数字化档案室建设问题探讨

文/济南市人民医院 徐雯雯 刘向红

一、数字化档案室建设的必要性

数字化档案室是以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。建设数字化档案室是档案信息化时代发展的趋势，是互联网发展突飞猛进的背景下档案管理服务转变、业务升级的必由之路。

（一）便于对档案资料的保护。档案数字化是通过扫描、数据压缩转换等技术将纸质档案等传统档案转换成数字化的电子档案，规避了纸质档案在存储过程中保管不当易造成破损、发霉、丢失的缺点，有效地保护了档案，也提高了档案的安全性。

（二）档案利用更加简易、高效。从纸质档案到电子档案，再到文档一体化管理。数字化档案室建成后可通过档案管理系统中的检索功能，输入需要查询档案的关键词，迅速找到所需档案。不仅省去了纸质档案查询的烦琐，也可打破传统档案管理工作时间和空间的限制，使用户查询利用更为便利。

（三）便于实现资源共享。数字化档案室建设，是通过多媒体传播、扫描等技术将各类档案信息转化成数字化档案，也可通过建立数据库的方式，对档案信息进行采集，丰富档案的信息资源，实现对各项资源的高效整合，使档案管理水平得到有效提升。

（四）便于高效利用声像档案。声像档案由于可以通过音频再现、影像重现等方式声情并茂地记录活动的全过程，因此在数字档案中占据重要的位置。而数字化档案室有基于高关联度背景数据网络的声像档案内容检索资源的深度知识管理、高效知识复用，可以提高资源的利用率。

二、数字档案室建设的内容

（一）完善数字档案室基础设施建设。配备数字档案室必备的软件和硬件设施如电脑、存储器、服务器、扫描仪、打印机、防磁柜等输入输出及存储设备等，同时需要档案收集整理的各种软件系统，采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，以便为档案资料的收集、整理和利用提供必要的平台和技术支撑。

（二）做好数字档案室的网站建设。互联网作为目前受众使用最广泛的大众传播媒介之一，是公众进行档案查询、咨询时最常使用的平台。要进一步提升检索效率，更好地满足用户的需求，就需要注重数字档案室“线上”和“线下”的共建，做好整体设计，构建美观、实用、合理的网页，方便公众查询的同时，实现对数字档案室的数据资源进行有效利用。

（三）推进数字档案室安全管理建设。与传统纸质档案受到虫咬、霉变、受潮等因素的影响不同，数字化档案室在病毒破坏、数据窃取等方面存在隐患。因此要建立健全安全管理制度，对应信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，完善应急管理机制，做好网络安全应急管理工作，确保数字档案室建设和运行的安全。

（四）建立健全数字化档案室规章制度。规范管理，制度先行。从纸质档案存储到电子方案存储，存储方式的不同自然会使文件收集的方式不尽相同。应根据电子档案的特点，建立健全完善的规章制度，对文件扫描、图像处理、文件合成、文字识别、图像存储等提出要求，提高数字化信息资源建设的质量。

三、数字档案室建设过程中的问题

（一）档案数字化管理意识欠缺。随着数字信息化的快速发展，电子文件逐渐替代纸质文件。数字档案室的建立主要以电子档案为主，对纸质档案、照片、录音等传统载体档案进行数字化加工。从“纸质”到“电子”，载体的转化，需要管理上的跟进。但目前来说，不少单位还没有制定电子文档在生成和归档以及后续管理中的一些明确的规章制度，导致在电子文档存储过程中规范性问题亟待解决。

（二）数字档案室管理人才缺乏。与传统档案管理不同的是，数字化电子档案的管理者不仅需要一定的档案管理经验，也需要熟练的互联网运用能力。从目前很多单位的现状来看，从事档案管理工作的人员或是即将退休人员抑或是只懂档案管理而对信息化管理知之甚少的员工，缺乏能够对数字档案馆（室）进行充分利用和开发的专业性人才。

（三）数字档案信息的实用性和安全性有待提高。从现有的状况看，绝大多数单位数字档案室的建设都是通过外包的方式进行建设，而这也造成了许多数字档案室的建设大同小异。就档案管理来说，各个行业甚至各个单位由于功能和业务不同，在档案管理方面也不尽相同。这种过度的依赖会导致本单位的数字化档案室因为与自己单位的特点存在差异而造成实用性缺乏。与此同时，在委托建设过程中，由于数字化加工人员素质参差不齐，或是单位监管不到位，导致数字化档案管理过程中存在一定的安全隐患。

四、数字化档案室建设相关策略探讨

（一）单位管理层需高度重视档案数字化管理工作。档案资源不仅仅是对一个单位发展历史的客观记录，同时也为单位的科学管理提供决策支持。单位的管理层必须充分认识到档案数字化建设对单位长远发展的重要意义，加大对数字化档案室的资金与资源的投入，积极宣传档案数字化建设的意义，提高档案管理工作人员的责任心和使命感，增强全体职工的档案数字化管理意识，使其积极主动配合数字化档案室的建设和管理工作的开展。

（二）加强档案管理人才的培养。数字档案室管理人员素质的高低直接关系到数字档案室的工作效率和质量。因此应结合单位实际工作，提升档案管理人员的计算机操作水平和档案整理的业务能力。对于刚入职的档案管理人员加强岗前培训，在岗人员要不定期参加档案管理培训以及计算机、网络以及各种操作设备的培训，在不断提高档案管理水平的同时，提高实际操作能力。引进复合型专业人才的，坚持“请进来”和“走出去”相结合，积极邀请档案管理数字化方面专家、学者前来举办讲座，也可到省级示范数字化档案室取经学习，从根本上提高数字化建设的质量和效率。

（三）建章立制，完善保密措施。首先，建立健全涉及数字档案馆室建设方式的规章制度，按照数字化档案管理的要求，分别明确档案原始文件、数字化档案的管理流程。完善保密组织体系，加强对涉密人员的保密管理，保证档案管理制度的有效执行。其次，在数字化建设过程中，从各种档案的收集、编制、数字化存储，再到数据库的建立和使用等都需要责任到人，明确管理人员的岗位职责，确保各项工作依据严格的制度执行。再次，加强对外包监管，同时注重根据自身单位性质和特点，开发并制定一套适合的数字化管理系统。

（四）学习借鉴，开拓创新，不断探索数字化档案管理服务模式。档案管理工作的最终目的是实现对档案的有效利用。因此在数字化档案室建设过程中，充分考虑不断应用信息技术（区域链、人工智能等）创新档案的服务方式。为群众提供更加便捷、高效的档案服务，充分服务大众。

例如2019年初，山东省数据大厅在山东省档案馆的建成启用，这种整合共享全省政务信息资源，不仅为各级各部门政务服务应用和辅助决策提供大数据支撑，也为人民群众查阅和利用政府公开信息提供全新的信息化服务平台，从而开辟了档案工作与大数据融合发展的新思路。而对一个单位的数字化档案室而言，也可运用大数据等新理念和技术，创新档案利用方式和方法，依据本单位特点，突出重点，抓好数据库建设，并逐渐实现由单一库向系统库的发展等，进一步提高档案室系统化效率。

总之，随着信息技术的不断发展，数字化建设在各行各业的发展已成为必然。实践证明，档案建设数字化有极大的价值和发展空间。但就目前情况来看，因为档案现代化管理意识、资金投入、规章制度、技术人才等方面的缺失或不太完善，使得数字化档案室的建设工作任重而道远。这需要我们不断创新档案管理理念，完善数字化档案管理规章制度，引进复合型档案管理人才，提高档案管理的安全意识，在推进数字化档案室建设、使用的过程中不断总结经验，从而使档案管理的服务质量及水平得到进一步提升。