关于档案信息化工作的思考

文/北京华清元泰新能源技术开发有限公司 吴晗

档案信息化建设是公司档案管理工作的重心，最新颁布的《中华人民共和国档案法》中第五章专门介绍了档案信息化建设的相关要求及重要性，国家鼓励和支持各单位推进传统载体档案数字化、信息化。随着公司原始档案的积累，繁多的载体档案导致查阅使用时浪费太多时间，而且载体档案的查阅过多地依赖档案管理员，无法在权限范围内实现档案使用者的自主查阅。档案信息化建设正是基于这一点，通过利用IT技术、档案电子化技术、电子档案优化技术、智能识别技术、电子数据库技术、媒体传播技术、信息存储技术等现代化信息技术实现档案的数字化。将数字化档案录入专用的档案管理软件平台，通过软件自带的分类、权限设置以及筛选功能实现档案信息化。

一、档案信息化工作中的常见问题

很多单位虽然很早之前就已经开展档案管理工作，但一直还停留在传统的载体档案阶段，从公司领导层到档案管理者不重视档案管理工作的革新，更不用说各部门的档案产生者了。他们的档案管理思维老旧，不清楚也不愿尝试揭开现代档案信息化管理的头纱，去亲身感受相对传统档案的优越性。

信息化档案工作的开展离不开统一的制度标准约束，很多中小型企业档案管理制度并不健全，现行的档案管理制度经常随着档案管理人员的工作变动而大范围的更改。有些公司的档案管理制度中甚至都不涉及档案信息化工作的相关内容，这给档案收集及后续信息化工作带来很大麻烦。有些单位则不重视档案管理制度的更新，沿用多年的制度已明显落后于现行档案管理相关规定，却没有专人去收集现行法律法规对制度进行更新。

档案信息化工作无法顺利开展的另一个重要原因是公司现有档案管理设备陈旧，档案管理工作预算一再被压缩。档案信息化建设中的档案收集、整理、电子化、优化、识别以及存储都会涉及档案设备的更新，档案革新工作的必要支出需要得到各自公司的支持。

市场上档案管理软件品牌五花八门，软件质量也良莠不齐。功能齐全的档案管理软件可以大大节约档案信息化所需要的时间，相反质量不行、功能不健全的档案管理软件势必会影响档案信息化工作的开展。

档案管理者的职业水平高低同样制约着传统档案向信息化档案工作的转化，档案信息化工作需要档案管理从业人员既要具备良好的档案收集、筛分、编码、编目、归档等这些基本档案技能，还要具备档案信息化工作中涉及的档案电子化、电子版档案优化、智能识别等计算机网络技能。

二、解决档案信息化工作问题的措施

档案是单位经营发展的重要见证，为保障档案的保存应用，公司应实时关注档案管理的革新与优化。档案信息化作为适应当代社会互联网高速发展的产物，是值得每个公司及单位大力推广的。公司档案信息化工作不仅仅是一个档案管理员的工作，它需要公司从领导到档案管理者再到各部门档案产生者共同努力，提高对档案信息化转换工作的重视程度。档案管理者实时关注档案信息化转换领域技术的更新，并将适合公司引进的技术推荐给公司领导，公司领导组织相关部门讨论试用，确定对公司有益的及时引进，各档案产生部门积极配合培训使用，这样大家齐心协力公司才能顺利开展档案信息化工作。

健全且符合实际工作需求的档案管理制度，可以使得档案信息化工作有据可依，档案管理制度作为档案管理工作的指导标准应该在档案管理工作开展前就已经确立。公司需要明确档案管理制度的地位，一旦确立档案管理制度就不能受档案管理人员工作调动的影响，它是整个公司档案管理工作的指导标准，而不仅是单单一个档案管理员的工作指导书。档案管理制度中需明确各级档案参与者的职责划分，档案管理制度正式执行后，各级档案参与者均需按制度中的职责划分推进档案信息化工作。

档案管理制度不受档案管理人员的工作调动影响不代表档案管理制度一成不变，社会的不断发展决定了档案管理工作要与时俱进。计算机技术以及移动互联网的高速发展使得档案信息化愈发重要，最新修订的《中华人民共和国档案法》也紧随时代发展增加了档案信息化工作方面的相关要求，各单位档案管理制度也应该跟随时代步伐及时补充更新档案管理规定，同时去除落伍的档案管理办法，由此可见国家对档案信息化革新的重视，作为一名普通档案管理参与者，更应积极响应政策，努力学习档案信息化知识，为信息化革新贡献力量。

档案信息化工作的开展离不开档案管理设备的更新换代，传统的载体档案所用设备和单机版的档案管理软件已经不能满足档案信息化工作的需要，档案信息化工作过程中用到的档案电子化、电子版档案优化、智能识别以及档案云存储技术等都需要专业设备来实现。

随着云技术的发展，云技术在现代档案管理工作中的应用也得到了大的提升，该技术的应用使得档案管理办公不再只局限于办公室内。身在办公室之外，一台联网手机就能实现档案的查阅利用。云档案管理软件的信息安全技术的健全是实现该技术推广的关键，档案管理软件的权限功能齐全使得档案审批也实现了无纸化，档案信息化工作正是在这些设备软件的功能保障下才得以推广。

伟人说过“活到老，学到老”，档案的信息化工作需要档案管理人员不断学习提升自己。作为档案管理工作的直接参与者，了解档案法律法规变动、档案管理技术更新、档案管理设备软件革新、学习档案管理新知识都是档案管理人员岗位职责。档案信息化工作的开展同样需要档案管理人员去了解学习相关知识，然后把知识传授给公司档案产生部门的相关人员，从而保障档案信息化工作顺利进行。

三、本单位档案信息化工作

本单位虽然成立时间不长，但自成立起，公司上下很重视公司的档案管理工作。随着各方面条件的成熟，公司从几年前正式开始档案信息化建设。公司档案信息化工作是在原有档案管理基础上，从人员培训、设备更新、云管理软件应用以及完善档案管理体系几个方面开展的。

公司注重档案管理参与人员的继续教育，尤其是档案信息化建设方面的培训。档案信息化建设对公司和本人来讲既是发展趋势又是一项挑战。各个公司档案管理情况不同，档案信息化建设也各有特点，公司档案信息化工作的开展需要公司档案参与人员在未知和困难中摸索前行。在这个过程中，不断接受新知识的灌输是推进档案管理工作源源不断的动力。公司目前采用明道档案管理系统，通过档案管理系统的一系列培训、学习让所有档案参与者都融入档案信息化工作中。

为保障档案信息化工作的顺利进行，公司特意引进大型多功能打印、扫描一体机、文字智能识别软件、明道档案管理软件等。通过这些设备及软件的运用保障了电子档案和传统载体档案归入档案信息化。

公司目前采用的明道档案管理系统是以云技术为基础开发的档案管理软件，公司档案信息化工作中的档案存储、档案筛选、档案查阅权限设定、档案不限地点查阅等都可以通过该软件实现，明道档案管理系统的应用为公司档案信息化工作作出了重大贡献。

四、最新修订的《中华人民共和国档案法》中档案信息化建设相关规定的理解

最新修订的《中华人民共和国档案法》中新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个章节。通过这种大篇幅的增加整个章节的修订可以看出国家对档案信息化建设的重视。新版档案法的颁布也使得档案信息化建设有法可依。

新版档案法从第三十五条至第四十一条内容是档案信息化建设的专项描述，内容涵盖了政府的规划发展、各级机关的积极推进、电子档案的具体要求、各级档案的依法上报、档案以及档案信息资源共享平台的建设。这就使得档案信息化建设的全过程都有依据可循。

新档案法的颁布无疑对中国档案的信息化建设有着深远意义，作为一名普通的档案管理者，更加深刻地感受到档案信息化建设的重要性，在今后的工作中将努力提升专业知识水平，为档案信息化建设贡献力量。

五、结语

随着新版《中华人民共和国档案法》的颁布，档案信息化工作已成为档案管理工作前进的方向，所有适用档案法的单位，无论人民政府、档案馆、机关还是团体、企业事业单位或其他组织都是国家档案信息化建设的一部分。作为档案信息化工作的参与者，每个档案管理者都是国家档案信息化发展规划的一分子，国家档案信息化建设的发展需要每一份参与者共同努力。