新时代事业单位档案保密工作的强化策略

文/聊城市农业科学院 侯桂明；聊城市东昌府区卫生健康局 吕颖君

事业单位档案资料所蕴含的信息资源十分丰富，涵盖业务运行、人事调动等诸多方面的内容。部分档案信息由于涉及国家机密和安全，需通过保密工作的科学实施，避免重要信息资源遭到非法人员的盗取。近些年来，一系列信息技术被应用于档案管理实践中，档案管理工作的效率得到极大程度的提升，也出现了较多的安全隐患，容易有档案信息泄露、被窃取等不良问题发生。针对这种情况，事业单位要进一步加强档案保密工作，提高档案保密管理水平。

一、事业单位档案保密工作的主要内容

（一）档案库房的保密管理。档案管理实践中，档案库房管理是重要组成部分。通过科学管理档案库房，档案的保密性得到增强。事业单位要将档案库房管理规范严格贯彻下去，对档案管理库房、办公区等合理划分，且设置专门的库房管理人员，落实各项管理制度要求。要严格管理涉密档案库房，将双进、双出制度落实下去，规范登记进入库房的人员，禁止无关人员进入涉密档案库房。

（二）档案保密管理制度的构建。首先，事业单位需将涉密档案管理制度完善构建起来，全面覆盖涉密档案收集、整理、保管等各个环节。单独整理保存涉密档案，禁止混淆其他普通档案，否则容易有机密信息泄露问题出现于档案利用过程中。其次，为高效预防和应对意外情况，需提前制定涉密档案管理应急预案。同时，要定期检查涉密档案，避免有泄密、窃密等问题出现。如有不良问题发生，则需第一时间进行补救，避免损失的进一步扩大化。

（三）档案类别的保密管理。工作人员在档案保密管理过程中，需结合工作实际与国家相关规定，对档案保密期限作出明确划分，贯彻分类管理原则。若档案处于保密期内，需通过保密工作的规范实施，避免有内容泄露等问题出现。若机密档案经过特定机关的授权，事业单位要长期实施保密工作，直至授权机关进行解密。需注意的是，政策调整等外界因素会影响档案的涉密等级。因此，事业单位需将动态保密管理模式构建起来。工作人员要对档案涉密情况的发展状况密切关注，针对性调整保密工作策略。

二、事业单位档案保密工作存在的问题

（一）工作人员保密意识不强。档案保密工作关系到事业单位的整体发展，事业单位内部职工需全面参与进来。目前，部分职工对档案保密工作的重要性、失密造成的危害性、泄密途径的多样性认识不到位，档案保密工作意识淡薄，防护意识不足，不能充分认识到档案保密工作的实施价值。以上几种情形势必会阻碍事业单位档案保密各项工作的深入落实。

（二）制度体系不够健全。档案保密制度直接影响到档案保密管理的实施成效，就现阶段而言，一些事业单位在档案保密制度方面存在较多的问题。如部分事业单位没有对人员岗位职责进行明确，导致档案保密工作的有序性得不到保证，容易有管理死角出现。部分事业单位虽将档案保密制度完善构建起来，但各项制度并没有得到深度执行与落实，这样档案保密制度的价值将得不到发挥。

（三）档案开放环节的保密措施不完善。随着社会环境的变化以及相关政策的调整，部分档案的涉密等级将会随之发生改变。但部分事业单位并没有实时、动态控制档案的涉密状态，或在档案开放过程中没有严格审核与控制，导致一些涉密性档案资料不慎公开，给单位或工作带来不利的影响和破坏。档案利用过程中无法实施全程监控或有效管控，也会导致档案资料遭到篡改或损坏。

（四）监督机制不完善。通过监督机制的构建与实施，能够有效约束和规范档案保密工作，及时发现与解决档案保密工作中暴露的问题，进而持续提高档案保密工作水平。但目前很多事业单位并没有将档案保密方面的监督机制完善构建起来，这样不仅各类问题的发生几率显著增大，更难以及时查找和解决各种工作问题。

（五）电子档案信息安全重视度不高。近些年来，计算机信息技术在档案管理领域的深度广泛应用，电子档案的建立一方面提高了档案管理工作效率，另一方面导致诸多安全隐患出现。如有些档案管理人员对建立电子档案意识薄弱，电子档案内容易被删改、复制等问题。如果事业单位不能构建科学的信息安全防护体系，部分机密档案信息将容易遭到泄露或篡改，电子档案的真实性与权威性必然会受到影响。

三、新时代事业单位档案保密工作的强化策略

（一）加强宣传教育。为促使事业单位内部人员的档案保密意识得到增强，须在事业单位内部广泛、经常宣传档案保密方面的制度与法规，切实增强工作人员的档案保密意识。要以档案保密为主题，将相应的专题会议活动定期组织起来，向工作人员讲解档案保密工作的重要性以及档案资料泄密可能造成的严重影响，引导档案保密工作人员分享经验和理念，或将档案保密工作要求加入员工工作手册当中，促使工作人员的档案保密意识得到提升，能够将《档案法》及其他档案管理方面的政策、法规等严格贯彻落实下去。

（二）加强制度建设。首先，明确岗位职责。为提升事业单位档案保密工作水平，事业单位需综合考虑档案保密规定和档案管理工作情况，科学建设各级工作人员的岗位职责，促使相关工作人员对档案保密工作的责任感、使命感等得到增强。其次，完善制度体系。事业单位需系统分析档案保密制度的运用情况，结合发现的各类问题，对档案保密工作制度、档案管理体系等进一步完善，提高档案保密工作的规范化水平。同时，要设置专门的监督人员，监督各项保密工作制度的落实情况，及时发现、惩处各种违反保密工作制度的人员。最后，事业单位要定期统计各类档案的接收、利用与销毁情况，计划性汇编处理档案史料，深度开发、利用档案资源信息。这样不仅档案保密工作成效得到改善，档案资料的作用和价值也可得到更大程度的发挥。

（三）强化档案开放保密工作。开放档案资料之前，管理人员需对档案资料进行严格审查，对档案的使用程度、范围等精准判断和明确区分，保证不会影响到国家、社会的利益，且严格控制档案开放范围。档案管理人员在对开放性档案进行审查过程中，需将现行的档案管理制度落实下去，增强审查判断的科学性与专业性。经过档案审查之后，需由具备较高专业素养的档案管理人员进行再次复查，若部分档案的开放可能造成不利影响，或与档案保密工作制度要求不相适应，则需向领导及时请示，全面分析档案开放所带来的益处和弊端，进行科学管控。同时，事业单位需加大成本投入，引进先进电子监控设备，全面监管档案利用过程，避免档案资料遭到部分利用者的涂改或损坏。

（四）完善保密监督机制。为进一步改善事业单位档案保密工作的实施效果，需将档案保密工作监督机制构建起来。首先，规范建设监督队伍。由于监督工作具有较强的专业性，承担着十分重要的职责，事业单位需选拔具备较高政治素养、较强业务能力的监督人员来担任，高效落实与完成各项监督工作任务。其次，重点监督机密档案与特殊载体档案，将档案保密监督工作列入日常工作议程，明确机密档案、特殊载体档案的监督管理要求。监督队伍需定期、经常盘查和整理本种类型的档案，保证处于良好的保密状态中，避免出现档案丢失、损毁等不良现象。最后，事业单位可结合档案保密工作的内容和目标，将考核激励机制构建起来。定期综合性审查档案保密工作人员的工作态度、实施情况以及问题严重程度等，考核结果与档案保密工作人员的绩效水平和福利待遇挂钩。这样，档案保密工作人员的责任意识和主动意识得到加强。

（五）加强档案信息安全管理。首先，强化基础设施建设。事业单位要大力建设档案库房的安全设施，对现代化电子门禁、温湿度调控等系统设备进行配置，避免因客观因素而损坏档案资料。要积极建设档案信息化系统，完善配置各类软硬件设施，包括服务器、扫描仪、计算机等。其次，完善档案信息管理制度。要结合电子档案面临的潜在安全威胁，将保密管理制度完善构建起来，规范电子信息类档案的建立和管理等环节。如要物理备份电子信息档案资料，避免病毒、设备故障等因素威胁到信息档案安全。要对电子档案系统的风险点进行全面排查和梳理，将风险应急预案提前制定出来，且定期检测、维护档案系统，及时修复存在的各种安全漏洞。

四、结语

综上所述，事业单位档案保密工作的实施成效，不仅关系到事业单位的自身利益，也会对社会发展造成很大程度的影响。因此，事业单位需提高对档案保密工作的重视程度，从制度建设、人员配置等诸多方面着手，不断提高档案保密工作水平。