驻外销售机构财务工作探讨

广东志高空调有限公司

引言

20世纪70-80年代随着中国社会改革开放步伐的发展，市场的繁荣，各种商品的销售，已经跨越了区域限制，跨省、跨市、甚至跨国销售成为必然趋势，许多企业尤其是各大中型企业，为拓展销售渠道，提高产品的市场占有率，并确保企业的可持续发展，纷纷建立自己的销售网络系统。在当地区域具有代表性的中心城市建立销售机构如雨后春笋般的成立，许多大中型企业在全国建立有几十个销售机构，这些销售机构的管理成为企业管理中的重要一环，销售机构中财务工作的管理更是重中之重，本文不再探讨财务专业知识，而在专业知识外的驻外财务工作方式发表些个人观点，以供各位笑纳。

一、销售机构的内部构架模式

本人在家电行业驻外销售机构工作任财务一职近二十年，深知驻外销售机构的一些特点。改革开放初期，最早的驻外销售机构，大多为国营大中型企业，随着一些民营大企业的发展，民营企业驻外销售机构也陆续增多。可随着销售业绩的扩大，出现了许多应收账收不回，即“坏账”，这些“坏账”拖垮了很多，尤其是实力不强的企业，造成这一现象的主要原因是企业总部职能部门对驻外销售机构管理不规范所形成，驻外总经理权力无人监督控制而过大，由经理自主招收和控制财务，有的甚至销售机构未设立财务，没有制衡机制的权力是可怕的。驻外销售机构出现种种乱象，有的总经理将驻外机构办公室设在高档宾馆，日均房租奇贵，机构入不敷出时，将仓库中货物随意发出，坐支货款支付房租等各项不合理费用，相当多的驻外销售机构总经理未按规定程序办理授信，即随意发货，造成许多应收账收不回，形成“坏账”拖垮整个企业。

当总部各职能部门发现问题后，对驻外销售机构进行控制，却又影响了销售机构的发挥，影响到了销售业绩，出现了所谓“一抓就死，一放就乱”的尴尬状况。怎么样能即使驻外销售机构自由发挥销售水平，提升业绩，又能控制其乱象，困扰行业的高层管理人员。

此时家电行业中，财务出身的，后有“资深经营大师”称号的创维前总监陆强华先生建立的“创维模式”给了引导，陆强华先生凭借财务与销售天然合成一体的经营头脑，将驻外销售机构形成“三权鼎立”制度，机构销售人员（总经理及销售代表）由总部销售部门任命及领导，机构财务人员（财务经理及助理）由总部财务部门任命领导，机构客服人员（客服主任、技术主管及信息员）由总部客服部门任命领导，三部门均由总部各职能任命领导，围绕驻外总经理，以提升销售业绩为目标，相互配合而又相互监督的开展工作。

总经理及销售业务只负责发展客户，回款，发货，而财务负责收款，审核政策，控制发货额度及价格，核算客户返利费用，同时负责驻外机构所有人员费用报销，客服部门负责客服售后维修安装问题，其中财务部门负责审核的所有事项，均应在公司规定政策范围内，这样使得整个驻外销售机构的工作均能在公司规定政策范围内动作，最大限度地控制了“坏账”。陆强华在创维开展高度集权制的销售模式“创维模式”，产品由总部统一定价，各销售机构只管销售，三部门相互配合相互监督，这一模式应用迅速产生了很大的效益，把二流彩电企业创维的年销售额从1996年的7亿元一路跃升至2000年47亿元，并且进入了彩电五强。

改革开放已经过去了四十年，陆强华先生也离故去了十三年，可他创立的驻外销售机构模式“创维模式”给了销售行业许多经验和引导，虽说现在这种模式已不是最先进的，可现在各行业的驻外销售机构或多或少的都沿用了“创维模式”的基本构架。

二、销售机构中的财务工作方式及特点

驻外销售机构，虽围绕驻外总经理，以提升销售业绩为目标，可几乎产管的各项工作均以财务为中心展开，财务工作面应全面覆盖产管任何角落。

驻外总经理及业务发展客户，督促客户回款，现金直汇公司账户，汇票交财务审核后汇回公司资金部门，避免了货款私存及挪用。

客户提货申请经总经理与财务共同审核，总经理根据公司情况，结合市场特点，审核筹谋货物明细，而财务负责价格，是否符合公司政策，发货额度是否超出回款金额，按公司政策结算客户返利费用，总经理财务共同签字兑现给客户，避免了总经理及业务与客户、财务与客户“日久生情”，出卖公司利益。

驻外机构发生的诸如差旅费、房租费、水电费、办公费、招待费、公关费等费用，均由总经理批准后，财务在公司政策规定标准内审核支付，避免了驻外机构大吃大喝大用公司的驻外工作经费。

驻外机构固定资产、办公用品、促销品由总经理负责落实和管理，财务建立台账，根据变动情况及时登记，监督交接手续，财务请及时掌握驻外仓库收发货情况，财务采用定期与不定期相结合的方式，及时抽查盘点，避免公司资产流失，避免资产被个人贪污挪用，避免货物未按规定手续出库。

以上各项为驻外财力工作的主要事项，具体事务会更烦琐，可这本身就是财务工作职责所在，驻外销售机构一句话“经理主外，财务主内”，形象道出了驻外销售机构经理与财务相互配合而又相互监督的工作关系。

驻外销售机构财务，即是财务，更是“销售财务”，需要熟练掌握财务专业知识，更需要懂得营销基本原理，既要坚持公司原则，又要灵活把握尺度，是一种原则性与灵活性高度结合的“产物”，既要避免老油条式的，不坚持原则，顶不住压力，得过且过，推诿拖拉的，也应避免任性冲动、刻薄呆板。

个人建议，驻外财务经理年龄应在30以上最为合适，此年龄段的财务，才能真正掌握原则性与灵活性相结合，既能坚持原则，又会说“不”，不能自认为是“财务大臣”而高高在上，更不能“得理不饶人”，要借助公司制度政策，借力总部财务领导，有理、有利、有节的工作，工作中和工作外，多与总经理及业务客户人员多沟通，多交流，委婉的以理服人，本着建立感情，本着换位思考，为自身顺利工作创良好的氛围和条件。

三、总部财务职能部门对驻外财务监督及控制

将驻外销售机构建立“三权鼎立”制度，并不意味着“万事大吉”，为了防止总经理及业务与财务经理及助理也“日久生情”，或者“狼狈为奸”，总部财务职能部门对驻外财务进行监督及控制也是必需的（总部销售部门对机构销售人员总经理及销售代表的监督及控制，总部客服部门对机构客服人员客服主任、技术主管及信息员的监督及控制不在本文探讨范围内）。

总部财务职能部门，针对驻外财务收取的客户回款每笔均应跟踪到位，对于公司账户收取的现金，应导出明细一一与驻外财务核对，收到驻外财务审核后的汇票，再仔细审核，及时到银行验证贴现，保证公司资金及时回笼，保证公司资金安全，从而避免了货款私存及挪用。

总部财务职能部门，针对所有驻外销售机构客户提货价格、公司政策、驻外财务结算的客户返利费用等，在驻外财务审核后更要进行仔细审核，重点掌握所有客户应收款情况，对于形成欠款的客户要及时核对，跟踪驻外财务，找出原因，保证公司利益不受侵犯。

总部财务职能部门，针对所有驻外机构发生的诸如差旅费、房租费、水电费、办公费、招待费、公关费等费用，在驻外财务审核后，要全方位的在公司政策规定标准内再次审核，避免驻外机构各部门之间相互勾结浪费公司的驻外工作经费。

总部财务职能部门，针对所有驻外机构固定资产、办公用品、驻外仓货物等较大重大金额的公司资产，除驻外财务建立台账，自身也应建立台账，并根据变动情况及时登记，总部包括财务的各部门，成立巡查组，应采用定期与不定期相结合的方式，及时巡查盘点，保证公司资产货物安全。

以上各项为总部财务职能部门，针对所有驻外机构进行审核、监督、控制的主要事项，这些主要事项可以通过设立多项报表制度，定期要求驻外销售财务及时按质按量完成，从而达到总部财务职能部门监督控制的目的，这些属于更高层次的，全方位的监督控制，属于重中之重的监督工作，具体事务会更烦琐，可这也就是总部财务职能部门工作职责所在。

四、审计部门对驻外销售机构的审核

无论是驻外销售机构建立“三权鼎立”制度，还是驻外销售机构财务对总经理及业务的监督，还是总部财务部门对驻外销售机构财务的控制，都不能代替对驻外办事机构的财务审计工作，特别是大集团公司，驻外销售机构众多，应在总部职能部门中设立专门的审计部门，定期或不定期地对驻外销售机构进行严格审计。

审计部门应依据公司规章制度及政策文件规定，对驻外销售机构的客户应收款、各项收支费用、各项资产，及驻外销售机构中经济效益、经营管理进行审计监督，以提高驻外销售机构的经济效益，改善经营管理，杜绝各种违法违纪现象。

公司应给予审计部门相应权力，要求被审计的驻外销售机构按时、据实提供有关各项文件政策资料，随时盘点资产实物、凭证账簿，有权召集和参与驻外销售机构会议，索取各项材料，对正在发生的侵犯公司利益的行为有临时制止的权力，对违反公司制度而给驻外销售机构和公司造成损失的责任人员，可以建议公司给予撤职或处分，情节严重、损失巨大的可建议移交司法机关，依法追究刑事责任。

审计部门应公正客观、合理公平，在各项翔实的数据基础上出具信服的审计报告，在征求被审计的驻外销售机构意见后修改补充，提交公司领导审定批示，作出处理决定，同时审计部门负责对执行处理情况的跟踪，及时向公司领导层报告执行情况。

结语

随着我国经济的发展，改革开放进入深层次的局面，及网络销售的兴起等，具有各项新特征的新生事物发生，使得驻外销售机构面临了众多的机遇和挑战，无论机构的设立、构架的设计、内部的监督、上层的控制、高层的审查及机构各项硬件软件的更新换代，都应随时时代的发展，各项新生事物出现而不停地修正改变，以适应新形势、新局面，才能不被时代大潮所淘汰。