大型国有企业合同管理工作的思考

吴月鑫 大庆油田通勤服务公司

一、引言

交易是企业经济活动的直观表现，合同是交易的直接载体，明确着各方的权利义务等重要内容。因此，从经济社会出现以来，对于合同的规范一直都是各个时期社会经济管理者的重点工作内容。在我国，国有企业作为国民经济的命脉与支柱，经济往来活动十分频繁，碍于体制管理方式等原因，合同管理难度较大，相应问题较为复杂，但管理工作的意义和作用也是巨大的。

二、合同管理内涵

合同管理是企业经营管理的一项非常重要的工作，是企业对于自身作为民事主体参与经济活动，其他组织依照法律规定订立的具有权利义务关系的协议，并依法依约进行履行、变更、解除等行为时，为了加强行为的合法性及效益性所进行的审查、监督等一系列管理行为的统称。

大型国有企业因其具有经济主体及政府政令的双重属性，因此其合同管理过程不仅有强烈的法律约束，还要受到管理制度的严格约束，其管理要求要求更为严格、复杂。合同管理管理工作不仅具有合法性保障职能，还要符合国有资产保障、履行社会职能等多重目的，因此国有企业的合同管理工作更要做精做细，做到全过程、系统化、动态性管理。

三、大型国有企业合同管理工作中存在的问题

(一)合同签署过程中的问题

1．未签合同

合同签订工作应当在履行开始前完成，这样才能将权利义务条款达成一致意见并固定下来，避免法律风险，但在实际操作中往往存在未签订合同即开展业务活动，或者虽已经签订合同，但履行内容超出合同约定内容并未进行增补变更。这种情况不仅违反企业的合同管理规章制度，更严重的是如发生争议时，难以确定双方的权利和义务关系，很有可能损害我方利益，承担资金风险责任。

2．事后合同

事后合同是指合同履行开始时间早于合同签订时间的情况。这种合同的存在，导致企业合同审批、选商等工作出现倒置，失去制度、经营活动的意义和作用。如：某公司签订的工程建设合同，工程期为2019年4月至2019年7月，合同签订日期为2019年8月。

3．拆分合同

企业合同管理往往是存在层级管理，尤其是大型国有企业，为了管控性与灵活性相结合，标的金额的大小与审批层级往往相关。有的单位为了规避制度管理与审批，会通过拆分合同来规避招投标及审批，增加企业管控风险。

4．合同条款约定不明确或存在瑕疵

合同关键的权利义务条款约定不清楚、不明确，或者表述出现瑕疵不周延，甚至出现重要条款遗漏等情况，为后期合同的履行带来法律风险。

5．合同监督履行不到位

有的单位未按经济合同约定付款进度清收款项，或未按约定预留工程质保金等。如某企业签订360万元的地埋式污水设施工程合同，合同约定预留40%的质保金于3年后无质量问题一次性付清，实际提前两年已全部付清工程款。

(二)规章制度体系不科学、不健全，掣肘合同管理工作

国有企业合同管理准则不仅仅是国家法律法规，更有企业相关规章制度的约束。如此多的管理准则本意是精细规范交易行为，然而由于规章制度体系不科学，存在冲突、繁冗、不具备可操作性等原因，或是重点管理制度不健全，导致操作随意性较大，严重影响了国有企业的合同管理效果。

(三)人员素质参差不齐，契约意识不足

国有企业工作环境相对封闭，外部流动性较差，工作人员安排具有较强的行政主观色彩。具体到合同管理工作中，往往出现合同管理人员不懂法律、不懂业务，不仅无法准确填写合同文本，甚至缺乏契约精神，“甲方”意识强烈，漠视合同条款的法律约束力，条款填写随意、不按照合同履行等情况时有出现，导致经济行为存在较大的不稳定因素。

(四)管理方式更新较慢，智能化程度不足

大型国有企业通常封闭性较强，管理模式相对比较固定，管理手段更新速度较慢，智能化程度较低，严重影响了企业的管理效率和管理质量。

四、合同管理相关建议

(一)规范合同签署程序

1．合同签署前

(1)确定签署合同的目的

签署每一个合同都有它的目的，在签署合同之前必须明确这个目的是什么，围绕这个目的才能集合企业各个部门的力量来对这份合同做准备工作。

(2)审查合同对方主体资信

现代社会是陌生人的社会，企业往往因为不了解交易对象的具体情况而遭受损失。所以在签署合同前，要对对方的资信进行调查。请对方自行提供自身基本情况，如企业营业执照、税务登记证等企业证照。

2．合同签署时

(1)相关负责人分工

一是确定谈判负责人。进入合同签署的阶段就需要确认与对方谈判的人员。一般情况下谈判人员为企业的业务人员，但涉及较大合同，则需由企业业务人员、法务人员、相关技术人员等会同参加谈判。

二是确定文本内容审核负责人。合同是整个项目谈判的呈现载体，也是日后履行中的依据，所以应由全程跟进项目的业务人员与法务人员共同负责合同内容的全面审查。

(2)合同文本的审查

每一类型的合同有着不同的审核要点，合同的通用条款审查一般包括双方主体信息、合同签署的背景及目的描述清楚明确、审核合同双方的权利义务、合同通知条款的约定、违约条款、法律适用及管辖条款、签署与生效条款等方面。

(3)合同签署的形式完善

一是双方均需签署。确保合同主体均按照合同生效条款完备签署，如约定需加盖公章且授权代表签字，则要注意不能忘记核查是否签字。

二是骑缝签署。合同一般都会在两页以上，要确保除落款页外，每一页都要有清晰的骑缝签署或每一页都有简签对于合同内容有手写修改的地方，需要保证每份合同所修改的内容一致，并且由双方在修改处进行签署确认。

三是自然人主体的注意内容。合同主体一方为自然人的情况下，要确保自然人加印指纹，并将自然人身份证复印件留作合同附件。

3．合同履行时

合同签署完成后严格按照合同约定开始履行，并由合同执行的负责人留存合同副本，以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行合同。例如作为建设施工合同的发包方，既要及时提供设计图纸、控制施工节点又要按时付款、及时验收。

4．合同履行后

合同履行后，应交由企业档案管理部门进行归档，合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。

(二)加强合同时效性，控制国有企业交易风险

国有企业合同管理起点不低，但是在发展过程中因为企业的特殊性和复杂性，导致合同管理工作出现了部分环节的与市场不匹配情况。因此国有企业应当持续加强合同全过程精细化管理，确保企业交易安全，合同管理要从大而广进入精而细层面，要注重管理与检查相结合。企业管理人员应针对合同检查发现的问题，突出重点环节、重点事项、重点单位，强化监督考核，不断提升合同管理意识和水平。一是加大事后合同治理力度。通过完善制度流程、加强检查督导、强化考核问责等措施，切实抓好综合治理、源头治理，从根本上避免事后合同发生。二是强化合同履行管理。在国有企业合同管理中，下大力气改变“重签订、轻履行”的错误思维意识，逐步推进“按约履行、严格履行”要求。具体到合同执行中，应严格明确合同履行负责人及其权利职责，合同签订后要认真进行合同内容交流，不能束之高阁，管办脱节。合同履行过程中出现情况变化、不能按约履行等异常状况时，应及时向合同管理部门报告，并组织相关人员及时处理，不得私下口头变更合同，加强履约监督检查，确保合同履行规范到位，避免因履行不当引发法律风险。

(三)健全科学、完善的合同管理制度体系

工欲善其事必先利其器，科学完善的规章制度能够在法律的框架下，从经济管理角度为企业保驾护航。因此国有企业应当结合企业自身业务特点和发展需求，为企业合同管理工作松松绑、加加衣。首先通过对合同管理现行规章制度的梳理，修订废止不具备可操作性的、彼此冲突的、冗余的规章制度，为合同管理工作松松绑；再针对企业合同管理工作中的漏洞，科学制定、补足规章制度短板，为企业合同管理工作再加一层防护衣，保障企业合同管理工作的科学性、体系性。

(四)充分发挥监管职能

加强执法队伍建设，开展“合同监管深入”活动，夯实合同管理工作基础。加强执法队伍建设，是全面加强合同监管的基础，是进一步完善市场经营秩序，制止各类合同违法行为，完成合同监管任务的需要。以营造诚实信用的经营环境，安全健康的消费环境为目标，开展打击合同欺诈违法行为、促信用发展专项执法行动。并利用网络信息化平台的优势，及时发布近期所查办的典型合同案件。同时，严格按照“三坚持、两务必、一达到”的工作思路加大合同监管力度，“三坚持”就是坚持宣传教育和处罚结合的原则，坚持只讲质量、不求数量，有案必结，办一批有影响、有震慑力的案件原则，坚持突出抓大放小强有力的原则；“两务必”就是务必保证办案过程中的程序合法，务必保证办案人员的廉洁高效；“一达到”就是争取达到锤炼出一支办大要案件、敢打大仗硬仗的、有素质、高水平的合同监管队伍。加大合同办案指导力度，在具体工作中，我们把日常监管与重点打击有效结合起来，以点带面。

(五)进一步提升合同质量和效率

针对合同人员水平与责任心等问题，通过设定合同管理人员岗位任职标准要求来控制相关人员业务自身基本素质。通过加强合同相关知识培训、制定合同操作手册、审查审批要点指导等内容，增强合同人员业务能力；通过对相关人员考核考评，注重合同管理人员契约意识与责任心的培养，来强化合同相关人员业务处理责任心；通过完善企业标准文本制定，进一步降低合同承办、审查审批难度。

(六)加强对标管理，加快管理方式、管理手段的更新速度

大型国有企业应当建立和执行对标制度及自我提升模式，时刻关注行业管理动态，对标管理领域的新方法新工具，以提升自身的管理能力和水平。如，通过系统管理方式进行合同管理工作，减少线下、纸质流转审查等工作，这样不仅能够提高工作效率，更能够实现合同管理工作的无纸化、智能化、现代化。■