文/张珣
人事档案工作在我们国家的历史非常久远,在历史长河中已经逐渐形成了比较完善的管理理念和模式。但是,伴随着市场经济的不断发展以及当代信息化进程的不断深入,人事档案工作在当前也暴露出很多的消极因素,这些消极因素阻碍了人事档案管理工作的良好发展态势,使得当下的人事管理工作面临着一些困境,本文对其面临的困境作出具体分析,提出解决策略和方法思路。
当前人事档案管理中存在着两种非常极端的现象,就是神秘论和无用论。这种现象为现代人事档案管理工作的开展带来了很大阻碍[1]。首先是神秘论。有人认为,个人信息和隐私的记录应是非常严肃严谨的,只有用人单位才有权力进行查看,就导致在人事档案管理中,相关工作人员只能收集被收集人员的思想政治、社会关系等方面的公开材料,而对于其能力和全面素质的考察严重不足。更有甚者会伪造相关资料,可见,人事资料的科学性及有效性都不能保障。另外,管理人员一昧强调封闭式的管理方法,困于陈旧的管理观念也是一个重要的原因。其次是无用论。人事档案无用理论主要是认为人事档案只在政府或者部分事业单位中有用,其他企业的人事档案管理工作则是没有任何意义的。这种观念的存在造成了相当一部分面试人员对于填写人事档案的态度并不认真,同时部分面试官在面试结束后将档案随意丢弃的现象,忽略这些现象的甚至还有管理部门。这两种现象的存在导致现代人事档案工作难以拥有一个较好的社会基础,在思想上的不重视使得人事档案管理工作面临着巨大困境。
目前,许多单位的档案管理还十分混乱,没有专门的、详细的、有针对性的制度来进行规范,这就导致管理人员在收集、归纳、储存、管理人事档案时,没有依据可循[2],尤其是在进行工作交接时,不同的管理人员往往有不同的习惯,又没有统一的行为标准,如果沟通不充分就很容易出现混乱。企业单位应该通过一系列的规章制度来规范员工行为,从而有助于顺应人员变化,促进归档的及时性和规范性。
人事档案管理是一个具有特殊性的工作岗位,它对于管理人员的首要要求就是具备良好的思想素质以及强烈的责任感,除了这些基本要求之外,一个优秀的管理人员还应具备良好的业务素质和创新能力。管理人员也要积极学习新技术,顺应时代发展需求,采用先进的方法和设备对人事档案进行更加便捷有效的管理,避免出现人事档案查找困难、使用困难的情况发生,使档案的社会价值能够充分地发挥出来。另外,档案管理人员队伍不稳定、流动频繁、变化大的问题也对管理工作的开展带来了很多阻力。这些流动性很大的人员往往身兼数职,缺乏严谨、专业、系统的知识,多是从其他部门临时派遣过来的;还有一部分档案管理人员利用职务之便,借助自己的有利条件,根据所掌握的用人信息来为自身寻求更好的发展,这样的人员大多数无法专注于本职工作,更不可能去参加培训或者学习来提高自身的业务素质。除了优秀的业务能力以外,较强的工作责任感、良好的创新水平也是管理人员应该要具备的。
针对无用论、神秘论等一些错误观念应该及时改变,不断进行观念的更新,尤其注重人事档案在人力资源开发中的作用,将其优势和作用充分地发挥出来,使相关单位以及档案持有人都能够充分认识到人事档案的重要性和利用价值。首先,档案的重要性在于它相当于一个人的简介,个人经历及其政治面貌等基本信息都会记录在人事档案中;其次,他人或者单位可以通过人事档案对个人有一个简单评估,有助于面试时对人才进行全方位的评估,也便于根据面试者的特点和优势安排工作,尤其在后期对于员工的提拔方面,往往需要对员工的能力、性格、道德品质等各方面都有所了解,有些大公司甚至在入职之前对员工进行一次背景调查,而优质清晰的档案管理在此时将会为这项工作提供很多信息。所以个人要认识到档案的作用,积极主动地配合档案管理部门的信息收集工作,企业也应该认识到长期有效的档案归纳对于企业长期发展的帮助。
人才对于企业单位来说是一种可持续发展的动力,是人事档案管理工作中的主角,他们既是档案管理服务的主体也是其被服务的主体。如果能够认清这一点,那么档案管理部门在进行档案管理工作时就会明白侧重于选取综合素质和专业水平高的工作人员是多么的重要。针对管理人员流动性较大且人员构成不稳定的问题,首先要强化档案管理人员的培训工作,制定定期定量的考核制度,监督工作人员不断学习、不断进步,积极加强自身业务能力。企业可具体实施下述:首先,积极组织人事管理人员进行培训和拓展学习,帮助他们更好地掌握人事档案管理相关的知识和技能,并通过上级部门的配合及协调,让档案管理工作纳入到干部人事管理工作的职责范围之内,作为干部人事工作的考核内容之一,进而形成良好的制约机制。管理人员还需要完整地学习档案管理的系统理论、熟练地掌握独立的内容和工作程序,积极学习新技术、新方法,用更高效的系统和方案来实现人事档案管理。时代变化日新月异,时代的进步要求我们要具备现代化的管理知识,这就需要管理人员要有一定的计算机操作基础,同时也要对新鲜事物的制度法规具有一定的理解能力,并且做到勇于拥抱新事物、勇于挑战自我,不断开拓创新,优化管理系统,尽可能快地使人事管理档案从最初的保存性逐渐向应用性转变。其次,管理人员最好建立超前的服务意识,变被动服务为主动服务,围绕制度要求和人事工作中明确指出的重点任务,尽可能地开发人事档案中蕴含的有价值的信息资源,比如统计在职人员的年龄组成结构、职称构成比例状况、团队交流状况以及部门队伍的发展需求、未来规划等内容的分析或预测,进而形成特定内容的分析建议材料。这样的档案管理将为机构的革新与进步、领导集体的更新与调整、工资福利的优化与改革提供更加精准、完整、深刻且有价值的信息服务。
以往的档案管理模式同样是封闭式的模式,比较保守,也不够先进。在市场经济条件下出现了一些新的模式,这些新的档案管理模式具有社会化、开放式的特点。同时,这些新的档案管理模式是对旧管理模式的完善和补充,使得人事档案可以向个人开放,让个人也因此有权利来了解、评估档案的内容。这样的档案管理模式具有多样性和综合性的特点,为个人及用人单位都提供了更好的体验和更丰富的选择,还提高了寻找员工资料的高效性、准确性。这样的模式除了能够帮助用人单位更好、更方便地培养人才之外,还能帮助管理人员充分了解员工经历和性格等真实情况,从而提升企业自身的竞争力和管理魅力,继而为企业吸引更多的优秀人才。
在收集档案信息的过程中,收集人员对于被收集者的信息真实性并不能准确把握,甚至可能是完全陌生的情况,这些都是收集过程中的不利因素。为了解决这一问题,我们应对被收集者的基本信息进行简单调查和了解,进行简单的浏览和记忆。其次在搜集完毕之后的管理工作中,管理人员也应该随时掌握档案拥有人的各方面动态,做到一旦发生档案变动就能及时形成材料、收集材料并存档。还可以通过调动被收集人的积极性,拓展人事材料的收集渠道。比如在事业单位的人事档案管理中,常常出现职工档案的奖励材料、业绩材料非常少的情况,针对这钟情况,可以鼓励职工提供本人的学历以及职称证件、各种优秀证书或是荣誉证件、业绩材料等到人事部门进行集中扫描,并按照不同的分类进行整理和保管。如果遇到部分人事档案因为种种不可控的因素而缺少的情况,管理人员应该从曾经负责过该人事工作的各个人员那里进行过往信息的搜集,改变现有信息零零碎碎、不系统、不连续的情况。单位还可以着手建立更加系统全面的职工档案检索系统,系统可包含人员总数、单位科室数量和职能设置情况、职工的最高学历情况、目前职称情况以及职工个人的出生日期、工作年限及其经历等个人信息,做到一个系统在手,单位、职工的详细信息都会应有尽有。
人事档案管理需要制定一整套健全的规章制度来规范,这样才能保证它的正常开展,这是它较强业务性、较广业务面、突出政策性和程序性等特点共同决定的。我们应该因地制宜,以2018年11月国家档案局修订颁发的《干部档案工作条例》为指导,结合不同单位的实际人事管理情况,制定一套真正适合自身的人事管理制度。在政策制定之后,需要进一步落实和调整,首先是组织员工认真阅读和学习制度的具体内容,牢记制度中的各项规定,在日常工作中要严格按照制度要求进行工作,做到计划、布置、检查落实都做好,达到借助制度指导工作的程度。有关人员还可以积极与领导进行沟通,争取得到重视,从而进行相关的硬件设施建设。比如有的单位体系十分庞大,职工个人档案卷数众多,任务十分繁重。这时如何经营好、管理好这些繁多的档案,尤其是如何保证档案的安全就成了重中之重的工作。
社会不断地发展,各种信息技术乃至管理方法也都在不断地优化和改革,人事档案管理工作也进入了一个新的时期。在新时代背景下,管理人员对人事档案管理工作应该要有更深入的了解,这样不仅是为了督促员工更好地为企业工作,也是为了企业将来能够得到长远发展。人事档案管理人员必须清晰地认识到自己肩负的责任,积极做好人事档案的管理工作,勇于挑战传统人事档案管理模式,结合新技术和时代发展需求,更好地提供高质量的服务。