关于加强高校院系办公室队伍建设的思考

文/上海交通大学电子信息与电气工程学院 梁妮

一、当前高校院系办公室队伍建设中存在的问题

高校院系办公室是维持和保障院系各项工作有序进行、承上启下、协调各方的重要职能部门，不仅承担着大量的基础性工作，同时也是协助院系领导制定各项政策措施的重要参谋，是高校管理的重要组成部分。因此，高校院系办公室工作成效的高低，将直接影响院系教学科研工作的高质高效开展。而要提升高校院系办公室的工作成效，拥有一支人员稳定、素质优良的管理队伍是关键因素。

然而由于传统观念影响，认为院系办公室工作专业技术性不强、难度低，因此高校对院系办公室队伍建设的重视程度普遍不高。首先，对缺乏办公室队伍建设的明确规划，普遍未将办公室队伍建设纳入学校的工作规划中。其次，对存量办公室行政人员的培训不足，缺少定期的职业技能培训，导致部分办公室行政人员面对新问题缺乏足够的应对能力。最后，没有形成科学合理的队伍建设机制，体现为绩效考核及激励机制不完善等。

二、院系办公室队伍建设措施

根据人力资源管理理论，人力资源管理包含招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理等模块。本文拟结合人力资源管理理论，从上述模块分析如何加强院系办公室队伍建设，并提出可行的队伍建设措施。

（一）严把招聘质量，从源头提高办公室队伍质量。首先要做好招聘建设，从源头抓好队伍质量。根据院系办公室岗位的需求，科学合理地甄选和录用合适的优秀人才补充到办公室队伍中，并将其配置到合适的岗位上，才能使办公室队伍的整体素质日益提高。

1.提高招聘的针对性。人们普遍认为，院系办公室工作专业性不强，只需要具备一定的学历就可以做好，因此在招聘过程中往往只关注应聘者的学历、思想政治素质和基本的办公技能，却忽略了应聘者的专业背景。然而理工科院系的部分岗位，如教学管理岗位、科研管理岗位、实验室管理岗位等，如果不具备与院系专业相符合的学历背景，很难有效开展工作。如教学管理岗位的行政人员，如果不具备相应的专业背景，其在协助学院领导安排课程时，将难理解不同课程之间的衔接关系。此外，部分岗位具有较强的专业性，如人力资源管理岗位需要较强的人力资源专业知识和背景。招聘具有人力资源专业背景的人员从事院系人力资源管理，发挥其专业优势，协助学院领导科学地进行师资规划，制定合理的薪酬体系和考核制度等，从而提高院系人力资源管理的科学性和专业性。因此，在办公室行政人员的招聘过程中，除了对应聘者综合素质的关注外，也应尽可能地招聘具有相关专业背景的人员，充分发挥其专业优势，使各岗位的工作更具专业性。

2.招聘的过程中要考察应聘者的学习能力。高校院系办公室的工作虽然具有较强的规律性，但并不是一成不变的，随着社会和高等教育的发展，高校院系办公室行政人员面临着各种新的问题和挑战。如随着自媒体的快速发展，院系的宣传工作重心必然要从传统的官网宣传转为官网宣传与自媒体宣传相结合，这就要求宣传干事尽快掌握自媒体传播的规律等新技能。因此在招聘过程中，应尽可能选择学习能力强的人员，才能保障其在面临新问题时能积极主动地学习新的技能、新的方法，从而较好地解决遇到的新问题。

3.招聘过程中应考察应聘者的职业稳定性。高校院系行政办公室需要一支稳定的管理队伍，因此在招聘过程中应考察应聘者的职业稳定性，综合考察其对职业的期待、个人发展需求、家庭等因素以确定其是否能在一定的时期内在岗位中稳定工作。

（二）加强培训与开发，提升队伍素质。加强办公室队伍建设，除了从源头严把质量关、入门关外，还需要重视人员的在岗培训，通过科学高效的培训充分发掘办公室队伍的潜力，提高办公室队伍的工作能力。

1.根据人员所处的不同阶段，培训内容也应具有针对性。对于新进人员，首先，应尽快进行入职培训，使其尽快了解和熟悉学校的各项规定和政策。只有熟悉学校的各项政策才能保障各项工作的顺利开展，完成好本职工作。在此基础上，只有对各项规定和政策非常熟悉，才能更宏观地思考问题，从而开创性地提出更好的工作方式方法。其次，要进行校情尤其是院情的培训。一方面，学院发展的不同阶段对办公室工作人员的要求也不同；另一方面，不同学院的学科不同，对新进员工进行相应的学科情况介绍能使其对学院的学科特点有更好的了解。对于在岗多年的老员工，则要重视继续教育，定期进行职业技能的培训，使其不断更新知识和技能，从而应对各种新情况和新要求。

2.除了入职培训和技能培训外，沟通与协调、应急事件处置等综合素质的提升也应作为培训的内容之一。沟通协调是院系办公室工作人员的重要工作内容，他们不仅要与学校机关部处沟通，为学院争取利益，还需要与师生沟通传达学校及学院的政策、解答疑惑等，因此应当将沟通协调能力的培训纳入培训内容。此外，办公室行政人员直接面对师生，处理与教师、学生利益相关的各类事务，因此在工作中也常常处在各类矛盾的第一线，直接面对各类突发事件。在应对突发事件时应如何处理才能避免矛盾升级，如何处理才能在学校政策允许的范围内满足各方的需求，也是办公室行政人员应当学习的重要技能。

3.鼓励办公室行政人员考取相应的职业技能证书。高校可通过报销培训费用及考试费用等方式，鼓励办公室行政人员积极参加各类职业技能培训，考取相应的资格证书，通过以考促学的手段，提升办公室行政人员的技能。同时考取的各类职业技能证书也可作为办公室行政人员未来发展的基础。

4.通过内部轮岗制度实现对员工的有效培训。轮岗制度在各大型企业中已经实行多年，并且已经被证明是有效的人才培养制度。但在高校院系办公室中较少实行轮岗制度。本文所指轮岗制度是指在院系内部不同办公室之间实行人员的轮岗，定期调整工作岗位和工作内容。通过轮岗制度，一方面，可以缓解办公室行政人员的职业倦怠。长期在同一岗位工作，尤其长期从事大量基础的事务性工作，不可避免地出现职业倦怠，在工作中难以提起兴致，甚至产生厌倦的心理，从而工作投入力度和工作效率降低。通过轮岗制度，使办公室工作人员定期有机会调整新的工作岗位，从事新的工作内容，从而在新的岗位上再次焕发工作热情，激发工作积极性和主动性；另一方面，轮岗制度也将有效地锻炼员工的综合能力和综合素质。不同的工作岗位对行政人员的素质和要求是不同的，如党政综合办公室的行政人员要求有较强的协调能力和应急处理能力，宣传办公室的行政人员则要求有较强的文字能力。在不同岗位经过历练的行政人员，有机会学习更多岗位的知识和技能，从而提高综合素质，使其成为工作的“多面手”。

（三）建立科学合理的绩效考核方式。科学合理的绩效考核方式，能更科学、客观地对办公室行政人员进行绩效考核评估。目前高校对专业教师的考核已建立较为科学合理的绩效考核评价方式，尤其是建立了合理的量化指标体系，使考核结果客观合理。但是对办公室行政人员的绩效考核还缺乏一套科学合理的考核评价方式。如年度考核通常由被考核的办公室行政人员提交年度总结报告或进行PPT述职，由考核小组根据述职情况进行主观评价。此考核方式受到不同工作岗位特点的影响、被考核人凝练工作业绩的能力及口头表达能力、考核小组成员的个人主观感受等多方面的影响，难免出现考核结果不完全合理的情况。

对此，笔者建议应建立科学合理的绩效考核体系，对办公室行政人员进行全面考察。在考核小组成员的构成方面，应包含与办公室行政人员产生业务联系的各类人员，即除了学院主管领导外，还应将教师代表和学生代表，学校联系机关部处代表等作为考核小组成员。考核内容方面，应综合考察职业道德、工作态度、业务能力、工作表现与业绩、服务对象评价等内容，重点考核工作实绩。在考核结果运用方面，合理发挥奖惩性评价的激励与约束作用，对于考核结果优良的人员，应在绩效、晋升等方面予以优先考虑；对于考核结果较差的人员，也应有一定的惩罚措施，真正形成推动办公室行政人员发展的长效机制。

（四）用好薪酬管理等激励制度。人力资源管理理论指出，各种有效的激励措施将有助于激发员工的积极性和主动性，并使员工能在工作中长期保持高昂的情绪和持续的积极状态，最大程度地发挥主观能动性。因此，在加强办公室队伍建设的过程中，有效的激励措施将发挥重要作用。笔者认为，激励措施应包含物质激励和精神激励两个方面。

1.物质激励主要指薪酬激励，这是最直接有效的激励措施之一。首先，应适当提高办公室行政人员的薪酬水平。当前高校院系办公室行政人员的薪酬无论是与专业教师相比，还是与公务员、事业单位员工相比，都没有优势，既难以吸引优秀的人才加入办公室行政人员队伍，也难以对现存的行政人员起到较大的激励作用。因此，参照公务员或事业单位行政管理人员的薪酬水平，逐步提高院系办公室行政人员的薪酬，不仅有助于吸引更多的优秀人员加入办公室队伍，也有助于增强存量办公室行政人员的岗位黏性和稳定性。其次，应建立有层次的薪酬激励，即在提高办公室行政人员总体薪酬水平的基础上，对表现优异的行政人员给予更高的绩效奖励。一方面，充分肯定了先进员工，激励其继续追求卓越；另一方面，也激励表现相对普通的行政人员，在未来通过更加高效的工作来提高个人绩效奖励。

2.精神激励方面，要重视增强院系办公室行政人员的职业荣誉感和成就感。在高校中，教学与科研是高校的中心工作，因此教师及科研人员往往受到各方面的重视。思政教师作为学校培养后备干部的队伍，也普遍具有完善的激励制度。而院系办公室行政人员往往处于学校的基层，再加上工作中包含大量的事务性、重复性工作，很难形成亮点，因此难以从工作中获得足够的荣誉感和成就感。工作荣誉感和成就感的长期缺失，将会导致办公室行政人员的工作投入度降低、持续学习提升的动力不足。因此，无论从学校层面还是学院层面，都应充分肯定院系办公室工作的重要性，使院系办公室行政人员增加对岗位的认同感和自豪感。同时，建立针对院系办公室行政人员的各类评奖评优，对在工作中表现优异的行政人员给予鼓励和肯定。

（五）为院系办公室行政人员提供发展渠道。一方面，由于管理岗位数量有限，院系办公室行政人员的晋升机会较少，只有少数人员能晋升到管理岗位，大部分办公室行政人员将长期在基础岗位工作；另一方面，当下各一线城市高校普遍进行行政人员用人制度改革，即采用劳动聘用、项目聘用等方式招聘行政人员。而此类人员在转入事业编制前无法进行职员职级的晋升。

如何在不增加管理岗位及事业编制的前提下，为行政人员提供发展渠道就变得尤为重要。笔者建议，首先，为办公室行政人员尽可能提供职称职级的晋升渠道，并将职称职级的晋升与薪酬福利待遇的提高相挂钩。其次，应逐步考虑将非事业编制的行政人员也纳入职级晋升的范围，使其获得发展机会。最后，帮助行政人员进行专业化发展。即在管理岗位有限的前提下，行政人员在纵向无法提升发展时，鼓励其横向发展，通过考取证书等方式成为某一方面的专业人才，实现个人的发展。

三、结语

高校院系办公室作为院系管理和运行的重要职能部门，为充分发挥其作用，保障各项工作的开展，必然要求建设一支稳定、高效高质的管理队伍。结合人力资源管理理论，应通过加强招聘、培训、考核和薪酬管理等环节加强办公室队伍建设。