浅析高校综合办公室信息化管理

文/黑龙江建筑职业技术学院 王晶莹

综合办公室属于高校的重要办事机构，是确保高校各项管理工作顺利进行的前提，起着协调内外、沟通上下的重要作用。高校综合办公室作为协调组织全校日常工作的重要部门，在管理中运用了各种信息化手段。但是信息化技术并未真正提高管理工作质量，也很难发挥出信息化管理工具的各种优势。鉴于此，本文探讨了高校综合办公室信息化管理的特点与价值，提出信息化发展的建议。

一、高校综合办公室管理特点

（一）服务内容较多。高校综合办公室管理事务非常琐碎，在日常工作中服务于全校师生，同时需要兼顾教学活动的组织安排，对高校科研工作、保卫工作、后勤工作等，亦具有相应的服务职能。可以说从公务接待到办公用品的采购，从校园综合治理到报刊书籍的整理传送，均属于高校综合办公室职能范围内的管理范畴。

（二）协调活动繁杂。为了服务好全校师生，高校综合办公室的管理范畴不断扩大，成为连接高校日常工作的中间环节，需协调组织各部门工作，又需要协调各种关系。一方面，工作协调主要是校内大小活动协调、公务协调、会议协调、紧急任务协调等方面的工作。另一方面，协调关系主要是对各级领导关系的协调、各部门关系的协调、在校师生关系的协调，以及本校与其他单位关系的协调。

（三）参谋职能突出。在长期工作中，由于服务广大师生又协调了各部门的工作，高校综合办公室对本校发展情况最为了解。当本校领导提出重大决策时，往往会先征询综合办公室意见，抑或是由综合办公室出面收集与决策工作相关的参考信息，帮助本校领导作出发展决策。那么综合办公室在高校内实际上具有参谋职能，可以为高校发展决策提供参考价值较高的建议信息，助力高校健康发展。

二、高校综合办公室开展信息化管理的价值

（一）提高管理效率。由于高校综合办公室服务内容较多，几乎对接了校内所有日常事务，因此提高管理效率势在必行。人工处理日常工作事务的精力是有限的，需要开展信息化管理途径，帮助综合办公室减轻工作压力，同步提高管理效率。信息化管理的优势是可以将管理工作系统化、程序化、简洁化、标准化，从而降低管理工作难度和复杂度，令综合办公室管理校内各项事务变得更为轻松，进而全面提高综合办公室管理效率。

（二）加强沟通质量。由于高校综合办公室需要协调各种关系，所以需要在日常工作中加强沟通质量。即便人员沟通也需要借助信息化工具，在沟通前上传文件资料、办公素材、会议流程文件等等。因此，信息化管理的目标是加强综合办公室与各部门之间的沟通效率，进而更好地协调组织各部门日常工作事务。当沟通质量逐步加强之后，信息化管理的优势才会显现，助力高校办公室增强校内事务的协调组织办公能力。

（三）增强决策能力。由于高校综合办公室参谋职能突出，帮助校内领导作出发展决策时，势必需要提供强有力的数据证明材料，抑或是历史发展资料，才能凸显高校综合办公室的辅助决策智慧。那么在提出决策建议时，这些证明资料的统计、编排、整理、上传、下载等一系列操作，均需要借助信息化工具来完成。因而，信息化管理的技术手段是否充分，也在很大程度上决定了高校综合办公室的决策能力，唯有提高信息化管理技术水平，方能增强高校综合办公室的辅助管理决策能力。

三、高校综合办公室信息化管理中的常见问题

（一）教学管理共享度不足。在高校综合办公室发展信息化管理技术的过程中，阶段性地出现了教学管理共享度不足的问题。这一问题的出现，主要是因为教学管理内容较多，高校综合办公室很难完整收集所有教学资料信息。而教学管理信息不充分时，无法上传至官网平台数据库，方便所有教务人员共同使用。以至于虽然更新了信息化管理技术，但并未达到较高的信息共享度。

（二）师生管理互动性较差。采取信息化管理手段，是为了更好地服务广大师生。然而综合办公室拓展了信息化手段之后，广大师生参与互动的效果并不理想，且对综合办公室的服务质量满意度有所下降。这主要是因为信息化管理过于刻板，失去了人性化管理的服务优势。如果无法在信息化与人性化之间找到平衡支点，高校综合办公室信息化管理将受限于此，很难在具体的管理工作中调动师生参与校园管理的积极性与配合性。因此，师生管理互动性较差的问题，在高校综合办公室信息化管理中是影响管理质量的关键问题。

（三）院校管理数据化不足。高校综合办公室信息化管理的发展，更多情况下需要强大的数据支撑。数据资源作为信息化管理的必要前提，可以为高校综合办公室的管理任务布置提供参考，同时也为高校发展决策提供了数据支持。然而高校综合办公室开展信息化管理模式之后，由于数据资源有限或不充分等问题，导致了院校各部门关键决策中没有发挥出预期的参考作用。如果管理系统数据库中调研数据资料不健全，信息化管理也将失去精准的数据支撑，那么高校发展决策中的借鉴价值就微乎其微了。

四、高校综合办公室信息化管理发展策略

（一）提高教学资源管理的共享度。高校综合办公室对于教学资源方面的管理，必须加强共享度。这种共享度是基于教学任务编排，以及各专业学科和专业课教师能够随时下载的信息内容。通过加强教学资源的共享度，将管理流程化繁为简，支持教学及教务工作的顺利推进。一方面，需要完善教学资源数据库。可以由不同专业学科的教师，结合实践教学经验，定期将已通过实践检验的教学资源内容上传后台数据库，由管理员审核后长期保存于数据库内，以供后续开展教学活动时便于各学科专业教师随时调取相关资料。另一方面，综合办公室有必要对各学科教师上传的教学资源材料进行复核与校准，并对这些学习资源材料进行统一编码。编码方式以专业首字母开头即可，而后续编码则以教学资源类型完成分类，同时在数据库子目录内附加教学资源信息的关键词。这样就可以提高后续调取教学资源的便捷性，也能够令更多的教学资源真正实现充分的校内共享。当教学资源管理达到了更高的共享度之后，高校综合办公室的信息化管理雏形便完整构建，更利于全面提升信息化管理效率。

（二）增强师生参与管理的互动性。高校综合办公室管理工作达到较高的工作质量，需要协调各种关系，而其中最为关键的便是师生关系。如果在管理工作中，能够得到在校师生的广泛配合，则能够顺利开展管理工作。那么如何调动师生参与校园管理的主动性和积极性，则成为影响综合办公室管理质量的关键因素。信息化技术只是一种工具和技术，而并非人性化的管理服务，如果仅接到任务文件，显然很难从枯燥的文字中感受到共创校园的情感。因而，信息化较人性化缺失了驱动力与调动性。为此，高校综合办公室有必要增强师生参与管理的互动性，在信息化管理中融入人性化服务，才能得到更多教师与学生的积极配合。

（三）拓展院校决策管理的数据化。高校综合办公室的信息化管理不仅要提高共享度、增强互动性，更要发挥好数据化管理资源的优势。这些数据库资源主要用于辅助办公决策，建议各大高校根据本校实际情况，选择购买或租赁数据库资源。上传本校数据信息前，仍然需要对历史数据进行归总和细分。主要是针对校方历史数据的分析，可以适当结合大数据技术，对更为细致的数据类型进行反复推敲，最终完善数据库的核准工作。此外，还要进一步增强数据化管理的各项功能，如：数据挖掘组件集成、Spark计算引擎、ABTest功能、规则执行日志及数据比对等等。通过拓展辅助功能，增强数据资料的实用性，最大限度增强决策质量及可参考价值，从而帮助综合办公室提高信息化管理水平。

五、结语

综上所述，高校综合办公室的信息化管理方式已经具备较多经验，提高了管理效率，加强了沟通质量，也增强了决策能力。然而在信息化发展方面，高校综合办公室也产生了一定管理误区，进而产生诸多连带问题，教学管理共享度不足，师生管理互动性较差，院校管理数据化不足等。建议高校综合办公室改善信息化管理手段，提高教学资源管理的共享度，增强师生参与管理的互动性，拓展院校决策管理的数据化，从而取得更为理想的管理效果。