高校图书馆纸质期刊采访工作规范化探讨

文/西安石油大学图书馆 武文斌 朱媛 史启明

期刊是图书馆文献信息资源的重要组成部分，是实现知识扩充、学术交流与成果展示、读者休闲娱乐等功能的重要工具。大数据时代，电子期刊、数据库的广泛使用使纸质期刊的利用率有所降低。为完善期刊文献保障体系，高校图书馆需要结合本校经费使用的实际情况，通过优化纸质期刊的选择和采访，与电子期刊互不重复、互为补充，从而使本馆纸质期刊形成有特色、有延续性的完整体系，提高纸质期刊的使用率。本文主要针对高校图书馆纸质期刊在采访规范化方面进行简单地探讨，以期提高师生对期刊资源使用的满意度，为学校的学科建设和发展做好信息资源的强有力支撑。

一、建立高校图书馆纸质期刊采访业务工作规范化

期刊作为最新情报、动态及前沿知识的载体，文章短小精悍具有时效性，是图书馆文献信息资源的重要组成部分。实现期刊采访职责、采访原则等方面的规范化，保质保量完成纸质期刊的采访是期刊管理工作中的核心和重点。

（一）高校图书馆纸质期刊采访人员岗位职责规范化。纸质期刊采访人员应设立专人专岗。岗位职责需规范化：负责整理国内外现期期刊的发行目录；了解关注国内外期刊的发行动态；熟悉本校专业设置情况、了解重点学科分布情况及本校学科建设对文献支撑的需求；根据文献采购原则，制定计划完成采集中外文现期期刊文献资源的工作。

（二）期刊采访目录来源正规化。现阶段我国有正式出版刊号、公开发行的纸质期刊约有一万多种。期刊发行主要有邮局发行、期刊公司征订代发、非邮发联合征订、自主发行等渠道。目前，高校图书馆纸质期刊基本采用招标期刊供应公司的方式订购。纸质期刊采访人员确定本馆订购中文期刊目录的来源，主要是根据中国邮政发行的报刊发行征订目录及合作期刊供应公司提供的征订目录。外文学术期刊主要是世界图书出版公司和中国图书出版公司及合作期刊供应公司提供的期刊征订目录。同时，采访人员通过对中文核心期刊目录、知网数据库等电子数据库多方面了解，科技期刊的发展变化，确保了纸质期刊征订目录来源的正规化。

（三）高校图书馆期刊遴选采访原则明确化。期刊采访人员取得征订目录后，通过对现有的馆藏期刊和各学科专业分类进行统计和分析得到各学科专业期刊的比例结构，根据本校学科设置、学年工作的侧重点变化，结合学科专业期刊的核心地位、影响因子、使用频率等方面进一步统筹分析遴选，制定出适合本校本馆的采访原则，最优、最合理地完成纸质期刊的采访，为实现纸质期刊的订购科学化、合理化、有效化和规范化做好准备。1.针对性、有效性、合理化原则。采访工作要提前准备，提早调研，做到有针对、有效率。高校图书馆的纸质期刊服务首先要满足师生教学、科研的需求，其次是丰富师生的课余生活、陶冶情操。纸质期刊订购比重，应控制在满足教学和科研的科技期刊约占70%～80%，娱乐性期刊约占20%～30%。了解学校的专业设置、学科特点、发展走向与最新进展，掌握本校开设的各专业的核心期刊、重点期刊和特色期刊的组成、影响因子、发行动态及变化，了解电子数据库专业期刊的收录情况等，及时调整合理确定纸质期刊的订购意向。分析师生对纸质期刊的使用需求和频率，结合馆藏特色、年度经费确定好各学科专业所需期刊范围，有针对、有侧重、有协调地制定出科学的期刊馆藏建设的订购计划。2.系统性、完整性原则。纸质期刊采访应该遵循学科覆盖的完整性，与重点学科有关的经典、特色、重点、核心期刊收藏的系统化。参考本校订购的电子期刊和电子数据库适时调整纸质期刊的订购方向，调研本馆纸质期刊与读者的专业知识结构适应的程度及订购期刊的使用率，建成重要文献馆藏有连续不断档，学科专业范围广泛有覆盖，新鲜知识及时补充，休闲娱乐期刊做点缀的高质量的馆藏期刊体系。3.节约性原则。采访工作既要关注期刊出版的动向更要结合本校教学、科研等的实际需求，关注纸质期刊的利用率，认真调研期刊订购效果并适时对订单做出备注和调整，为下一年度的增订或停订做好准备。在保障期刊订购数量的同时，还需要从整体上提高订购质量，为学校的学科建设和发展做好支撑和保障，为学生的学习和科研助力，并达到满足师生娱乐休闲需求的目的，从而提高期刊经费使用的高效性、节约性。4.个性化原则。采访人员通过走访本校各学科专业专家、学科带头人及重点读者对期刊使用的需求，结合本馆纸质期刊收藏结构及到馆期刊的使用情况，对订单做出备注和调整。同时加强宣传，收集师生列出的自荐期刊目录结合图书馆拟订购的期刊目录，针对性地征集读者喜欢阅读的期刊，满足读者合理的个性化的需求，从而提升读者对图书馆的满意度和纸质期刊的利用率。

（四）高校图书馆期刊招标流程规范化。由于经费的削减，纸质期刊价格不断上涨，电子期刊和电子数据库经费投入的比重加大等原因，更加要求纸质期刊采访工作与招标公司对接需及时，加强期刊供应商的审核，在招标文件及供货合同的起草等方面做好前期调研和准备。1.招标文件起草规范化、细致化。招标文件起草必须符合《中华人民共和国招标投标法》《合同法》及其他有关法律法规的要求，合法化、规范化；招标文件起草内容细致化。明确招标项目具体的采购内容和服务内容及违约规定。特别是对期刊的来源和质量、到刊周期、到刊率及订准率要做出具体要求，明确制定违约赔偿条约。以上约定一旦产生问题，要求供应商提供相应的证明材料说明是出版社的原因还是供应商的问题，否则可要求供应商按约定赔偿；对供应商出现的违约行为，图书馆有权终止合作。2.期刊供应商审查严格化。期刊采访人员要积极与招标公司对接招标工作，对期刊供应商的资质审核要严格化，对其所提供的服务范围的规定明确化。通过参加期刊供应商举办的订购会、与合作过的期刊供应商相处情况及走访兄弟院校了解供应商的口碑等方面对有实力、有潜力的期刊供应商做出中肯的意见，并提供给招标公司作为审查供应商的资质时的依据。本馆采购的要求、方式、条件、程序确定好后可以针对有实力有潜力的期刊供应商发布公告、通告或邀请函。招标公司资质审查之后选定几家有实力的期刊供应商作为投标单位来进行应标，并组织专家对应标书进行公正、公平的评价，最后选定中标单位，并与之签订采购协议。3.建立科学评标体系。建立科学的评标体系，使期刊采购经费通过招标的方式获得较好的经济利益，科学地考虑供求双方的利益，做到真正的双赢。如果过分地强调低折扣价格，中标的供应商提供的服务也必然会打折扣，从而造成期刊质量、服务质量和到刊率等方面出现问题。招标工作中，由图书馆专家（最好是馆长）先发言定下基调，把采访工作的特殊性、重要性以及对折扣的辩证认识提出来，引导评标小组的专家、成员在注重书商的服务质量、服务效果的基础上再结合考虑折扣。4.加强采购招标的监督防范。图书馆对于那些假借他人名义进行投标、串通投标；通过行贿或者其他弄虚作假的方式谋取中标的供应商应拉入“黑名单”，对以次充好、量价不符的情况要提前设置约束机制，采取有效措施进行防范。

二、实现高校图书馆纸质期刊现期期刊验收工作规范化

高校图书馆纸质期刊验收设立专人专岗，及时跟进供应商对配送期刊履行合同约定的情况，严格把控，及时验收保证期刊采访工作圆满完成。

（一）严格执行现期期刊“实到实登”的原则。订购清单是验收的重要依据。对供应商配送到馆的期刊严格核对送刊批次、件数、种册数是否与配送清单一致；逐一核对配送清单与实际到馆期刊是否一致，按实际到馆期刊数量及时录入本馆系统。

（二）及时纠错反馈。根据实际到馆期刊的情况对出现的刊频、刊名、价格等的变化，做出备注及时反馈给采访人员。对实际到馆期刊与供应商配送清单不符情况，及时批注并联系供应商解决。

（三）查漏补缺原则。对于出现延期、错刊、漏刊的情况，及时与供应商沟通催缺补配。

三、结语

图书馆纸质期刊采访是一项环环相扣的工作，制定并执行详细的规范可以推动采访人员高效地工作；通过不断优化资源建设策略和本馆藏刊结构，突出纸质期刊的特色化、精准化，提高纸质期刊的使用和管理，提高师生的满意度，为学校的学科建设和发展做好信息资源的强有力支撑和保障。