浅谈新发展阶段对企业档案管理人员素质与能力的要求

程婉瑾 重庆燃气集团股份有限公司

档案是企业建设发展与生产经营重要的历史见证者，是维护企业合法权益的有力凭证。因此档案管理工作越来越受到企业领导者的重视，同时这也对企业档案管理人员的思想素质、专业能力和管理水平提出了更高要求。档案管理人员只有树立牢固的档案意识，培养强烈的责任感，凭借高度专业的技术能力才能在档案管理中游刃有余，主动作为、不断创新，才能更好地提升档案管理工作的效率与质量。

一、当前企业档案管理人员现状

(一)档案意识不足

部分档案管理人员档案意识不强，工作不主动，满足于各部门各科室上交什么，我们就收集什么，没有主动将工作沉下去，导致部分有价值的档案没做到应收尽收，直接影响了档案管理质量[1]。主要表现在如下几个方面：一是收集不全。档案管理人员一般重点关注纸质档案的收集，对音频、视频、电子光盘等其他载体文件材料关注较少，收集较少；二是文件材料完整性打折扣，如个别文件存在有正文无附件，有请示无批复情况。三是档案质量把关不严，在科技档案中，签章不全、复印件混杂、表格填写不完整等现象较为普遍，对实际利用效果造成一定影响。

(二)专业能力不足

档案管理是一项需要有一定专业技能的工作，但目前大部分企业档案管理人员身兼数职，因此其档案专业技能水平有限，在档案管理工作上投入的精力较少，个别档案人员只是经过简单培训就上岗工作，缺乏对档案收集、整理、归档、利用、鉴定、统计等各个环节流程的系统了解，在档案管理工作中仅能对收集到的文件材料做到简单处理，但与国家档案管理相关规章制度要求存在较大差距，尤其是科技档案需要档案管理人员具备一定的工程管理相关知识和工程档案编制整理知识。若缺乏专业技能和专业知识辅助，档案质量将无法得到有效保障，企业档案管理将可能处于混乱无序之中。

(三)创新动力不足

档案管理工作与其他管理性工作相比，仍趋于传统化，对人工操作的依赖性较大，并且因档案保密性等特性的约束，可创新的空间较小。因此大部分档案管理人员长期习惯于传统管理方式，在档案管理如何创新、如何用信息化手段改进上较为缺乏干劲。以档案信息系统辅助档案利用为例，虽然系统通过关键词精确查找提高了档案查找效率，但如何更加优化系统功能提升利用质量，还有待档案管理人员进一步思考。

二、新发展阶段档案管理人员面临的新形势

新发展阶段，科技创新成果不断推陈出新，信息化、智能化手段的广泛应用对档案管理人员提出了新的要求，也带来了新的挑战。一是信息技术的运用，改变了传统的档案管理方式和手段[2]，它既带来了便捷优势，同时也需要管理人员具有较强的计算机操作水平，可以有效地运用各种信息技术，解决档案管理中所出现的问题。二是随着手机相机、扫描软件的普遍应用，档案利用者对档案信息提供的高效便捷提出了更高要求，越来越多的利用者希望通过手机照相或者手机扫描的方式获取档案信息，但因涉及到信息安全风险问题，档案管理人员需要在档案利用时严格把关，有效甄别，始终对档案信息安全保持较高的敏锐度和关注度，平衡好利用者需求与信息安全。三是综合办公系统在企业中普及使用，电子文件归档成为每年档案管理讨论的热门话题，虽然现在仍以纸质文件归档为主，但电子文件未来是否也将纳入企业归档范围、届时如何整理入库等都将成为档案管理人员面临的新问题。

三、企业档案管理人员应具备的素质与能力要求

(一)良好的职业素养

良好的职业素养是保证企业档案管理工作有序开展的重要前提，是企业高质量发展的重要关键，也是档案管理工作性质的必然要求。第一，应树立牢固的档案意识，主要是在工作中应具备能发现、善发现档案的能力，并为之能够有效采取行动做好收集归档，同时也能够带动企业中其他工作者主动收集、及时移交档案。第二，应具备强烈的工作责任感，一是严格把好“收集关”，始终坚持“应收尽收、不漏不缺”原则，与企业生产经营有关、反映企业建设发展真实情况的各种载体材料均应收集归档，对不及时移交档案的部门科室提出要求，保障企业档案收集的完整性；二是严格把好“质量关”，始终坚持高标准严要求，对每卷每件档案进行严格审查，对质量不过关的档案提出整改，未整改合格的档案严禁入库；三是严格把好“利用关”，清楚了解利用用途，对可能涉及信息泄露风险的情况及时制止；四是严格把好“保管关”，按照档案库房“八防”管理要求做好库房管理，实时关注库房设施设备情况，对物的不安全状态及时防范、对人的不安全行为及时制止，有效保障档案实体安全。第三，应具备严谨的工作作风，档案工作是一项机密性较强的工作，档案管理人员因其特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点[3]，因此必须具备较强的保密意识，并且能够正确处理好档案保密与利用关系，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导管理决策、企业生产经营发展等各方面服好务。

(二)全面的专业技术能力

档案是一项专业性很强的工作，良好的专业能力是企业档案管理工作顺利开展的关键。专业能力主要包含以下几个方面：一是扎实的专业理论基础。档案工作的收集、整理、鉴定、归档、保管、检索、利用、统计等环节，只有在专业理论的指导下进行，才能事倍功半，少走弯路，减少盲目性[4]。因此，企业档案管理人员必须要认真学习档案各项法律法规，熟悉掌握档案编制、收集、整理、审核、归档等各项工作要求以及对档案修护、装裱应有一定认识和操作能力。二是一定的其他领域知识储备。档案管理看似仅涉及一项工作，但若对企业管理、工程建设、财务管理等相关内容均不了解，将影响档案审核把关质量，以科技档案为例，若不了解工程建设过程，那么也无法对科技档案完整性、文件编制质量等提出问题和要求。三是熟练的计算机操作应用能力。计算机在各领域中有效运用切实增强了工作的便利性和质量的提升，在档案管理中的应用亦然。因此档案管理人员必须具有较强的计算机操作技术，才能充分发挥出计算机的优势，为工作提供便利，促进管理工作效率的提高，例如档案信息系统的利用，不仅能够应用现有系统提供的功能，还应该以档案实际利用需求为指引，提升系统利用效果。

(三)较高的信息安全素质

随着企业科技创新步伐加快，信息化手段在企业中的普及程度越来越大，档案管理人员的信息安全素质直接关系到电子文件的安全及企业的数字化档案信息安全。因此档案管理人员对信息安全的敏锐度和责任感尤为重要。对企业档案工作者来说，一方面是在档案信息系统的构建和使用上，档案管理人员必须严格按照国家档案局颁布的《纸质档案数字化规范》等相关规章制度聘用符合要求的服务机构构建档案信息系统，并邀请企业中相关技术人员严格把关系统安全与稳定，对系统使用权限进行合理划分界定，以便确保系统构建及使用安全；另一方面在日常提供电子文件信息时，要对档案利用者利用用途有清晰了解，保持较高的敏锐性，对不符合利用要求和可能有泄密风险的情况有一定的判断，尤其是企业中涉密相对程度较高的电子文件利用，如电子光盘拷贝。

四、提升企业档案管理人员素质和能力的建议

(一)健全档案管理制度，提升档案人员工作规范性

完善的档案管理制度是确保档案管理工作有序开展的有力手段。第一，企业应严格按照国家、地方相关规章制度，因地制宜编制企业自身的档案管理规范制度，既要有全面性的档案管理标准，也应有个别专业性档案工作的实施细则或操作指南，既要符合上级标准要求，也应接地气、具有可操作性，便于档案人员在实际工作中按规范执行，增强档案管理工作的标准化、规范化，减少或避免因不规范操作带来的风险隐患。第二，与时俱进更新制度规范，档案制度不是一成不变，企业档案管理人员应及时跟进国家档案局有关文件指示，积极对不适宜企业发展的档案管理要求进行整理和修改，使企业档案管理制度始终保持与国家标准一致、与企业发展速度匹配。

(二)强化档案管理专业人员队伍建设，提升档案管理水平

在新发展阶段、新发展格局下，企业档案管理要进一步提升，关键在于需要加强档案管理人员队伍的建设与培养。一方面，除了从企业内部加强对档案人员专业技能培训外，也应从外部积极吸收引进优秀的档案管理人才。同时为稳固档案人才队伍，应从绩效考核、职称评定、岗位晋升等各方面综合考虑，明确企业档案管理人员能者上，以优秀人才带动档案管理工作，助推档案管理保持高水平发展。

(三)加强档案管理人员培训，提升人员专业技能

一是对新加入的档案管理人员做好岗前培训，使其具备基本的档案素养及能力，了解基本的专业知识，能够基本处理好专业档案工作。二是对长期从事档案管理工作的人员及时经常性地开展继续教育，扩大专业知识覆盖面，传授档案管理领域中的新知识新技术，不断丰富其专业理论。三是以学习交流的方式开展互助式培训，即邀请优秀的企业档案管理人员介绍经验方法，或者以参观方式学习先进企业档案管理模式。

时代的进步与创新在有效地改善日常生活的同时，也对档案管理人员的实际工作提出了新的挑战与新的要求。企业档案管理人员必须紧跟时代的步伐，主动适应新发展阶段各项要求，全面掌握各项档案专业技能，熟练应用信息化工具，以高度的责任感、踏实的工作态度、扎实的工作作风，不断促进企业档案管理水平迈上新台阶。