浅谈档案信息资源的管理和利用

摘 要：随着经济社会和网络信息技术的发展，档案信息资源管理开始由原来的实体档案管理为主向电子档案管理转变，信息资源管理利用也变得逐渐复杂。深刻认识加强档案信息资源管理的重要意义，正确把握档案信息资源的管理利用原则、掌握档案信息资源管理的主要内容和方法，采取正确的管理利用的措施，比较重要。

关键词：档案信息;资源;管理;利用

随着经济社会和网络信息技术的发展，电子信息技术也逐渐应用到档案信息管理当中，为人们收集、管理、利用档案提供了极大的便利。虽然档案管理逐渐便利化，但是由于管理技术、管理方法的不同，档案信息资源管理利用仍然是目前需要进一步完善发展的一个新课题。本文重点对档案信息资源管理利用的重要意义、基本原则和措施等问题进行探讨，供参考。

1 明确加强档案信息资源管理利用的重要意义

目前，一些单位档案管理体系不够成熟，大多都处于待开发阶段，所以加强档案信息资源的管理就显得尤为重要。作为一个档案管理工作者，做好档案管理工作尤为重要。现如今档案管理正在走向现代化，电子档案的出现给我们提供了很大便利，所以加强电子档案信息资源的管理，也是当下档案部门及其工作人员的重要任务。

1.1 加强电子档案管理，能够节省人力物力

由于我国人口数量庞大、地域辽阔、经济社会事务繁杂，传统的档案管理工作量十分庞大，加上档案管理工作本身就具备较强的特殊性，尤其是一些难以储存的资料，往往需要耗费大量的人力物力财力来保管，并且还避免不了自然因素的影响，仍然存在损坏的风险，档案部门及其工作人员的工作压力比较大。但是网络信息技术的出现和应用，很好地解决了这一问题。不仅提高了管理工作人员的办公效率，也提供了信息利用的快速途径。相对传统档案管理来说，电子档案管理具有很大的优势，避免了查找困难，也减轻了工作人员的压力，节省了人力，提高了档案管理工作的效率。

1.2 加强电子档案管理，可以提高服务质量

档案管理的目的不仅是为了提高工作效率，更是为了提高服务质量。加强档案信息化管理，有利于提高档案管理的整体质量。电子档案最大的好处就是利用网络信息技术，将大量的档案信息数据通过计算机储存在网络信息系统中，这样在查找用户的档案信息过程中能够高效地查找筛选。为了更好地提供信息管理，我们必须不断引进新技术，不断学习其他地方新的工作思路方式，掌握更多现代化的网络信息技术，这样才能更好地对档案信息资源进行管理、利用，满足社会需求。

1.3 加强电子档案管理，有利于满足多元化利用需要

随着经济社会和档案信息化的发展，对电子档案管理需求也越来越多。一些传统的档案管理模式已经无法满足现代化管理要求，所以就需要不断引进新技术，满足电子档案的多元化管理。电子档案保存信息符合多元化要求，逐渐成了档案管理的主流方式，对社会的发展也有着重要的贡献。随着科技的不断发展，新的技术也越来越多，档案服務能力和利用需求也在逐渐增加。加强电子档案管理，有助于满足社会多样化档案服务需求。

2 明确档案信息管理应坚持的基本原则

档案信息管理的内容、方法和要求方方面面，所涉及的主体和客体也很多，工作中应坚持一些基本原则，才能保证其正确的方向。

2.1 服务原则

档案信息管理主要是以满足社会需求为前提，主要目的在于服务社会，管理和提供社会组织和个人的信息。所以，档案信息管理的核心在于服务社会。档案管理人员应该以做好服务为核心任务，明确工作思路和服务方向，坚守工作岗位。档案管理者应该以服务为首要标准，围绕党和国家中心工作来开展，并且需要不断适应社会需求，明确信息利用需求。同时档案管理人员需要有良好的职业道德，保守党和国家机密和个人隐私。还需要研究档案的馆（室）藏特点，努力开发档案信息资源，更好地为档案利用者和社会公众服务。

2.2 法治原则

管理人员必须以法治原则为总要求，做到认真负责。应按档案法律法规和规章制度的要求，制定本部门和单位档案管理具体规章制度，依法管理本系统、本部门和本单位的档案事务。应明确档案归档范围和保管期限，使档案收集和立卷归档有基本的依据。应明确档案库房管理制度，管好、保护好各类载体档案。应制定实施档案利用管理制度，明确利用档案的主体、范围、程序和审批权限，确保利用有序，保证利用中的档案安全。应制定实施档案安全管理制度，确保档案安全。应建立健全档案信息化管理制度，规范档案管理网络运行及使用秩序，确保档案管理网络及档案信息资源安全。

2.3 效益原则

档案管理工作应该讲究高效、实事求是的态度，严格遵循效益原则，尽量用较少的人力、物力、财力投入，争取为社会提供更大价值的档案信息服务，满足社会对档案利用的需求。应加强档案收集征集工作，改善馆藏档案结构，丰富档案内容，提高档案资源的整体质量。应加大对馆藏档案信息资源的开发力度，用丰富的档案文化产品来满足利用者的不同需要。应加强档案资源整合，加强与不同专网、不同单位、不同地域相关部门和单位的沟通协调，推进档案信息资源共享。

3 推进档案管理利用工作的主要措施

3.1 提高管理人员的保护意识，加强档案管理

档案信息本身具备严格的保密性，电子档案的出现虽然提高了工作效率，但同样也增加了危险系数。电子档案资源管理过于依赖网络信息技术，系统开发、数据资源建设和管理利用过程较为复杂，稍有不慎，容易导致机密泄露。所以在档案管理过程中，必须对管理人员进行专业化的培训，让其养成良好的职业操守，明白档案管理的重要性，规范日常管理工作。这样能够最大限度地防止电子档案信息泄露，也能最大化保障档案信息的安全。不管是使用纸质档案还是电子档案，都必须提高管理人员的意识，坚持精益求精的工作态度。

3.2 建立健全档案管理利用制度，进行档案资源整合

应建立健全档案管理利用制度，使档案管理和利用各项工作有所遵循，受到规范和约束。应制定实施档案利用管理制度，严格利用审批流程，查档利用者需要获得相关领导或者负责人的批准才能查阅档案。档案管理制度也需要不断完善，档案收集、管理让网络技术部门来执行，对需要更新的档案数据一定要第一时间上传，这样可以满足更多利用者的需求，第一时间查询到档案的变化。纸质档案与电子档案之间需要合理衔接，不能完全依靠电子档案进行资源整合，两者应当互补，提高整体效率。

3.3 规范档案利用方式，减少损失

电子档案相对纸质档案而言，隐私较易被泄露，所以电子档案的使用应该制定严格的管理机制，规范档案的利用方式，对一些重要的档案需要进行加密处理。通常情况下，对一些不适合拷贝的文件在浏览过程中最好提供监控，在监控的范围下运行。应做到一户一密，加强对档案隐私的保护，这样才能更为合理地利用档案，减少不必要的损失。网络信息化是一把双刃剑，只有我们合理地使用，才能最大限度地发挥它的价值，提高使用效率，并且保证档案信息的安全。

3.4 推进档案信息资源共享

档案信息管理部门需确立目标，根据经济社会发展需要，对档案信息资源进行整合。地方档案主管部门应提高其在档案管理中的主导地位，加强对区域内档案管理工作的监督，对一些档案文件进行整合归类，发挥区域档案资源的总体效能。档案信息管理应该以便民为中心，除了文书整理的档案以外，还应该对其他专业档案等数据信息进行加工，将需要公开的信息上传到网络。数据信息应尽量做到共享，这样居民不仅能够在手机等终端上方便地看到自己的信息，同时管理人员也能够更方便地进行管理。

现代社会进入網络信息时代，网络信息技术给我们提供了很大的便利，档案信息资源管理也得到了很大的改善。我们应采取积极措施，在深入推进档案管理信息化的基础上，继续推进档案信息资源的开发利用，更好地发挥档案的作用。

参考文献：

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[2]戴敏，冯赛芬.浅谈档案信息资源管理[J].浙江档案，2001（008）：24—25.

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作者简介：刘水，吉林省社会保障档案管理中心（吉林省社会保险计算中心）馆员。