企业采购管理预警指标体系的探讨

周 霞 深圳市中金岭南有色金属股份有限公司丹霞冶炼厂

前言

采购是为了保证企业正常运行，从供应市场来获取到设备、材料、服务等相关支持，因而是企业取得外部资源的重要途径，对于企业发展有着重要影响与不可忽视的地位。但由于在企业采购受多方面因素影响，因此风险较高，只有最大化降低风险，才能够保证企业采购工作质量，为此，就必须做好采购管理预警指标体系构建工作，并严格按照相关指标运行。

一、企业采购管理预警指标体系构建原则

在市场经济不断完善与发展的背景下，现阶段采购已经不再是单纯的商业买卖，而是变为一门专业与一种职能，对于现代企业来说，采购在经营管理中所占的比重越来越多，因此，相关管理者也必须走出以往对于采购工作的误区，通过建立起完善的采购管理预警指标体系，来使得采购工作能够尽可能地少发生风险，为企业具有更强竞争力保驾护航。

结合采购工作涉及到的层面，在构建采购管理语境指标体系过程中应遵循以下几方面原则：第一，相对独立性原则，这一原则主要是指在设计各项预警指标时，为了避免指标间的互相影响与作用，因此尽可能减少各项指标的重叠，最大限度降低指标之间的相关性。第二，重要性原则，该原则是指在设置指标时，要全面与透彻的体现出指标重要性，保证后期采购工作能够以指标为参考，对工作内容的重要程度进行准确区分。第三，科学性原则，该原则是指企业在构建预警指标体系过程中，必须要考虑到当前企业运营与采购情况，通过综合考虑，并积极掌握其他企业采购管理预警指标，设置出一套符合企业自身法神的指标体系。第四，可测性原则，要求企业管理人员在进行采购管理工作时，借助预警指标能够提供精准数值，利用数值的呈现体现出采购管理工作的科学性与有效性。第五，灵敏性原则，由于采购工作受到的影响因素相对较多，为了避免各影响因素给企业采购或运营带来风险，在设置预警指标时，必须选择灵敏度高的指标，及时发现采购活动中存在的可能性风险，及时做好调整。

二、企业采购管理预警指标体系构建思路

企业采购管理预警指标体系是企业运营情况为参考基础建立起的一种系统，该系统必须以科学理论为指导基础，通过设置一些灵敏度高、可测数据的指标，使得企业能够预先掌握企业采购危机，进而提前做好采购风险预估与风险处理准备工作。虽然对于不同企业而言，采购工作与采购管理工作不尽相同，但笔者基于对采购的深入研究，发现采购风险是影响采购最终成果的最重要因素，因此，要想构建出完善与系统的采购管理预警指标体系，就必须以企业在采购过程中可能遇到的风险为体系构建出发点。

首先，结合企业以往采购工作完成情况以及在采购过程中存在的问题，发现采购风险，在这一过程中，应尽可能调查更多的采购数据，只有对于以往采购进行全面分析，才能更细致地找出每一次采购过程中包含的风险；其次，针对不同风险内容，对于采购不同环节的工作进行判断与分析，进而预估出不同风险的影响。笔者针对大部分企业运营情况，发现企业在采购过程中，重点会受到市场采购风险、供应业务商资信情况、采购人员水平、交货风险、采购成本高低等因素影响。因此，本文选择上述内容为企业采购管理预警指标，并参考预警指标体系构建原则，找出风险排行。最后，各个企业在确定指标后，通过进行数据收集与处理，最终呈现出预警数据，为不同采购行为与状态提供参考。

三、企业采购管理预警指标体系构建内容

(一)市场采购风险评价指标

采购工作本身就是企业向外部寻求资源的过程，因此，这一过程会受到外部环境影响，基于外部环境主要为市场环境，因此，我们将市场采购风险评价指标作为采购管理预警指标体系中最基础的一项指标，这一指标主要分为两个层面。

一是政治层面。不论企业采购业务主要与国内市场客户还是与国外市场客户发生往来，企业都会受到相关国家政治经济状况的影响，特别是进行国外采购时，若供应商所在国家政治经济情况不乐观，供应商就会出现经营不佳的问题，严重者还会出现倒闭风险，此时采购收货则会出现延期的问题，影响企业资源配置与企业正常运行。二是汇率层面，该层面受到国际金融、国家政治因素、经济因素等多方面因素影响，若在企业采购前后汇率出现变动，则会在一定程度上造成企业出现经济损失，此时增加了企业采购风险。因此汇率层面与政治层面均是企业采购过程中不可控因素，但是为了尽可能降低市场环境这一不可控因素对于企业采购工作的影响，就必须以市场采购风险为监测对象，建立起相应的风险评价指标，促使企业采购管理工作者能够做出正确决策，降低企业采购风险。

(二)交货风险评价指标

采购是企业从体外摄入的过程，因此，这一过程难免会涉及到交货环节，由于这一环节在采购过程中是必不可少的，因此交货风险也必须成为采购管理预警指标之一。

基于对交货环节的分析，发现交货风险主要存在于两方面。第一，货品质量方面。质量是企业在采购过程中势必会考察到的一项内容，而在考察过程中多选择抽样性调查，这与企业所收到的货物会有一定的区别，因此，必须将货品质量指标作为采购风险指标之一，通过进行来料在线报废率、来料批次合格率、供应商来料免检率、来料抽检缺陷率等数据统计与计算，使得风险数据化。在设置质量风险指标时，企业必须以过往最常用的材料批次合格率为监测指标。第二，配送指标，这一指标主要包含到三个方面，分别为订单准时完成率、订单完好交货率以及物流信息准确与及时率。这三层面都反映出了材料或货品配送情况，让企业采购部门更细致与全面地掌握到采购信息。在设计这一指标时，则需要综合考虑三个层面内容，通过合理分配权重，使得交货风险评价指标更为可靠。

(三)供应商综合风险评价指标

供应商直接决定着企业采购的顺利程度，因此，为了降低采购风险，在构建采购管理预警指标体系时，就必须将供应商纳入其中。供应商综合风险评价指标涉及到以下三方面内容：(1)合同履行率。企业在采购过程中都会与供应商签订相应的合同，这一指标是评价供应商资信的一个重要指标，直接与数据显示出每一供应商以往所履行合同的具体情况，为企业是否与该供应商合作提供参考数值；(2)客户满意度。客户满意度不仅涉及到供应商材料质量，也反映出了供应商售后服务情况，这一指标更加综合与全面，因此必须将其作为供应商综合风险评价指标中一个重要参考；(3)行业地位及信誉。通常情况下，国家会设置专门机构或部门来评价工商企业资信情况，评价具有客观性与真实性，因此其评价结果也决定了企业在行业内部的资信情况与企业行业地位，在采购过程中通过进行行业地位与资信评价，则可以更准确地选择出采购风险更小的供应商，为保证企业的正常运营做好准备工作。

(四)采购人员素质风险评价指标

对于企业而言，采购人员为采购通过的主体，因此采购工作不仅受到外部环境影响，更会受到采购人员的影响，基于此，采购人员素质风险评价指标也必须成为采购管理预警指标中的一部分。

影响人员素质风险的因素主要有技能因素和道德因素两方面。因此，技能指标就必须以采购人员技能水平为参考进行评价，通过分析不同采购人员以往采购行为，计算出目标未达率与不良合同率，通过计算出这两项数值，判断出采购人员所具有的基本采购能力，进而评价出采购人员进行采购时存在的风险，为后期采购选择出更匹配的高技能人才。道德风险指标则判断采购人员以往采购行为中是否出现了徇私舞弊的情况，通过分析采购人员违纪率、人员矛盾频率等，来判断出每一位采购人员的品德水平。通过严格筛选采购人员，避免采购过程中出现接受供应商贿赂、与供应商勾结的不良行为，从人员角度出发降低企业采购风险等级。在设置采购人员素质风险评价指标时，企业管理人员与高级人员必须保证数值的准确性，以此来降低企业内部因素对采购工作产生的影响。

(五)采购财务风险评价指标

除采购人员素质风险评价指标外，还需要从企业内部出发，设置出采购财务风险评价指标。这一指标重点考察企业是否能够支付相关采购费用，若企业在采购过程中未考虑这一指标与因素，就有可能出现企业资金或贷款不能及时到位，但采购合同已经达成的情况，既影响企业口碑，更会给企业采购工作带来风险，使企业运行呈现出危机状态。

采购财务风险评价指标具体包含以下两项：(1)资金到位率，这一指标的设立是为了保证企业在与供应商达成一致或签订采购合同后，能够保证采购资金及时到位。使得供应商与企业形成良好配合，既保证供应商材料质量也保证供应商交货进度可以满足企业正常运营需求。这一评价指标的计算需要掌握应到资金与实际到位资金两大数值。(2)成本表现指数。该指数=实际完成预算成本/计划完成预算成本。当该比值结果＞1，说明所用成本已经超出了预算，此时采购人员就必须重现进行选择与综合进行考虑，当数值=1，则说明成本与预算相等，当比值结果＜1，则说明成本要少于预算。通过综合两项内容，做好采购财务风险评价工作。

四、结语

总而言之，要想提高企业采购质量，降低企业采购风险，进行采购管理工作时，就必须从企业经营现状出发，全面考虑市场采购风险、交货风险、供应商综合风险、采购人员素质风险、采购财务风险等多反面因素，做好采购质量控制的同时，更全面与准确地做好企业在采购过程中可能会发生风险的事项，为企业正常运营提供支持。