企业内部控制信息化建设中存在的问题及对策研究

陆 平 浙江欧诗漫集团有限公司

引言

企业无论是面临来自市场的竞争还是在自身发展过程中，会遇到各种风险及挑战。内部控制的产生主要基于权利分散思想，是企业在经营与内部管理中风险防控的重要手段[1]。国家也对企业内部控制的基础内容作出了规定，并拟定了相关的法律法规，给企业建设和完善自身的内部控制工作提供了参考价值。虽然大部分企业内建立了一定的内部控制制度及执行标准，但由于各种人为因素或客观因素的影响，仍有部分企业在内部控制工作中忽视制度的重要性。基于此，越来越多的企业开始着手于内部控制信息化建设，让内部控制信息化系统发挥内部管理的作用，巩固所有员工的风险防控思想，以此从根本上保障企业的稳定持续运营。

一、企业内部控制信息化建设的重要意义

企业的内部控制工作覆盖面广泛，涵盖了企业生产经营及各项业务的方方面面。传统的人力操作内部控制工作效率低下，随着计算机互联网技术、大数据技术等数字信息技术的飞速发展，各类数据的数量及传输速度也在不断增加，传统的人工数据处理手段明显无法满足企业在新时期的发展需求。同时，企业内部控制也面临着新挑战，即如何将真实有用的信息从繁多的信息中快速提取出来，并准确识别风险，为企业领导者的决策提供帮助。此外，随着国家电子发票、数字化会计档案等的大力推进，内部控制信息化建设也是企业内部控制工作的必然发展趋势。

进行企业内部控制信息化建设，首先可以将企业经营各环节的信息数据进行快速分类、整理，有效保障信息数据处理时的准确性、完整性、真实性及连续性，进而提高企业数据的处理效率。其次，有利于提高企业内部控制工作的有效性，由于内部控制的信息化建设可以使将企业各部门的职责、制度标准、风险防控要点等录入信息系统中，各部门及各人员可以对其有更加清晰明确的认知，有效减少了因人为因素而导致的内部控制工作失误；减少时间及空间对内部控制审核流程、信息传输的限制，实现多人、多地同时线上操作，改善了传统内部控制中审批、签字等繁琐的流程，极大程度上提高了信息传输及处理的速度及工作效率。此外，在信息计划的内部控制系统中，企业业务资料及数据已经上传至系统，企业内部人员可在授权范围内进行线上查询、自主打印等操作，不用像以往的查阅纸质档案那样浪费大量的时间及精力。

二、企业内部控制信息化建设中存在的问题

(一)企业缺乏对内部控制信息化建设的重视

当前有许多的企业管理者在进行企业的内部管理工作时，缺乏对企业内部控制信息化建设的重视，不仅会导致企业的内部控制工作依旧局限于传统的方式方法，同时也会对企业的发展道路造成阻碍[2]。如果企业领导者没有以身作则，重视起企业内部控制信息化建设，那么下属员工也会降低对内部控制的信息化建设工作的重视程度，认为其与自身的本职工作之间没有必然的联系，进而严重限制企业的内部控制信息化建设进程与企业的整体发展。

(二)缺乏统一的内部控制规则

一个优秀的企业内部中，各部门与各部门人员之间不应各自为政，而应具有密切的联系，这样才能保证企业的整体管理质量。例如，传统的财务部门与生产部门之间在内部控制工作的信息数据上存在较大的差异性，如果在开展整体企业内部控制工作时，这两个部门之间的联系较少，会使内部控制工作很难顺利开展，也无法保障内部控制信息化的顺利建设。

(三)缺乏长远的内部控制信息化建设目光

我国的大部分企业更为看重经济效益的最大化，在进行内部控制信息化建设的过程中，只考虑其是否能为企业当前的经营带来更多的经济效益，而忽略了内部控制信息化建设对企业未来长远发展的影响。企业习惯将更多的资金投入到当前的生产项目中，而内部控制信息化建设缺少足够的资金支持，导致其难以有效开展；或者是在建设初步的内部控制信息化系统后，没有充足的资金对其进行后续的运维及完善，导致整个企业内部控制信息化建设停滞不前，无法满足企业后续的发展需求。正是因为企业管理者缺乏长远的内部控制信息化建设目光，才导致了企业内部控制信息化建设过程中出现各种问题，或是无法真正发挥企业内部控制信息化建设的真正价值。

(四)缺乏专业的内部控制信息化建设人才

首先，随着企业逐渐意识到内部控制信息化建设的重要性，各企业开始逐渐建设符合自身发展实际情况的内部控制信息化系统，但在建设内部控制信息化系统时企业往往需要将其外包给专业的信息技术公司，加上企业与信息技术公司就内部控制信息化系统建设时的沟通较少，导致信息技术公司在建设内部控制信息化系统时没有充分了解企业的业务特点，企业在后续使用该系统时也存在障碍，最终造成内部控制的信息化建设效果不理想[3]。其次，建立内部控制信息化系统后，由于企业内缺乏技术人才，在系统进行维护时需要聘请外部人员，成本较高；由于企业内的系统操作人员流动性较大，对于新接手内部控制信息化系统的员工来说，学习并熟悉系统的使用及操作技巧需要大量的时间，不利于企业内部控制工作的效率，进一步增加了时间成本的消耗。上述种种问题造成了多数企业出现内部控制信息化建设投入成本高，但实用性低下的现象，也在一定程度上导致企业内部控制信息数据交互缓慢，信息无法共享或信息重复。此外，企业内部控制工作人员水平良莠不齐，其计算机及信息化技术手段水平也不同。企业在选取内部控制人员时，往往会选择资历较高，经验丰富的老员工，但也随之产生了这部分员工老龄化严重、不愿学习新事物、计算机操作技巧匮乏的弊端，加之这些企业内部控制工作人员在工作时依然采用传统的纸质记录及人工操作，不仅无法发挥企业内部控制信息化建设的真正价值，还会进一步阻碍企业内部控制信息化建设的发展。

三、企业内部控制信息化建设的对策

(一)重视内部控制信息化建设

企业领导者应意识到，内部控制信息化建设是对企业经营理念、人力资源管理、财务风险防控工作的一次重大改革，是企业提高内部控制工作及保持市场竞争力的重要保障。企业内部控制信息化建设必须涵盖企业上下的大小事宜，企业管理者必须改变自身的固有理念，重视起内部控制信息化建设，并有计划、有序开展建设工作。企业领导者可以企业高层领导为骨干，成立内部控制信息化建设项目小组、相应的技术小组及监督小组与运维小组；企业领导者负责内部控制信息化建设中的各项重大决策；技术小组负责为内部控制信息化建设提供技术支持；监督小组负责内部控制信息化系统建设过程的全程监督，做好内部控制信息化系统建设的全过程记录，并及时将建设过程中的问题与难点记性汇总，上报给领导小组，以帮助其及时对决策作出调整；而后续内部控制信息化系统的日常使用及维护由专门的运维小组负责。

(二)加强企业内各部门之间的联系，加强数据共享

首先要突破传统企业内部之间各自为政的瓶颈，在保持原有工作效率的基础上，每个部门派出代表，结合自身部门在内部控制工作中的信息数据开展讨论交流，并与信息系统建设技术人员充分沟通，整合优化现有信息系统，实现信息数据的统一化与集中化管理。例如，以资金使用为主线，将各部门采购成本、投资数额、销售业绩、费用报销、财务报表等数据信息均在统一的信息化系统中进记录和整理，帮助企业领导者将资金的具体流向及在各项企业活动中的使用情况进行统一监督管理，以达到内部控制的目标[4]。其次，加强反馈与完善，企业内部控制工作人员在使用内部控制信息化系统的过程中，要注意对问题的收集与上报，定期将使用数据与运维部门的运维数据进行比较，不断地对系统进行优化。此外，加强信息安全保护，企业内部控制信息化系统的数据信息安全防护，不仅要抵御来自外部的黑客攻击及网络病毒，同时对内也要明确系统使用权限，监督各部门在授权范围内使用系统，以避免不怀好意者造成数据信息的泄露。

(三)培养内部控制信息化建设人才队伍

首先，要加强原有的内部控制工作人员专业素养，提高内控管理团队的工作经验及工作技巧；其次，大力培养综合型新人才，使其不仅具备专业的内控管理知识，还要具备信息技术知识，从而使企业内部控制工作队伍能够精准地把握内部控制信息化建设中的重点难点，进一步优化内部控制信息化系统。与此同时，企业可以积极从外部聘请专家进行内部控制信息化理念、知识及系统操作的培训；也可以通过抽查考核的方式检阅员工对内部控制信息化系统的掌握程度；并通过领导起到带头作用，以提高全员对内部控制信息化建设的重视程度，使全员能够使用内部控制信息化系统，从而发挥其在识别风险、控制风险中的真正作用，最终不断提高内部控制工作效率与水平。

四、结语

综上所述，目前我国正处于科技技术手段飞速发展的时代，企业也应意识到科技手段为自身带来的巨大帮助，充分利用信息化手段不断提升内部控制工作的质量，才能与时代发展接轨，保障自身的发展。内部控制信息化建设具有重要的现实意义，基于此，企业领导者也应起到带头作用，提高每个员工的内部控制信息化建设意识，以帮助企业拓宽未来发展的道路。