建立完善的考核制度 提高档案收集效率

文/内蒙古农业大学档案馆 张婷 范秀琴

随着社会的发展和科技的进步，高校档案收集工作也在不断完善，但在实际收集当中出现了较多的问题，收集过程当中收集效率低下是主要问题。因此我们需要解决档案收集中存在的问题，采取合理的解决措施，提升档案收集工作质量。另外，管理工作人员应采用科学的方法对其进行汇总记录，创新工作管理机制，提高管理效率，促进档案工作的顺利进行。

一、高校档案工作实行考核制度的现状与重要意义

（一）高校档案工作实行考核制度的现状。高校档案所涉及的内容较多，它是高校在办学过程当中发展形成的关于教学、科研、管理等各个项目的真实历史记录，具有凭证和参考作用，对于高校发展也有着重要的影响。高校档案数量较多，经过多年的发展建设，我校已经建立了较为完善的档案管理馆，在组织建设馆舍面积、建设经费、专职人员、信息化管理等方面都取得了较大的成就，进一步推动了高校档案管理质量以及高校的发展。高校档案在管理的过程当中需要制定完善的档案管理制度，强化信息化管理使档案在管理的过程当中有章可循，保证档案管理质量。但从当前高校档案管理制度现状中，我们可以了解到，档案在管理的过程当中存在着考核体系模糊、考核内容不明确等问题，相关工作人员在工作的过程当中缺乏责任心，使得高校档案管理工作无法得到有效的进展，高校档案管理工作不受重视，被边缘化是阻碍收集工作的首要原因。其次，高校档案管理工作人员多为兼职人员，大多数管理人员不具有较强的管理能力以及责任心，在档案管理工作当中所耗费的精力较少，使得管理工作问题频出。

（二）高校档案工作实行考核制度的重要意义。高校档案收集与管理工作对于一个学校的发展有着重要影响，高校档案内容涉及了学校的教学科研管理等各项工作的真实记录，具有凭证和参考的作用，对于学校今后发展都有重要的影响。当前大多数学校为了加强档案管理的质量与效率，在管理的过程当中，我们将档案工作纳入学校的工作计划和考核体系当中，能够有效提高档案管理的管理质量与效率，同时也能够落实岗位责任制，明确学校各部门和档案专职人员以及兼职人员的责任和任务，把档案收集工作的实际情况归于年终考核评先选优，能够有效地保证工作效率以及质量，使得档案管理工作真正落到实处。

二、档案工作实行考核制度的内容及方法

在我国强调依法治国，而学校在发展的过程当中，也在不断地落实依法治校精神，为了能够进一步加强学校档案工作的管理质量以及效率，将档案的收集管理工作纳入考核制度当中，能够有效地提高档案管理收集工作质量以及效率，使得档案管理收集工作逐渐走向规范化与法制化的道路，从而更好地为学校发展服务，为学校改革服务。

由于档案管理工作涉及问题较多，我们需要从多方面考虑考核内容，对其进行具体分析，制定完善的考核制度。

（一）考核内容。首先，考核部门需要明确考核项目，考核工作不仅要考察档案资料收集的完整性，也需要考虑在收集过程当中工作人员是否态度认真。其次，我们还应重视档案资料，收集的质量与水平，高质量的收集能够提高档案总体质量。

档案管理部门在管理之前，需要明确相关管理工作人员的职责和任务，并依据相关管理工作人员职责和任务制定严格的考核制度。档案收集情况与质量应与个人年终考核评先选优进行联系。制定不定期档案收集工作的检查与考核，这样才能够使档案管理工作得到有效的落实。

管理过程当中，我们应将更多的注意力放在学院职能部门的业务工作的材料上，这部分档案材料是主体和核心，学校部门需要依据该管理制度，制定合理的档案管理范围以及保管期限，对于所移交的档案材料需要进行核对，以避免因移交过程中的疏漏而影响档案质量。

相关档案管理工作人员需要明确自身管理公司的责任与内容，对于管理内容进行有效划分，在出现问题后，我们需要将责任落实到每一个工作人员身上。

（二）考核方法。我们需要从考核范围、组织领导、考核人员、档案馆工作人员等多个方面进行考核。

1.考核范围。在考核之前，我们首先需要明确考核范围，明确全校各部门立卷归档资料的收集范围，规定整理和考核办法。

2.组织领导。在管理过程当中，我们需要成立分管领导，成立高校档案收集工作领导小组，领导小组组成人员由院领导、处室部门负责人及档案馆负责人共同组成，对相关工作人员职责进行合理划分，进行有效管理。

3.考核人员。高校档案绩效管理体系的构建，首先需要制定明确的考核目标，在考核过程当中，我们需要严格按照相关考核要求进行考核，相关考核人员在考核过程当中需要明确自身职责，把高校档案机构所需要履行的职责作为主要评估内容。

4.档案馆工作人员。基本业务技能：档案工作可分为收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用六个环节。档案工作人员做好这六项基本业务的同时，要加强对实体档案的日常管理，如库房管理、实体档案和电子档案的保管等。

现代化工作能力：档案电子信息化是档案管理的发展趋势，工作中的重中之重。档案管理人员要学习和掌握档案数字化技术、网络管理技术，熟练运用计算机、多媒体等计算机科学技术，做好档案信息化建设及日常工作中网络管理的维护，以便更方便、更便捷地保管和提供利用。

个人综合能力：档案管理工作人员的学历、年龄、职称、培训、职业素养和职业技能等。电子文件的收集，尽量做到与纸质文档的收集同步，档案馆要强化各归档部门的联络和沟通，积极指导配合。

5.兼职档案员。根据各立卷归档单位的工作职责，对各单位分管领导进行明确安排兼职档案员，是否及时收集、整理、归档本科室业务材料。必须规范整理，组织本部门人员及时规范整理并立成案卷，要了解档案立卷归档的具体要求和做法，档案收集的措施和方法。自觉主动接受档案馆的业务指导和监督检查，做好文件材料形成、积累整理立卷，归档移交工作。

（三）考核标准。在制定考核制度之后，我们需要制定考核标准。档案馆的考核办法需要体现业务知识水平的论文研究，以及出勤率，完成的工作量，工作能力，服务态度要求。

收集整理部在进行考核时，我们首先需要对负责指导学校文件材料的形成积累及立卷归档工作进行严格考核，相关规定工作需要不断地提高其管理的规范性以及完整性。相关工作人员还需要及时督促各单位按时向档案馆移交档案，负责接收档案的人员需要对其进行归纳整理，做好验收与交接工作，提高管理质量以及管理效率。档案馆存在较多的兼职人员，在开展管理之间，我们需要对其进行培训，需要熟练地掌握相关档案管理工作的基本流程与规范，在管理工作当中需要提高责任感，认真踏实负责地完成工作。

在对档案资料进行保管的过程当中，我们要做好库房的防火、防盗、防虫等防潮工作，还需要对档案进行定期消毒。负责馆内借阅工作的相关工作人员需要做好来电来函咨询检查及回复工作，做好邮件管理工作。

三、档案考核制度施行效果

考核制度是对工作人员的一种约束，可以进一步完善相关档案管理工作标准，使得基层单位档案资料人员在工作中目标更加明确，档案部门对于基层单位档案工作进行评价的依据和标准更加清晰合理规范，在管理过程当中，相关管理工作更加高效。

通过考核可以进一步提高和增强档案管理部门管理工作的权威性以及执法力度。过去有些单位归档不及时不完善，借出去的档案不能够按时归还，生产单位质量管理不到位，档案部门也多次提出整改意见，个别单位并未对其给予高度重视，知识管理工作无法顺利开展，影响工作效率。

在考核过程当中，档案部门除对出现问题的单位提出整改意见外，还应按照相关规定扣除相应的绩效分数，考核结果需分配到各单位当中。同时，也需要一部分领导及工作人员进行谈话，要求相关工作进行整改。兼职档案工作人员，绩效考核成绩需要与工资进行挂钩，同时，我们还应对于工作表现突出的相关工作人员予以晋升机会。只有对其进行科学有效的管理，才能够不断地提高管理效率，保证管理质量。

当前我校已经开展了考核制度，考核制度的实施，使得相关管理工作效率得到了有效的提升，同时在管理过程当中，工作人员更加负责，使得整个工作变得更加顺利。

四、结语

档案管理工作对于高校发展有着十分重要的影响，需要不断强化档案管理工作人员的业绩意识，增强档案工作管理人员在工作当中的积极性与主动性，提高工作效率，保证工作质量。相关档案工作管理人员要更加注重工作流程，关注档案是否齐全完整，档案管理工作是否安全可靠。要严格按照相关管理要求进行管理，学校各部门需要加大对管理工作的重视力度，认真制定相关管理制度。只有不断提高管理工作要求，才能够提高管理效率，工作人员在管理的过程当中需要不断加强培训，只有熟练掌握相关管理流程，才能够有效地开展相关管理工作，使得管理工作顺利进行。