高等院校办公室加强信息化建设探究

文/中国民用航空飞行学院 余洋

办公室是高等院校的核心部门、重要办事机构，作为公文流转中枢、事务处理中心、信息汇聚平台，担负着协调内外、沟通上下、参谋统筹的任务。办公室工作对象广、内容多、要求高，随着大数据时代的到来，办公模式变革继续加速，信息化建设成为一项不可迟误的工作。大数据时代，面对业务信息化的实际需求，如何加强高等院校办公室信息化建设，通过信息化的科学管理和流程处理，促进信息资源共享，提升行政办公效率，提高业务工作质量，成为摆在高等院校办公室面前的一道重要课题。

一、高等院校办公室当前信息化建设的现状

（一）信息化建设工作不够重视，改革发展意识薄弱。转型升级一般离不开领导层面和执行层面的重视。当前存在高等院校领导习惯依据以往经验决策、凭借传统方式处理事务，对信息化建设的观念和认知不到位，未充分认识信息技术对于促进管理和决策科学化的重要作用，对信息化建设缺乏必要的重视。存在办公室管理人员和工作人员缺乏信息化意识、未认识到信息系统的作用和信息共享的价值、长期依赖经验产生惰性而陷入满足、出现轻视或无视问题和局限的情况。虽然大部分高等院校办公室都有信息系统，但也常出现资源浪费、效率低下等问题。

（二）信息化体制机制不够健全，难以推进工作开展。高等院校办公室加强信息化建设，是一项有机的系统工程，应当形成一定的体系制度。加强信息化建设不是一蹴而就的，信息技术提供了科学的管理工具，还要依靠制度提供支撑、保障落实。当前高等院校信息化建设基本在初级阶段，现有的信息化制度体系多数仍不够系统完善。1.管理体制不够健全，领导体制尚未形成，主管、主办工作开展不顺利；2.运行机制不够全面，缺乏必要的约束，容易致使制度流于形式；3.存在风险管理真空，风险广泛存在于采集、录入、保存中，难以保证真实性、完整性、规范性。

（三）信息化设计规划不够靠前，缺乏全局长远眼光。信息化建设应通过长远规划形成一个有机整体。由于高等院校客观存在的政策、环境、投资等内、外部因素，信息化建设容易出现更改、延期甚至中止的情况。因为高等院校信息化建设无法长期持续投入，因而建设成果缺乏必要的连贯性和兼容性，主要体现在缺乏重要的全局规划，没有建立起系统的信息处理平台。加强办公室信息化建设，首先要解决整体规划的认识偏差；其次是网络设计开发、设施设备配置。只有从宏观上把握加强信息化建设要求，形成一体化的信息系统，才能实现信息化建设高集成、高效率、高质量的目标。

（四）信息化物质基础不够先进，难以满足时下需要。信息化建设是建立在高速网络软硬件上的，而大数据时代的到来，加强信息化建设对基础设施设备提出了更高的要求。由于重视不够、规划不好、投入有限等历史遗留原因，信息网络系统带宽小、容量小仍在高等院校中存在。另外，有的网络信息系统开发不靠前，加之运行维护不到位，系统之间的协调性和兼容性不足，可能导致发生信息泄漏、丢失、篡改。此外，因为网络传输速度慢，或者系统操作反应慢，信息化网络体系和应用平台性能较差，一体化的处理流程和服务系统无法快捷使用，办公室信息化建设因此掣肘。

（五）信息化人力基础不够均衡，运用水平参差不齐。信息化是改善办公室工作的有力技术支撑。信息化建设需要人的参与，一方面需要信息化人才主动担当，另一方面需要全体成员积极融入。当前办公室工作人员年轻化明显，能够很好地参与信息化建设，但一般没有配备专职信息化岗位，其他人才分管信息化工作较为普遍，这不利于发挥信息化优势、提高运行效率、提升工作质量。个别办公室工作人员观念不到位，接触信息技术的欲望不强，难以适应新技术带来的改变，仍停留在传统作业方式上，信息化知识匮乏，学习速度缓慢，操作水平较低，减缓了信息化建设和推广的步伐。

（六）信息化共享程度不够开放，仍然存在信息孤岛。高等院校信息化建设取得了显著的成效，但长期以来，由于过分强调硬件和规模，对于如何打通网络路障，建立一个共享数据体系、发力不足且重视不够。现有的平台系统各行其道、上下不通、互不兼容，没有建立起全校性的信息网络平台，数据在各部门之间无法共享，信息孤岛现象广泛存在。重复建设不仅浪费了大量资源，同时也制约了信息流通。错综复杂的平台架构，数以百计的功能模块，各自为政的使用主体，生成了各类口径数据，办公室这一信息中枢，需要时不能及时拿到，拿到时却可能对不上。

二、高等院校办公室加强信息化建设的意义

（一）加强信息化建设是顺应时代的必然要求。信息化时代和大数据时代的到来使得社会不断发生重大变革，这对高等院校的信息化建设提出了新的要求，包括发展理念的更新、处理模式的升级、运行机制的换代。办公室作为高等院校信息汇聚的枢纽、组织协调的中心，应当走在高等院校信息化建设中的前列，当好信息化建设的排头兵。办公室要改变过时的信息处理方式，开展信息化建设，是顺应时代的必然要求，可以有效促进管理服务、组织协调职能升级，从而节约成本、提高效率，实现信息的科学化管理、流程化处理，进而提高服务质量、促进发展进步。

（二）加强信息化建设是自身发展的客观需要。高等院校信息来源广、需求数量多、传播速度快、更新频率高。在信息技术的推动下，需要更广泛的需求、更高效的管理、更开放的模式，因此高等院校在改革发展的过程中面临着更多难题。办公室作为对内枢纽和对外窗口，是重要的行政管理部门和信息汇聚中心，必须大力借助信息化手段，加快信息化建设的步伐，以更先进的方法实现各类信息的采集归档、整理分析和上传下达，使办公室真正成为高等院校的信息中枢，从而为高等院校改革发展奠定基石，为高等院校自身发展赋能加力，推动教育事业发展进步。

（三）加强信息化建设是治理现代化的重要途径。在新发展阶段推进高等院校治理现代化，是贯彻新发展理念、构建新发展格局的必由之路。高等院校治理现代化要求有治理体系优化、治理能力增强、创新能力提高、服务水平提升等多个方面。完善机制、加强管理、改进服务是办公室的主责主业，因此办公室是推进高等院校现代化不可或缺的主体。信息技术是高等院校治理现代化的重要手段，信息化可使高等院校管理运行制度化、规范化、程序化。聚焦高等院校核心职能，着力推进治理现代化，全面深化管理改革，推动事业高质量发展，办公室具有核心地位和重要作用。

（四）加强信息化建设是科学决策的关键基础。办公室是高等院校议事决策的参谋助手，要对进行收集、整理、加工、反馈各项信息数据，为学校发展建设提供有用的基础信息。这就要求办公室提供准确、翔实、有价值的客观依据和决策服务，从而辅助做出正确判断和科学决策。传统信息处理模式存在实效性差的问题，而且容易被主观判断所影响，使得信息数据质量存在一定程度的不足。而信息化建设能够较好地解决上述问题，通过信息系统实时采集、海量存储的全局动态数据，可以为办公室提供充分的事实依据和数据分析，打好学校科学决策的基础。

（五）加强信息化建设是提升效率的核心措施。高等院校办公室工作的主要特点是繁琐和细致，工作内容几乎囊括了校内所有日常事务。然而人工处理日常工作事务的精力有限，容易导致出现行政效率低下的问题，因此提高办公室管理效率势在必行。加强信息化建设，实现现代化办公，能够帮助办公室减轻工作压力，进而大幅提高管理服务效率。信息化管理可以将工作系统化、标准化、程序化、简洁化、溯源化、透明化，可以实时掌握各个工作流程的运行痕迹和当前节点，从而有效降低工作难度，提升办公室人员综合素养，全面提高办公室管理效率。

（六）加强信息化建设是强化职能的有力保障。信息化建设促进了高等院校办公室的管理服务、组织协调职能提档升级，一方面体现在效率的大幅提高、成本的有效节约上；另一方面体现在通过信息化建设推动了信息处理流程的革新，实现了信息管理的科学化。办公室在高等院校接触内容更多、工作对象更广、反应速度更快、服务要求更高，因此在学校信息化建设的过程中拥有独特地位。高等院校信息化发展为办公室信息化建设提出了高要求，要按照科学的原则和方法，不断加强信息化建设，更好地发挥办公室职能，更快地适应新阶段、新理念、新格局的要求。

三、高等院校办公室加强信息化建设的方向

（一）自上而下转变观念，重视信息化建设工作。信息化是高等院校打开教育现代化的钥匙，办公室加强信息化建设是信息化时代高等院校教育变革、建设智慧校园的关键一环。领导要不断提高信息素养，尽快转变管理理念，高度重视信息化建设工作；要充分认识迫切性和必要性，保障软硬件建设经费，加强信息化人员配置，建立规范统一、信息互通的数据体系。办公室工作人员也要提高信息化意识，立足岗位更新工作方式观念，改变工作经验习惯；结合工作实际，为信息化建设出谋划策，提升信息化工作能力。

（二）建章立制加强规范，完善信息化建设机制。要通过健全的制度体系，建立螺旋上升的工作机制，做好顶层设计和基层实施，设计和实施相互指导，从而不断修订完善方案，不断提高谋划质量；要提前做好信息安全防范，建立完善的信息安全制度，强化办公室人员的防范意识，加强风险隐患排查治理，确保信息平台平稳有效运行；要强化信息管理问责机制，各环节提升数据质量，保障数据的安全性和有效性，提高数据的真实性和准确性，使其在各个方面发挥作用，成为科学决策的重要基础。

（三）顶层设计科学统筹，做好信息化建设谋划。要着眼长远规划、立足自身实际，制定信息化工作制度和长效管理机制，完善信息化建设体系，规范信息化建设工作，促进其科学化、程序化、标准化。1.健全完善领导机制，厘清办公室的工作职责，将其分解为具体岗位工作，明确其工作职责范围，建立有效的组织体系；2.健全完善实施办法，通过制度将任务落实到人，明确责任人的权利和责任，通过简单便捷的管理模式，促进工作开展；3.健全完善监督机制，制定便于绩效考核的工作标准，建立符合信息化特征的量化指标，增强信息化工作管控。

（四）加大投入升级换代，夯实信息化建设基础。日新月异的网络技术加快了软硬件设施设备的更新速度。加大投入信息化建设，夯实信息化建设基础，首先是扩大容量和带宽，提升平台备份能力；其次是开发运用或安装更新办公室信息化应用软件，建立安全、完整、开放的信息系统，实现流程程序化、工作规范化、维护自动化；此外还要做好信息化系统的日常管理维护，加快问题的收集、上报、处理速度，大幅提高工作效率和服务水平；要面对不断扩大和纵深发展的知识体系，增强信息化系统的分析处理能力，从而分析和提取高质量、有价值的信息。

（五）面向用户以人为本，培养信息化建设人才。人才的数量和素养一定程度上决定了信息化建设水平的高低。要针对办公室信息化建设，打造一支责任意识强、业务能力好、创新水平高的工作队伍，引领办公室信息化建设的核心能力和关键技术；要拓宽信息化人才队伍的覆盖面，加强各单位之间的联系交流，保证人才队伍专兼结合、流动性好；要加强工作人员宣传培训，自觉优化和更新知识结构，全面提升办公室人员的信息化素养和能力，使其熟练通过信息平台获取信息、处理事务。

（六）整合资源共建共享，打破信息化建设孤岛。要依托组织领导机制，发挥集中统一的作用，在信息化设计规划上，进行统一的规划管理，协调好分工、分配好资源，不做重复开发，避免不必要的浪费；要统一标准、整合资源、科学布局，搭建统一的信息平台，建立以办公室为中心且联通教学、科研、管理与服务的信息系统，对平台进行同步运行、集中管理、定期维护；要对已有的各类资源进行共建共享、整合优化、互联互通，解决互不兼容、难以契合的分离现象；要主动收集整理各部门的资源信息，促进信息交流友好、互动良性，做好分析、归档和存储工作，及时动态了解反馈信息。

四、结语

高等院校办公室加强信息化建设是一项重要课题。加强信息化建设是顺应时代的必然要求、是自身发展的客观需要、是治理现代化的重要途径、是科学决策的关键基础、是提升效率的核心措施、是强化职能的有力保障。当前高等院校办公室信息化建设存在领导员工不够重视、体制机制不够健全、设计规划不够靠前、物质基础不够先进、人力基础不够均衡、共享程度不够开放等问题，要自上而下转变观念、建章立制加强规范、顶层设计科学统筹、加大投入升级换代、面向用户培养人才、整合资源共建共享，促进信息化建设取得良好成效。