财务智能化对高校财务报账流程优化研究

钱镜伊

（南京理工大学紫金学院，南京 210023）

1 高校财务报账现状

财务管理经过多年发展，已经逐步从会计电算化时期过渡到财务智能化时期。我国高校财务报账也基本实现网上提取、线上审批等操作，但依旧采用线下填报单据、审批签字后投递的手段，这种报账流程耗时长、返单率高，财务工作量也相应增加。尤其是当前很多高校财务往往跨校区管理，纸质单据的跑签耗时更长，且成本增加，成为困扰师生的一大难题［1-2］。当前，财务报账流程智能化在高校财务管理中未有实质性进展，对此，有必要加大力度推进报账流程智能化。随着互联网技术日渐成熟，财务智能化成为高校财务事业发展的必然要求。将线上单据传递、审批、银企互通、电子签单等落实到位，使财务报账摆脱时间和空间的束缚，实现高校财务工作的智能化发展。

2 高校财务报账流程存在的问题

2.1 高校财务报账“两难两多”

高校为提高学校经费管理效率，制定了相对严苛的财务管理制度，但也导致在高校财务报账过程中出现诸多难题。一是签字审批难。经办人在财务报账前还需要院领导层层审批票据，若超过一定金额还需校领导签批。而很多领导人员由于科研和行政管理工作繁忙，经办人很难一次性找齐签字，有时票据由于填写不规范甚至还需重新签批，易使经办人产生厌烦情绪。二是取号放款难［3］。一些高校由于财务人员配置不足，采取取号限量规定，导致经办人很难取到号或排队等候时间过长。三是规章要求多。高校财务报账要求变化多，高校财务人员会定期在校级平台发布报销制度，但高校师生对平台关注少，不熟悉报账流程，导致报账不规范而重签，财务信息不匹配而加大报账难度。四是往返耗时多。往返不同校区，或者打回重新签批，或者排队等候，都导致报账时间成本增加。

2.2 高校财务信息化管理水平不高

一是传统财务部门难以适应财务智能化发展要求。高校现有财务人员多为传统会计人员，虽然财务管理经验丰富，但其在信息化背景下不适应新的工作环境，而从头学习相关知识又存在较大困难，给高校财务智能化建设带来一定困难。二是财务数据传递不及时，导致财务信息错差率提高。很多高校财务信息系统缺乏整体规划，不同部门的财务数据不能共享，导致财务信息的实时性难以满足师生使用需求甚至有些科研信息、学生信息还使用手工录入，人工操作失误等也使财务信息错差率提高。三是财务应用软件难以适应学校规模扩张需要。当前，很多高校财务管理仍应用传统的金蝶财务软件，且未更新系统，加上传统软件不够灵活，严重影响高校财务决策或预测，降低了信息反馈的实效性［4］。

2.3 高校财务和报账双方信息沟通不畅，服务质量不高

一方面，国家财务政策不断变化，高校财务制度不断更新，但师生对财务报账信息了解不及时，如增值税专用发票、普票的开具不合规，报销单据填写不规范等，导致财务报销时沟通不畅甚至部分经办人认为财务为难自己，而心生埋怨；另一方面，高校财务部门工作繁忙，没有时间更新财务规定并进行普及，导致很多经办人在报账时才了解财务信息变更，这种财务信息不对称的情况严重影响报账效率。另外，高校财务管理人员工作任务繁重，尤其是随着高校规模扩大和国家科研支持力度加大，科研经费剧增，使财务管理工作更加复杂，很多财务人员很难在繁杂的工作之余详细答复报账人员关于流程、要求等的疑惑，这种沟通上的不充分也使高校师生对财务报账工作的满意度大大降低。

3 基于财务智能化优化高校财务报账流程的建议

3.1 搭建高校财务信息共享平台，实现高校财务活动与业务活动一体化

当前，校园网络已基本在高校铺设完成，基于校园网构建高校财务信息共享平台是解决财务信息不对称问题的重要途径。一是构建信息发布平台，通过手机App、学校财务网站、学院系统网站、微信公众号等方式，及时发布最新的学校财务管理规范、财务报销指南、发票开具说明等通知，实时流通财务信息，方便师生查询。二是建立财务报账在线交流平台，方便经办人及时查询经费、缴费、欠费及到账情况，帮助师生解决在报账过程中遇到的报销难题，在线答疑，实现高校财务报账与业务活动一体化，避免多次往返报账造成时间和成本增加。三是建立财务信息共享服务中心，将高校财务数据采集、处理和数据分析都放到统一的平台上，避免财务数据由不同部门输出到个人产生信息偏差，财务经办人可以直接根据发生的业务活动填写财务信息，并共享到平台上，平台则自动匹配相关业务，再分配给对应的财务管理人员进行审核，审核后自动匹配相关银行服务，并生成会计核算表单和财务报表，提高财务管理效率。四是借助大数据技术挖掘历史报账数据，生成高校报账综合报告，分析长期困扰高校财务报账流程的原因和类型，通过共享平台形成操作提示，建立高校综合预算和专项项目库，通过全面智能化财务管理系统实时管控高效财务报账流程。

3.2 建立健全网络报账签字审批体系，推行“无等候”网络预约报账

优化高校财务报账流程的关键是建立健全报账签字审批体系，高校亟须建立健全网络报账签字审批体系，推行“无等候”网络预约报账。首先，借助网络报账系统，完善现有纸质签字审批流程，引入财务票据网上审签系统，解决签字审批难和往返耗时长的难题，包括加快完善高校网络报账原始票据影像系统、网络审批系统、网上签字系统、报批结果查询系统等，并实现报账单自动审批推送，经办人可随时通过办公自动化系统（Office Automation System，OA）、App 等查询，提高签字审批智能化水平。其次，推行财务报销预约制度，经办人在报销前可先通过报账平台预约登记，按照平台提示填报报账信息，在指定时间提交财务人员，简化报账流程，减少等候时间，提高财务管理效率，解决预约难题。同时，网络预约报账平台的设计应尽可能简洁易懂，为师生报账提供便利，确保预约和申报工作顺利开展。

3.3 制定符合财务智能化发展需求制度，加大网络报账系统应用宣传

为确保高校财务管理流程符合智能化发展需要，要尽快完善相关制度。一是建立完善的财务监督机制，确保财务管理流程更加规范，减少财务信息漏洞和数据失真现象。加大制度对职工的约束力，明确岗位职责，确保财务分工合理明确。财务智能化建设的重要岗位由多人负责，相互监督和制约，确保财务管理真实准确。二是尽快完善财务内部制度，提高财务管理和控制水平，确保财务报账流程更加规范，使高校资金得到有效使用。完善报销制度、应收账款制度等，实现高校财务管理战略［5］。三是加快落实高校财务相关政策，通过实施财务管理信息化制度，保证高校资金尤其是科研经费的利用不受干扰，促进学校科研事业健康、持续发展。另外，由于当前的高校网络报账系统尚处于起步阶段，各大高校在加强财务智能化管理建设的过程中，要加大力度宣传网络报账系统的优势，借助公文宣传、学校公众号、学校网站等，就网络报账系统的突出优势、使用方式、操作手册、注意事项等相关事宜对广大师生展开培训宣传，并给予专项指导和答疑。同时，还应尽快出台相关文件对财务智能化的应用给予支持，加快推动高校财务智能化应用进程。

3.4 提高财务人员的业务水平，树立服务意识

当前，高校财务报账智能化应用离不开人才的支持，应尽快推动高校高素质人才队伍建设。一是加强在职财务人员技能培训。高校现有财务管理人员能力和素养参差不齐且管理队伍年龄结构偏老龄化，要借助高校自身的资源对财务人员集中培训，既要提升其财务专业水平及素养，还要结合财务管理信息技术、软件应用等进行培训，提升财务人员专业技能和信息化应用水平。二是加快引进复合型高技能人才。互联网时代，财务智能化是大势所趋。高校财务建设需要顺应时代发展趋势，加快财务人才储备，吸引具有财务专业技能且掌握信息技术的复合型会计人才，革新高校财务队伍，为高校财务管理智能化打开新思维、注入新鲜血液。三是提高财务人员服务意识。鼓励财务人员与经办人多沟通，了解高校师生报账需求，树立服务意识，以良好的职业心态为广大师生提供财务服务。高校还可以制定财务部门的绩效管理和激励制度，通过奖励充分调动财务人员的工作积极性。

4 结语

当前，大数据、人工智能（Artificial Intelligence，AI）、物联网等信息技术蓬勃发展，国家也愈加关注高校信息化建设，财务智能化管理作为高校信息化建设的重要组成部分，也成为关注的焦点。这就需要尽快搭建高校财务信息共享平台，实现高校财务活动与业务活动一体化，建立健全网络报账签字审批体系，制定满足财务智能化发展需求的制度，提高财务团队信息化业务能力水平，从而优化高校财务报账流程，建设适合高校发展的财务管理信息化系统，提升学校总体财务管理智能化水平。