新形势下高校院系办公室提升工作效能探析

文/西藏民族大学民族研究院 张向耀

高校院系办公室是高校各院系的综合协调办事机构，是高校行政管理体系的中间环节，承担着上传下达、下情上达、上下通达、沟通内外、总揽全局、协调各方、服务师生的职责使命，直接服务于院系的党建、行政、教学、科研、学科建设及学生管理等工作。随着高校改革的不断深化，院系办公室发挥的桥梁纽带和参谋助手作用越来越重要。在新形势下，如何进一步提高院系办公室的工作质量和效率问题显得尤为突出。

一、高校院系办公室的主要职能

（一）服务职能。院系办公室是综合协调办事机构，承担着为学校及职能部门、院系领导及广大师生服务的职能。既要完成学校及各职能部门和院系领导安排部署的工作任务和交办的各类事项，又要细致、耐心、热情、周到地为广大师生服务，既要圆满完成各项工作，又要使广大师生感到满意。

（二）参谋助手职能。办公室是院系领导的参谋和助手，为院系领导提供重要的参考信息，帮助领导为院系发展做出科学、合理的决策和部署。院系办公室具有沟通院系领导与教师，对接学校职能部门，了解学校其他院系，外联其他高校院系的桥梁纽带作用。办公室工作人员要充分发挥其“千里眼、顺风耳”的作用，既要正确深刻的领会院系领导的意图与院系发展规划，又要倾听教师的心声和实际需求，既要将上级、学校和职能部门的文件、通知、会议精神等精准报送院系领导，又要为即将落实或实施的工作可能存在或出现的问题做到巧妙的提醒，做到“未雨绸缪”，为领导决策建言献策，帮助院系领导做出科学合理的决策。

（三）沟通协调职能。院系办公室既要与学校各职能部门经常联系沟通业务工作，又要与院系的领导、各科室之间互相沟通协调工作的办理等事宜，以此达到服务好全院系师生的目标，推动院系、学校教育事业的发展。在具体事务处理过程中，由于不同的部门、不同的群体因为工作性质、出发点、立足点不尽相同，对工作的态度和看法也不尽相同，办公室工作人员需要耐心、细致做通各方工作，努力使各项工作围绕着有利于院系整体发展方向进行。

（四）业务管理职能。院系办公室是集党建、行政管理为一体的综合办公机构。包括党的建设、学校各类文件的接收与管理、草拟各类规章制度及工作计划与总结、各类会议的组织、固定资产的管理与使用以及临时性与日常性的工作等。办公室工作既具有常规性、计划性、复杂性，又具有临时性、突发性、未见性的特点，工作人员要善于总结经验，沉着应对遇到的新问题，不断提高应对解决问题的能力。

（五）督促检查职能。院系的决策部署、工作计划、发展目标、会议要求等最重要的是付诸实施，其中督促检查是其中一个必不可少的环节，办公室需要直接深入到实际工作中，督促各项工作落地生根。同时，还可以发现在实际实施中存在的问题，进而加以纠正，为决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学性。

二、提升院系办公室工作效能的途径

（一）提高对院系办公室工作重要性的认识。高校院系办公室所具有的服务、参谋助手、沟通协调、业务管理及督促检查等职能，充分反映出它是高校行政管理体系的中间环节，是高校行政管理体系的重要组成部分，“向上看，它是领导层的辅助层；向下看，它是执行教学科研、学生工作、党群工作等任务的平衡协调中心，负责全校各项工作任务的最终传达和基层信息的收集整理。高校院系办公室是整个学校行政管理体系中不可缺少的重要组成部分，起着上情下达及下情上传的枢纽作用。”院系办公室工作在学校层面负责对接学校党委、行政的大多数职能部门，在院系层面负责教学、科研、学科建设、学生管理、对外交流、党的建设等事务和内设机构的统筹协调。工作内容具体而又繁杂，包括日常办公运转，重要事项的办理，信息的沟通，通知的下达等都需要办公室来处理，可以说院系办公室是院系的“心脏”，向学校和所在院系及内设机构源源不断地输入与输出信息的“血液”，在院系所有工作中发挥着不可替代的作用。

（二）重视院系办公室工作人员的综合素养。新时代，高校在教育综合改革和“双一流”建设方面持续发力，对院系办公室工作人员提出更高要求，不仅要掌握一定的政治、经济、文化、法律、管理、文秘、档案、计算机等方面的知识，还需要深入了解院系历史传承，学科专业、师资队伍、学生结构等历史与现状，更好地服务于教学、科研工作。院系办公室工作人员要具有较高的政治理论素养，能够正确认识和准确把握党的教育方针和高校教育的基本规律，对高校落实全面从严治党、加强和改进高校思想政治工作，对“培养什么样的人、怎么培养人、为谁培养人”这一根本问题要有清晰的认识，从而与院系的学科建设、专业调整、人才培养等工作进行有效结合，推动院系高质量发展。

（三）注重院系办公室工作人员的培训与交流。由于大多数院系办公室工作人员常年没有外出学习培训的机会，不能及时学习先进管理经验和拓宽视野，很容易出现管理理念陈旧、工作方式经验化、职业倦怠等情况，缺乏创新精神，满足于维护日常工作运转，势必会造成工作效率和质量不高的问题。学校应当加强开展诸如办会办文、各类系统、软件、数据库的运用与维护方面的培训，同时学校和院系应当鼓励和创造机会使办公室工作人员积极走出去，到其他高校学习与交流，这样可以交流经验，相互学习，取长补短，这是拓宽视野，转变工作观念的有效方法，从而提高院系办公室的工作效率，推动学校整体工作效率的提升。

（四）重视院系办公室工作人员的个人发展。院系办公室事务繁杂，工作琐碎，头绪多，涉面广，稍不注意，可能就会出现纰漏，工作人员要有甘于奉献，做好服务的强烈意识。同时，学校应考虑到工作人员的个人发展，在物质和精神层面给予一定的支持与理解。学校可根据院系办公室工作多、任务重的特点，适当增加办公室人数，以解决一个人应对日益增加的工作内容的问题，有效缓解人手不足，工作压力大，疲于应付的局面，在职务晋升、职称评定、岗位津贴、教学科研等方面给予一定的照顾。具有高学历的工作人员，要使其充分发挥专业优势，承担一定的教学任务，为其个人发展创造条件，解决其对未来发展前途的担忧，使其能够全身心投入工作中，保持持久不衰的工作热情。

（五）重视院系办公室工作人员的梯队建设。一般来说，院系办公室主任负责办公室的日常工作，另外一名工作人员分工负责某些方面的工作，这两名工作人员要相互了解对方负责的工作及进展情况，一旦一名工作人员临时有事不能正常完成工作的情况下，另外一名工作人员可以“顶上去”将工作完成，不至于出现在缺少某个人的情况下工作无法开展的情况，确保院系工作始终有人能够执行，维护院系正常的运转。同时，也要将各自的工作职责和分工明确下来，各司其职，有条不紊地完成各项工作，防止相互扯皮、推诿的情况发生，既要相互通报工作进展情况，相互帮助，又要相互提醒、相互监督，共同提高工作效率，培养成为业务精英和能手，共同推动院系教育事业的发展。

（六）重视院系办公室管理的自动化。办公自动化（Office Automation，简称OA），是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人及信息。目前，高校已普遍运用OA进行办公，它是将学校日常办公、管理和教学的各种非涉密业务通过软件系统进行规范并在网络上进行办理，实现无纸化办公的智能网络办公系统。院系办公室工作人员要熟悉掌握OA系统的操作与使用，减少工作人员一些不必要的“跑腿”来收发和报送材料，从而有效提高工作效率。

（七）注重建章立制完善科学管理。建立健全规章制度是实现科学规范管理的有效途径，是确保提高工作效率的基本要求。院系办公室要建立健全一系列规章制度，规范办事、办文、办会等工作流程，制定院系办公室、办公室主任、工作人员工作职责及印章管理规定等规章制度，明确工作责任，处理好办公室工作人员的分工与合作，避免无序性、随意性等情况，使各项工作都能够落实。同时，根据新形势新变化要及时制定一些新的规章制度或对于不合时宜的制度进行修订和完善，用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转，既可大大提高办公室的整体运行效率，也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。

三、结语

综上所述，新形势下高校综合改革持续推进，院系办公室工作任务在不断增加，工作职能在不断调整，如何提高院系办公室工作效能是不得不面对的一个课题，不论是提高对办公室工作重要性的认识，还是注重对办公室工作人员的培训、关心关爱、梯队建设等，其目的都是为了提升办公室的工作效率，只有提升院系办公室工作效率，才可以推动学校整体工作发展，从而更好地为高校培养高素质人才服务。