职工负责，对每个职工的公平公正，也是从单位大局出发，有利于单位良好的纪律和风气的形成，直接关系到一个单位干事创业的氛围。

二、当前办公室工作存在的主要问题

（一）思想方面缺乏对办公室工作的认同感和成就感

烦琐的办公室工作，让很多人认为在办公室工作就是打打杂、跑跑腿，没有太多的技术含量，久而久之，就会产生职业倦怠，对办公室工作缺乏成就感和认同感。还有人在思想方面存在误区，将办公室工作的服务性质简单地定义为“伺候人”，导致一部分工作人员在工作的时候缺乏责任意识和主动担当的精神，认为只要完成领导交办的任务就行了，“不求有功但求无过”，只要能够应对过去就万事大吉了。在单位的考勤制度方面，有的办公室工作人员认为这是出力不讨好的工作，管得多、管得严容易得罪人，所以在请销假、外出登记方面不能够严格按照规章制度办事，未能对整个单位的考勤纪律进行严格的监督管理。

（二）工作态度方面缺乏对办公室工作的积极进取的精神

思想方面缺乏对办公室工作的认同感和成就感，直接导致工作态度方面缺乏对办公室工作积极进取的精神。有些工作人员办事拖拖拉拉，敷衍应付，认为干得快、交差了就会有新的任务来，干得越多吃亏越多，能拖就拖，不愿意积极主动承担任务。有的工作人员只满足于简单地接听电话、收发文件，对于一些材料、公文的书写不愿意接触，满足于机械地完成简单工作，无法有效提升工作能力，更不可能独当一面。有的工作人员喜欢和其他人员攀比，一旦被安排任务，就会质疑，为什么不安排其他人员，为什么每次被安排的总是自己，生怕自己比其他人多干了。还有些工作人员认为制度制定得严格，创新思路提出得多，就会给办公室工作带来更多的麻烦，所以只满足于把表面的事情做好，工作缺乏主动性和积极进取的精神。

（三）学习方面缺乏积极主动的态度

很多办公室工作人员认为，常年在办公室工作，工作量、业务量大，本身就忙忙碌碌，能把本职工作干好就行了，很少有时间和精力再去充电学习，对思想政治理论学习和业务知识学习的重要性缺乏认识。在理论学习方面，办公室工作人员对理论学习不够深入，一般是在理论读物上勾勾画画，很少有人主动去做读书笔记或者写读书心得体会。理论学习不够深入，就会缺乏理论和实践相结合的能力，不能做到学以致用，不能够用理论知识来指导实践。在业务知识方面的学习也不够，很多人员没有熟练掌握办公自动化，还有一些工作人员对“国家行政机关公文格式”不够了解，也不愿意主动用心去学习，一定程度上造成了工作效率的低下。

三、提升办公室工作的对策建议

（一）从思想方面提高对办公室工作的认同感和责任感

办公室工作千头万绪，稍不留意就可能会出现纰漏，也很容易得罪人，看起来是一份“出力不讨好”的工作，所以很多人干了办公室工作也是满腹牢骚和满肚子的委屈苦水。但是，办公室工作总要有人干，而且办公室工作也是一个特别能够锻炼人、能够使人得到快速成长的岗位。很多工作不是愿意不愿意的问题，既然干了那就要努力干好。因此，办公室工作人员要能受得了各种不理解，学会承受委屈，同时还要有如履薄冰的意识，知道什么可以说，什么不可以说，对于一些还未公布的领导决策要能够守口如瓶，这是办公室工作人员必备的思想素质。办公室人员还要应努力提升自己的格局和政治站位，牢固树立为领导服务、为全体人员服务的观念，增强自己的担当精神，坚决摒弃遇到有利可图的事情争先恐后，遇到需要担当的事情退避三舍、相互推诿扯皮的思维惯性，克服一布置工作就讲利益、谈条件的问题，树立强烈的责任感，以思想上的先进性和认同感的提升带动行动上的争先进位。办公室工作人员在传达领导的决策和要求时，应谦虚谨慎，而不是“发号施令”，以领导自居，这样更有利于工作的推进。“奉献精神”是办公室工作人员需要牢固树立的精神，办公室的很多工作都是突发性的，来得突然，工作紧任务重，这就要求工作人员能够“舍小家、顾大局”，以服务大家为己任，多讲付出、少谈回报，多讲工作业绩、少计较个人升迁和名利得失。只有这样，才能够将工作做好，获得领导的肯定和大家的认可。

（二）在工作态度方面增强锐意进取和开拓创新的精神

办公室工作人员要牢固树立主人翁意识和团结协作意识，有工作任务下来时要积极主动地认领，不要将任务压在某个人身上，自己在旁边冷眼旁观，一副事不关己的态度，坚决杜绝“能干的忙得不可开交，干不了的闲得悠然自得”的状况，而应该精诚团结、分工合作，努力把工作做实、做细。面对大量的工作，要有条不紊，善于抽丝剥茧，分清楚事情的轻重缓急，善于抓主要矛盾，力求将工作做到紧张有序、务实高效。办公室工作人员要以身作则，带头遵守考勤纪律，严格遵守执行各项规章制度，对其他人员起到示范引领作用。同时，要加大治理力度，严格按照单位的规章制度办事，凡是不遵守考勤纪律或者不严格执行规章制度的人员，要严肃处理，做到奖惩到位，杜绝“好人主义”。针对上面要求做什么就做什么的问题，办公室人员应进一步增强创新意识，保持积极进取、奋发有为的状态。比如：可以经常思考一下，如何创新机制，在绩效分配方面如何做到奖惩有效，激发人员工作的积极性；在外出报备方面如何进行规范化管理，堵住现有机制的不合理漏洞，避免有些人员在上班期间浑水摸鱼、消极怠工，这些都需要办公室人员进行深入思考，创新思路。

（三）在学习方面进一步增强主动学习的意识

在思想方面，办公室人员要摒弃“只要活干完，学不学习无所谓”“工作已经那么忙、哪有时间去学习”的心态，要增强本领恐慌意识，主动加强思想理论方面的学习、业务知识方面的学习和政务礼仪方面的学习。在思想政治理论方面，要坚持集中学习与自学相结合，认真学习马克思主义经典著作，将习近平新时代中国特色社会主义思想作为理论学习的首要任务，增强对这一思想的政治认同、思想认同和情感认同，将学习到的理论知识同实践相结合，树立正确的群众观，增强党性意识。在业务知识方面，要熟练掌握办公自动化，学会、熟练各种办公软件，进一步提高工作效率。在政务礼仪方面也要加强学习。办公室是一个对外窗口，需要经常做好各种接待工作。接待工作处处都有学问，细节之处彰显智慧，这就需要办公室人员加强政务礼仪方面的学习。比如，在正式场合，或者上班期间，服饰方面都有相应的要求，男同志要穿衬衫，尽量不穿休闲T恤、老头衫，女同志不要穿超短裙，不穿露脚趾的鞋子，不穿无袖的衣服，等等。在用语方面，为了凸显对对方的尊重，要尽量使用“期待”二字，避免“希望”二字。比如，“期待您明天上午九点之前来到”这句话比“希望您明天上午九点之前来到”更能显示出真诚、尊重对方的意思。在给来访者倒水时，水杯里的水不能倒得太满，倒得满就容易洒出来，烫到对方。在接打电话方面，如果是别人打过来的电话，要等别人先挂断，然后自己再挂断，如果是给别人打电话，具体事宜都谈完了，要尽量主动及时挂掉电话。这些礼仪方面的细节显示出一个单位的风貌和素养，事关一个单位的对外形象，具有重要的意义。