企业档案信息化建设对策分析

文/中陕核工业集团公司 王雪

随着科学技术水平的发展，企业的档案管理也开始实行信息化建设，信息化的档案管理能够解决传统档案管理过程中存在的不足之处，更好地促使档案管理建设的水平提高。另外，企业开展科学、合理的信息化档案管理建设，亦能促使企业实现可持续发展，提升企业的经济效益。

一、企业档案信息化的相关概述分析

所谓的档案信息化，指的是在档案管理过程中引进现代化信息技术来对档案数据信息进行整理、归纳，从而提升档案管理的规范性。在互联网信息技术高速发展的背景之下，科学、合理地实施档案管理信息化建设工作，能够帮助企业获得长久地发展，提升企业的经济效益。

企业档案信息化是指企业利用互联网信息技术，结合当下的市场行情，积极引进先进的技术设备，将企业原本的纸质资料进行整合，传输到计算机系统上面进行保存，实现企业内部资源的共享。企业的档案信息化能够帮助企业实现档案信息的电子化、智能化、数字化、网络化，提高管理人员的工作效率，从而满足不同的工作人员在同一时间、不同空间查询重要数据信息，为企业的日后发展提供一定的理论数据支撑。

二、企业档案信息化基本内容

（一）数字化。企业档案信息化的基础是数字化。企业档案数据信息的数字化以便捷、高效为基本目标，有利于实现档案信息资源的储存数字化，从而实现资源有效共享，为企业的日后发展提供一定的参考。

（二）自动化。现代科学技术的大力发展给企业档案信息化建设创造了良好的条件，在计算机的使用过程中，因其计算机检索速度快、工作效率高，能够实现多角度的检索，这是传统的检索工具不能与之相提并论的，在一定程度上能促使企业档案的自动化效果良好。

（三）网络化。在互联网信息技术高速发展的背景之下，大部分的企业都拥有属于自己企业的官方网站，官方网站能够为企业的生产经营、日常管理提供比较先进的技术手段，在一定程度上也推动企业档案信息化建设的发展。在企业档案信息化管理过程中，如果有工作人员通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核就可以进行相关操作，在整个过程中，不需要工作人员进入企业的档案管理室，极大地提升了工作效率。

三、企业档案信息化建设的重要意义分析

（一）防止企业重要档案信息的丢失。传统的企业纸质档案在管理过程中，很容易出现遗漏、丢失的问题，而且放置时间长了，就会出现纸质变黄、纸张易碎的问题，甚至在企业发生火灾的时候，很容易全部烧掉，再加上纸张防潮效果较差，很容易破坏纸质档案的完整度。通过借助信息化企业档案建设，能够将一些重要数据文件进行备份保存，防止一些重要数据文件的丢失，另外，对于企业异常重要的私密文件，采用信息加密技术来对其保管，有效增强了企业档案管理的安全性。

（二）能够简化信息应用的相关程序。在互联网信息技术高速发展的时代背景之下，数据库的大数据分析成为信息应用过程中最直接的途径，特别是对于企业的管理，在档案管理过程中使用比较发达的信息系统，借助互联网和数据库的系统，对档案进行信息化建设管理，能够解放更多的人工劳动力，极大地提升了管理效率，为企业节约了更多的开支成本。信息化的档案管理系统，能够全面优化档案管理，还能帮助管理人员提升自身的专业技能，为企业的日后升级、转型提供一定的便利。

（三）提升企业信息体系的建设。企业信息化档案建设能够将公司内部的工作人员的基本信息编制成为个人档案，将这些工作人员的档案上传至档案数据库之中，并且借助信息技术能够及时地掌握工作人员的信用等级，对于不同信用级别的工作人员安排不同类型的工作。企业使用信息化系统能够将企业的信用程度也都纳入社会征信体系之中，防止企业出现损坏社会信用度的情况，保证企业能够拥有一个良好的社会形象。

四、企业档案信息化建设存在的问题

（一）投入的资金较少。要想进一步保证企业档案信息化建设快速提高，就需要不断更新信息技术，采用高科技的管理方式来进行管理，积极引进国外发达国家先进的技术设备，结合我们国家的基本国情以及企业自身发展的实际情况，整体提升企业的信息化管理水平。在进行档案信息化建设管理的过程中，需要投入很多的资金作为支撑，但是大部分企业对于档案信息化建设的投入资金比较少，导致企业档案信息化建设很难继续完成。所以，企业在开展信息化建设的过程中，一定要增加投入资金，否则，企业信息技术长时间不更新，就会抑制企业的信息化档案管理建设。

（二）档案信息化建设的专业人才比较稀缺。企业的档案信息化建设需要专业技能较高、综合能力较强的工作人员，在一定程度上对管理人员提出了更高的要求。企业档案信息化建设的软件、硬件设施环境的建立、管理制度的制定，都是档案管理人员一手操办。所以，如果管理人员的专业技能较低的话，就完成了这些工作，导致信息化档案管理的工作质量降低。在我国部分企业档案管理部门之中，都是传统的管理人员多一些，他们没有接受过正规的、系统的信息化管理培训，对于一些计算机软件的使用还不太熟练，导致信息化档案管理的水平不高。

（三）对信息化档案建设的重视程度较低。基于目前我国档案信息化建设的发展情况来看，档案信息化建设开展缓慢的原因，归根结底就是对档案信息化建设的重视程度较低。由于传统管理思想的限制，企业的领导对于档案信息化建设的重视程度较低，在一定程度上导致档案信息化建设工作难以开展。

五、企业档案信息化建设的对策分析

（一）加大财政资金的投入力度。要想做好企业的信息化档案建设工作，就需要投入大量的人力、物力、财力支持，加大财政资金的投入力度，才能保证企业档案信息化工作效率提升。除此之外，还需要增加计算机软件设备和硬件设施的投入力度。信息化档案建设必然离不开计算机软件、硬件的作用，将现存的软件、硬件设备投入到档案信息化建设之中，能够加强信息化档案管理建设的水平，对于顺利开展企业信息化档案管理建设具有重要的推动作用。

（二）提高企业档案信息化建设的工作质量。现如今社会市场的竞争越来越激烈，企业如果想要在日益激烈的市场竞争之中立于不败之地，就需要做好信息化档案管理建设。首先，企业应该在员工内部宣传信息化档案管理的重要性，不定期地组织管理人员进行业务培训，使其正确认识到信息化档案管理建设对于企业日后发展的重要性，进一步提升管理人员自身的工作能力，更好地为信息化档案建设服务。其次，企业还需要结合自身的实际情况，建立健全档案信息化建设的数据库，便于更多的工作人员查找相应的文件资料，提升档案管理的工作效率。最后，在对档案信息进行编制和归纳的过程中，一定要在相关法律法规的情况下，保证档案信息化建设和企业的发展相一致，为企业实现可持续发展奠定良好的基础。

（三）加大宣传，提高企业领导对于档案信息化建设的正确认知。企业档案信息化建设受到极大限制最主要的原因就是企业的高层领导支持力度不够。因此，如果想要保证档案信息化建设能够顺利执行，就需要企业的高层领导认识到开展档案信息化建设工作的重要性。管理人员要让企业的高层领导了解到档案信息化建设的优势，和传统的纸质档案管理相比，档案信息化建设具有占地面积小、重要文件信息保管妥当、打破时空局限性等的优点，所以，只有提高高层领导的认知，才能在企业内部形成上下一心的思想观念，保证档案信息化建设工作顺利实施。

（四）多部门之间的配合合作。首先，借助第三方咨询机构的力量。第三方咨询结构可以同时面向企业档案管理人员以及其他企业的工作人员，在日常管理过程中，遇到问题都可以寻求第三方咨询结构进行答疑解惑，通过微博、微信公众号等平台建立自媒体平台，以此来加强企业档案信息化管理建设。其次，还要积极引进优秀的人才，更新人力资源，为企业的信息化建设提供强有力的人才支撑。另外还需要转变企业其他工作人员的思想意识，从思想层面进行变革，让其他部门的工作人员配合好档案管理工作。最后，还需要技术部门的配合，做好计算机软件设施、硬件设施、网络设施建设工作，进一步提升档案信息化的质量。

六、结语

综上所述，企业的信息化档案管理建设是一项长期、复杂的工作，不是一朝一夕就可以完成的，需要相关档案管理人员经过反复的实践，总结前人的经验，结合企业自身的发展情况，建立一套适合企业自身发展的信息化档案管理。在企业信息化档案管理建设过程中，需要提高管理人员的信息化管理意识，熟练使用计算机各种软件，提高自身的专业技能，加快企业信息化档案建设的终极目标，进一步促进企业能够在日益激烈的社会竞争中提高自身的核心价值。