基于高校治理视阈的高校档案治理现代化建设路径研究

文/苏州市职业大学 孙赢 王喆

党的十九届五中全会明确提出：到2035年基本实现国家治理体系和治理能力现代化。2020年6月颁布的新修订《中华人民共和国档案法》第一条明确了档案及档案工作是国家治理体系和治理能力现代化的重要支撑。职业教育是国家教育体系中的重要类型，高职院校是我国高校的重要组成部分。档案作为高校各方面情况的真实记录，是促进我国教育事业科学发展、维护人民群众根本利益的重要依据，也是高校治理能力现代化水平的直接体现。因此，推进档案治理能力现代化对促进高校治理体系和治理能力现代化有着重要意义。

一、高校档案工作在高校治理中的重要作用

习近平总书记指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。这一论断深刻揭示了档案的重要地位和意义。要结合教育事业与档案工作的本质特征，深刻领会、准确把握习近平总书记关于教育以及档案工作的重要论述，通过自身治理能力的提升，主动服务好高校治理现代化大局，担当起高校治理经验的提供者、治理过程的见证者、治理结果的记录者。

（一）档案为高校治理保存原始轨迹。在高校事业发展过程中，无论部门、学院和师生都会形成直接对国家、社会和学校有价值的记录，形成最“原始”的档案。档案从形成、积累、归档到管理利用有着严谨规范的流程，为高校治理成果提供了天然的记录固化载体。依法依规开展好档案接收、征集、管理、保护、利用等工作，尤其是保管好高校治理过程中产生的制度以及制度执行过程中产生的各门类档案，为高校治理保留原始的“治理轨迹”，也为国家、社会保存了教育治理资源和历史财富。

（二）档案为高校治理提供基础支撑。档案的政治属性决定了其作为执政之资、治国理政之源的必然性。2020年6月28日颁布了新修订的《档案法》，首次从法律层面明确了党对档案工作的领导。高校档案工作要牢牢把握“档案工作姓党”，始终保持正确的政治方向，紧紧围绕高校改革发展战略部署，对标新时代档案工作新要求，提高站位、主动融入高校治理的大局中，成为建设社会主义教育强国和推动高校事业发展的治理“公器”。

（三）档案为高校治理提供经验借鉴。档案是历史的原始记录，是前人治理经验的真实记载。邬大光认为，从“经验办学”走向“科学办学”是未来大学发展的必由之路，大学所有活动都可以成为研究素材，任何一个职能部门都存在着从经验走向科学的过程。要充分发挥档案的“存史、资政”功能，汲取前人经验，为高校治理提供有效支撑。

（四）档案为高校治理提供考核依据。高校档案形成于高校改革发展过程，与高校治理息息相关、相辅相成。高校治理诸多指标中，档案是最基础、最真实、最权威的治理水平体现指标。从档案的完整度可以考量高校治理的科学规范性，从档案的系统程度可以考量高校治理的统筹协调性。完善的档案治理体系和健全的档案工作机制有助于倒逼高校各项工作过程可管控、可追溯、可考核，能够有效提升高校治理的规范化、科学化、法制化水平。

二、高校档案工作治理中的主要问题

（一）高校档案工作治理的认识不到位。高校档案治理是高校档案利益相关者对档案事务进行科学规范管理的活动和过程。档案治理的主体应包括行政部门、教学单位以及全体师生，治理应充分体现共建共享共治理念。改革开放以后，我国高等职业教育发展至今已涵盖专科、本科多层次，职业教育已成为一种教育类型。但职业院校办学历史普遍较短，档案工作参与意识薄弱。调研中发现，院校领导干部、师生对于档案工作的认识不到位，很大一部分认为档案工作可有可无，而学校档案工作理念与模式仍然停留于“收、管”层面，缺少归档意识和参与积极性。档案工作认识不到位，使职业院校对高校档案从“管理”向“治理”的转型形成较大阻力，既无法满足高校治理现代化的要求，也无法满足职业教育作为类型教育的发展需要。

（二）高校档案工作治理队伍的专业化不高。目前高职院校普遍存在专职档案工作人员配置不足，档案学专业技术人员缺乏，总体学历层次偏低，高职称人员少，年龄“老龄化”等问题。如苏州市17所高职院校仅有1所设置了档案馆、仅有17.6%的院校配置了专职档案员，学校师生94.3%不了解学校档案管理部门，档案工作者晋升途径狭窄，对自身工作认可度低。高校档案队伍专业化程度低，必然导致档案工作质量及专业化程度难以提升。

（三）档案治理的制度体系不健全。治理的核心在于制度建设。《中华人民共和国档案法》于1987年颁布，在1996年、2016年进行过两次修正，并在2020年6月完成了全面修订，对推进档案治理体系现代化起到了重要作用。高校档案作为国家档案的特殊组成，现行的《高等学校档案管理办法》制定于2008年，从制定时间和内容看，与国家整体档案治理要求还有一定差距。在调研中也发现，高职院校的档案管理制度普遍不够完善，大多停留在法律法规层面，缺少针对职业教育特点、本校实际的制度；高校二级单位档案管理制度未能有效建立。

（四）档案信息化建设能力不足。高校档案信息化水平主要问题体现在三个方面：一是实体档案的数字化水平不高。近年来，各高校已经意识到数字化是档案信息化水平提升的核心和基础。高校档案当前仍以实体档案为主，数字化率不高，数字化质量参差不齐，部分高校只完成了档案目录的数字化。二是档案数字管理系统更新滞后。大数据、互联网、云计算、区块链等技术带来了新一代信息技术产业的变革，也对高校档案治理现代化提出了信息化新要求。现有的高校档案系统大多基于传统流程的保存、查找和修复，在数据共享、数字化利用、数据安全方面仍有缺位，不能满足广大师生对档案资源的利用需求。三是信息化人才储备不足。现阶段高校档案管理人才队伍结构的短板，也造成了信息技术人才的严重不足，很多高校档案管理人员对于档案信息化重要性和发展趋势领会不够深刻，对信息化新技术敏感度、了解掌握程度不够。

（五）档案服务体系有待完善。档案工作的核心使命是提供服务。目前，高职院校档案主要是开展档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等。面对高校治理现代化对档案服务的新要求，在服务意识、服务领域、服务途径等方面都有较大差距。一是服务意识有待提升。目前高校档案管理“重保管轻利用”意识依然顽固，“接待”式被动服务仍是主要服务模式，以人为本、有为才有位、开放共享的档案服务意识有待加强。二是服务领域有待拓展。新产业新业态带来经济社会的新变化，高校事业发展领域也在随之不断革新。目前高校档案服务领域相对滞后于学校事业发展，档案服务领域的革新方面还不能跟上学校事业发展新变化节奏。三是服务途径有待创新。“互联网+档案”结合还不够紧密，档案方面的“让数据多跑路、群众少跑腿”还有待真正实现，数字化服务的基准化、个性化需要进一步提升。

三、加强高校档案治理工作的意见和建议

（一）加强档案治理顶层设计。要从高校治理全局出发重视档案在高校治理中的基础支撑作用，把档案治理纳入高校治理大局。鼓励高职院校把档案部门独立设置，要把档案工作列入学校党委会、校长办公会研究议题，予以政策、人力、财力、物力的充分支持。

（二）建立共建共享共治新格局。中科院院士、原南京大学校长曲钦岳1995年接受专访时指出：要建设一个一流的大学，必须有一流的档案管理。新时代的高校档案工作要从“管理”向“治理”转变，要建立起共建共享共治的档案治理新格局。一是树立档案治理理念。要通过学校综合治理任务实施、政策解读、专家讲座等形式强化学校领导干部的档案治理新理念。要充分利用网站、新媒体等学校宣传平台让师生建立起档案工作人人有责，档案治理人人参与的责任意识。二是构建多元治理体系。要建立起校领导主抓，档案部门牵头、各部门积极配合、全校师生积极参与的立体化多元的档案治理体系。三是突出融合思维。档案部门要把“融合理念”充分运用在档案治理工作中，要主动以档案资源优势服务于学校决策、业务创新、文化育人提升，通过校史教育、文化挖掘、新技术利用等形式在校内单位间开展教学、科研等方面合作，达到共享档案资源、共创成果，提升档案工作的参与度。

（三）建设专业化档案人才队伍。实现高校档案治理能力提升的关键在档案工作队伍。要破除“档案工作谁都可以干”的思想，根据新时代档案事业发展特点，建立科学合理的档案专业人才引进培养机制。一方面要注重“外引”。兼容并济吸收具有档案、计算机、文史等专业人员加入专职档案人员队伍，优化档案管理队伍知识结构；另一方面加强“内培”。建立合理的人才考核激励制度，加强档案人才培养和交流，鼓励高校档案系列职称评审，打破档案工作人员职务晋升“天花板”，优化档案专业人才队伍的结构。

（四）构建档案治理的制度和服务体系。高校档案治理现代化必须以科学的制度作为保障。要从治理需求出发，把握新档案法实施的契机，修订完善学校档案规章制度，建立健全档案工作体系。要从部门实际出发，建立从学校到各二级单位的档案管理规范，推动高校档案治理规范化。

（五）完善档案现代化服务体系。档案在国家治理现代化进程中不断向“国家公器”嬗变，也对高校档案治理中服务能力建设提出了更新更高的要求。一是要扩展服务对象。要把握高职院校服务区域社会经济发展的根本职能，强化高职院校档案服务能力建设，扩大服务覆盖面。要把高职院校优质的档案文化资源向社会共享，把优质的档案服务向社会提供。二是要丰富服务资源。把握数字时代新形式、新载体、新领域的档案资源收集管理，优化完善学校馆藏结构。借助院校自身文科专业优势深度挖掘档案资源、深化校史研究；利用工科专业技术加快数字档案资源及在线档案陈展建设。三是要拓展服务途径。要抓住大数据、云计算、人工智能等新技术发展机遇，加快推进档案信息化，推动数字化档案室（馆）建设，把档案服务从传统模式转向数据化、智能化、知识化，以多途径、多形式发挥好“以档资政”“以档育人”“建档存史”的作用。

四、结语

国家治理现代化战略的实施为加快高校治理现代化进程、推动高校高质量发展提供了强大动力和基本遵循。高校档案治理体系和治理能力现代化建设要密切关注社会主义教育事业和国家档案事业发展目标和前进方向，顺应新形势新使命新要求，把建设目标置于高校治理现代化的整体框架下进行考量，全面融入高校治理现代化的进程，为高校治理体系和治理能力现代化筑牢坚实基础和提供深厚支撑。