市级急救中心档案室业务基础建设探讨

摘 要：本文以市级急救中心档案室业务基础建设为例，从档案室基础业务建设的档案收集、管理和利用三个环节，结合《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》，以及新修订《档案法》增设的“档案信息化建设”相关规定，首先简要分析了当前市级急救中心档案室业务基础建设存在的主要短板，并从收集整理、科学管理和開发利用三个方面详细探讨进一步加强大数据时代急救中心档案室业务基础工作的具体举措，对提升市级急救中心档案室业务基础建设质量和水平具有积极的现实指导意义。

关键词：档案室;业务;基础建设;急救中心

概述

档案室建设是单位档案管理的一项十分重要的基础性工作。档案室业务主要包括了档案收集、管理和利用三个方面。其中，档案收集是档案室业务工作的前提，管理是档案室业务工作的基础，而提供优质高效的利用则是目的。本文以市级急救中心档案室业务基础建设为例，从档案室基础业务建设的档案收集、管理和利用三个环节，结合《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》，以及新修订《档案法》增设的“档案信息化建设”相关规定，探讨进一步加强大数据时代急救中心档案室业务基础工作的具体举措。

从市级急救中心档案室业务基础建设的现状来看，档案室业务基础建设三个方面存在的突出共性问题主要表现在：1）收集缺失、整理不规范。如关于急救演练、急救预案、急救培训及重大突发救援资料的收集存在缺失。档案室收集的档案整理也未严格按照归档要求进行整理，档案分类不科学、期限设置不合理、纸张及装订不统一等。2）意识淡薄、管理不科学。档案室人员重保管轻管理的现象较为普遍，将档案室管理等同于单纯的档案保管，管理的质量和效率难以适应新时期急救中心对档案查询利用的现实需要。急救中心档案室数字化、信息化管理水平不高。3）利用较低、服务需优化。从档案室的具体业务工作来看，无论是人力、物力还是财力都更多倾向于档案收集保管等基础设施建设，忽视急救档案室档案利用功能的发挥。

1 收集整理

丰富的室藏急救中心是档案管理、利用的前提。根据《档案法》及急救中心相关职能规定，凡是反映急救中心职能活动、具有保存价值的文件材料、图表、声像等，均应纳入收集范畴，并移交至档案室集中保管。若急救中心档案收集不完整、不准确，即便后期的归档整理再科学，检索工具再先进，也难以保障急救档案利用及其作用的发挥[1 ]。就收集整理而言，主要是做到完整、齐全，这就需要按照《档案法》以及急救中心职能相关规定，做到应收尽收，规范整理，科学立卷，并及时移交至急救中心档案室中妥善保管。

急救中心档案室档案收集主要涉及中心内外两大方面，对内收集，既要注重急救中心党群团等各类文件材料的完整收集，还需要重点做好业务类档案资料的收集。如，120电话及调度指挥记录，医疗急救记录，患者疾病资料，同步录音信息资料，重大突发应急资料，急救中心日常演练、培训及其预案等。对外收集，则主要收集涉及急救中心业务工作的个人手中保存的相关档案资料，以及其他与急救中心相关、具有保存价值的文件资料。

急救中心档案室档案整理要在前期档案收集基础上，严格按照档案整理的质量要求和整理程序规范整理。具体来说，1）整理载体。即，对收集到的文件材料，检查其所用的纸张、照片、视音频介质等是否符合保管要求。2）整理材料。即检查收集到的急救中心文档是否存在破损，以及字迹是否模糊或褪色，并及时进行修整，完善。3）整理方法。目前，急救中心业务档案以“件”为归档单位，因此，要注重以“件”为主要整理方法，将作为一“件”的归档材料装订于一起，按照“年度-机构（问题）-保管期限”进行整理，展现其对应的条目[2 ]。并进行装订、编号、编目和装盒。

2 科学管理

如果说收集整理是基础，那么科学管理则是急救中心档案室业务基础建设的关键，起到承上启下的中间作用。急救中心档案室的档案工作者不仅要掌握基本的保管技能，还要学会将现代管理理念和方法运用到档案室日常管理之中，通过科学、规范、高效、优质管理，为下一环节的开发利用提供可靠保障。具体来说：

一是要熟悉室藏档案资料。一名档案工作者要熟悉急救中心的主要业务职能，根据急救工作的现实，对上一年度开展的急救业务、处置的重大急救实践，急救演练、培训，以及其他重要活动等做到了然于胸，在管理时对室藏的档案的种类、数量及内容要熟悉[3 ]。记录或摘抄当年开展的重大急救活动、重大急救事件，以及急救中心工作，积累急救中心档案业务素材，并归纳分类，尽快熟悉档案室室藏档案整体情况。

二是要制作科学检索工具。急救中心档案室档案检索工具的制作，要紧密结合急救中心的业务职能，将急救归档文件目录、案卷目录作为各类检索工具制作的基础，并与计算机及相关的档案管理软件结合起来，提升检索工具的科技含量。具体来说，可以制作急救设备类档案目录、急救病历类档案目录、急救中心管理规章制度类档案目录、急救档案存放地点索引，以及馆藏档案指南，等等。

三是加快推进现代化管理。注重大数字、云计算、信息和网络技术应用，借助现代化管理技术手段，加快推进急救中心数字档案室建设步伐，与院前急救通信指挥信息系统实现有机衔接，建立与之相对应的急救中心数字化档案管理数据库，实现院前急救中心业务工作与室藏档案资料的互联共享。着力打造新时代急救中心现代化档案室，实现急救档案同步收集、智能著录、数字存储、共享利用。并学会将PDFA、六西格玛等管理理念应用到急救中心档案室档案管理中，不断提升管理质量。

3 开发利用

开发利用，发挥急救中心档案价值功能，使其服务于急救中心工作是档案室业务基础建设的重要目的，也是档案收集整理和管理的重要目标。急救中心要把档案室档案开发利用与服务急救业务工作、服务患者急救、服务和谐社会建设等有机结合起来，将现代化技术应用与急救中心档案开发利用紧密结合起来，切实发挥急救中心档案价值功能，使之服务于广大受众群体，不断提升急救能力和水平。

一是提高急救档案利用效率。从急救中心档案查准率、查全率、查找率等方面检验急救中心档案室基础建设质量和效果。为此，作为一名档案工作者，要端正服务态度，树立正确服务理念，以服务急救事业和患者为己任，急利用者之所急，想利用者之所想，增强档案服务的自觉性和主动性。此外，要不断提升业务素能。既要熟悉室藏急救档案状况，也要熟练掌握现代信息技术，提升档案开发利用的能力和水平。

二是注重急救档案资源开发。最大限度地发挥急救档案价值离不开对室藏档案的编研开发。应积极围绕急救业务工作开展的现实需要，以及日常急救工作实际，编写急救工作动态、急救知识汇编、突发公共卫生事件救援专题汇编、急救演练专题手册、急救基本操作汇编，等等。

三是提升急救档案利用水平。急救中心档案工作者要把提供急救档案信息服务作为一项重要工作，通过形式多样、类型丰富的档案服务工作，不断提升档案利用的现代化水平[4 ]。比如，举办急救中心档案展，利用急救中心官方微信、微博、新闻客户端“两微一端”平台，做好室藏档案资源的宣传，实时发布短信，利用中心公示栏，将室藏的相关档案编研成果进行展示，为相关部门及人员利用急救中心档案提供优质服务。

结语

综上，市级急救中心档案业务基础建设要立足市级急救中心职能，把为民服务理念贯穿始终，既要做好急救中心档案收集整理，做到应收尽收，规范整理;也要强化管理，运用先进管理理念、管理技术，不断提升管理质量和效益;注重室藏档案资源开发利用，发挥急救中心档案应有价值功能。既要打牢收集整理基础，也要把握科学管理这一关键，还要立足开发利用这一目的，不断提升急救中心档案业务基础建设水平，为急救中心工作提供必要保障。

參考文献：

[1]郭凌.急救中心档案信息利用开发与实践——以德州市120急救调度指挥中心为例[J].山东档案，2019（3）：76—78.

[2]吴彬.急救指挥中心档案管理信息化建设研究[J].兰台内外，2021（12）：63—64.

[3]刘瑜芳.地市级急救中心档案室业务基础建设[J].兰台世界，2016（1）：110—111.

[4]唐梦雅.浅谈急救中心档案的现状与对策[J].法制与经济，2015（8）：88—90.

作者简介：张岚（1968—），山东临沂人，本科，山东省临沂市120急救指挥中心副研究馆员，研究方向：急救档案管理。