网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新思考研究

魏 磊 郓城县委宣传部

在信息技术突飞猛进发展背景下，网络技术也在不断地更新，应当实现档案工作数字化、档案管理自动化以及档案信息法制化的发展模式，拓展全新的档案管理服务机制，促进对外交流的开放化，掌握全新的信息技术，从而使档案工作得到更好的服务，应当积极提升资源质量的发展需求，促进档案种类更加的丰富。档案管理工作的创新发展可以提升工作的发展效率，从而促进档案部门的有效性，找到工作发展的方向，对于之后的档案管理有着至关重要的意义。

一、档案信息化管理的作用

(一)促进档案管理能力得到提升

信息化技术的普及为档案信息化的创建带来了极高的可行性。通过信息化的创建促进档案管理规模的不但扩大，传统的档案管理模式已经不能满足信息时代对档案管理的全新需求。所以说促进档案信息化管理是当前行业发展当中的必然趋势。档案管理人员应当结合时代的发展，促进信息化管理水平的落实，使得档案管理的能力得到进一步的提升。

(二)促进档案管理部门的竞争力得到提升

如果部门有着一定的管理水平，但在档案管理力度和信息化创建方面缺失，那么就会对工作造成严重的影响，因此当管理人员应当将档案系统的先进服务发挥出来，从而提升档案管理部门的竞争力。

(三)促进档案管理人员的专业素质得到提升

档案信息化管理对于档案管理人员也有的较高的要求，主要体现在专业的职业素养以及信息技术的掌握上。在新时代发展下，档案管理人员应当掌握较强的网络技术，了解互联网的操作功能，并且在实践工作当中发挥自身的专业素养。

二、档案服务创新机制的要求

(一)创新渠道

档案管理工作具有辅助性的特点，服务是其中重要的内容，首先为领导的决策提供服务，其次就是为各部门的正常工作提供帮助在。网络信息化的发展下，档案部门应当全面提升服务的敏锐度，积极主动地投身到信息化创建当中，针对各个时期的工作与相关部门取得紧密的联系，掌握部门对档案工作的基本要求，并提出针对性的档案服务。除此之外，针对档案管理部门所具有的服务功能，还应当进行拓展，为广大用户提供更加优质的档案服务。因此就应当加大服务力度，树立全新的服务理念，开展档案展览活动，彰显档案所具备的文化承载价值，在网络时代发展下，档案信息服务有着较为显著的成效，档案管理部门可以设置档案信息综合利用口以及展览的窗口，并以此作为突破口，促进服务机制的创新。

(二)创新观念

在新时代不断发展的过程中，社会各个领域对档案工作都提出了全新的要求。为了更好满足这些要求，档案管理人员就应当具备较强的服务意识。首先，树立自主服务的观念，在完成本职工作的同时还应当为信息化档案管理的创建提供支持，其次，档案信息发展融合而服务，拓展服务的发展范围，不仅要满足单位人员的档案需求，还应当满足其他行业工作人员的需求，最后为广大人民提供的服务，依照法律法规进行档案的开放性，并设置便民窗口，解决群众对档案的利用以及查找的需求。

(三)服务方式

档案管理部门应当创建档案网站，提供互联网档案的服务。创建档案区域网，将档案内容传递到网站当中，对档案文件进行有效的管理。电子档案数据是信息化管理工作的关键，将网站当中所有的归档电子文案进行整合，促进在网站当中进行文件的在线查找与搜索。在网络时代的发展下，所有电子文件都可以实现档案资源的在线运用，改变传统纸质模式的管理方式，使档案可以重新归档，保证档案的安全与完善。

三、网络环境下档案信息化管理的措施研究

(一)增强信息化意识

档案管理信息化所指的就是观念信息化。档案管理信息化的核心力量就是管理人员的积极性会得到提升，管理人员会积极运用信息化水平。由此可见，应当引导管理人员树立正确的档案管理信息化意识，从而更好地意识到档案管理信息化发展的意义，提升工作的责任感以及使命感，重视档案管理的信息化人发展，积极应对好工作的具体措施。因此，在实施档案管理信息化的过程中应当先对相关工作人员树立信息化意识，这也是激发档案管理信息化的主要动力。

(二)提升现代化的档案服务水平

在当前新时代发展的过程中，信息技术作为新时达发展的主要产物在人们的生活以及学习当中已经得到了广泛的运用，促进了生活以及教学质量的长远发展。在实际的生活当中，信息技术为人们的工作带来了更多的便利，并且也习惯性的运用计算机的方式对档案进行进一步的管理与使用。因此作为档案的管理人员，应当在新时代的发展当中不断提升自身的现代化服务水平。其中的关键就是促进档案信息资源的信息化与电子化发展，从而使用户在信息查找的过程中可以运用计算机进行资料的查找，进一步减少档案资源的储存地点，保证档案资源更具真实性与完善性；之后还应当保证档案信息可以满足用户档案使用的权利，在资料转化的过程中，工作人员还应当进行完善的保密工作，对国家的加密内容进行隐私处理。

(三)创新档案资源的利用途径

在当前信息技术不断发展的过程中，应当保证人们对档案资源的质量需求不断的提升，保证档案种类更加丰富。为了保证企业和单位对档案进行合理的运用与整合，档案管理部门应当注重对档案资源运用途径的不断创新，促进档案服务水平的创新发展，使服务的方式得到进一步的完善，更新服务发展的理念，保证档案的运用价值得到有效的运用与发挥。不仅如此，档案管理部门还应当改变传统的档案管理方式，对社会当中的不同档案资源进行整合与汇总，通过合理的资源方式促进对档案的有效运用与开发，使得档案资源的种类得到完善发展，促进档案运用途径的不断更新。

(四)构建完善的档案资源中心

促进档案资源合理运用，就应当提升对档案资源的合理构建，促进资源的整合完善发展。首先应当对档案进行全面的管理，促进档案的真实性以及完整性；其次应当创建高技术人才的发展队伍，促进管理人员的技术水平全面提升，融入高质量以及高素质的人才，促进内部人员工作不断的提升，开展培训工作，保证管理人员可以掌握现代化的档案管理方式，运用先进的管理技术，促进档案管理工作的常态化发展；最后，应当促进档案资源的开放化管理，在进行档案管理与审核的过程中，保证档案的开放化管理，促进档案资料运用率的全面提升，发挥出档案的自身价值。

(五)增强档案资源的共享

如果想要促进档案利用率得到提升，就应当彰显出档案资源的价值，保证各个部门之间与档案管理进行有效的沟通交流，发挥档案信息的共享性特点，促进档案自身的利用价值得到全面的发展。促进档案资源的搜集与整合发展，使得档案资源可以为更多的人提供优质性的服务，加强各界人士对档案管理工作的重视，促进档案资源利用率得到提升，使档案可以发挥出自身的发展价值，提升影响力。

(六)运用信息技术创建数据管理系统

数据管理系统在档案管理当中使必不可少的一项内容，安全可靠的数据管理可以保证档案资料的完整性，并且为自身的利益发展奠定坚实的基础。由此可见，各个到单位应当积极地运用信息化技术，加强对数据管理的有效创建，并且还应当结合档案管理的类型进行细致的分类。除此之外，在创建数据管理系统时，还应当注重搜索引擎，进而提升档案管理的效率。在创建数据管理系统的过程中还要保证系统的安全发展，可以创建防火墙，安装杀毒软件等等，防止黑客的入侵以及恶意破坏，优化档案的信息化管理，避免遭受到损坏的情况。

四、结语

总而言之，实现现代化的档案管理不仅可以提升档案资源的利用率，同时还可以保障档案资源的完整性，进一步发挥出自身的使用价值。档案管理在企业当中具有着较强的价值，时刻记录着企业的发展状况，并进行详细的记录，是促进企业不断发展的关键数据，因此档案材料的价值是非常重要的。在互联网环境发展的背景下，应当以服务机制作为发展的突破口，实现信息化技术，实现档案管理资源的共享，促进档案服务水平的全面发展。当前我国档案信息化管理仍然处于发展的阶段，在之后的研究当中仍然需要不断的创新，在网络技术发展的背景下促进档案股那里的信息化发展。■