基于目标管理和PDCA循环视角下国有企业档案信息化建设

文/中航飞机起落架有限责任公司 支超

国有企业档案信息化对信息时代环境下增强自身核心竞争力，适应知识密集型竞争要求，提高企业的运营效率，保证产品设计、制造周期、产品质量等方面都有着不可替代的作用。

一、目标管理和PDCA循环在企业档案管理中的应用

（一）以结果导向的“目标管理”在企业档案管理中的应用。目标管理是一个组织活动中以结果为导向的质量管理方法，它通过目标的设置和评价来激励员工以便产生积极的管理效果。王素云在《浅谈目标管理在现代企业中的应用》认为：目标管理是“管理者通过目标对下属组织和员工进行管理，它通过让员工亲自参加工作目标的制定，实现自我控制，并激励员工努力工作完成工作目标”。

（二）基于过程控制的“PDCA循环”在国有企业中的应用。PDCA循环是一个不断改进提高的过程，它是通过P规划—D落实—C核查—A改进四个阶段，不断循环周而复始地螺旋递进上升，最终实现组织目标的过程。PDCA循环是企业管理和开展各项工作的基本方法。

二、国有企业档案信息化普遍问题分析

（一）国有企业档案信息化建设发展不均衡。目前来看，我国国有企业档案信息化建设整体上呈现出发展水平参差不齐的现象。一部分企业可能早已对档案信息化的建设积累了丰富的经验，但也有许多企业至今未开展档案信息化的筹划。这主要是受企业的经营规模、生产效益、所处行业以及所在区域等各种因素的制约。一般来说，经营规模大、生产效益好的企业，信息化水平要比小规模、经营一般的企业高，而东部沿海地区或经济发展比较先进地区的企业普遍比西部地区或发展相对滞后地区企业在信息化的发展上更快一步。

（二）国有企业对档案信息化管理认识不清，重视程度不高。大部分国有企业档案管理形成了一套固化的体系，在面对档案管理信息化时还无法适应，有着不愿改变现状的心态。同时，作为企业决策者的管理者未能对企业的档案信息化发展有一个系统的规划，或多或少认为档案的信息化对企业发展的贡献不大或者并不能给企业带来直接的经济效益。企业档案系统内，一些档案管理人员则习惯了传统管理方式，从思想深处抵触档案信息化的发展。可见，企业在档案信息化建设过程中经常会遇到一些无法预测的阻力。

（三）国有企业缺少对其档案信息化建设的顶层设计。国有企业档案信息化建设，多数是在主管部门的要求下“不得不做”的事情，档案信息化建设的最终目的是达到上级部门的“指标”，或者是其他企业已经建设了本企业也要建设等原因。建设时按照指标逐条核对，只要能够满足要求就算建设完成，根本没有根据自身的发展情况对其档案信息化进行长远规划。

（四）国有企业档案信息化根基薄弱，资金投入不足，适用的人才队伍未形成。现阶段许多处于转型期的企业由于资金问题不愿增加“额外”投入，从而导致企业缺乏必要的软硬件条件支撑，对档案信息资源开发不足，发展只追求高度不求深度，导致企业档案信息化建设质量参差不齐。另外，各企业内部档案工作长期以来处于企业组织“非主流”岗位，使得我国档案人员普遍存在无职业优越感，队伍年龄老化，队伍专业结构单一且不稳定等现象长期存在，对档案信息化的发展带来了严重的影响。

三、基于目标管理和PDCA循环方法的企业档案信息化建设

国有企业档案信息化建设时，应以目标管理方法关注宏观目标，以PDCA循环方法聚焦过程执行，协同推进企业档案信息化发展。目标管理聚焦于企业在宏观层面档案信息化建设的总体目标的制定和落实。PDCA循环则侧重于企业在微观层面促使组织在档案信息化过程的思想方法和工作步骤更加有条理化、系统性、可视化和科学化。它不断地周期性循环运行，而伴随着工作质量会随着一个循环结束而不断提高，一个循环接着一个循环，一直保持螺旋上升，这一特性可以很好地将企业档案信息化建设工作的各个目标逐项分解、逐步落实。

（一）宏观层面。包括以下几个方面：

1.确定档案信息化建设总体目标，加强档案信息化建设工作全方位的实施。国家档案局《企业档案工作规范》中对企业档案信息化的目标和原则做了下列阐述：“企业档案信息化应以促进完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求”。因此，国有企业在进行档案信息化建设时应考虑到《企业档案工作规范》中关于档案信息化建设的目标和原则，分别从综合基础设施、档案信息化应用系统、档案数据资源、档案信息化标准规范、数据安全以及人才队伍保障六个大方面进行目标设定考虑。

2.做好引导宣传，普及员工档案信息化应用和信息化条件下档案意识。档案信息化建设是对公司档案系统各业务流程的再造，势必要改变传统的档案管理体系和流程，建设初期不能带来立竿见影的效果，反而会增加管理人员的一些工作量，他们从思想深处抵制档案的信息化建设。所以企业应培养员工信息化管理意识，让更多员工主动参与到档案资源的开发和利用工作中，从舆论引导上促进档案信息化建设，这样可防止在建设过程中出现对档案信息化理解不到位而引起的阻碍。

3.加强企业档案信息化建设绩效考评体系的构建。孙丽艳在《企业目标管理实施方法及案例研究》中认为：“企业目标绩效考评是实现组织目标的控制手段之一。同时，组织和个人的绩效考评的结果最终要与企业的激励政策联系起来，从而提高企业的人力资源的有效利用”。国有企业档案信息化建设在绩效考评体系的构建时应基于目标管理的思想，从企业发展战略目标出发，将考核体系分别纳入综合基础设施建设项、应用系统建设项、数据资源建设项、标准规范体系建设项、数据安全项以及人才队伍保障项六个维度，使它们既相对独立又相互联系，共同构成企业档案信息化建设的绩效考评体系，全面、系统、综合地反映企业档案信息化建设的总体情况。

4.培养和建立一支复合型档案信息化人才队伍。国有企业档案信息化的建设工作离不开具备档案管理专业信息化管理专业素质的多面型人才队伍，组织必须要建立健全相关激励措施，为企业内档案管理人员创造“有追求”的成长环境，为企业档案信息化的可持续发展做好人力资源储备。

（二）微观阶段。包括以下几个方面：

1.国有企业档案信息化建设策划。策划是国有企业档案信息化建设的重要前提，一般情况下，它要承接档案信息化建设总目标，并对建设的各个阶段目标进行分解、制定措施，确保组织按照计划按期完成。策划阶段要进行的工作包括：了解现状、需求分析、设定目标、制定计划。了解现状就是要对企业自身的实际情况要有一个系统的、全面的综合掌握，为需求分析奠定基础。需求分析就是在了解现状的基础上，对企业自身的档案信息化进行需求汇总。通常情况下，国有企业档案信息化建设的需求应从基础设施需求、档案管理应用系统需求、制度规范与运行保障体系三个方面着手。

2.国有企业档案信息化的实施。企业档案信息化建设的实施就是基于企业自身实际情况，分阶段、分步骤制定出具体的执行措施，将企业档案信息化目标内容逐步变为现实。在建设之初就要总体规划，以需求为牵引，以效果为优先考虑，通过实际应用来促进档案信息化实施的目的。总体来看，主要从网络及硬件、应用软件系统、资源开发系统、数据库建设、标准体系建设、安全保障体系建设六大方面着手进行。

3.国有企业档案信息化检查。企业档案信息化建设是一项复杂的系统工程。其中包括相关标准、规范的制定与推行，软硬件基础设施建设，应用系统开发、资源建设等多个方面的内容，同时，由于整个社会信息技术的极速迭代更新，企业档案信息化建设不可能一蹴而就，而是呈现出阶段性的特点，主要包括基本框架构建、效果提升、完善发展三个阶段。而在每一阶段的实施完成后，都要对本阶段工作结合企业的实际情况进行回顾和总结，要分析哪些做法对了，哪些错了，明确效果，找出问题根源。

4.国有企业档案信息化处理。企业对档案信息化建设进行了一个阶段后，应对检查出的问题总结提高，特别是针对失败的教训要认真分析并进行不断优化，对建设过程中实践的各种经验进行梳理并纳入企业的信息化建设标准规范中去。一个阶段的建设完成后，在一个循环中没有解决的问题则需要交给下一个循环。PDCA循环就是按照系统大循环、节点小循环相互交叉、互相影响、螺旋上升的方式不断推进企业档案信息化建设的发展。

四、结语

基于目标管理和PDCA循环下的国有企业档案信息建设，不仅能够从宏观上明确其发展目标，而且能够在具体执行中进行全过程监管，保证企业的档案信息化建设顶层有目标、底层有措施地实施，不断地提高国有企业档案信息化的发展水平，为企业有效开展科研生产经营等组织活动保驾护航。